Eerste dag: hotel, gastenverblijf

Hotel, gastenverblijf, appartementen en hostel werken op een ingebouwde PMS: verdiepingen in plaats van zalen, kamers en bedden in plaats van tafels, een folio (gastrekening) in plaats van een losse bon. Dit is geen apart product, maar een instellingenprofiel van de vestiging: bij het type bedrijf „hotel” schakelt het paneel zelf de terminologie om en opent het de benodigde secties.

Openen: de sectie „Kamers” — dit is dezelfde sectie als „Zaalplattegrond” bij een restaurant (admin.cenaly.com/tables), hernoemd voor een hotel. Deze opent in de editor van de verdiepingsplattegrond; het werkbord met kamers wordt ingeschakeld met de knop „🛏️ Kamers” in de kop, waarmee u ook terugkeert naar de plattegrond. Daarnaast staan de knoppen „Kamertypes”, „Tarieven”, „🔌 PMS” en, bij Russische locaties, „🛂 Migratieregistratie”. Er is geen apart adres zoals /hotel of /pms in het paneel — zoek dat niet.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Elke computer of tablet bij de receptie. Het kamerbord, de bezettingsmatrix en het inchecken zijn gewone pagina's van het beheerpaneel in de browser. Een aparte „hotelterminal” is niet nodig.
• De telefoon van de gast. De QR in de kamer opent de menukaart, serviceverzoeken en „Mijn rekening” in de browser — de gast installeert geen app.
• Bonnenprinter — optioneel, via de bridge. Afdrukken gaat via Cenaly Hardware Bridge — een service voor Windows of Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Let op: bij het uitchecken wordt geen fiscale bon geprint — het sluit de folio met een afrekening; een bon wordt indien nodig apart op de kassa geprint.
• Online-acquiring — niet voor de eerste dag. Bij de stap direct boeken vanaf de website wordt geen vooruitbetaling geïnd; de betaling vindt bij u plaats. Acquiring hebt u later nodig, voor betalingen in de etalage — Betaling.
• Internet. Is nodig, maar een verbindingsstoring legt de kassa niet stil — Als het internet wegvalt.

Algemeen kader van de eerste dag#

Registratie, vestiging, type bedrijf, talen en abonnement zijn hetzelfde voor alle formaten — ze staan beschreven in de hub Eerste dag: kies uw type bedrijf. Daarna volgt het hotelgedeelte.

Checklist: mini-hotel en gastenverblijf#

Het doel van de eerste dag is een gast in het systeem in te checken en zijn gastrekening te zien.

