Biên lai, hoàn tiền và đổi hàng

Sổ biên lai — lịch sử toàn bộ giao dịch bán hàng theo từng chi nhánh. Mỗi biên lai là một bản ghi thanh toán bất biến: đã mua gì, số tiền bao nhiêu, bằng phương thức nào, do thu ngân nào và trong ca nào. Từ biên lai, có thể lập hoàn tiền hoặc đổi hàng ngay trong giao diện thu ngân.

Mở: Bảng quản trị → Thu ngân (POS) → “Biên lai” (biểu tượng 🧾 trong menu thu ngân). Không có mục “Biên lai” riêng trong thanh bên — sổ này nằm trong thu ngân.

Sổ biên lai#

Mỗi chi nhánh có cách đánh số biên lai riêng — số chạy theo thứ tự và không trùng lặp. Trong sổ hiển thị:

• ngày và giờ bán;
• số biên lai và số đơn hàng liên quan;
• mặt hàng, số lượng và số tiền;
• phương thức thanh toán — tiền mặt, thẻ, trực tuyến, thẻ quà tặng, “ghi nợ”, hóa đơn doanh nghiệp, hoặc nhiều phương thức cùng lúc (một phần tiền mặt, một phần thẻ) — số tiền phải trả và tiền thối;
• thu ngân và ca;
• loại: Bán hàng, Hoàn tiền hoặc Tạm ứng — biên lai trả trước cho đơn hàng chưa đóng; nút tạm ứng chỉ xuất hiện ở nơi thu ngân được kết nối với thiết bị tài chính hỗ trợ loại biên lai này (Nga, 54-FZ).

Biên lai được in dưới dạng biên lai thuế — có thông tin người bán và bảng phân bổ thuế theo thuế suất — nếu mã số thuế đã được khai báo trong thông tin chi nhánh. Bản thân quốc gia không ảnh hưởng gì: những chi nhánh nơi biên lai do máy tính tiền tài chính in (Gruzia, Nga) đơn giản không điền các trường này, và biên lai được in như trước. Loại mã số (VAT, GST, ABN, TRN, INN, TIN) chỉ thay đổi nhãn của trường khi in. Hoàn tiền kế thừa thông tin và phần thuế tương ứng của biên lai gốc — theo bản ghi tại thời điểm bán, không phải theo cài đặt hiện tại.

Có thể in lại biên lai bất cứ lúc nào — nút “In” bên cạnh mỗi biên lai trong lịch sử.

In và in lại#

Biên lai bán hàng và hoàn tiền được in trên máy in nhiệt qua Cenaly Hardware Bridge, với phương án dự phòng là in bằng trình duyệt. Nếu máy in ngoại tuyến, lệnh in vào hàng đợi của bridge — đây là một kết quả riêng, và nó có nghĩa là khách vẫn chưa nhận được biên lai trên tay. Chi tiết — In ở bếp và trong phòng.

Chi nhánh có thiết bị tài chính và chi nhánh không có là hai câu chuyện khác nhau. Nếu tại chi nhánh chỉ có máy tính tiền tài chính, bridge không in biên lai của chúng ta qua thiết bị đó và phương án dự phòng bằng trình duyệt không chạy: thu ngân thông báo rằng biên lai do máy tính tiền tài chính tự in — và điều đó đúng, khách đã nhận được chứng từ. Còn nếu tại chi nhánh hoàn toàn không có máy tính tiền tài chính, thu ngân hiển thị nhãn “Chế độ phi tài chính” kèm giải thích “thứ mà thu ngân in không phải biên lai tài chính”, và trên chính các biên lai in dòng “Không phải chứng từ tài chính”.

Hoàn tiền theo biên lai cũng là một thao tác thuộc nhật ký này.

Hoàn tiền theo biên lai#

Hoàn tiền được lập từ lịch sử biên lai. Chỉ khả dụng khi ca tiền mặt đang mở.

Hoàn tiền toàn phần#

Nhấn “Hoàn tiền” trên biên lai cần hoàn và chọn “Toàn bộ biên lai”. Hệ thống hoàn lại toàn bộ số tiền, bao gồm phí dịch vụ và tiền tip.

