Điểm danh vào và ra

Nhân viên tự điểm danh vào và ra — và những điểm danh này ngay lập tức trở thành thực tế trong bảng chấm công (tab Kế hoạch - Thực tế của mục “Nhân viên”), từ đó tính lương. Thời gian luôn do máy chủ đặt: không thể “thổi phồng” từ thiết bị.

Mở: Bảng quản trị → Nhân viên → Khu vực của tôi (nhân viên) và Nhân viên → ⚙ Cài đặt lịch và điểm danh (chủ sở hữu, quản lý — chỉ xem).

Những gì được ghi vào bảng chấm công#

Một ca làm việc trong bảng chấm công gồm kế hoạch (nếu ca có trong lịch) và thực tế: thời gian vào, ra và nghỉ. Thực tế luôn có nguồn:

Sửa thủ công luôn “cao hơn” tự động: sau đó hệ thống tự động không đụng đến ca làm việc.

Nếu nhân viên đến mà không có kế hoạch trong lịch, điểm danh tạo ca làm việc ngoài lịch — ca này hiển thị trong kế hoạch - thực tế với dấu hiệu riêng.

Điểm danh từ điện thoại nhân viên#

Trong Khu vực của tôi, ở khối “Hôm nay” — trạng thái (“Không trong ca” / “Trong ca từ 09:02” / “Ca chưa đóng từ 18 tháng 9”) và các nút:

• Tôi đã đến — mở ca: nếu hôm nay có ca theo kế hoạch, thực tế được gắn vào ca đó, nếu không thì tạo ca ngoài lịch;
• Nghỉ / Đã trở lại — thời gian nghỉ thực tế trong ca; nếu thời gian nghỉ chưa đóng khi về, nó được đóng bằng thời gian ra;
• Tôi đã về — đóng ca đang mở (kể cả ca đêm bắt đầu hôm qua và ca bị quên vài ngày: với ca như vậy, “Hôm nay” chỉ hiển thị nút này và gợi ý về điều chỉnh).

Quên điểm danh — trong khu vực có “Quên điểm danh”: yêu cầu điều chỉnh bảng chấm công do quản lý xác nhận.

Nơi được phép điểm danh: vị trí địa lý hoặc máy POS#

Cài đặt “Cổng điểm danh” trong “Cài đặt lịch và điểm danh” quyết định có chấp nhận điểm danh từ bất kỳ đâu không:

Kiểm tra vị trí địa lý so sánh tọa độ trình duyệt với tọa độ chi nhánh của ca (được đặt trong thẻ địa điểm). Nếu chi nhánh không có tọa độ — không có gì để kiểm tra cổng theo vị trí, và điểm danh được chấp nhận.

Cổng không nhất thiết phải giống nhau cho toàn bộ cơ sở. Bên dưới, trong khối “Ghi đè theo chi nhánh và chức vụ”, chế độ, bán kính và tự động đóng được đặt riêng cho chi nhánh cụ thể và chức vụ cụ thể:

1. Nhấn “＋ Thêm ghi đè”, chọn “Chi nhánh” hoặc “Chức vụ”, sau đó chọn cụ thể (chi nhánh lấy từ địa điểm của bạn, chức vụ — từ những chức vụ có nhân viên).
2. Điền chỉ những gì cần khác. Mọi thứ để là “như trong tài khoản” tiếp tục lấy từ cài đặt bên trên — đây không phải là “tắt”.
3. Lưu: khối tự lưu, tách biệt với nút “Lưu” của toàn bộ bảng điều khiển.

Thứ tự ưu tiên khi có nhiều quy tắc: chức vụ nhân viên → chi nhánh của ca → tài khoản, và theo từng trường riêng biệt. Nghĩa là “tại chi nhánh trung tâm — nghiêm ngặt, 80 m” và “cổng tắt cho nhân viên giao hàng” cùng có nghĩa: phục vụ của chi nhánh này điểm danh trong phạm vi 80 m, còn nhân viên giao hàng — từ bất kỳ đâu, vì chức vụ của họ cao hơn quy tắc chi nhánh.

Máy POS của cơ sở: liên kết máy tính bảng hoặc màn hình#

Máy POS là bất kỳ máy tính bảng, điện thoại thông minh hoặc máy tính có trình duyệt nào được giữ lại tại cơ sở. Một tài khoản có thể liên kết nhiều máy POS (một đến hai máy mỗi chi nhánh).

