Πρώτη ημέρα: υπηρεσίες και B2B

Σε μια επιχείρηση υπηρεσιών ο πελάτης έρχεται με έναν από δύο δρόμους: είτε κλείνει ραντεβού σε συγκεκριμένη ώρα (στούντιο, καθηγητής, συνεργείο, κέντρο σέρβις), είτε αφήνει αίτημα, μετά το οποίο ξεκινά αλληλογραφία, προσφορά και τιμολόγιο (γραφείο, δικηγόροι, λογιστές, συμβουλευτική, εργολάβος). Από το ποιος δρόμος είναι ο κύριος για εσάς εξαρτάται και ο τύπος της επιχείρησης και η λίστα της πρώτης ημέρας.

Το ραντεβού και το B2B χρησιμοποιούν κοινές ενότητες της πλατφόρμας. Το ραντεβού έχει δικό του μοντέλο ειδικών, αιθουσών και υλικού εξοπλισμού, σειρών και σύνθετων επισκέψεων· το B2B συνδυάζει αντισυμβαλλόμενους, έγγραφα και διακανονισμούς. Για κλινική προβλέπεται διοικητικό προφίλ «Κλινική», ενώ για εκπαίδευση με σταθερά τμήματα υπάρχει ξεχωριστός τύπος «Εκπαίδευση». Οι ιδιαιτερότητες της εντολής επισκευής και της ωριαίας χρέωσης έργων περιγράφονται στους περιορισμούς παρακάτω.

Τι χρειάζεται για να ξεκινήσετε#

• Οποιοσδήποτε υπολογιστής με πρόγραμμα περιήγησης. Και το ημερολόγιο ραντεβού και η κάρτα αντισυμβαλλόμενου με τιμολόγιο είναι συνηθισμένες σελίδες του πίνακα διαχείρισης. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα.
• Το τηλέφωνο του πελάτη — αν δέχεστε online ραντεβού ή αιτήματα από τον ιστότοπο: και τα ραντεβού και οι φόρμες ανοίγουν στο πρόγραμμα περιήγησης.
• Δικός σας ιστότοπος — δεν είναι υποχρεωτικός. Το κατάστημα έχει δημόσια σελίδα σε υποτομέα· αν έχετε ήδη ιστότοπο, τα widget τοποθετούνται σε αυτόν με μία γραμμή κώδικα — Ο ιστότοπός μου.
• Ταμείο και εκτυπωτής — προαιρετικά. Αν εισπράττετε επιτόπου, το ταμείο είναι η ιστοσελίδα /pos στο πρόγραμμα περιήγησης (Ταμείο (POS)), η εκτύπωση γίνεται μέσω της γέφυρας Cenaly Hardware Bridge. Και στους δύο τύπους επιχείρησης υπηρεσιών το ταμείο είναι απενεργοποιημένο από προεπιλογή — ενεργοποιήστε το στο κατάστημα εφαρμογών.
• Online acquirer — μόνο για συγκεκριμένες ανάγκες: προκαταβολή κατά το online ραντεβού και πληρωμή τιμολογίου μέσω συνδέσμου. Η απαίτηση προκαταβολής εμφανίζεται στον πελάτη μόνο όταν για τη χώρα και το νόμισμα του καταστήματος έχει συνδεθεί ενεργός πάροχος πληρωμών — Πληρωμή.

Κοινό πλαίσιο της πρώτης ημέρας#

Η εγγραφή, το κατάστημα, ο τύπος επιχείρησης, οι γλώσσες και η συνδρομή είναι ίδια για όλες τις μορφές — περιγράφονται στον κόμβο Πρώτη ημέρα: επιλέξτε τύπο επιχείρησης. Στη συνέχεια επιλέξτε τη δική σας λίστα.

Λίστα: ραντεβού σε υπηρεσία#

Ταιριάζει σε στούντιο, καθηγητή, συνεργείο, κέντρο σέρβις — σε όλους όσους ο πελάτης καταλαμβάνει χρόνο ειδικού ή χώρου. Η οθόνη εργασίας είναι Πίνακας διαχείρισης → Ραντεβού (admin.cenaly.com/appointments).