Hoàn tiền một phần#

Chọn các mặt hàng cụ thể và nhập số lượng cần hoàn. Không thể hoàn nhiều hơn số đã bán: hệ thống kiểm tra số còn lại có tính đến các lần hoàn tiền trước đó theo cùng biên lai.

Hoàn tiền một phần chỉ hoàn giá trị của các mặt hàng: phí dịch vụ và tiền tip chỉ được hoàn toàn bộ khi hoàn tiền toàn phần biên lai. Thuế (ở nơi biên lai có thuế) được tính lại tương ứng với số tiền đã hoàn.

Phương thức hoàn tiền#

Khi lập hoàn tiền, hãy chỉ định:

• Phương thức hoàn tiền — tiền mặt hoặc thẻ;
• Lý do — văn bản tự do (danh sách lý do có thể được đặt trước: “Cài đặt” → “Đơn hàng” → “Lý do hoàn tiền”).

Nếu hoàn tiền bằng tiền mặt, số tiền tự động được ghi nhận là khoản chi từ ca tiền mặt hiện tại — giao dịch hiển thị ngay trong báo cáo thu ngân.

Hoàn tiền vào thẻ được thực hiện ngay trên máy POS của ngân hàng, nếu giao dịch bán gốc có mã định danh giao dịch của máy POS và máy POS được kết nối với bridge: thu ngân gửi lệnh hoàn tiền tới máy POS, nhân viên vận hành xác nhận trên thiết bị. Nếu không có các điều kiện này, hoàn tiền chỉ còn là một bản ghi trong sổ, và nhân viên vận hành hoàn tiền thủ công.

Ở nơi thu ngân hỗ trợ, hoàn tiền còn được xuất biên lai tài chính “hoàn tiền thu”.

Sau khi lưu, một biên lai mới loại “Hoàn tiền” với số tiền âm được tạo, gắn với biên lai bán hàng gốc.

Hoàn hàng về kho#

Các mặt hàng đã hoàn luôn được trả về kho: hệ thống tự khôi phục tồn kho cho từng dòng hoàn tiền bằng một chứng từ riêng — điều này hiển thị trong mục Kho như một lần hoàn từ khách. Không có ô chọn riêng “trả về kho”, và không thể tắt việc khôi phục tồn kho.

Nếu hàng hoàn về không còn dùng được và sẽ không đưa vào bán, hãy xuất hủy bằng một chứng từ kho riêng.

Đổi hàng#

Đổi hàng là quy trình hai bước:

1. Hoàn tiền — lập hoàn tiền theo biên lai gốc (toàn phần hoặc một phần).
2. Đơn hàng mới — thu ngân mở một phiếu trống, đã được đánh dấu là “Đổi hàng”. Nhập các mặt hàng mới và thanh toán như bình thường.

Như vậy mỗi bước có biên lai riêng, và lịch sử vẫn minh bạch.

Hoàn tiền trong báo cáo tài chính#

Mọi khoản hoàn tiền được hạch toán trong mục Tài chính:

• Chỉ số “Hoàn tiền” — tổng số tiền hoàn trong kỳ;
• hoàn tiền được trừ khỏi doanh thu — các con số cuối cùng phản ánh doanh thu thuần;
• động thái hoàn tiền được so sánh với kỳ trước.

Điều này cho phép theo dõi nguyên nhân và tần suất hoàn tiền, từ đó đưa ra quyết định về chất lượng.

Những gì cần để bắt đầu#

• Biên lai đã xuất tại Thu ngân — sổ đăng ký gồm các ảnh chụp thanh toán bất biến, không thể nhập bản ghi thủ công vào đó.
• Vai trò và PIN — hoàn tiền và in lại vượt ngưỡng đều do quản lý xác nhận và được ghi vào nhật ký rủi ro.
• Kho đã bật — nếu hoàn tiền phải trả lại tồn kho (Kho).
• Bridge và Máy in — để in biên lai hoàn tiền và in lại.

