Khách sạn: phòng, PMS và dịch vụ khách

Cenaly kết hợp PMS riêng và dịch vụ khách: quỹ phòng, đặt chỗ, gói giá, nhận phòng, folio khách, dọn phòng và ăn uống. Loại hình kinh doanh “Khách sạn” thiết lập thuật ngữ khách sạn và các mục khởi đầu; tính khả dụng của tích hợp và các mô-đun mới được kiểm tra riêng.

Mở: Bảng quản trị → Phòng (cùng mục với “Sơ đồ bàn” của nhà hàng — admin.cenaly.com/tables, được đổi tên cho khách sạn). Mục này mở trong trình chỉnh sửa sơ đồ; bảng làm việc phòng được bật bằng nút “🛏️ Phòng” trên thanh tiêu đề — cũng dùng nút đó để chuyển lại về sơ đồ. Bên cạnh là các nút “Loại phòng”, “Gói giá”, “🔌 PMS” và — với các chi nhánh tại Nga, nếu tiện ích “Đăng ký tạm trú” chưa bị tắt — “🛂 Đăng ký tạm trú”.

Tầng và phòng#

Trình chỉnh sửa sơ đồ hoạt động như thường lệ (Sơ đồ bàn), chỉ khác là hội trường được gọi là tầng, và thay vì bàn là các phần tử “Phòng” và “Giường” (dành cho hostel và phòng ngủ chung). Mỗi phòng có nhãn (đánh số từ 101), và giống như bàn, có thể gắn mã QR bằng camera. Giường đặt trong phòng chỉ di chuyển được trong phòng đó: tường phòng giữ giường giống như tường hội trường, và trình chỉnh sửa không cho đặt giường xuyên tường hoặc nửa nằm ngoài hành lang — giường sẽ sáng đỏ và quay về vị trí cũ. Điều này không ảnh hưởng đến giường trong phòng ngủ chung không có phòng được vẽ.

Không nhất thiết phải tạo từng phòng một — nút “+ Thêm phòng” mở biểu mẫu tạo hàng loạt: dải số (ví dụ 201–230, tối đa 500 phòng mỗi lần), tiền tố tùy chọn, xem trước trực tiếp “sẽ tạo N · tầng M”, dòng các phòng đã tồn tại và sẽ bị bỏ qua. Bước này cũng có sẵn ngay trong trình hướng dẫn khởi tạo khi chọn loại hình “khách sạn”.

QR cho phòng được gắn bằng nút “Tạo QR và gắn” trong thẻ phòng, còn hàng loạt thì bằng nút “Tạo QR cho tất cả chưa có mã (N)”, nút này chạy qua tất cả phòng của chi nhánh cùng lúc. Có thể in từng cái (SVG từ thẻ) hoặc in tất cả một lượt — theo khổ A4.

Loại phòng và gói giá#

Nút “Loại phòng” mở danh mục: tên (Standard/Deluxe/…), giá cơ bản mỗi đêm và sức chứa. Loại phòng được gán cho phòng hoặc giường trong bảng thuộc tính trên sơ đồ — giá từ đó tự động điền vào biểu mẫu nhận phòng (có thể ghi đè thủ công cho từng lượt lưu trú cụ thể).

Mức giá đơn giản nhất là tính mùa: với một loại phòng hoặc tất cả phòng cùng lúc, thiết lập các khoảng thời gian với giá riêng.

Ai kinh doanh nghiêm túc thì dùng gói giá — trình quản lý riêng bên cạnh danh mục loại phòng. Trong gói giá có thể cấu hình bữa ăn (chỉ phòng, bữa sáng, bán trú, trọn gói), giá phái sinh (ví dụ “bữa sáng = cơ bản +15 %”), giá theo số khách với nhóm tuổi trẻ em và giường phụ, phụ thu theo ngày trong tuần, giới hạn bán (số đêm tối thiểu và tối đa, cửa sổ đặt chỗ, cấm nhận phòng/trả phòng vào những ngày nhất định), chính sách hủy (linh hoạt, không hoàn tiền, phạt đêm đầu, phần trăm hoặc số tiền cố định), kênh bán (tất cả / chỉ trực tiếp / chỉ OTA) và mã truy cập doanh nghiệp. Ở đó cũng có lịch giá và giới hạn: giá và ngừng bán cho ngày cụ thể, sửa hàng loạt “gói giá × khoảng thời gian” và xem trước giá cuối cùng.

