Hóa đơn doanh nghiệp — nhân viên thanh toán từ số dư của tổ chức

Mục “Hóa đơn doanh nghiệp” — quản lý tài khoản của các tổ chức có nhân viên thường xuyên ăn tại chỗ bạn (căng tin văn phòng, suất ăn doanh nghiệp, thỏa thuận với công ty bên cạnh). Nhân viên thanh toán bằng mã tài khoản của mình thay vì tiền mặt hoặc thẻ, và chi phí tự động được ghi vào tài khoản của tổ chức. Mở: Bảng quản trị → Hóa đơn doanh nghiệp (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Mục này hoạt động riêng cho từng chi nhánh. Mặc định nó bị tắt — hãy bật trong Cửa hàng ứng dụng (tiện ích “Hóa đơn doanh nghiệp”), và nó sẽ xuất hiện trong menu bên.

Tổ chức và tài khoản nhân viên#

Mô hình gồm hai cấp:

Tổ chức (nhà tuyển dụng) — tên công ty, người liên hệ, số điện thoại, e-mail, ghi chú, đơn vị tiền tệ thanh toán và (tùy chọn) hạn mức hàng ngày mặc định cho tất cả nhân viên của tổ chức.
Tài khoản nhân viên — gắn với tổ chức: tên nhân viên, số điện thoại, mã tài khoản duy nhất, số dư hiện tại và, khi cần, hạn mức hàng ngày riêng ghi đè hạn mức của tổ chức.

Dữ liệu tổ chức có thể sửa bất cứ lúc nào: nút ✎ bên cạnh tên tổ chức mở cùng biểu mẫu như khi thêm mới. Tài khoản nhân viên và số dư của họ không thay đổi, còn hạn mức hàng ngày mới của tổ chức có hiệu lực ngay với những người chưa có hạn mức riêng.

Mã tài khoản có thể đặt thủ công hoặc tạo tự động (định dạng như CA-XXXX-XXXX) — sau khi tạo, mã chỉ hiển thị một lần kèm nút sao chép, sau đó trong giao diện chỉ thấy ở dạng che (4 ký tự cuối).

Nạp số dư#

Số dư được nạp thủ công — bởi chủ cơ sở hoặc kế toán:

Nạp một lần — số tiền cho một tài khoản;
Nạp hàng loạt — danh sách trong ô văn bản, mỗi dòng một nhân viên: tên, mã (tùy chọn), số tiền, số điện thoại (tùy chọn). Nhân viên đã có được tìm theo tên, với người mới — tạo tài khoản; kết quả hiển thị theo từng dòng.

Hạn mức hàng ngày#

Hạn mức chi tiêu chỉ là hàng ngày, và về ý nghĩa đây là trợ cấp hàng ngày của nhà tuyển dụng: số tiền công ty sẵn sàng trả cho nhân viên mỗi ngày. Tổ chức có giá trị mặc định, với từng nhân viên có thể đặt giá trị riêng ghi đè giá trị đó.

Trợ cấp được đặt lại về 0 mỗi ngày. Số tiền có thể trừ là giá trị nhỏ hơn trong hai: số dư còn lại và trợ cấp còn lại hôm nay. Nếu trợ cấp không được đặt, giới hạn chỉ còn là số dư.

Hoàn tiền theo đơn hàng giải phóng trợ cấp trở lại: số đã chi trong ngày giảm đi bằng số tiền hoàn.

Thanh toán tại thu ngân#

Trong Thu ngân (POS) có nút riêng “Thanh toán bằng hóa đơn doanh nghiệp”:

thu ngân nhập mã tài khoản của nhân viên;
hệ thống hiển thị số dư và trợ cấp hàng ngày còn lại, trừ số tiền của đơn hàng (hoặc một phần — phần còn lại có thể trả bằng cách khác, thanh toán được kết hợp);
nếu đơn hàng đã thanh toán sau đó bị hủy, khoản trừ từ hóa đơn doanh nghiệp được hoàn tác tự động — tiền trở lại tài khoản, và trợ cấp hàng ngày được giải phóng. Hoàn tác có tính bất biến: xử lý hủy lần nữa sẽ không hoàn tiền hai lần.

