Склад

Разделът Склад води наличностите на съставки и стоки. Основната идея: описвате състава на ястията веднъж (технологични карти) и след това компонентите се отписват автоматично при изпълнение на поръчка — наличностите винаги са актуални без ръчно отчитане.

Отваряне: Админ панел → Склад. Раздели: Наличности, Доставки, Прогноза, Загуби, Документи, Доставчици (за руски обекти се добавят Маркировка, Входящи ВСД за работа с „Меркурий“ и EGAIS).

Един обект може да има няколко склада — например основен, бар и кухня; превключвателят на складовете е в горната част на страницата. Един от тях се отбелязва като склад за продажби: именно от него се отписват продадените ястия.

Наличности#

• Стока = съставка или позиция за отчитане: наименование, мерна единица, текуща наличност.
• Себестойността се изчислява сама — плъзгаща се средна по приемания; в подсказката се вижда и цената на последната доставка. Над таблицата има плочка „Стойност на склада“: колко пари лежат на рафтовете в момента.
• Минимална наличност — при падане под нивото редът се осветява: време е за доставка. Собственикът получава push-уведомление за ниски наличности.
• Баркодове — една стока може да има няколко; картонът се намира със скенер. За всяка позиция е налична история на движенията: откъде е дошла и накъде е отишла.
• Наличността може да отиде в минус — това не блокира продажбите, редът просто се оцветява в червено, а най-близкото приемане „опрощава дълга“.
• Стоката може да се архивира — тя се скрива от списъка, но остава в историята на документите.

Технологични карти: автоматично отписване по поръчки#

В картона на ястието (раздел „Меню“) се задава състав — кои стоки и в какво количество отиват за една порция. Когато поръчката се изпълни:

• отписват се компонентите на всички позиции в поръчката по техните технологични карти;
• за комбо-наборите отписването разкрива състава на всяко ястие в комбото;
• движенията се виждат в раздел Документи.

За бързо свързване на стоки с ястия има AI-подсказки: системата анализира менюто и предлага в кои ястия се използва дадена стока — остава само да потвърдите.

Полуфабрикати#

За заготовките (сосове, тесто, бульони) на стоката се задава собствена рецептура. Бутонът „Производство“ създава производствен документ: полуфабрикатът се приема, а компонентите му се отписват. В технологичните карти на ястията полуфабрикатът се използва като обикновена стока.

Приемане на стока#

Два начина за оформяне на приемане:

1. Ръчно — бутон „Приемане“: изберете стоки, количества, цени и доставчик. Нова стока може да се създаде направо в реда на документа, без да излизате от приемането.
2. По снимка на фактура — снимайте фактурата: AI разпознава позициите, количествата и цените и ги съпоставя с вашите стоки. Спорните редове системата не ги отгатва мълчаливо, а ги изнася за ваше потвърждение с варианти; нови стоки и нов доставчик могат да се създадат направо от разпознатата фактура. Ако стока с такова наименование вече е в справочника, редът ще покаже, че ще отиде в нея, и ще преизчисли количеството в нейната мерна единица („2 кг“ → 2000 г). Опаковки като „3 кор. × 12 л“ системата разпознава и предлага преизчисляване в литри или милилитри — количеството и цената се променят само когато натиснете „Приложи“.

Има и трети, отделен сценарий — доставка от физическо лице: акт за доставка с данни на продавача, плащане от отворена касова смяна или по-късно, PDF-акт за печат. Включва се отделно.

Всяко приемане се запазва като документ с връзка към доставчика — доставките попадат в Финанси (food cost, брутна печалба).

Контрол на доставните цени при приемане#

При приемането всеки ред се сравнява с медианата на цената на тази стока за последните 30 и 90 дни. Ако цената е значително по-висока, до реда светва бадж „+N % към медианата“ — складодържателят вижда поскъпването в момента на приемането, а не след месец в отчета.

Няколко важни детайла:

• единицата на извадката е фактурата, а не редът: доставчик, разбил доставката на пет реда, не измества медианата пет пъти по-силно от честния;
• по-малко от три доставки — не е извадка, бадж няма да има;
• потвърденото от складодържателя разминаване попада в журнала на доставчика — по контрагента се вижда историята на изместванията на цената, а в раздел „Доставчици“ се появява отметка;
• същата медиана захранва правилото за рискове „скок на доставната цена“ — собственикът ще го види в блока „Касови рискове“, вж. Контрол на загубите. Числата при складодържателя и при собственика съвпадат, защото се изчисляват веднъж и на сървъра.