1. Mở Bảng quản trị → Nhân viên → ⚙ Cài đặt lịch và chấm công ngay trên thiết bị sẽ trở thành máy POS. Có thể đăng nhập bằng chủ sở hữu, quản lý hoặc mã thiết bị.
2. Trong khối “Máy POS chấm công”, nhấn “Liên kết thiết bị này”, đặt tên cho nó (“Máy tính bảng ở lối vào”) và nếu muốn thì chọn chi nhánh.
3. Thiết bị nhận được khóa riêng và lưu nó trong trình duyệt — khóa không còn được truyền lên máy chủ nữa, cũng không hiển thị ra ngoài. Thẻ “Thiết bị này là máy POS …” và nút “Mở màn hình máy POS” xuất hiện ngay lập tức.
4. Chuyển cổng chấm công sang “Chỉ từ máy POS của cơ sở” và lưu lại.
5. Mở màn hình máy POS (/clock-terminal) và để nó bật: màn hình không tự tắt, còn chế độ (máy tính bảng hay màn hình) được ghi nhớ trong địa chỉ.

Máy POS có chỉ định chi nhánh chỉ nhận vào ca của chi nhánh đó: ca ở chi nhánh khác sẽ bị từ chối với thông báo “ca hôm nay ở chi nhánh khác”. Ca ngoài lịch, được bắt đầu từ máy POS của chi nhánh, sẽ tự động nhận chi nhánh đó.

Có thể thu hồi máy POS từ chính danh sách đó: thiết bị còn khóa cũ sẽ bị từ chối ở lần chấm công tiếp theo. Khóa trong trình duyệt bị xóa nếu xóa dữ liệu trang web — khi đó chỉ cần liên kết lại thiết bị.

Dưới mỗi máy POS trong danh sách hiển thị lần chấm công gần nhất từ máy đó (“5 phút trước”, “3 giờ trước”) hoặc “chưa được sử dụng”. Nếu máy POS im lặng hơn một ngày, dòng đó được tô sáng cảnh báo — hãy kiểm tra rằng máy tính bảng đã bật, kết nối mạng và màn hình máy POS đang mở.

Chế độ “Máy tính bảng”: bàn phím PIN#

Trên màn hình máy POS có bốn nút lớn — Tôi đã đến, Tôi đã về, Nghỉ giải lao, Đã trở lại sau giờ nghỉ. Nhân viên nhấn nút cần thiết và nhập mã PIN thu ngân của mình (4–6 chữ số, được cấp trong hồ sơ nhân viên). Không cần tìm trong danh sách và không cần đăng nhập ở đâu: PIN là duy nhất trong tài khoản, máy chủ tự hiểu ai đã chấm công — trên màn hình hiện vài giây dòng “Anna: đã chấm công vào lúc 09:02”.

PIN sai bị từ chối bằng thông báo trung tính “PIN không đúng” kèm độ trễ, và sau mười lần thất bại trong một phần tư giờ, máy POS (hoặc nhân viên đang nhập PIN từ điện thoại) bị khóa 15 phút — dò PIN của người khác là vô nghĩa. Mọi lỗi đều được nói rõ bằng lời: “đã chấm công vào rồi”, “hiện không có giờ nghỉ”, “tháng đã đóng”, “ca từ ngày 17 tháng 9 chưa đóng”.

Chế độ “Màn hình”: QR trên màn hình#

Máy POS hiển thị mã QR lớn, được cập nhật mỗi 30 giây. Nhân viên quét mã bằng camera điện thoại của mình — mở ra trang cá nhân với thẻ xanh “Đã xác nhận máy POS của cơ sở” và các nút thông thường “Tôi đã đến” / “Tôi đã về”. Không hỏi vị trí: mã trên màn hình đã chứng minh người đó đang đứng trước màn hình.

Mã có hiệu lực khoảng hai phút sau khi hiển thị: không kịp thì thẻ đổi thành “Mã QR đã hết hạn, hãy quét lại”. Một lần quét đủ cho một lần chấm công.