Giới hạn#

• ⚠️ Sổ đăng ký hoạt động trên hạ tầng AWS. Trên thương hiệu Nga (cenaly.ru), các tính năng trên cơ sở dữ liệu phân tích không khả dụng và lịch sử biên lai không được xây dựng ở đó.
• Không có mục riêng trong thanh bên — sổ đăng ký nằm trong Thu ngân.
• Hoàn tiền phần cụ thể của khách khi tách hóa đơn chưa được triển khai: nếu khách tách hóa đơn, hoàn tiền được thực hiện toàn bộ từ Thu ngân.
• Một thẻ quà tặng chỉ áp dụng một lần cho Đơn hàng; chưa có thẻ vật lý có mã vạch — chỉ có mã chứng nhận.
• Ngoại tuyến chỉ có ảnh chụp sổ đăng ký gần nhất, còn bản ghi hoàn tiền sẽ vào hàng đợi và được gửi đi khi kết nối được khôi phục.

Xử lý sự cố#

Không có biên lai trong sổ đăng ký. Kiểm tra Chi nhánh — sổ đăng ký được ghi riêng cho từng Chi nhánh. Trên thương hiệu Nga hoàn toàn không có sổ đăng ký.

Hoàn tiền không thực hiện được. Cần PIN quản lý; đồng thời kiểm tra rằng biên lai thuộc Chi nhánh này và chưa được hoàn tiền toàn bộ.

Hoàn tiền không trả lại tồn kho. Hoàn tiền về kho là một bước riêng của quy trình: chỉ thực hiện khi kho đã bật và Mặt hàng có thẻ kỹ thuật hoặc thẻ sản phẩm.

In lại yêu cầu xác nhận. Đây là thiết kế có chủ đích: vượt ngưỡng thì bản in lại do quản lý xác nhận và được ghi vào nhật ký.

Hoàn tiền tài chính không xuất được tại Thu ngân. Kiểm tra Bridge và máy tính tiền tài chính: nếu model không hỗ trợ loại chứng từ cần thiết, hoàn tiền trong sổ đăng ký vẫn được ghi nhận, còn biên lai tài chính thì không.

Các mục liên quan#

• Thu ngân (POS) — nhận Đơn hàng và thực hiện thanh toán
• Ca tiền mặt — mở/đóng ca, chi trả tiền mặt
• Tài chính — doanh thu, KPI và so sánh các kỳ
• Kho — theo dõi tồn kho và chứng từ luân chuyển hàng hóa
• Đơn hàng — trạng thái và lịch sử Đơn hàng
• In ở bếp và trong sảnh — in biên lai qua Bridge, hàng đợi và in lại
• Kiểm soát thất thoát — bản in lại và hoàn tiền trong nhật ký thao tác nguy hiểm

Câu hỏi thường gặp#

Có thể thực hiện hoàn tiền mà không mở ca không?#

Không. Để tạo hoàn tiền cần có Ca tiền mặt đang mở — đặc biệt nếu hoàn tiền bằng tiền mặt (số tiền được hạch toán như khoản chi từ Thu ngân). Hãy mở ca trong mục Thu ngân (POS) và thực hiện lại thao tác.

Điều gì xảy ra nếu một biên lai được hoàn tiền nhiều lần?#

Hệ thống theo dõi tất cả các lần hoàn tiền trước đó theo từng Mặt hàng. Khi hoàn tiền một phần, chỉ có thể hoàn số lượng chưa được hoàn trước đó. Không thể hoàn nhiều hơn số đã bán.

Hoàn tiền có làm giảm tồn kho không?#

Ngược lại — hoàn tiền khôi phục tồn kho, và luôn làm vậy, không có tùy chọn riêng. Giao dịch bán ban đầu đã làm giảm tồn kho; hoàn tiền khôi phục lại một phần hoặc toàn bộ.

Biên lai có xuất hiện ngay sau khi thanh toán không?#

Có. Biên lai được tạo tự động khi thực hiện thanh toán qua Thu ngân và có ngay trong lịch sử biên lai. Tại đó cũng có thể in biên lai.

Nhân viên có thấy các khoản hoàn tiền không?#

Sổ đăng ký “Biên lai” và nút “Hoàn tiền” được mọi nhân viên có chức danh sở hữu mục “Thu ngân” nhìn thấy, khi ca đang mở; quyền hoàn tiền và quyền hoàn tiền không có biên lai căn cứ được cấu hình riêng trong quyền hạn POS của vai trò (xem Thu ngân (POS)). Các bảng điều khiển tài chính với KPI “Hoàn tiền” dành cho chủ sở hữu, quản lý và các chức danh có mục “Tài chính”.