Клиенти (CRM)

Раздел „Компании и сметки“ — B2B-CRM за заведения: клиенти физически лица и клиенти организации в една карта, с реквизити, документи и история на взаимоотношенията. Той е необходим там, където продажбата не завършва с касова бележка: B2B поръчки, фактури и договори, отсрочки и взаимни разчети.

Къде: Админ панел → Заведение → „Компании и сметки“ (admin.cenaly.com). Разделът е достъпен за всички типове бизнес — не само за магазин — и е включен по подразбиране.

Горните раздели са осем: Компании и сметки · Задачи · Документи · Печатни форми · Отчети · Банка · Реквизити на продавача · 🔔 Известия. Вдясно от тях е бутонът „Продажба“: съветник, който провежда сделката от търговско предложение към фактура и приключващи документи.

Не бъркайте с раздела „Постоянни гости“: там има телефонен указател и разпознаване на госта по номер, тук — пълноценни карти на контрагенти.

Карта на клиента#

Типът на картата е физическо лице или юридическо лице; от типа и държавата зависи наборът от реквизити. Форматът на данъчните номера се проверява, включително контролните суми, а повторното въвеждане на съществуващ номер ще покаже връзка „отвори съществуващия“ вместо създаване на дубликат.

В картата:

• име (за физическо лице — име, фамилия, бащино име) или юридическо наименование и юридически адрес;
• държава и реквизити за държавата, подписващ (ръководител);
• банкови сметки: банка, сметка/IBAN, BIK/SWIFT;
• лица за контакт: име, роля, телефон, email, Telegram, WhatsApp; можете да отбележите основния контакт и този, на който да се изпращат документи;
• дата на раждане, съгласие за маркетинг, бележки, тагове, статус.

Контакт се добавя и с един ред: въведете телефон, email, @telegram или връзка wa.me — типът ще се определи сам.

За руските юридически лица реквизитите не е нужно да се въвеждат ръчно: по INN картата се изтегля от държавния регистър, а преди прилагане се показва кои полета ще се променят. Подсказките от регистъра работят, когато в платформата е свързан доставчик на такова търсене; докато не е свързан, бутонът „Търси по INN“ честно отговаря „Търсенето е недостъпно“, и реквизитите се попълват на ръка — това не влияе на останалата работа с картата.

Поръчки на клиента#

Разделът „Поръчки“ показва плочките „Поръчки“, „Сума на покупките“, „Последна поръчка“ и списък с поръчки с дата, номер, сума и статус. Поръчките попадат тук автоматично с покупките на клиента във вашия магазин. От реда на поръчката можете веднага да създадете документ.

Документи, договори и взаимни разчети#

• Документи — първични документи по този клиент: фактури, актове, товарителници и други. Наборът от типове документи, маската за номериране, режимът на ДДС и сумата с думи се вземат от страновия профил (Грузия, Русия, Казахстан, Великобритания, Австралия, Нова Зеландия, ОАЕ, Кипър, Гърция, Испания, Португалия, Хърватия, Полша, Румъния, Турция и универсален профил). Готовият документ може да се отвори, да се изтегли като PDF, да се изпрати на имейла на клиента или да се анулира с посочване на причина. Реквизитите на продавача във вече издадения документ са снимка към момента на издаване: ако по-късно промените фактурата или подписващото лице в профила, вече издадените документи няма да се презапишат и в карточката на документа се виждат именно онези реквизити, с които той е изпратен на клиента.

• Договори — съветник от четири стъпки: шаблон → страни и подписващи лица → условия (отсрочка на плащането, кредитен лимит, процент предплащане и отстъпки, минимална поръчка, доставка, срок) → преглед. Статуси: чернова, издаден, подписан (може да се прикачи сканирано копие), прекратен; действащите условия се показват с плашка в заглавната част на карточката на клиента.

• Взаимни разчети — баланс, просрочена задълженост и най-старият срок, лента с операции (експедиране, плащане, връщане, кредитно известие, аванс), добавяне на плащане и корекции, разнасяне на плащанията по документи — с бутон „по FIFO“ или точно по съответния документ, с показване на остатъка по сметката и възможност за отмяна.