Mỗi mã QR chỉ dùng một lần. Màn hình nhận mã mới từ máy chủ mỗi 30 giây, và sau lần chấm công đầu tiên, mã bị vô hiệu trên máy chủ: ảnh chụp màn hình được chuyển tiếp sẽ chỉ hoạt động một lần — với người đầu tiên mở nó — và chỉ đến khi hết hạn; người thứ hai sẽ nhận phản hồi từ trang cá nhân “máy POS chưa được xác nhận, hãy quét lại”. Nếu màn hình mất mạng, nó hiển thị mã kiểu cũ (mã này có hiệu lực hai phút như trên, nhưng không dùng một lần) — màn hình ở lối vào không bị mù.

Chế độ này phù hợp với mọi màn hình không cảm ứng — tivi ở lối vào, màn hình ở quầy bar — và không yêu cầu nhân viên gì ngoài chiếc điện thoại mà họ vẫn dùng để vào trang cá nhân. Giờ không chuyển cho người đã chụp màn hình: mã dùng một lần và sống hai phút, còn việc chấm công gắn với tài khoản đăng nhập cá nhân của nhân viên.

Cách ghi nhận giờ về với chi phí tối thiểu#

Giờ về bị quên nhiều hơn giờ đến: người ta mệt và ra về. Trong Cenaly có một số cách đóng ca làm việc, và có thể kết hợp chúng — từ rẻ nhất đến chính xác nhất:

Những gì không được làm một cách có chủ đích: vị trí nền của điện thoại (trong trình duyệt không có, còn ứng dụng theo dõi nhân viên sau ca là vấn đề riêng tư) và sinh trắc học (cần phần cứng riêng và yêu cầu cao hơn với dữ liệu cá nhân).

Tự động đóng ca làm việc bị bỏ quên#

Khối “Tự động đóng ca làm việc bị bỏ quên” trong “Cài đặt lịch trình và chấm công”:

• Tự động đóng ca làm việc đang mở — công tắc, mặc định tắt;
• Chờ sau giờ kết thúc theo kế hoạch, phút — thời gian gia hạn (mặc định 30): nếu trong khoảng này sau giờ kết thúc theo kế hoạch mà chưa có chấm công ra, ca làm việc sẽ được đóng bằng giờ kết thúc theo kế hoạch, không phải thời gian hiện tại — hệ thống tự động không tạo thêm giờ vượt lịch trình;
• Giới hạn ca làm việc ngoài lịch trình, giờ — dành cho ca không có kế hoạch hoặc đã bắt đầu sau giờ kết thúc theo kế hoạch: đóng sau N giờ kể từ khi vào (mặc định 12; 0 — không can thiệp, những ca này sẽ nằm trong danh sách “chưa đóng” của kế hoạch-thực tế).

Tự động đóng cũng có thể được ghi đè: trong khối “Ghi đè theo chi nhánh và chức danh”, có thể đặt thời gian gia hạn và giới hạn riêng cho chi nhánh hoặc chức danh (ví dụ, nhân viên giao hàng — 8 giờ thay vì 12) hoặc chỉ bật tự động đóng tại một chi nhánh, để tắt ở các chi nhánh còn lại.

Kiểm tra diễn ra mỗi 30 phút. Ca làm việc được đóng tự động sẽ được đánh dấu trong bảng chấm công bằng nhãn “⏱ tự động đóng · chờ xác nhận” (kèm gợi ý lý do — do lịch trình hay do giới hạn), và nhân viên nhận thông báo trong chat công việc: “Chưa chấm công ra — ca làm việc đã được đóng tự động lúc 18:00 theo lịch trình. Xác nhận thời gian trong ‘Giờ của tôi’; nếu đã ra vào thời điểm khác, hãy gửi yêu cầu điều chỉnh”. Chỉnh sửa thời gian thủ công sẽ xóa nhãn. Hệ thống tự động không can thiệp vào các tháng đã đóng và ca làm việc của bảng chấm công tự động theo hiện diện.