Giá mỗi đêm được tổng hợp theo thứ tự ưu tiên: lịch giá → giá phái sinh → giá riêng của gói giá → mùa của loại phòng → mùa “cho tất cả” → giá đã chốt khi nhận phòng → giá cơ bản của loại phòng. Cần hiểu hai điều: lịch giá mạnh hơn giá thỏa thuận nhập ở lễ tân (khách sạn dùng lịch giá mong đợi đúng như vậy), và gói giá có giá riêng thì không áp dụng mùa nào cả — mùa hoạt động như phương án dự phòng cho những ai không dùng gói giá.

Trong cài đặt chi nhánh có thể bật thuế du lịch — phần trăm của giá với số tiền tối thiểu mỗi đêm, hoặc số tiền cố định mỗi đêm; thuế được tính vào folio thành dòng riêng.

Nhận phòng và trả phòng#

Bảng phòng là màn hình làm việc của lễ tân và bộ phận dọn phòng: thẻ cho mỗi phòng với trạng thái, số dư folio, số đêm, yêu cầu của khách và nút “Đặt thêm”, nút này dẫn đến thu ngân với phòng đã được chọn sẵn. Trạng thái phòng đi theo chuỗi:

Các lượt nhận phòng trong tương lai không hiển thị theo trạng thái phòng — chúng tồn tại dưới dạng đặt chỗ và hiển thị trên bảng lịch: nhờ vậy phòng đã đặt cho tuần sau hôm nay vẫn có thể bán được.

Nhận phòng mở biểu mẫu: gói giá và giá mỗi đêm (điền sẵn từ loại phòng) và thẻ khách — số điện thoại, e-mail, giấy tờ, quốc tịch, ngày sinh, ghi chú. Ngày trả phòng không bắt buộc ở bước này: nhận phòng tức thời mở “đến khi trả phòng”, còn ngày nhận–trả phòng thì thuộc về đặt chỗ. Nếu khách đã từng lưu trú trước đây (trùng số điện thoại hoặc e-mail), hệ thống hiển thị nhãn “khách quen” và tăng bộ đếm số lần ghé; trong thẻ khách tích lũy thẻ tag, dị ứng, sở thích, ghi chú và số lần không đến, và có tìm kiếm trên toàn bộ cơ sở dữ liệu khách.

Khi nhận phòng, folio của phòng được mở, và từ lúc đó các đơn hàng qua QR trong phòng trở nên khả thi.

Trả phòng đóng folio bằng một lần thanh toán và chuyển phòng sang “Cần dọn phòng”; trên bảng công việc ca làm việc xuất hiện nhiệm vụ “Dọn phòng N sau khi trả phòng”. Lưu ý: hóa đơn phòng chỉ được đóng bởi lễ tân khi trả phòng — không thể đóng từ thu ngân, nút đóng không hiển thị với hóa đơn phòng.

Ngoài bảng theo ngày còn có bảng lịch (lịch 21 ngày) — nút chuyển chế độ xem trên cùng trang: các dải đặt chỗ và lượt lưu trú hiện tại theo phòng, thấy trước phòng nào trống và khi nào khách tiếp theo nhận phòng.

Folio và các khoản tính phí#

Folio — tài khoản theo dõi của phòng, được mở khi nhận phòng và tồn tại đến khi trả phòng:

• mỗi đêm phí lưu trú được tự động tính — máy chủ kiểm tra khách sạn mỗi giờ một lần và tính đêm vào lần chạy đầu tiên sau 03:00 theo giờ của chi nhánh, nhờ đó lưu trú nhiều ngày tự tích lũy, không cần thao tác thủ công (ngày nhận phòng không bị tính hai lần);
• thuế du lịch được tính nếu đã bật;
• các đơn hàng khách đặt từ phòng (room service) tự động vào folio — việc gắn kết diễn ra trên máy chủ ngay khi đặt hàng, nhân viên không cần gắn thủ công. Quy tắc này hẹp và có chủ đích: chỉ các đơn hàng đặt đúng từ QR trong phòng mới vào folio; đơn đã xuất ở thu ngân, ở ki-ốt hoặc đến từ kênh tổng hợp sẽ không vào đó;
• tại thu ngân theo tài khoản phòng có các thao tác thủ công: tính phí, phí dịch vụ, giảm giá, đặt cọc và chuyển mặt hàng giữa các tài khoản;
• số dư hiển thị trên thẻ phòng trong bảng điều khiển và trên thu ngân — trong danh sách tài khoản đang mở (trong giao diện thu ngân gọi là “tài khoản”, thuật ngữ “folio” không được dùng ở đó).