1. Verdiepingen en kamers. De schema-editor werkt als een zaalplattegrond (Zaalplattegrond), alleen heten de zalen verdiepingen en de elementen „Kamer” en „Bed” (voor een hostel en gedeelde slaapzalen). Stuk voor stuk aanmaken is niet nodig: de knop „+ Kamers toevoegen” maakt een reeks aan (bijvoorbeeld 201–230, tot 500 kamers per keer) met een optionele prefix, een live voorbeeld „er worden N aangemaakt · verdiepingen M” en een lijst met kamers die al bestaan en worden overgeslagen. Dezelfde stap biedt de onboarding-wizard aan bij de keuze van het type „hotel”.
2. Kamertypes. Knop „Kamertypes”: naam (Standard, Deluxe…), basistarief per nacht en capaciteit. Het type wordt aan een kamer toegewezen in het eigenschappenpaneel op het schema, en het tarief daaruit wordt in het incheckformulier ingevuld — bij een specifieke aankomst kan dat worden overschreven.
3. Tijdzone van de vestiging — controleer die nu. De nachtprijs wordt automatisch berekend na 03:00 in de tijd van uw locatie; staat de zone verkeerd, dan „verschuift” de nacht naar een ander tijdstip van de dag. De zone staat in de instellingen van de locatie.
4. Toeristenbelasting, als u die heeft: een percentage van het tarief met een minimumbedrag per nacht of een vast bedrag per nacht. Wordt als aparte regel op het folio berekend.
5. Eerste incheck. Het formulier vraagt om het abonnement en de prijs per nacht (vooraf ingevuld vanuit het kamertype) en om een gastkaart: telefoon, e-mail, document, nationaliteit, geboortedatum, notities. De uitcheckdatum is in deze stap niet nodig — inchecken „direct” blijft open tot het uitchecken, en de datums staan bij de reservering. Als de gast eerder is geweest, toont het systeem de badge „terugkerende gast”. Bij het inchecken wordt een folio geopend.
6. Wat zich in het folio opbouwt. Elke doorgebrachte nacht (de aankomstdag wordt niet dubbel gerekend), de toeristenbelasting, bestellingen op de kamer via QR, en ook handmatige transacties op de kassa op rekening van de kamer: een toeslag, servicekosten, korting, borg, het verplaatsen van artikelen tussen rekeningen. Het saldo is zichtbaar op de kamerskaart en in de lijst met openstaande rekeningen op de kassa.
7. Uitchecken. Sluit het folio met één afrekening en zet de kamer op „Moet worden schoongemaakt”; op het takenbord van de dienst verschijnt de taak „Kamer N schoonmaken na vertrek”. ⚠️ De kamerekening wordt juist door de receptie bij het uitchecken gesloten — op de kassa is er geen knop om kamerekeningen te sluiten.
8. Kamerstatussen — zes: vrij, bezet, moet worden schoongemaakt, schoonmaken, gecontroleerd, buiten gebruik. Toekomstige aankomsten worden niet met de kamerstatus getoond: die leven als reserveringen en zijn zichtbaar op het bezettingsbord, daarom blijft een kamer die voor volgende week is gereserveerd vandaag verkoopbaar.
9. Bezettingsbord. De weergaveschakelaar op dezelfde pagina — een kalender van 21 dagen: balken van reserveringen en lopende verblijven per kamer. Een reservering kunt u ook aanmaken zonder hierheen te gaan: kies een kamer op het verdiepingsschema — in de eigenschappen daarvan openen het blok „Reserveringen van de kamer” en de knop „📅 Kamer reserveren” hetzelfde formulier met datums. Een kamerreservering is altijd een paar datums, minimaal één nacht; een reservering per uur, zoals bij een restauranttafel, bestaat voor een kamer niet — niet op de „Zaalplattegrond” en niet in het zaalpaneel op de kassa. Inchecken op een reservering gebeurt in één venster: de knop „Inchecken” op het kamerbord, in de reserveringslijst en in het zaalpaneel op de kassa opent hetzelfde incheckvenster. Vroeg inchecken en laat uitchecken, als die zijn ingeschakeld in „Kamertypes” → „Inchecken en uitchecken”, worden direct in het reserveringsformulier gemarkeerd — meer daarover in Hotel.
10. Rollen. Voor de receptie de functie „receptie”, voor de kamermeisje de functie „kamermeisje” (zij heeft een eigen werkplek zonder kassa): Medewerkers en diensten.

Wat u aan apparaten nodig heeft: één computer bij de balie. Wat u eerlijk kunt uitstellen: abonnementen en de prijskalender, verkoopkanalen, rapporten, migratieboekhouding (als gasten alleen lokaal zijn).

PMS, nachtberekeningen en iCal-import worden in beide contouren ondersteund. Geef de tijdzone van het hotel op en controleer de synchronisatie van de kalenders. Voor betalingen, live OTA-koppelingen en nieuwe schermen gelden aparte beschikbaarheidsvoorwaarden.

Checklist: appartementen en verkoop via kanalen#

Het doel van de eerste dag is dat datums niet dubbel worden verkocht.