• Повтарящи се фактури — подраздел „Регулярни“ в регистъра на документите: наем, абонаментна такса, обслужване се издават сами. Графикът е „всеки месец на N-то число“ (31-во в кратък месец се измества към последния ден) или „на всеки N дни“; виждат се най-близката дата, последното издаване и причината, ако издаването е на пауза. Профилът се създава с бутон „Повтаряне…“ направо от издадения документ-образец — редовете се вземат от образеца в момента на всяко издаване, затова е достатъчно цената да се вдигне веднъж. Един период = една фактура, повторното пускане няма да създаде дубликат; може и ръчно да се „издаде настъпилото сега“.

• Печатни форми — отделен горен раздел на секцията (регистърът на документите има точно три подраздела: списък, „Регулярни“ и „Шаблони за писма“). Това са макети, по които се печата PDF. Формата се сглобява от блокове (заглавие, текст, полета, страни, таблица с редове, обобщения, подписи) с подстановка на стойности от документа — номер, суми, реквизити, сума с думи; блок или отделно поле може да се показва при условие. Има готови форми на платформата — универсална, фактура за страни с ДДС, товарителница, а за Русия още фактура за плащане, UPD и акт. При издаване и анулиране документът се печата по избраната форма.

• Шаблони за писма — подраздел на регистъра на документите: списък с шаблони и редактор, в който плейсхолдърите (номер, сума, срок за плащане, контрагент, продавач, таблица с позиции) се вмъкват на позицията на курсора, а прегледът показва резултата върху истински документ на обекта. Текстът на писмото може да се генерира от ИИ по кратко описание — с опора върху базата знания на акаунта, източниците се показват с чипове. В прозореца за изпращане на документ се избират подател (системен адрес или пощенска кутия на обекта — изборът се запомня), тема и шаблон.

За обекти в Полша с подключено разширение до фактурата има панел за изпращане към KSeF — държавната система за електронни фактури: фактурата отива там направо от карточката, а обратно пристигат статус, присвоен номер и потвърждение UPO.

За обекти в Русия има ЕДО чрез Saby (SBIS) — разширение „Saby Docs“ в магазина за приложения, подключва се по обекти. Регистърът на документите става общ за двете посоки: чипове „входящи / изходящи“, баджове „↓ Вх.“ и „Saby“, състояние на обмена. Входящите документи заедно с PDF се изтеглят сами (проверка на всеки няколко минути), контрагентът по INN се създава автоматично; изходящият отива с бутон „Изпрати в Saby“. Подписването остава на страната на Saby — собствен контур за електронен подпис ние нямаме.

Шаблони и ИИ-попълване на документи — в раздел Документи.

Отчети#

Разделът „Отчети“ е общ за целия обект, а не по отделен клиент: стареене на вземанията (кошници за просрочие до 90+ дни), регистър на плащанията и регистър на експедиранията. Всеки се изтегля в CSV.

Реквизити на продавача#

В раздела „Реквизити на продавача“ се създават юридическите лица, от името на които издавате документи — може да са няколко под един акаунт, едно се определя за основно. За всяко юридическо лице може да се поддържат няколко банкови сметки, подписващи лица, имейл адреси и телефони: във всеки списък със звездичка ★ се отбелязва записът по подразбиране, той се подставя в документа, а останалите се избират при издаване. За юридическото лице може да се създадат подразделения и складове: всяко има свое название, адрес и контакти, едно се отбелязва за основно, а ненужното отива в архив (изтриване няма — към подразделението сочат вече издадени документи). В прозореца за продажба подразделението се избира от списък, попада в документа и се печата в PDF като ред „Подразделение/Склад“ под реквизитите на продавача; то се пренася и в повтарящите се фактури и във фактурата при акцепт на търговско предложение.

Автоматизация#

В долната част на същия раздел е блокът „Автоматизация“: четири превключвателя, които се настройват за обекта, а не за юридическото лице.

Банкови извлечения#

Раздел „Банка“ приема извлечение по разплащателна сметка така, както го експортира вашата банка — като файл. Форматът се разпознава сам, по съдържанието, а не по разширението: експорт за 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, както и обикновени CSV и Excel. Нищо не трябва да се настройва предварително — просто плъзнете файла.