Khi trả phòng, folio được đóng bằng một tín hiệu thanh toán duy nhất với toàn bộ các khoản tính phí và thanh toán.

Nếu khách sạn đã có PMS bên ngoài, có thể không cần ghi folio trên hệ thống của chúng tôi: nút “🔌 PMS” chuyển luồng sang chế độ hệ thống bên ngoài — với nhật ký tính phí và các trạng thái “đã hạch toán / đảo bút toán”. Khi đó “Ghi vào tài khoản phòng” sẽ chuyển sang hệ thống của bạn, không vào folio của chúng tôi.

Lưu ý về bộ chuyển đổi: hiện trong danh sách chỉ có bộ chuyển đổi minh họa “Mock (demo)” — nó cần thiết để kiểm tra chính luồng này, các trường kết nối không được dùng khi dùng nó. Các trình kết nối thực tế với PMS bên ngoài đang được phát triển; việc chuyển sang chế độ hệ thống bên ngoài trên khách sạn đang vận hành thật hiện vẫn còn quá sớm.

Room service — khách đặt hàng qua QR#

Khách quét QR trong phòng và đặt món từ thực đơn giống như ngồi tại bàn trong nhà hàng. Hai quy tắc phía máy chủ bảo vệ khỏi các đơn hàng “vô chủ”:

• đơn hàng từ phòng chưa nhận phòng bị chặn — nếu theo QR của phòng chưa có lượt nhận phòng nào đang mở, đơn hàng tự động bị hủy với lý do “phòng chưa nhận phòng”, và khách thấy cảnh báo ngay trong bước thanh toán trước khi gửi đơn;
• khi đặt hàng trong phòng đang có khách, có phương thức thanh toán “Ghi vào tài khoản phòng” — số tiền được cộng vào folio và thanh toán khi trả phòng cùng toàn bộ phí lưu trú; khách thấy nội dung đồng ý kèm số tiền chính xác và số phòng trước khi xác nhận.

Yêu cầu của khách và bảng điều khiển dọn phòng#

Ngoài việc đặt món, khách còn có nút gửi yêu cầu dịch vụ: khăn tắm, dọn phòng, không làm phiền, đánh thức (có chọn thời gian), sự cố kỹ thuật, khác. Trong khách sạn, nút này thay cho nút gọi nhân viên — và giống như nút đó, chỉ hiển thị khi “gọi nhân viên” được bật trong cài đặt chi nhánh. Yêu cầu tuân theo điều kiện nhận phòng: không thể gửi từ phòng trống.

Về phía nhân viên — khối “Yêu cầu của khách” ngay trong thẻ phòng trên bảng điều khiển: bộ đếm các yêu cầu đang hoạt động, danh sách kèm loại, ghi chú và thời gian đánh thức, các thao tác “Nhận xử lý” và “Xong”. Cập nhật đến theo thời gian thực.

“Tài khoản của tôi” ở phía khách#

Trong menu của khách (mục cài đặt cạnh đặt chỗ và gọi nhân viên) có “Tài khoản của tôi” — khách thấy danh sách các khoản tính phí (theo thời gian giảm dần) và các khoản thanh toán trên folio của mình cùng số dư tổng, không phụ thuộc vào nhân viên của cơ sở. Trước khi nhận phòng hiển thị trạng thái trống (“tài khoản sẽ xuất hiện sau khi nhận phòng”), sau khi thanh toán — đánh dấu “Đã thanh toán”.

Đặt chỗ, kênh bán và báo cáo#

Ngoài nhận phòng tức thì, khách sạn còn có đặt chỗ đầy đủ với ngày nhận/trả phòng — chúng hiển thị trên sơ đồ phòng dạng dải riêng và được chuyển thành nhận phòng bằng một thao tác vào ngày nhận phòng. Đặt chỗ có nguồn (walk-in/trang quản trị, điện thoại, trực tiếp từ khách, website, OTA), hủy có lý do và đánh dấu “không đến”; khi trùng lặp và nhận phòng quá sớm, bảng điều khiển sẽ cảnh báo.