1. Abonnementen. Een beheerder naast de catalogus met kamertypes: maaltijden (alleen kamer, ontbijt, halfpension, alles inbegrepen), afgeleide abonnementen („ontbijt = basis +15 %”), prijs op basis van het aantal gasten met leeftijdsgroepen voor kinderen en een extra bed, toeslagen per dag van de week, verkoopbeperkingen (minimum- en maximumaantal nachten, boekingsvenster, verbod op inchecken of uitchecken op bepaalde dagen), annuleringsbeleid (flexibel, niet-restitueerbaar, boete voor de eerste nacht, percentage of vast bedrag), verkoopkanalen (alle / alleen direct / alleen OTA) en een zakelijke toegangscode.
2. Prijzenkalender en stop-verkopen. Prijs en verkoopverbod voor specifieke datums, bulkbewerking „abonnement × periode”, voorbeeld van de eindprijs. ⚠️ De kalender is sterker dan de contractprijs die bij de receptie is ingevoerd — dat is met opzet zo; en bij een abonnement met een eigen prijs worden seizoenen helemaal niet toegepast (seizoenen zijn een terugvaloptie voor wie geen abonnementen gebruikt).
3. Seizoensgebondenheid — eenvoudig niveau. Als abonnementen nog niet nodig zijn: periodes met een aparte prijs voor een kamertype of voor alle kamers tegelijk.
4. Verkoop van een kamertype, niet van een specifiek object. Zulke reserveringen blijven niet-toegewezen en houden een quotum aan (hoeveel kamers van dit type op een datum zijn verkocht), terwijl de fysieke kamer wordt gekozen met de toewijzingsknop — handmatig of automatisch. Het blok niet-toegewezen reserveringen staat direct boven het schaakbord.
5. Boekingsmodule op de website. De gast kiest datums en een abonnement, ziet de berekening met controle van beperkingen (minimumaantal nachten, boekingsvenster, stop-verkoop; maximaal één reservering — 30 nachten) en ontvangt een bevestigingscode. De server antwoordt direct: ofwel bevestigt hij de reservering en wijst een vrije kamer toe, ofwel weigert hij eerlijk met een reden. Wachten op bevestiging door personeel is niet nodig, er wordt geen vooruitbetaling geïnd.
6. OTA-kalenders — de werkende weg van vandaag. iCal-import: in de instellingen van kamers wordt een exportlink uit Booking.com, Airbnb of een andere dienst geplakt — externe reserveringen gaan deze datums bij u blokkeren, bijwerking ongeveer elke 15 minuten, conflicterende overlappingen worden verzameld in een lijst „handmatig afhandelen”. iCal-export: elke kamer heeft een eigen feed, de link wordt aan de kant van het kanaal als kalender toegevoegd.
7. ⚠️ Tweezijdige kanaalmanager (prijzen en beschikbaarheid gaan naar de kanalen, reserveringen komen terug) is geschreven en werkt op de testomgeving van de provider: een live-koppeling vereist een partneraccount die wij nog niet hebben. Gebruik voor het echt blokkeren van datums de iCal-import en -export.
8. E-mails aan de gast. Eén keer per dag schrijft het hotel zelf aan wie morgen incheckt en aan wie gisteren is uitgecheckt; de taal is die van de reservering, anders die van de vestiging, anders Engels. Instellen is niet nodig, duplicaten komen niet voor. Als bij de vestiging een Telegram-bot is gekoppeld, ontvangt de gast ook herinneringen over het inchecken.
9. Handmatige reserveringen. Een reservering heeft een bron (balie, telefoon, direct van de gast, website, OTA), annulering met reden en de markering „niet verschenen”; bij een overlapping en te vroeg inchecken waarschuwt het paneel. Een reservering omzetten naar inchecken — met één actie op de incheckdatum.

Wat u aan apparaten nodig hebt: een computer; een telefoon — om de boeking met de ogen van de gast te controleren. Wat u eerlijk kunt uitstellen: de tweezijdige kanaalmanager (zie hierboven), zakelijke abonnementscodes, rapporten.

Checklist: hotel met restaurant en roomservice#

Het doel van de eerste dag is dat een bestelling uit de kamer vanzelf op de gastrekening terechtkomt.