Доставчици#

Разделът Доставчици е мини-CRM за контрагентите, а не просто справочник с реквизити:

• реквизити и контакти — юридическо наименование, ИНН, банка и сметка, адрес; контактните лица могат да бъдат няколко, всяко със своя роля и свои канали за връзка, едно от тях е основно. За всеки контакт се избира къде точно да му се изпраща поръчката — поле „Изпращане чрез“: имейл, WhatsApp или Telegram. В списъка се показват само каналите, които са попълнени за това лице, затова не може да се изпрати „в нищото“. Избраният канал системата поставя първи в прозореца за изпращане и го маркира със звездичка, а сама, без вас, изпраща поръчката само по имейл (вж. „Автоматично изпращане на поръчка до доставчик“ по-долу);
• условия за доставка — минимална сума на поръчката, срок за доставка, час за прекъсване на заявката, отсрочено плащане, дни за доставка. От тях системата изчислява очакваната дата на приемане при формиране на поръчката;
• хронология — бележки на мениджъра и автоматични събития: поръчки, приемания, регистрирани поскъпвания;
• ценова листа на доставчика — каталог с цени от един от четири източника: файл (xlsx, xls, docx, pdf или снимка на ценова листа), връзка към интернет магазин, каталог на друг обект на Cenaly (ако той е включил при себе си режим „Магазин на доставчика“ — вж. Маркет) и ръчно добавяне на позиции. Каталогът показва diff „какво е поскъпнало от предния път“, пази история на цените и позволява да се поръча направо от него, както и да се повтори последната поръчка. Ако в ценовата листа е указана опаковка („кутия 12 × 0,5 л“, „6 бр по 1,5 кг“), импортът ще я предложи в отделен раздел — отметнете верните редове с отметка; без отметка опаковката не се променя.

Доставчикът се избира при оформяне на приемане, затова за всеки контрагент се вижда историята на покупките. Архивиран доставчик се скрива от списъка, но остава в документите.

Закупки#

Разделът Закупки затваря цикъла „наличността падна — поръчахме — приехме“: веднъж настройвате параметрите на всяка стока, а системата сама следи кога е време да се поръча.

Параметри на стоката#

В редактора на стоката (раздел „Закупки“) се задават три полета:

• Точка на поръчка — минимална наличност, при достигането на която стоката попада в списъка „Трябва да се поръча“.
• Целева наличност — до какво ниво трябва да се допълни при поръчка. Препоръчаният обем се изчислява автоматично като разлика между целевата наличност и текущата.
• Доставчик по подразбиране — системата групира стоките по доставчици при формирането на поръчката.

Раздел „Трябва да се поръча“#

Ако поне една стока е паднала под точката на поръчка, в раздела „Закупки“ се появява бадж със брояч. В раздела „Наличности“ едновременно се показва предупредителен банер с преход към закупките.

В раздела „Трябва да се поръча“ стоките са групирани по доставчици. За всеки ред се виждат текущата наличност, точката на поръчка и препоръчаният обем. Обемът може да се коригира, а позициите — да се отменят с отметка. Бутонът „Създай поръчка“ формира поръчка към доставчика по избраната група, а бутонът ⚡ „Сформирай поръчки“ в горната част на блока — веднага по всички групи.

Известия#

Блокът „Известия“ в горната част на раздела решава как научавате, че е време за закупуване:

• Push при ниска наличност — известие до собственика на телефона (същото приложение, което показва поръчките).
• Email-дайджест „какво да се поръча“ — ежедневен имейл със списък на позициите под точката на поръчка. Каналът се включва отделно, адресът се задава в полето „Email за дайджеста“; празно — имейлът ще отиде на пощата на собственика.
• Праг на предупреждение за поскъпване — с колко процента трябва да поскъпне ценовата листа на доставчика при повторен импорт, за да предупреди системата. Изчислява се по цялата кошница на доставчика, по подразбиране — 10 %.
• Автоматично изпращане на поръчката към доставчика по имейл — веднъж дневно системата сама формира поръчка по позициите, които са паднали под точката на поръчка. В поръчката попадат само стоки с попълнено поле „Предпочитан доставчик“ и само тези, за които още няма отворена поръчка — повторни писма доставчикът няма да получи. Накъде ще отиде поръчката, решава каналът, избран за контакта на доставчика:
  • поща — системата изпраща имейла сама; поръчката се появява в раздел „Поръчки към доставчици“ вече със статус „Изпратена“ (в бележката — отбележка auto-order), а в картона на доставчика остава събитие за изпращането;
  • WhatsApp или Telegram — първи в месинджъра може да пише само човек, затова системата довежда работата до края и оставя готов чернова на поръчката в раздел „Поръчки към доставчици“; на вас остава да натиснете „Изпрати“ — нужният канал там вече е избран. Ако при доставчика не е попълнен нито един канал за връзка, поръчка към него не се формира — под превключвателя се вижда колко такива доставчици има и колко поръчки ще тръгнат като чернови.