Có thể tạo đặt chỗ từ hai nơi, và biểu mẫu giống nhau: nhấp vào ô trống trên sơ đồ phòng và — ngay trên sơ đồ tầng — thuộc tính của phòng đã chọn, khối “Đặt chỗ của phòng” (các lần nhận phòng gần nhất theo ngày và số đêm cùng nút “📅 Đặt phòng”); nhấp chuột phải vào phòng cũng gợi ý điều này. Đặt chỗ phòng luôn là một cặp ngày, tối thiểu một đêm: không có đặt chỗ theo giờ như bàn nhà hàng — phòng không xuất hiện trong danh sách bàn ở biểu mẫu đặt chỗ trên “Sơ đồ phòng” cũng như trong bảng điều khiển phòng tại quầy thu ngân. Còn “Nhận phòng” ở mọi nơi có nó — là nhận phòng thực sự (folio, trạng thái phòng, đăng ký khách): trên bảng phòng, tại đặt chỗ trong danh sách đặt chỗ, và trong bảng điều khiển phòng tại quầy thu ngân, nút đều mở cùng một cửa sổ nhận phòng. Nếu khách sạn có nhà hàng, bàn của nhà hàng vẫn được đặt theo giờ — Đặt bàn.

Nhận phòng sớm và trả phòng muộn. Giờ nhận phòng và trả phòng thông thường cùng nhận phòng sớm và trả phòng muộn có phí được đặt trong “Loại phòng” → “Nhận và trả phòng”: “Nhận phòng từ” và “Trả phòng trước” (mặc định 14:00 và 12:00 — khách thấy giờ này trên trang đặt chỗ và trong email xác nhận), công tắc “Bán nhận phòng sớm” và “Bán trả phòng muộn”, giá — số tiền cố định hoặc phần trăm giá một đêm (đêm đầu — cho nhận phòng sớm, đêm cuối — cho trả phòng muộn; gói giá có thể đặt giá riêng) và giới hạn “Không sớm hơn” / “Không muộn hơn”. Các dịch vụ đã bật được chính biểu mẫu đặt chỗ phòng gợi ý — cả trên sơ đồ phòng lẫn qua nút “📅 Đặt phòng” trên sơ đồ: đánh dấu dịch vụ và chọn giờ — sau khi tạo đặt chỗ, dịch vụ sẽ được ghi vào đó kèm giá. Biểu mẫu không nhận giờ ngoài khung cho phép; nếu dịch vụ vì lý do nào đó không được ghi, đặt chỗ vẫn được tạo, và cửa sổ sẽ báo rằng cần thêm dịch vụ trong thẻ đặt chỗ. Với đặt chỗ đã tạo, nhận phòng sớm và trả phòng muộn được thêm hoặc bỏ trong thẻ của nó. Dòng này vào folio lưu trú khi nhận phòng, còn nếu khách đang ở — thì ngay lập tức. Trong khối “Đặt chỗ của phòng” trên sơ đồ, đặt chỗ hiển thị “nhận phòng sớm từ …” và “trả phòng muộn đến …”. Khi dịch vụ chưa được bật, biểu mẫu đặt chỗ hiển thị giờ thông thường của khách sạn và gợi ý nơi bật chúng.

Có thể bán không chỉ một phòng cụ thể mà cả loại phòng: những đặt chỗ như vậy tồn tại ở trạng thái chưa gán và giữ hạn ngạch (bao nhiêu phòng loại này đã bán cho ngày đó), còn phòng vật lý được chọn bằng nút gán — thủ công hoặc tự động. Khối đặt chỗ chưa gán nằm ngay trên sơ đồ phòng để không bị bỏ quên.

Từ website của cơ sở, khách có thể tự đặt phòng: chọn ngày và gói giá, xem tính toán chi phí theo mùa và gói giá (có kiểm tra giới hạn — số đêm tối thiểu, khung đặt chỗ, ngừng bán; tối đa một đặt chỗ — 30 đêm) và nhận mã đặt chỗ. Sau khi xử lý yêu cầu, hệ thống hoặc gán một phòng trống, hoặc thông báo lý do từ chối. Khách xác nhận liên hệ qua liên kết được gửi. Nếu gói giá yêu cầu đặt cọc, trả trước hoặc bảo đảm bằng thẻ, biểu mẫu đề xuất trang Stripe bảo mật — khi khách sạn đã kết nối nhà cung cấp; nếu không có, không thể đặt gói giá đó. Thời hạn xác nhận và thanh toán được ghi trong biểu mẫu. Nhắc nhở qua Telegram khả dụng cho đặt chỗ từ Mini App của bot đã kết nối.