След качването се виждат картите на сметките и таблицата с операциите за избрания месец. Периодите могат да се качват припокриващо се (много банки разделят експорта на отрязъци) — една и съща операция няма да се появи два пъти. Всяко качване се записва в журнала за импорти и всяко от тях може да бъде отменено изцяло, ако файлът се окаже грешен.

Ако банката експортира CSV или Excel със свои собствени заглавни редове и колоните не бъдат разпознати, ще се отвори майстор за размаркиране: посочете къде са датата, сумата, основанието за плащане и контрагентът. Размаркирането се запомня за тази банка, а файлът не е нужно да се качва отново — той вече е качен.

След това плащанията могат да се разпределят по контрагенти. До всяка операция се вижда предложеното съвпадение и колко сме сигурни в него: контрагентът се търси по номера на сметката в основанието за плащане, по ИНН и сума, по само ИНН или по наименование. Потвърждаването може да става по една операция или наведнъж на партида, а филтърът „неразпределени“ показва какво е останало. Потвърденото плащане попада във взаимните разчети на контрагента и покрива дълга му. Самите пари не се осчетоводяват никъде: плащанията се разпределят от човек, системата само предлага.

Ако изобщо няма съвпадение — операцията може да се свърже ръчно: изберете контрагент от списъка и плащането ще влезе във взаимните му разчети с отметка „ръчно“, за да се вижда после, че това не е автоматичен подбор.

Активности и задачи#

Разделът „Активност“ е историята на работата с клиента: бележки, обаждания и задачи със срок. Просрочените задачи се открояват, а всички отворени задачи по всички клиенти са събрани в отделен списък „Задачи“ — това е работният списък на мениджъра за деня. В този списък има само отворени задачи, затова отметнатият с отметка ред изчезва от него; в долната част на екрана се появява уведомление с бутон „Отмяна“ — той премахва отметката и връща задачата в списъка. Превключвателят до него отваря историята на промените на картата: какво и кога се е променило, кой е авторът на редакцията и откъде е дошла. Срокът на нова задача не е задължително да се избира в календара: напишете го с думи в самия текст — „обади се утре“, „фактура до 25.12“, „в петък“, „след 3 дни“, „30 септември“ — и до полето ще се появи бутон „Подстави срок“. Той попълва празното поле при натискане; ръчно избраната дата подсказката не променя.

Лентата се пълни и сама: входящо обаждане от телефона на контактното лице се записва в картата като активност (посока, продължителност, кратко резюме, връзка към записа), входящо писмо — като активност с тема и връзка „отвори в пощата“. Има и обратен път: от картата на обаждането в раздел „Обаждания“ бутон води направо към фирмата, към нейния раздел „Активност“. И двата потока се изключват с превключвателите „Обаждане → активност на контрагента“ и „Писмо → активност на контрагента“ (раздел „Реквизити на продавача“, блок „Автоматизация“).

Отворените задачи на CRM се виждат не само тук: на общата дъска за задачи на смяната (/tasks) най-отгоре стои блок „Фирми и сметки“ — списък само за четене, всеки ред води към картата на контрагента. Ако източникът е недостъпен, блокът просто не се показва — дъската на смяната не зависи от CRM.

Картата има отговорен мениджър (избира се измежду вашите служители) — по него се филтрира списъкът: „Мои“ и „без отговорен“. Под профила има блок „Файлове“: договори, спецификации, сканирани документи могат да се прикачат към самата карта.

ИИ анализ на заявка#

Бутонът „🤖 Анализирай заявката“ превръща писмо, стенограма на обаждане или PDF в готов чернова на продажба. Поставяте текста — платформата показва преглед на анализа: кой клиент е разпознат, кои редове са подбрани от вашия каталог (с оценка на увереността за всеки), какво не е успяло да се разпознае. Вие проверявате и натискате „Създай чернова“.