Thời gian được suy ra là giả định, không phải chấm công, nên phải được con người xác nhận:

• nhân viên trong “Giờ của tôi” thấy hai nút cho ca như vậy: “Đúng” — thời gian được xác nhận nguyên trạng, và “Ghi giờ ra” — mở cửa sổ với thời gian được suy ra, nơi nhân viên nhập thời gian thực tế; quản lý sẽ nhận yêu cầu điều chỉnh thông thường, giờ sẽ thay đổi sau khi yêu cầu được duyệt;
• quản lý khi đóng kỳ thấy ngoại lệ “Ca tự động đóng chưa được xác nhận” và xử lý bằng nút “Xác nhận nguyên trạng” — chừng nào ngoại lệ còn mở, kỳ sẽ không đóng được;
• trong bản nháp lương, dòng của nhân viên có những ca như vậy được đánh dấu bằng huy hiệu ⏱ n — số tiền được tính theo giờ đã suy ra nguyên trạng, huy hiệu chỉ nhắc rằng giờ là giả định.

Sau khi xác nhận, nhãn trở thành “⏱ tự động đóng · đã xác nhận” (trong gợi ý — do ai xác nhận). Đối với sảnh và giao hàng, ca làm việc được đóng kể từ thời điểm tự động đóng — việc xác nhận chỉ liên quan đến bảng chấm công và lương.

Nguồn dữ liệu thực tế và lương#

Lương được tính theo giờ từ bảng chấm công, vì vậy mỗi dữ liệu thực tế đều lưu nguồn gốc, và kế hoạch-thực tế hiển thị điều này bằng nhãn: “📡 tự động” ở hiện diện, “⏱ tự động đóng” ở tự động đóng, cờ “ngoài chi nhánh” ở chấm công từ xa. Máy POS đã xác nhận chấm công cũng được ghi vào ca làm việc. Quản lý thấy tất cả trong Kế hoạch-thực tế, nhân viên thấy trong “Giờ của tôi”, và cả hai đều có thể khởi tạo điều chỉnh trước khi đóng tháng.

Mỗi ca làm việc có dữ liệu thực tế trong Kế hoạch-thực tế đều có biểu tượng 🕘 “Lịch sử chấm công”: danh sách đầy đủ các lần thử cho ca này — thời gian, hành động (vào / ra / nghỉ), ai bấm (chính nhân viên, quản lý theo tên hoặc hệ thống tự động), từ đâu (điện thoại, thu ngân, máy POS theo tên, tự động đóng) và kết quả — đã ghi hoặc bị từ chối kèm lý do (PIN sai, “chỉ từ máy POS”, ngoài chi nhánh). Các lần từ chối cũng được lưu: chuỗi PIN sai từ một máy tính bảng sẽ hiện ra ngay.

Chấm công không bị mất khi mất kết nối: nếu điện thoại không nhận được phản hồi từ máy chủ, ứng dụng tự gửi lại cùng yêu cầu, và máy chủ nhận ra là gửi lại nên không ghi chấm công thứ hai — bạn sẽ thấy cùng một ca làm việc, không phải lỗi “đã chấm công rồi”.

Câu hỏi thường gặp#

Nhân viên không có thông tin đăng nhập có thể chấm công được không?#

Trên Máy POS — có: máy tính bảng chấp nhận mã PIN của bất kỳ nhân viên nào đã được cấp mã, không cần thông tin đăng nhập. Từ điện thoại và qua QR — không: ở đó việc chấm công dựa trên thông tin đăng nhập cá nhân.

Nếu Máy POS hỏng hoặc bị mang đi thì sao?#

Hãy thu hồi nó trong danh sách thiết bị và tạm thời chuyển cổng kiểm soát sang «Nghiêm ngặt» hoặc «Cảnh báo» — nhân viên sẽ chấm công từ điện thoại. Ca làm việc bị bỏ quên sẽ được tự động đóng.

Có thể bật Máy POS chỉ cho một Chi nhánh không?#

Có. Trong «Cài đặt lịch và chấm công», mở mục «Ghi đè theo Chi nhánh và chức danh» → «＋ Thêm ghi đè» → «Chi nhánh» → chọn Chi nhánh mong muốn và đặt cho nó cổng kiểm soát «Chỉ từ Máy POS của cơ sở». Cài đặt chung của Tài khoản vẫn giữ nguyên (ví dụ: «Cảnh báo»), và các Chi nhánh không có Máy POS hoạt động như trước.