Kênh bán (channel manager). Có cả hai chiều trao đổi với OTA:

• Nhập iCal — trong cài đặt phòng, dán liên kết xuất từ Booking.com, Airbnb hoặc dịch vụ khác; đặt chỗ bên ngoài tự động chặn những ngày này ở phía bạn, đồng bộ khoảng mỗi 15 phút, và các trùng lặp gây tranh chấp được tập hợp vào danh sách xung đột “xử lý thủ công”;
• Xuất iCal — mỗi phòng có feed riêng (ical-*.ics) nếu bật công bố tình trạng bận: liên kết được thêm làm lịch ở phía kênh;
• Channel manager hai chiều (qua Channex.io) — giá, giới hạn và phòng trống tự động được đẩy lên kênh mỗi khi có thay đổi, còn đặt chỗ quay trở lại (ở trạng thái chưa gán, lễ tân phân bổ). Trong bảng kết nối, cấu hình ánh xạ “loại phòng × gói giá” với bên ngoài, có nhật ký đồng bộ và nút “Đồng bộ ngay”, cùng đồng bộ lại toàn bộ vào ban đêm.

Email cho khách. Khách sạn gửi nhắc nhở cho những người nhận phòng ngày mai, và “cảm ơn đã ghé thăm” cho những người trả phòng hôm qua. Email được gửi theo ngôn ngữ của đặt chỗ, còn nếu không có — theo ngôn ngữ của chi nhánh. Hệ thống ghi nhớ email đã gửi và thử lại các lần gửi thất bại; khi có sự cố sau khi dịch vụ email đã nhận thư, khách có thể nhận được thư trùng.

Báo cáo. Trên bảng phòng có tab báo cáo theo kỳ: công suất (Occupancy), giá trung bình (ADR) và doanh thu trên phòng (RevPAR), cùng tổng doanh thu và riêng theo đồ ăn và đồ uống, số đơn hàng và bảng theo ngày “phòng đã dùng · lưu trú · đơn hàng · tổng cộng” với phân tách theo loại tiền.

Ngày của báo cáo được tính theo múi giờ của khách sạn; khoản tính ban đêm thuộc về ngày lưu trú, kể cả khi xử lý muộn. Công suất được tính không theo các khoản tính mà theo nhật ký lưu trú: hệ thống ghi lại mỗi lần nhận phòng, trả phòng, chuyển phòng và rút phòng khỏi bán, và mỗi đêm ghi một ảnh chụp — bao nhiêu phòng đã dùng và bao nhiêu còn trống vào 03:00 sáng hôm sau theo giờ khách sạn. Phòng đang sửa chữa (out-of-order) bị loại khỏi quỹ phòng trống, còn số phòng được ghi nhớ trong ảnh chụp theo ngày, nên việc thêm hoặc bớt phòng hôm nay không thay đổi chỉ số của các tháng trước. ADR và RevPAR được tính theo loại tiền của chi nhánh dựa trên các khoản tính thực tế của folio. Những ngày chưa có ảnh chụp (trước khi bật nhật ký) hiển thị là “không có dữ liệu” và không được tính vào giá trị trung bình — báo cáo không suy diễn quá khứ.

Đăng ký tạm trú (Nga)#

Đối với các khách sạn tại Nga có một luồng riêng để chuẩn bị đăng ký tạm trú cho khách — nút «🛂 Đăng ký tạm trú» trên bảng phòng. Bản ghi được tạo khi nhận phòng; trong nhật ký hiển thị thời hạn («nộp trước…», «quá hạn») và trạng thái nộp. Khi trả phòng, hệ thống ghi nhận việc rời đi và nhu cầu thông báo tương ứng. Nhân viên tự đánh dấu việc nộp và kết quả của nó: ở đây không có gửi tự động đến MVD. Từ nhật ký có thể in các mẫu thông báo và xuất CSV, còn thông tin bên tiếp nhận được điền một lần trong cài đặt.

Các kịch bản khách sạn nâng cao#

PMS phát triển vượt ra ngoài việc đặt chỗ phòng. Các kịch bản sau đã có phần triển khai phía máy chủ hoặc giao diện; chúng được đưa vào theo từng giai đoạn. Trước khi sử dụng, hãy kiểm tra khả năng có sẵn của màn hình và kết nối tại khách sạn của bạn.

