Điện thoại trong khách sạn: điện thoại phòng trên smartphone của khách
Thay vì máy để bàn trong phòng, khách có thể dùng smartphone của mình: ứng dụng Cenaly Phone trở thành điện thoại phòng trong suốt thời gian lưu trú. Từ đó, khách gọi đến lễ tân và các bộ phận của khách sạn, còn cuộc gọi đến phòng sẽ đến với khách trong túi — kể cả khi khách đang ở bể bơi. Khách không cần tài khoản Cenaly.
Cách hoạt động#
| Mục | Cách thức |
|---|---|
| Số điện thoại ↔ số nhánh | Phòng 101 có số nhánh PBX riêng (ví dụ cũng là 101). Gọi vào số nhánh là gọi vào phòng |
| QR trong phòng | QR cố định chỉ là “địa chỉ” của phòng. Nó không cho phép gì cả: ảnh QR mà không có mã thì vô dụng. Có thể treo nó trong phòng |
| Quyền kết nối | Mã lễ tân dùng một lần cho MỘT điện thoại (chế độ thường) hoặc nhân viên phê duyệt tại quầy (chế độ nghiêm ngặt) |
| Thời hạn | Điện thoại hoạt động đến khi trả phòng, chuyển phòng hoặc bị lễ tân ngắt kết nối, nhưng không quá 30 ngày. Sau đó — kết nối mới |
| Nền tảng | Android và iPhone. Trên Windows không tạo được điện thoại phòng — PC trong phòng không phải là kịch bản |
Cần gì để bắt đầu#
| Mục | Mục đích |
|---|---|
| Loại hình kinh doanh «Khách sạn» và các phòng trên sơ đồ | Điện thoại được gắn với phòng từ bảng phòng — xem «Khách sạn» |
| PBX riêng của cơ sở | Không có điện thoại thì nút «Điện thoại» trên thẻ phòng không có — xem «Điện thoại: PBX riêng» |
| Lễ tân trong «Điện thoại» → «Khách sạn» → «Cài đặt» | Số nhánh lễ tân là bắt buộc: khách gọi đến đó bằng một nút |
| Quyền của nhân viên | Chủ sở hữu hoặc nhân viên có mục «Điện thoại» gắn số. Nhân viên quầy có quyền chỉnh sửa (vị trí làm việc «Lễ tân khách sạn», mục «Phòng» hoặc «Điện thoại») phát mã và ngắt kết nối điện thoại; với «chỉ xem» — không thể |
| Khách có Cenaly Phone phiên bản mới | Ứng dụng cũ sau khi quét sẽ yêu cầu cập nhật |
Bước 1. Gắn số với số nhánh#
- Phòng → nút «🛏️ Phòng» (bảng phòng) → thẻ phòng → «📞 Điện thoại».
- Trong cửa sổ «Điện thoại phòng», chọn một số nhánh còn trống hoặc nhấn «＋ Số nhánh mới».
- Số đã gắn hiển thị trên thẻ «📞 Nhánh 101 · N điện thoại».
Số nhánh đã gắn với phòng khác — cửa sổ sẽ cho biết là phòng nào và bao nhiêu điện thoại ở đó sẽ bị ngắt kết nối, và đề nghị «Chuyển đến đây».
Bước 2. Chọn cách kết nối#
Điện thoại → «Khách sạn» → tab «Điện thoại của khách» (chủ sở hữu hoặc nhân viên có quyền chỉnh sửa «Điện thoại»):
| Cài đặt | Tùy chọn | Mặc định |
|---|---|---|
| Cách cho phép kết nối | «Mã lễ tân (thường)» — nhân viên phát mã dùng một lần · «Nhân viên phê duyệt (nghiêm ngặt)» — khách đưa màn hình tại quầy, không phát mã | thường |
| Số điện thoại cho một lần lưu trú | 1–4 | 2 |
| Thời gian mã có hiệu lực | 5–30 phút | 10 phút |
Điện thoại phòng có thể gọi đến đâu (lễ tân, các bộ phận, thành phố) — cũng ở đó, qua liên kết đến «Cài đặt» của cửa sổ «Khách sạn», xem bên dưới.
Bước 3. QR trong phòng#
Trong cửa sổ «Điện thoại phòng» → khối «QR của phòng»: «Hiện QR của phòng» hoặc «In tờ hướng dẫn». Trên tờ có QR, ba bước cho khách và dòng «Mã để kết nối do lễ tân phát — không có trên tờ này». Có thể để tờ này trong phòng.