Изпращане на поръчката към доставчика#

Създадената поръчка попада в раздел „Поръчки към доставчици“ със статус „Чернова“. Бутонът „Изпрати“ отваря модален прозорец с текста на поръчката — той може да се редактира и след това да се изпрати през един от каналите. Ако контактите на доставчика са няколко, отгоре се избира получател, а каналът, избран в неговия картон, стои първи и е отбелязан със звездичка:

• WhatsApp — отваря се чат с номера на доставчика;
• Email — отваря се пощенски клиент с попълнен имейл;
• Telegram — отваря се чат с акаунта на доставчика;
• копие на текста — изпращане по всеки друг начин;
• „Изпрати в Cenaly“ — ако доставчикът също работи на платформата, поръчката отива при него вътре в системата, без месинджъри.

След изпращането статусът се променя на „Изпратена“. Ако сте изпратили извън системата, можете да натиснете „Изпратена“ ръчно. След това поръчката преминава през статусите „Потвърдена“ → „Частично приета“ → „Приета“; просрочените по очаквана дата се открояват.

Приемане на поръчката#

Бутонът „Приеми“ отваря стандартния формуляр за приемане на стока с предварително попълнени стоки и количества от поръчката. Фактическите количества и цени могат да се коригират — ще се обнови и каталогът на доставчика. Доставили са ви не всичко? Приемете част и по-късно натиснете „Приеми още“ за остатъка. След пълно приемане статусът на поръчката става „Приета“. Поръчката може да се отмени — статусът ще се промени на „Отменена“.

Разширени складови операции#

Всички ръчни складови операции са достъпни чрез менюто „+ Операции“ в горния десен ъгъл на страницата.

Отписване#

„Операции“ → „Отписване“ — ръчно намаляване на наличностите. Може да се укажат няколко стоки за една операция. Причината за отписването е задължителна:

Връщане към доставчик#

„Операции“ → „Връщане към доставчик“ — оформя връщане на преди това приета стока. Изберете доставчик, укажете стоки и количества. Наличностите намаляват, документът се запазва с връзка към контрагента.

Преместване между обекти#

„Операции“ → „Преместване“ — предаване на стока на друг склад: както между складовете на един обект (от кухнята към бара), така и между обекти. Изберете получател, добавете редове със стоки и количества. Системата автоматично създава двойка документи: разход при изпращача и приемане при получателя.

Корекция#

„Операции“ → „Корекция“ — преброяване на наличностите с помощта на съветник в три стъпки:

1. Обхват — какво броим: целия склад, само стоките за продажба или само суровините. Незавършеният опис може да бъде продължен по-късно.
2. Въвеждане на факта — за всяка позиция се вижда колко се очаква, въвежда се фактическото количество и веднага се показва отклонението. Търсене по име, баркод и PLU, черновата се запазва сама — може да се брои на няколко пъти.
3. Ведомост за отклоненията — обобщение: излишъци и липси, сортирани по пари, а не по азбучен ред.

Бутонът „Провеждане“ (достъпен за собственика и мениджъра) фиксира един коригиращ документ и изравнява наличностите.

Преоценка и етикети#

„Операции“ → „Преоценка“ преизчислява продажните цени в каталога от покупната по зададена надценка със закръгляне; може да се включи автоматична преоценка още при приемането. „Печат на етикети“ извежда ценници и складови етикети — на лист на принтер или на термопринтер чрез мост за хардуер.

Цената на ценника е същата, която ще пробие касата: цената на позицията от каталога (с цената на обекта, ако е зададена). Ако в този магазин стоката трябва да струва друго, в складовия запис натиснете „Задай своя цена…“ и укажете причина — тази цена ще вземат и ценникът (към цената ще се появи „*“), и касата, а онлайн витрината ще остане на цената от каталога. Премахването на своята цена — един бутон там. Ако в записите са останали цени от предишното поле „Цена за ценник“, прозорецът за печат ще покаже техния брой и бутон „Разбор“: за всяка може да се вземе цената от каталога, да се остави своята с причина или да се запише в каталога.