Какво е важно:

• ИИ работи само с вашите данни — каталога на обекта и картите на клиентите; да измисли несъществуваща стока не може, всичко неразпознато честно отива в отделен списък;
• цена, данък и отстъпка ИИ не определя — те се вземат от каталога, търговските условия на клиента и страновия профил;
• клиентът се разпознава на първо място по данъчен номер, e-mail или телефон, и едва след това по наименование;
• резултатът е винаги чернова плюс задача за мениджъра: да издадете документ по този път не може. Ако картата на клиента още не е съществувала, тя се създава с отметка „от ИИ анализ“;
• къде да търсите резултата: черновата е в раздел „Документи“ на картата на клиента, задачата — в раздел „Активност“. В раздел „Поръчки“ няма да го има: там попадат само покупките на този клиент във вашия магазин.

Напомняния и дънинг#

Разделът „Уведомления“ включва автоматични напомняния по обект: ежедневен дайджест, напомняния до вас за просрочени фактури, писма до клиента с постепенно засилване на тона, предупреждения за изтичане на търговски предложения и договори — всеки сценарий има свои параметри (час на изпращане, етапи, колко дни по-рано). Бутонът „Провери сега“ изпълнява същото незабавно, а списъкът „Предстоящи напомняния“ показва какво ще бъде изпратено — всеки елемент може да бъде отложен.

Списък, търсене и масови действия#

Търсенето става по име, данъчен номер, телефон и email. Филтрите са по тип (физически лица/юридически лица), статус (активни, блокирани, в архив), тагове и отговорен мениджър („Мои“ и „Без отговорен“ — със брояч, за да не се загуби клиент без никого). Зъбното колело „Изглед на страницата“ настройва набора от колони, плътността на таблицата и раздела, който се отваря първи.

След като изберете няколко карти, можете да ги изпратите в архив, да поставите таг или да премахнете таг наведнъж за всички. Архивната карта се запазва (документи може да се позовават на нея), но изчезва от активния списък.

Импорт, експорт и дубликати#

• Импорт — като списък, по един клиент на ред: тип;название;страна;данъчен номер;телефон;email. В отчета се вижда колко са създадени, колко вече са съществували и къде има грешка.
• Експорт CSV — текущата извадка изцяло, съобразно търсенето и филтрите и по всички страници на списъка.
• Обединяване на дубликати: текущата карта остава, избраната се архивира, нейните контакти и идентичности се прехвърлят. Обединяват се само карти от един и същ тип.

Свързани раздели#

• Редовни гости — разпознаване на госта и история на поръчките по телефон
• Документи — шаблони на договори и приемо-предавателни протоколи, попълване с ИИ
• Търговия — партньорска програма с връзка към картата на клиента
• Поръчки — общ списък на поръчките
• Финанси — пари и отчети

Често задавани въпроси#

С какво това се различава от „Редовни гости“? „Редовни гости“ е бърз справочник по телефон и бадж за повторно посещение. „Клиенти“ е карта с данни, документи и взаимни разчети, за B2B и продажби с документи.

Ще се появи ли клиентът сам след поръчка в онлайн магазина? Да. След оформянето на поръчка платформата сама намира подходящата карта по данъчен номер, телефон или email — а ако такава няма, създава я от данните на поръчката и допълва празните полета, без да изтрива това, което вече сте въвели на ръка. Това не създава дубликати: повторна поръчка от същия купувач попада в същата карта. Можете да създавате карти и на ръка, или чрез импорт.

Разгледах заявката — защо я няма в раздела „Поръчки“? Защото ИИ-разборът създава не поръчка от онлайн магазина, а чернова на продажба — търговско предложение или фактура. Търсете я в раздела „Документи“ на картата на клиента, а задачата „провери преди издаване“ — в раздела „Активност“. Разделът „Поръчки“ показва само покупките на клиента във вашия магазин; заявка от имейл, обаждане или PDF не попада там.

Може ли разделът да бъде отворен от служител, а не от собственика на акаунта? Засега не: разделът работи само под акаунта на собственика. Служител със собствен логин (и собственик, превключил се в чужд акаунт) ще получи отказ — достъпът по роли за този раздел е в процес на разработка.

Може ли да се блокира купувач? Картата има статус „Блокиран“, а за забрана на поръчки в онлайн магазина работи блок-лист в настройките на поръчките — вижте Онлайн магазин.