«Thay QR» — nếu QR bị ai đó sao chép (đăng lên đánh giá, chuyển vào trò chuyện): QR cũ sẽ không mở được kết nối nữa, những điện thoại đã kết nối vẫn giữ nguyên.
Bước 4. Kết nối điện thoại của khách#
Chế độ thường. Khách đã nhận phòng và đã cài ứng dụng:
- Cửa sổ «Điện thoại phòng» → «Kết nối điện thoại của khách».
- Xuất hiện mã dạng
ABCD-EF23kèm đếm ngược. Hãy đọc hoặc cho khách xem mã trực tiếp — đừng đọc qua điện thoại cho người mà mình không nhìn thấy. - Khách nhập mã trong ứng dụng — điện thoại kết nối, trong danh sách phòng xuất hiện dòng «theo mã».
Mã kết nối một điện thoại. Điện thoại thứ hai của gia đình — cần mã riêng. Mã không dùng đến — «Hủy mã». Mã chỉ hiện một lần: sau khi đóng cửa sổ chỉ thấy «Đã phát mã · còn hiệu lực …».
Chế độ nghiêm ngặt. Khách quét QR, và ứng dụng hiện «Hãy đưa màn hình này cho lễ tân» với mã xác minh gồm 6 chữ số:
- Kiểm tra khách theo cách thông thường tại quầy.
- Cửa sổ phòng → «Phê duyệt điện thoại theo mã trên màn hình của khách» → nhập mã từ màn hình của khách → «Tìm».
- Đối chiếu thẻ yêu cầu (nền tảng và tên điện thoại — do chính khách đặt, đây không phải giấy tờ tùy thân) → «Cho phép điện thoại này» hoặc «Từ chối».
Điện thoại của khách sẽ tự kết nối sau vài giây. Cũng có thể phê duyệt như vậy ở chế độ thường — nếu khách thấy bất tiện khi nhập mã.
Khách làm gì#
- Mở Cenaly Phone → ở màn hình đầu tiên “Điện thoại phòng (QR)” → hướng camera vào QR. Cũng có thể dùng camera thường của điện thoại: liên kết sẽ mở ứng dụng (trên iPhone — bằng nút “Mở trong Cenaly Phone” trên trang).
- Nhập “Mã từ lễ tân” (chữ thường và không có dấu gạch nối — cũng được) → “Kết nối”. Ở chế độ nghiêm ngặt — đưa màn hình cho nhân viên xem và chờ.
- Thấy “Điện thoại phòng 101 đã kết nối. Có thể gọi lễ tân.” và nút lớn “Gọi lễ tân”.
Mất mạng giữa lúc kết nối — “Hãy thử lại — chưa cần mã mới”: ứng dụng tiếp tục cùng yêu cầu đó. Khách tự ngắt bằng nút “Ngắt điện thoại phòng” trên màn hình “Điện thoại này”.
Nếu trên điện thoại Android đã đăng nhập tài khoản công việc, điện thoại phòng hoạt động như một đường dây riêng, không có quyền công việc. Trên iPhone chỉ có một vai trò: ứng dụng sẽ yêu cầu nhân viên đăng xuất tài khoản trước.
Nếu QR hoặc mã lọt vào tay người khác#
- Ảnh chụp QR tự nó vô hại — không có mã thì không dùng được gì. Nếu đã bị phát tán — “Thay QR”.
- Ảnh chụp mã chưa dùng — “Hủy mã” và phát mã mới trực tiếp.
- Trong danh sách phòng có điện thoại lạ — “Ngắt” ở dòng của điện thoại đó.
- Không rõ ai và bao nhiêu thiết bị đã kết nối — “Nghi ngờ rò rỉ — ngắt tất cả”: mọi điện thoại của phòng bị ngắt, các mã đã phát và yêu cầu đang chờ đều bị vô hiệu. Sau đó phát lại mã cho những khách đã xác minh.