1. QR op de kamer. In de kaart van de kamer staat de knop „QR aanmaken en koppelen”, in bulk — „QR aanmaken voor alle zonder code (N)” voor de hele vestiging. Printen per stuk of op A4-vellen — QR-codes van tafels en apparaatcodes.
2. Menu voor kamers. Categorieën, artikelen, foto's, talen — QR-menu. De gast scant de code in de kamer en bestelt net als aan een tafel.
3. Betaling „Op de kamerrekening”. In een bezette kamer is deze methode beschikbaar voor de gast: het bedrag wordt aan het folio toegevoegd en bij het uitchecken samen met het verblijf betaald; vóór de bevestiging ziet de gast de tekst met instemming, het exacte bedrag en het kamernummer. ⚠️ De regel is smal en bewust: alleen bestellingen via de kamer-QR komen op het folio — wat op de kassa is afgeslagen, in de kiosk of via een aggregator binnenkomt, gaat daar niet naartoe.
4. Een bestelling uit een niet-bezette kamer wordt geblokkeerd door de server met de reden „kamer is niet bezet”, en de gast ziet de waarschuwing al vóór het verzenden.
5. Serviceverzoeken van de gast. Handdoeken, schoonmaak, „niet storen”, wekken met keuze van het tijdstip, een technisch probleem, overig. In het hotel neemt deze knop de plaats in van de personeelsoproep en wordt hij alleen getoond als „personeelsoproep” is ingeschakeld in de instellingen van de vestiging; vanuit een vrije kamer kan geen verzoek worden aangemaakt. Aan de kant van het personeel — het blok „Verzoeken van gasten” in de kaart van de kamer: een teller, een lijst met type en wektijd, de acties „In behandeling” en „Gereed”, bijwerkingen in realtime.
6. „Mijn rekening” bij de gast. Een punt in het gastenmenu: boekingen, betalingen en het eindsaldo van zijn folio. Vóór het inchecken — een lege staat, na de afrekening — de markering „Betaald”.
7. Keuken en kassa van het restaurant. Het keukenscherm per station — KDS; kassa en kassadienst — Kassa (POS) en Kassadienst. Bij een hotel zijn deze secties vanaf het begin ingeschakeld.
8. Rapporten. Het tabblad rapporten op het bord van de kamers voor een periode: bezetting (Occupancy), gemiddelde prijs (ADR), omzet per kamer (RevPAR), omzet totaal en apart voor eten en drinken, het aantal bestellingen en een dagtabel met uitsplitsing per valuta.

Wat u aan apparaten nodig hebt: een computer bij de balie, een tablet of monitor voor het keukenscherm, een printer via de bridge — als u tickets print. Wat u eerlijk kunt uitstellen: kiosk, bezorging en afhaal, aggregators.

Wat u kunt uitstellen#

• Externe PMS-modus (knop „🔌 PMS”). Het omschakelcircuit is er, maar in de lijst met adapters staat voorlopig alleen de demonstratie-„Mock (demo)” — die is nodig om het pad zelf te testen. Live-connectors zijn in ontwikkeling; op een hotel in productie is overschakelen te vroeg.
• Tweezijdige channelmanager — wacht op een partneraccount van de provider, werkt op een testomgeving. Gebruik iCal.
• Migratieregistratie (Rusland). De knop „🛂” op het kamerbord: het record wordt automatisch aangemaakt bij inchecken, termijnen en statussen zijn zichtbaar, kennisgevingsformulieren worden geprint, CSV wordt geëxporteerd. Belangrijk om te begrijpen: dit is een journaal en gedrukte formulieren, geen elektronische indiening — de indiening blijft uw verantwoordelijkheid. Wordt ingeschakeld op basis van het land van de vestiging „Rusland”.
• Eten in het hotel — Rum-service en gastrekening. Abonnementen op lunches horen bij de horecatypes en worden niet automatisch bij een hotel ingeschakeld.
• Financiële rapporten — Financiën. Verkoop, inkoop, kassadiensten en vraaganalyse worden ondersteund in het internationale en het Russische circuit. Begin na de eerste transacties; een lege periode en een fout bij het laden van gegevens zijn verschillende situaties.
• Eigen website en domein — Websitebouwer (hotels hebben eigen sjablonen in de galerij), Eigen domein.
• Eigen telefonie en gesprekken — Telefonie.
• Voorraad en kostprijs van het restaurant — Voorraad, zodra het menu stabiel is.