Trao đổi iCal được hỗ trợ ở cả hai luồng và chuyển các ngày đã có khách, nhưng không chuyển giá. Channex hiện dùng môi trường thử nghiệm; phân phối phòng trực tiếp lên OTA cần kết nối riêng. Bộ chuyển đổi minh họa cho PMS bên ngoài không có nghĩa là đã sẵn sàng tích hợp với bất kỳ hệ thống khách sạn nào.

Việc đăng ký khách phụ thuộc vào quốc gia và kết nối cụ thể. Đối với Nga, kịch bản được mô tả là nhật ký, in/xuất mẫu và đánh dấu của nhân viên về việc nộp. Nó không thực hiện gửi tự động đến cơ quan chức năng.

Các mục liên quan#

• Sơ đồ phòng — trình chỉnh sửa chung cho tầng/phòng, gắn QR
• Đặt chỗ bàn — cùng cơ chế đặt chỗ, áp dụng cho bàn
• Thu ngân (POS) — các tab Folio tại thu ngân
• Nhân viên và ca làm việc — nhiệm vụ dọn phòng và phân công người thực hiện
• Lịch hẹn dịch vụ — logic đặt chỗ tương tự cho salon làm đẹp

Câu hỏi thường gặp#

Nếu khách đặt từ phòng chưa có ai nhận phòng thì sao?#

Đơn hàng tự động bị hủy với ghi chú «phòng chưa có khách nhận phòng» — máy chủ kiểm tra trạng thái nhận phòng cho từng đơn hàng từ QR trong phòng, bất kể ứng dụng hiển thị gì.

Khách thanh toán room service thế nào — trả ngay hay khi trả phòng?#

Tùy chọn: thanh toán thông thường (tiền mặt/thẻ tại chỗ) hoặc «Ghi vào Folio phòng» — khi đó số tiền vào Folio và được thanh toán một lần khi trả phòng cùng toàn bộ lưu trú.

Có thể đồng bộ lịch của phòng với Booking.com không?#

Có, theo cả hai chiều. Xuất — dùng liên kết iCal của phòng, thêm vào lịch ở phía kênh. Nhập — dán liên kết xuất từ Booking.com hoặc Airbnb vào cài đặt: các đặt chỗ bên ngoài sẽ bắt đầu chặn ngày tại bạn (cập nhật khoảng mỗi 15 phút). Đây là cách đang hoạt động hiện nay. Trình quản lý kênh hai chiều (trao đổi giá và số phòng trống) đã được viết, nhưng đang chờ tài khoản đối tác từ nhà cung cấp — hiện nó chạy trên môi trường thử nghiệm.

Việc tính phí ban đêm làm gì và có thể không chờ nó không?#

Nó tự động tính phí cho đêm đã ở vào Folio của mỗi phòng đã nhận khách — không cần chạy thủ công. Máy chủ kiểm tra các khách sạn mỗi giờ một lần và tính đêm ngay sau 03:00 theo giờ chi nhánh của bạn.

Khi trả phòng có xuất biên lai tài chính không?#

Không. Trả phòng chốt Folio bằng thanh toán và chuyển phòng sang dọn phòng; việc xuất hóa đơn tài chính không được tích hợp vào luồng này, biên lai khi cần được xuất riêng tại thu ngân.

Khách tự phục vụ trước khi nhận phòng#

Từ liên kết riêng tư trong email hoặc SMS, khách xác nhận liên hệ, hủy đặt chỗ theo điều kiện của gói giá hoặc thay đổi ngày và số lượng khách kèm xác nhận giá mới. Với đặt chỗ có thanh toán hoặc bảo đảm, việc thay đổi lưu trú được thực hiện qua hủy và đặt chỗ mới hoặc liên hệ khách sạn.

Trước ngày nhận phòng, khách có thể gửi tên, số điện thoại hoặc email và thời gian dự kiến đến bằng nút «Chuẩn bị nhận phòng». Trang thông báo khi phiếu thông tin đã được nhận; khi gặp lỗi sẽ đề nghị kiểm tra trạng thái hoặc gửi lại. Để sửa phiếu thông tin đã được nhận, cần liên hệ khách sạn. Giấy tờ được kiểm tra khi nhận phòng. Khi hủy hoặc không đến, phiếu thông tin được lưu 30 ngày; khi nhận phòng, các liên hệ được chuyển vào hồ sơ khách. Bản nháp không được lưu sau khi đóng trang.