“Phát mã mới” không phải là ngắt: nó chỉ thay đổi lần đăng nhập sau này. Dò mã là vô nghĩa: sau 5 lần sai, yêu cầu bị khóa; sau 20 lần thử cho một phòng trong 10 phút, đăng nhập bằng mã tạm thời bị đóng (phê duyệt tại quầy vẫn hoạt động). Số hiện trên màn hình cuộc gọi đến không phải giấy tờ tùy thân: các đề nghị về tiền, dữ liệu của khách khác, quyền vào phòng hoặc thay đổi đặt phòng phải được kiểm tra riêng.
Trả phòng, chuyển phòng, gia hạn#
| Sự kiện | Điều gì xảy ra |
|---|---|
| Trả phòng trong PMS | Điện thoại của phòng tự ngắt; khách thấy “Kỳ lưu trú đã kết thúc — điện thoại phòng đã ngắt.” |
| Chuyển phòng | Điện thoại của phòng cũ bị ngắt và không được chuyển theo: “Quý khách đã chuyển phòng. Hãy kết nối điện thoại của phòng mới qua lễ tân.” Kể cả quay lại phòng cũ cũng là kết nối mới |
| Gia hạn | Không thay đổi gì — điện thoại tiếp tục hoạt động (không quá 30 ngày kể từ khi kết nối) |
| Khách mới vào phòng | Điện thoại của khách trước đã bị ngắt |
Trong lúc ngắt, dòng điện thoại trong cửa sổ phòng hiển thị “đang ngắt…”, rồi biến mất. Thường thì ứng dụng của khách biết về việc ngắt trong vài giây. Nếu điện thoại của khách không có mạng, dữ liệu trên máy sẽ bị xóa ở lần kết nối mạng tiếp theo, nhưng khách ngừng gọi qua khách sạn ngay lập tức — lệnh cấm do máy chủ và PBX giữ, không phải ứng dụng. Hãy làm thủ tục trả phòng trong PMS đúng hạn: trả phòng bị bỏ sót sẽ để điện thoại của khách tiếp tục hoạt động.
Điện thoại phòng có thể gọi đi đâu#
Một quy tắc chung cho mọi phòng: Điện thoại → “Khách sạn” → “Cài đặt” → “Điện thoại phòng có thể quay số gì” — riêng cho phòng có khách và phòng trống, ba mức: chỉ lễ tân · chỉ nội bộ · nội bộ và nội thành. Số khẩn cấp luôn gọi được.
- Nội thành mặc định bị đóng với phòng. Cho phép một phòng cụ thể — công tắc “Cho phép gọi ra nội thành” trong cửa sổ “Điện thoại phòng” (chủ sở hữu hoặc “Điện thoại”), kèm xác nhận.
- Cuộc gọi tính vào tiền lưu trú — “Khách sạn” → “Cài đặt” → “Cuộc gọi của khách tính vào tiền lưu trú”: giá theo hướng gọi, phí kết nối, làm tròn. Cuộc gọi hiển thị ở tab “Cuộc gọi”, dòng trong hóa đơn — “Điện thoại: số, N phút”.
- Mã dành cho khách của khách sạn (
*41báo thức,*78/*79“không làm phiền”) cũng hoạt động từ điện thoại phòng.
Lễ tân làm việc: thông báo, ngắt kết nối, nhật ký cuộc gọi#
- Điện thoại mới. Mỗi lần kết nối, quầy nhận được tin nhắn trong trò chuyện công việc: “Phòng 101 có điện thoại mới kết nối · Android …” kèm liên kết đến cửa sổ phòng. Trong giờ đầu, dòng điện thoại được đánh dấu “mới”. Nếu không nhận ra lượt kết nối — “Ngắt”.
- Danh sách điện thoại của phòng: cách kết nối (“bằng mã”, “đã phê duyệt”, “QR cũ”), thời hạn, “đang ngắt…”.
- “Nhật ký cuộc gọi của phòng” — phát và hủy mã, mã sai, phê duyệt, kết nối và ngắt kèm lý do. Nhật ký cuộc gọi không chứa mã và mật khẩu.
- Đề nghị “cho thêm mã” của khách chỉ thực hiện trực tiếp và chỉ cho người đang lưu trú.
Cách cũ và chuyển sang cách mới#
Trước tháng 10 năm 2026, QR của điện thoại phòng tự nó là giấy thông hành: ai chụp được QR còn hiệu lực thì người đó kết nối được, và “Ngắt” một điện thoại không ngăn được việc kết nối lại bằng chính QR đó. Chuyển đổi — “Điện thoại của khách” → khối “Chuyển sang kết nối bảo vệ”:
- Xem các bộ đếm: “Kết nối bằng QR cũ: N”, “Kết nối bằng mã hoặc phê duyệt: N” và PBX đã sẵn sàng chưa.