Загуби: къде се дяна разликата#

Разделът „Загуби“ отговаря на въпрос, който не се вижда нито в продажбите, нито в приемането: между две корекции от склада е излязло повече, отколкото е продадено. Разходът за цикъла се разлага на три части:

Именно третият ред е загубите: неточна тех-карта, порции „на око“, неотписана развала или кражба. Той трябва да се разглежда заедно с първите два: без тях не може да се различи „изяли са повече от нормата“ от „отписали са в развала“.

Честна уговорка: ръчната корекция на наличност в рамките на цикъла пази абсолютна стойност, а не делта, затова част от „необясненото“ всъщност е обяснено от ръката на оператора — такива документи се броят отделно и се показват наблизо.

Превишаването на загубите над теоретичния разход с повече от зададен процент задейства правилото „разход над нормата“ — вж. Контрол на загубите.

Прогноза за търсенето и план за заготовки#

Разделът „Прогноза“ превръща историята на продажбите в план за утре: колко ястия ще се продадат в този ден от седмицата, какво от това трябва да се заготови (с разгръщане на тех-картите и срок „до кой час“), какво да се поръча от доставчик и какво рискува да свърши до края на деня.

Подробно — Прогноза за търсенето.

Стоки на тегло и етикети#

Стоки на тегло. Стоката може да се измерва в килограми/литри, а не в брой: наличностите, тех-картите и отписванията се водят в същите мерни единици. Ако към касата чрез мост за хардуер са свързани везни, теглото се попълва автоматично — както при приемането, така и при продажба на ястие с цена за тегло (столова, кулинария). Настройката на цена за тегло е в записа на ястието, вж. Каса (POS).

Етикети на рафта. За стоките се печатат складови етикети с баркод, наименование, цена и дата на годност: ако за стоката е зададен срок на съхранение в дни, датата на изтичане се изчислява като датата на печат плюс срока. Това не е същото като стикерите за поръчка — тях печата кухнята, вж. Печат в кухнята и в залата.

Маркировка „Chestny ZNAK“ (Русия)#

За руските обекти в склада има раздел „Маркировка“ — работа с кодове на „Chestny ZNAK“ по всичките 15 маркируеми категории. В раздела има пет подраздела:

• Приемане — приемане на кодове със скенер или зареждане на електронна товарителница UPD в XML: системата ще я разчете, ще съпостави позициите на доставчика с вашата номенклатура (съпоставянето се запомня — втори път не е нужно потвърждение) и ще заприходи кодовете. Код, който не е в товарителницата, честно се отбелязва като несъответствие, а не минава мълчаливо.
• Кегове — поставяне на кег на кран по неговия код, отписване на обем по налив и сваляне с посочване на причина (празен, отписване, връщане). В касовата бележка кодът на кега не се подставя: иначе още първата чаша би извадила от оборот целия кег.
• Кодове — регистър на всички кодове: статус, документи за приход и разход, срок на годност, резултат от справочната проверка в системата за маркировка.
• Задачи — какво още трябва да се предаде на „Chestny ZNAK“, с изгрузване на документ за подаване в личния кабинет и затваряне на задача по номер на квитанция. Броят на отворените задачи се вижда с бадж направо върху бутона на раздела.
• Журнал — лента на всички проверки, изгрузвания и подавания.

Отпадането на кодове се въвежда не само ръчно: продажбата се огледално отразява от касовата бележка (и преживява офлайн — ще излезе, когато връзката се върне), а отписването на маркирана суровина в ястие се изчислява по тех-карта. Отворената опаковка се отчита с дроб и се довършва до края, преди да се отвори следващата.

Разделът може да се изключи с картата „Chestny ZNAK“ в магазина за разширения, но по подразбиране е включен: маркировката е задължение по закон, а не допълнителна опция.

Алкохолът се води в съседния раздел „EGAIS“: приемане на товарителници, отписвания и наличности по данни на вашия UTM — модулът се свързва като обикновено устройство в моста за хардуер.