Bằng cách tương tự, có thể gỡ cổng kiểm soát ở nơi nó gây cản trở: ghi đè cho chức danh «Nhân viên giao hàng» với giá trị «Tắt» cho phép nhân viên giao hàng chấm công từ bất kỳ đâu, ngay cả khi toàn bộ Tài khoản đang đặt «Nghiêm ngặt». Chức danh ưu tiên hơn Chi nhánh, Chi nhánh ưu tiên hơn Tài khoản.

Nhân viên đã đăng nhập qua QR nhưng chưa nhấn «Tôi đã đến»#

Không có gì xảy ra: việc quét chỉ xác nhận sự hiện diện, còn việc chấm công do nút thực hiện. Sau hai phút, mã sẽ hết hiệu lực và cần quét lại.

Tự động đóng có làm tăng số giờ không?#

Máy tự động không bịa thêm giờ vượt lịch: theo lịch, ca làm việc được đóng bằng giờ kết thúc theo kế hoạch ngay cả khi kiểm tra kích hoạt muộn hơn, còn theo mức trần — đúng sau số giờ đã đặt. Nhưng máy tự động không biết khi nào người đó thực sự rời đi: người rời sớm hơn kế hoạch sẽ được tính giờ đến giờ kết thúc theo kế hoạch, người ở lại muộn hơn — chỉ đến giờ đó. Vì vậy, thời gian được đưa ra không phải là thực tế mà là chờ xác nhận: ca làm việc được đánh dấu «⏱ tự động đóng · chờ xác nhận», nhân viên nhận thông báo và trong «Giờ của tôi» hoặc nhấn «Đúng» hoặc «Chỉ định giờ rời đi» và nhập thời gian thực tế (sẽ tạo yêu cầu điều chỉnh, quản lý phê duyệt). Khi ca làm việc chưa được xác nhận, dòng trong bản nháp lương được đánh dấu, và kỳ lương không được đóng — người quản lý xử lý những ca như vậy bằng nút «Xác nhận nguyên trạng». Nếu sau đó quản lý tự mở lại ca làm việc (gỡ giờ rời đi bị nhập sai), máy tự động sẽ không đụng đến ca đó nữa.

Hôm qua quên chấm công giờ rời đi — hôm nay «Tôi đã đến» không hoạt động#

Nhân viên chỉ có thể có một ca làm việc đang mở. Tài khoản, Máy POS và tab «Ngày» của bảng điều khiển sảnh sẽ cho biết chính xác ca nào đang treo («ca từ ngày 17 tháng 9 chưa đóng»): nhấn «Tôi đã đi» (trên Thu ngân — «Đã đi» trong dòng nhân viên) — ca đó sẽ đóng bằng thời gian hiện tại, sau đó chấm công giờ đến và gửi yêu cầu điều chỉnh cho giờ rời đi của hôm qua. Để tránh lặp lại, hãy bật tự động đóng.

«Bảng chấm công tháng này đã đóng» — trong Tài khoản có nút nhưng chấm công không được#

Tháng đã đóng không chấp nhận bất cứ điều gì: không chấm công giờ đến và giờ rời đi, không sửa ca làm việc, không yêu cầu điều chỉnh — số giờ trong đó là cuối cùng, lương đã được tính theo đó (tự động đóng các ca bị bỏ quên trong tháng như vậy cũng im lặng). Người quản lý đóng bảng chấm công — bằng nút «Đóng bảng chấm công» trong Kế hoạch - thực tế hoặc «Đóng kỳ» khi xác nhận bảng chấm công. Điều này cũng áp dụng cho tháng hiện tại: đóng nó vào giữa tháng — đến cuối tháng sẽ không thể chấm công được. Chỉ chủ Tài khoản mới có thể mở khóa (nút «Mở bảng chấm công» ở cùng chỗ) — quản lý đã đóng kỳ sẽ không đủ thẩm quyền. Vì vậy, Tài khoản trả lời nhân viên là «hãy yêu cầu chủ Tài khoản mở lại», chứ không phải «hãy tự mở».

Các mục liên quan#

• Nhân viên và ca làm việc — vai trò, lịch, kế hoạch - thực tế, lương
• Mã QR và thiết bị — mã đăng nhập cho máy tính bảng và màn hình
• Thu ngân (POS) — đồng nghiệp chấm công từ Máy POS
• Ca tiền mặt — mở và đóng ca làm việc của thu ngân
• Tài chính — chi phí lao động theo số giờ đã làm