- “Tắt giấy thông hành QR cũ” — QR cũ sẽ không kết nối được nữa, các điện thoại đã kết nối vẫn hoạt động đến khi trả phòng.
- Không muốn chờ trả phòng — “Ngắt các kết nối cũ (N)” và phát mã cho khách.
Chừng nào cách cũ chưa bị tắt, nó vẫn hiển thị trong cửa sổ phòng dưới mục mở rộng “Cách cũ” — không in. Không in và không để lại QR như vậy trong phòng.
Hạn chế#
- Điện thoại phòng — chỉ Android và iPhone, không có Windows.
- Trên iPhone, cuộc gọi đến cho khách — chỉ khi ứng dụng đang mở.
- Thời hạn cho phép và việc từ chối tức thời do tổng đài điện thoại có firmware mới thực hiện. Khi chưa có, cửa sổ phòng và “Điện thoại của khách” ghi “PBX chưa tự thực hiện thời hạn cho phép”: việc ngắt do máy chủ thực hiện, thường trong vòng vài phút.
- Không quá 4 điện thoại cho mỗi kỳ lưu trú, không quá 30 ngày kể từ khi kết nối.
- Lễ tân là bắt buộc trong cài đặt “Khách sạn”: không có lễ tân thì khách không có nút “Gọi lễ tân”.
Xử lý sự cố#
| Triệu chứng | Cần làm gì |
|---|---|
| Trên thẻ số phòng không có «📞 Điện thoại» | Chi nhánh chưa có hệ thống điện thoại, hoặc nhân viên có vai trò hạn chế (nhân viên dọn phòng) — xem «Cần gì để bắt đầu» |
| «Trong phòng chưa có khách nhận phòng — không có ai để kết nối điện thoại» | Trước tiên hãy cho khách nhận phòng trong PMS |
| «Tất cả vị trí của phòng đã được sử dụng» | Ngắt kết nối điện thoại không cần thiết trong danh sách phòng hoặc tăng «Số điện thoại cho một lượt lưu trú» |
| Khách: «Mã không đúng hoặc không còn hiệu lực» | Mã đã hết hạn, đã được sử dụng hoặc nhập sai — hãy cấp mã mới |
| Khách: «Quá nhiều lần thử…» | Hãy đợi trong khoảng thời gian được thông báo hoặc phê duyệt điện thoại bằng mã trên màn hình của khách |
| Khách: «Mã QR này đã cũ» | Số phòng nằm trên mã QR cũ — hãy in tờ «QR phòng» mới |
| Khách: «Mã QR phòng này không còn hiệu lực» | QR đã được thay — hãy đưa cho khách tờ mới nhất |
| Khách: «Tổng đài điện thoại của khách sạn hiện không khả dụng» | Kiểm tra PBX trong «Điện thoại»; khách không cần mã mới — hãy để khách thử lại sau vài phút |
| iPhone của khách không đổ chuông khi có cuộc gọi đến | Ứng dụng phải đang mở trên màn hình |
| Không có nút «Gọi lễ tân» | Chỉ định lễ tân: «Điện thoại» → «Khách sạn» → «Cài đặt» |
Câu hỏi thường gặp#
Có thể chỉ treo QR trong phòng mà không cấp mã không?#
Có thể treo QR, nhưng nếu không có mã hoặc phê duyệt thì QR không kết nối được. Chế độ «chỉ một QR là đủ» không còn nữa — điều này cũng giúp bảo vệ khỏi rò rỉ ảnh chụp.
Một gia đình có thể kết nối bao nhiêu điện thoại?#
Mặc định là 2 cho một lượt lưu trú, trong cài đặt — từ 1 đến 4. Mỗi điện thoại có mã riêng.
Khách làm mất điện thoại — phải làm gì?#
Hãy ngắt kết nối điện thoại đó trong danh sách phòng. Nếu tìm thấy — hãy kết nối lại bằng mã mới: mã đã dùng sẽ không hoạt động lần thứ hai.
Khách có cần tài khoản Cenaly không?#
Không. Điện thoại của phòng được kết nối mà không cần đăng nhập và không cần đăng ký.