Какво е нужно за стартиране#

• Раздел „Склад“ — включен по подразбиране; при 30 и повече стоки системата сама ще предложи да го създадете.
• Карти на съставките и стоките с мерни единици и фасовка.
• Тех-карти на ястията — без тях автоматичното отписване при продажба няма да работи.
• Закупни цени — иначе няма да се изчислят себестойност, фудкост и мени инженеринг.
• Права: извършването на корекция е достъпно за собственика и управителя.
• Мост и принтер за етикети — за етикети на заготовки и ценници.

Ограничения#

• Аналитиката на склада работи на контура AWS. При руския бранд функциите върху аналитични бази не са достъпни — паритетът е отворен като задача.
• Отрицателните наличности се допускат умишлено: приемането „прощава“ отиването в минус, а не блокира продажбата.
• Партидно отчитане и FEFO в наличностите няма. FEFO съществува само в маркировката (коя отворена опаковка да се довърши) и не влияе на количеството.
• Автоматични конверсии на единици няма — грамовете и килограмите се описват с фасовката на картата, а не се преизчисляват в движение.
• Тех-картите на варианти и добавки не се отчитат: отписва се съставът на базовото ястие.
• Мобилна корекция със скенер в телефона няма.
• Автоматична поръчка към доставчик по минимална наличност не е направена — прогноза за потребността има, автоматична поръчка няма.
• Имейл дайджест за закупки не се изпраща, известията идват в чата и като push.
• EGAIS и „Chestny ZNAK“ са руска специфика: разделите се появяват само при обекти със страна „Русия“; живият обмен с GIS MT по API не е свързан (подаването е полуръчно), а тестовият контур на ФСРАР по EGAIS не е преминат. VetIS (Mercury) работи с мокове — ключ за достъп до API не е получен.

Отстраняване на неизправности#

Наличността не се отписа след продажба. Ястието няма тех-карта или е продаден вариант/добавка — техният състав не влиза в отписването.

Наличността отиде в минус. Така е замислено: системата не блокира продажбата, минусът ще се затвори с най-близкото приемане.

Себестойността е празна. Не са зададени закупни цени на съставките — без тях не се построяват нито фудкост, нито матрицата за мени инженеринг.

Не виждам разделите за маркировка или алкохол. Те се появяват само при руска локация на обекта.

Не позволява да се извърши корекция. Извършването е достъпно за собственика и управителя, за останалите роли — само преглед.

Не пристига писмо за закупки. Пощенски дайджест тук няма — известията за дефицит и срокове отиват в работния чат и като push.

Свързани раздели#

• Прогноза за търсенето — план за заготовки, чернова на закупка и риск „ще свърши към 19:00“
• Контрол на загубите — правила „разход над нормата“ и „скок на закупната цена“
• Мени инженеринг — какво да правите с ястие, когато е известна себестойността му
• Финанси — закупки, food cost и брутна печалба
• Поръчки — изпълнението на поръчка стартира отписване
• QR меню — ястия и комбо-набори, към които са привързани тех-карти
• Мултилокация — няколко обекта: наличности, документи и перемествания се водят по всеки обект отделно
• Магазин — наличността на стоката се вижда от купувача във витрината: „останало малко“ или точно число

Често задавани въпроси#

Задължително ли е да се водят технологични карти за всички ястия?#

Не. Започнете с най-търсените позиции — останалите добавяйте постепенно. Ястията без технологични карти просто не изписват наличности.

Какво се случва при отмяна на поръчка?#

Изписването е обвързано с изпълнението на поръчката: отменените поръчки не засягат наличностите.

Накладните на кои езици се разпознават?#

AI се справя с типични накладни на основните езици в региона (грузински, руски, английски и др.). След разпознаването винаги проверявате резултата преди потвърждаване.

Може ли складът да се води за няколко обекта?#

Да, наличностите и документите се водят отделно за всеки обект — изберете обект в горната част на страницата.

Как да изпратя поръчка до доставчик, който няма WhatsApp или Telegram?#

Попълнете имейл в карточката на доставчика — бутонът Email ще бъде достъпен в прозореца за изпращане. Текстът на поръчката също може да се копира и изпрати по всеки удобен начин.

Може ли корекция да се направи само за част от стоките?#

Да. На първата стъпка от помощника се избира обхват — целият склад, само стоките за продажба или само суровините; вътре има търсене по име, баркод и PLU. Редовете, които оставите празни, няма да променят наличността: запазват се само въведените стойности. Незавършеният опис може да бъде продължен по-късно — черновата се запазва сама.