Khách tự thanh toán#

Với một chi nhánh, có thể bật công tắc “Khách tự phục vụ” — khi đó nhân viên của tổ chức có thể tự thanh toán đơn hàng của mình ngay trên menu khách, không cần thu ngân: ở bước thanh toán xuất hiện phương thức “Hóa đơn doanh nghiệp”, nơi họ nhập số điện thoại và mã tài khoản.

Kiểm tra giống như tại thu ngân: số dư, trợ cấp hàng ngày còn lại, tính bất biến của khoản trừ.

Báo cáo chi tiêu#

Báo cáo theo khoảng ngày hiển thị với từng nhân viên số tiền đã chi và số giao dịch — kèm xuất CSV cho kế toán hoặc để xuất hóa đơn cho tổ chức theo kỳ.

Cần gì để bắt đầu#

Mục “Hóa đơn doanh nghiệp” đã bật — mặc định bị tắt và được bật bằng công tắc trong cửa hàng ứng dụng.
Tổ chức nhà tuyển dụng và tài khoản của nhân viên trong tổ chức.
Số dư đã nạp — chủ cơ sở hoặc kế toán nạp thủ công.
Hạn mức trợ cấp hàng ngày — số tiền nhân viên có thể chi trong ngày do nhà tuyển dụng trả.
Thu ngân — thanh toán bằng hóa đơn doanh nghiệp được nhận như một phương thức thanh toán riêng (POS).

Giới hạn#

Chỉ nạp thủ công. Chưa có cổng thanh toán riêng cho nhà tuyển dụng trong phiên bản đầu — bạn nạp tài khoản khi nhận được thanh toán từ tổ chức.
Đơn hàng đã thanh toán bằng hóa đơn doanh nghiệp không thể gộp với hóa đơn khác — thu ngân sẽ từ chối thẳng.
Trợ cấp giới hạn theo ngày. Hạn mức tuần và tháng không được đặt theo trục riêng.
Báo cáo chi tiêu nằm trong mục này — bạn xuất cho nhà tuyển dụng.

Xử lý sự cố#

Không thấy mục trong bảng quản trị. Mục bị tắt mặc định — hãy bật bằng công tắc.

Không tìm thấy nhân viên tại thu ngân. Kiểm tra xem tài khoản của họ đã được tạo trong đúng tổ chức chưa và có bị khóa không.

Thanh toán bị từ chối. Nhiều khả năng đã hết hạn mức trợ cấp hàng ngày hoặc tài khoản của tổ chức không còn tiền.

Không gộp được với hóa đơn khác. Đây là lệnh cấm theo thiết kế: đơn hàng đã áp dụng thanh toán doanh nghiệp không gộp với hóa đơn của khách khác.

Nhà tuyển dụng không thấy chi tiêu. Báo cáo chi tiêu được tạo trong mục này và do bạn chuyển cho tổ chức — nhà tuyển dụng hiện chưa có khu vực riêng.

Mục liên quan#

Thu ngân (POS) — thanh toán đơn hàng bằng hóa đơn doanh nghiệp
Tài chính — bức tranh tài chính tổng thể của cơ sở
Khách quen — nhận diện khách qua số điện thoại

Câu hỏi thường gặp#

Có thể đặt hạn mức theo tháng thay vì theo ngày không?#

Hiện tại hạn mức chỉ có theo ngày — ở cấp tổ chức theo mặc định và, khi cần, riêng cho từng nhân viên.

Ai nạp số dư — bản thân tổ chức hay cơ sở?#

Việc nạp do chủ cơ sở hoặc kế toán thực hiện thủ công (một lần hoặc theo danh sách hàng loạt) — hiện chưa có khu vực tài khoản riêng để tổ chức tự nạp.

Nếu nhân viên quên mã hóa đơn khách thì sao?#

Mã hiển thị trong giao diện của cơ sở ở dạng che — có thể hỏi đầy đủ mã từ chủ cơ sở/kế toán, người đã tạo hóa đơn khách.

Có thể chỉ thanh toán một phần đơn hàng bằng hóa đơn khách doanh nghiệp không?#

Có, tại thu ngân hỗ trợ thanh toán kết hợp — một phần số tiền được trừ từ hóa đơn khách doanh nghiệp (trong phạm vi số dư của hạn mức theo ngày), phần còn lại được thanh toán bằng bất kỳ cách nào khác.