Problemen oplossen#

Ik vind de sectie „PMS” of „Hotel” niet. Zo'n adres bestaat niet. Alles zit in de sectie „Kamers” (admin.cenaly.com/tables): het etageoverzicht opent direct, het werkbord via de knop „🛏️ Kamers”, de externe PMS via de knop „🔌 PMS”. Als de sectie „Zaaloverzicht” heet, is bij de vestiging het bedrijfstype „hotel” niet gekozen.

De nacht is niet in rekening gebracht. Controleer de tijdzone van het hotel, de verblijfsdata, het tarief en de gastrekening. Het nachtproces werkt na 03:00 volgens de tijd van het hotel in beide circuits. Een vertraging of fout bij het in rekening brengen moet apart worden onderzocht.

De gast kan niet vanaf de kamer bestellen. Waarschijnlijk is de kamer niet bezet: de server annuleert zulke bestellingen met de reden „kamer niet bezet”. Controleer of het inchecken open is en of de QR precies aan deze kamer is gekoppeld.

De bestelling is niet op de kamerrekening terechtgekomen. Alleen bestellingen via de kamer-QR gaan naar het folio. Wat op de kassa, in de kiosk is afgerekend of via een aggregator binnenkomt, komt niet op de kamerrekening — dat is een bewuste regel.

De kamerrekening sluit niet af op de kassa. Dat is de bedoeling: de kamerrekening wordt door de receptie gesloten bij het uitchecken, er is geen sluitknop voor op de kassa.

Data worden niet geblokkeerd in Booking.com of Airbnb. Controleer beide kalenderlinks en de laatste synchronisatie. iCal-import en -export worden ondersteund in beide circuits en dragen bezetting over, geen prijzen. Live-verbindingen van de channelmanager worden apart geactiveerd; het testcircuit verkoopt uw kamers niet op echte platforms.

De gast heeft twee dezelfde e-mails ontvangen. Controleer de reservering en de verzendgeschiedenis. Mislukte bezorgpogingen worden herhaald; bij een storing nadat de e-mail door de mailservice is geaccepteerd, is een herhaling mogelijk.

Veelgestelde vragen#

Moet ik hotelhardware kopen?#

Nee. De receptie werkt in de browser, de gast vanaf zijn eigen telefoon via QR. Een printer en fiscale kassa worden later toegevoegd via de bridge en alleen als u ze nodig hebt.

Kamers één voor één aanmaken?#

Nee. De knop „+ Kamers toevoegen” maakt een reeks tot 500 kamers in één keer aan met een prefix en voorberekening; bestaande kamers slaat hij over in plaats van ze te dupliceren.

Moet ik bij het inchecken verplicht een uitcheckdatum opgeven?#

Nee. Inchecken „direct” is open tot het uitchecken; een reservering heeft aankomst- en vertrekdata, en vroegtijdig vertrek verkort de reservering automatisch tot de feitelijke situatie.

Wordt bij het uitchecken een fiscale bon geprint?#

Nee. Uitchecken sluit het folio met een afrekening en zet de kamer op schoonmaak; fiscalisering is niet in dit pad ingebouwd — een bon wordt indien nodig op de kassa geprint.

Kan ik een „kamertype” verkopen zonder een specifieke kamer te kiezen?#

Ja. Zo'n reservering blijft niet-toegewezen en houdt het quotum per type op de datum aan, en de kamer wordt bij het inchecken gekozen — handmatig of automatisch.

Wat van het hotelcircuit werkt niet op het Russische merk?#

PMS, reserveringen, gastkaarten, nachtelijke berekeningen, iCal-uitwisseling en financiële rapporten worden ondersteund in beide circuits. De beschikbaarheid van de betaalprovider en het externe kanaal wordt apart gecontroleerd.

Gerelateerde secties#

• Eerste dag: kies uw bedrijfstype — algemeen kader en andere formaten
• Hotel: kamers, PMS en gastenservice — volledige handleiding per branche
• Zaaloverzicht — editor voor etages en kamers, QR-koppeling
• Tafelreserveringen — hetzelfde reserveringsmechanisme voor tafels
• QR-menu — menu voor bestellen op de kamer
• Kassa (POS) — kamerrekening op de kassa en nabestelling
• Medewerkers en diensten — receptie, kamermeisjes, schoonmaaktaken