1. Υπηρεσίες στον κατάλογο. Όνομα, τιμή και διάρκεια — η διάρκεια περνά αυτόματα στο ραντεβού. Εκεί επίσης: διάλειμμα μετά την επίσκεψη, πόσους πελάτες δέχεται ταυτόχρονα η υπηρεσία (ομαδικά μαθήματα), σε ποιους ειδικούς είναι διαθέσιμη, δική της συνθήκη προκαταβολής, «επανάληψη μετά από N ημέρες». Χωρίς τουλάχιστον μία καταχώριση υπηρεσίας, το online ραντεβού δεν εμφανίζεται.
2. Ειδικοί και πόροι. Προσθέστε ειδικούς στους Συνεργάτες, ορίστε υπηρεσίες και προγράμματα· το login δεν είναι υποχρεωτικό. Αίθουσες και μηχανήματα καταχωρίστε τα ξεχωριστά ως πόρους ραντεβού και μετά δηλώστε τις απαιτήσεις της υπηρεσίας. Η διαθεσιμότητα ειδικού, χώρου και υλικού εξοπλισμού ελέγχεται από κοινού.
3. Προγράμματα. Εβδομαδιαίο πρόγραμμα, καθημερινά διαλείμματα, άδεια και αναρρωτική, μεμονωμένες ημέρες σε συγκεκριμένη ημερομηνία (αργία ή ειδικές ώρες). Η μεμονωμένη ημέρα υπερισχύει του εβδομαδιαίου προγράμματος.
4. Ώρες λειτουργίας. Το γρανάζι του ημερολογίου → «Ρυθμίσεις ραντεβού»: το πλαίσιο ωρών για όλο το κατάστημα ταυτόχρονα.
5. Πρώτο ραντεβού χειροκίνητα και πέρασμα από τα status: νέο → επιβεβαιωμένο → «στην καρέκλα» → ολοκληρωμένο, συν ακύρωση και μη εμφάνιση. Οι σημάνσεις επίσκεψης είναι διαθέσιμες όχι νωρίτερα από 15 λεπτά πριν από την έναρξη.
6. Online ραντεβού. Στη βιτρίνα σας, με widget στον ιστότοπό σας και στο Telegram bot του καταστήματος. Το widget δέχεται προεπιλογή υπηρεσίας και ειδικού — έτσι προκύπτει σύνδεσμος-landing για συγκεκριμένη κατεύθυνση. Όλα τα ραντεβού συγκεντρώνονται σε ένα ημερολόγιο· όσα έρχονται από τον ιστότοπο φέρουν σήμανση.
7. Υπενθυμίσεις. Telegram: επιβεβαίωση και υπενθυμίσεις 24 και 2 ώρες πριν με κουμπιά «Θα έρθω» και «Ακύρωση»· e-mail: μήνυμα επιβεβαίωσης με σύνδεσμο «Διαχείριση ραντεβού» (μετάθεση και ακύρωση χωρίς κωδικό και εφαρμογή). Αναλυτικά — Ημερολόγιο ραντεβού.
8. Αιτήματα σε μία λίστα. Η ενότητα «Αιτήματα» (admin.cenaly.com/leads) συγκεντρώνει σε μία ροή online ραντεβού, αιτήματα επιστροφής κλήσης, αιτήματα φορμών ιστότοπου και απαντήσεις popup — με περίοδο, αναζήτηση, φίλτρο «μόνο μη επεξεργασμένα» και εξαγωγή CSV. Η ενότητα είναι μόνο για ανάγνωση: το status αλλάζει στη σχετική ενότητα, δεν υπάρχει δεύτερη αλήθεια γι' αυτό. Ο ίδιος πίνακας ζει στην καρτέλα «Αιτήματα» του κέντρου επικοινωνίας — Συνομιλία με πελάτες.
9. Πελάτες. Κάρτα πελάτη με ιστορικό επισκέψεων και σύνδεσμο «Επανάληψη προηγούμενου ραντεβού» — Πελάτες. Στις «υπηρεσίες με ραντεβού» ο κατάλογος είναι ενεργός από την αρχή.
10. Κάρτες πολλαπλών επισκέψεων — πακέτα υπηρεσιών: N επισκέψεις, προπληρωμένο πορτοφόλι ή συνδρομή με τακτική πίστωση. Κουμπί «🎟️ Κάρτες πολλαπλών επισκέψεων» στο ημερολόγιο.

Τι χρειάζεται από συσκευές: υπολογιστής ή tablet. Αυτά. Τι μπορείτε ειλικρινά να αναβάλετε: ταμείο και αποθήκη, οικονομικές αναφορές, προκαταβολές, μαζικές αποστολές, δικό σας domain.

Λίστα ελέγχου: B2B — αίτημα, τιμολόγιο, έγγραφα#

Ταιριάζει σε γραφείο, δικηγόρο, λογιστή, συνεργάτη — σε όλους όσους η συναλλαγή ζει στην αλληλογραφία και κλείνει με έγγραφα. Οθόνη εργασίας — Πίνακας διαχείρισης → Κατάστημα → «Εταιρείες και τιμολόγια» (admin.cenaly.com/counterparties).

1. Στοιχεία πωλητή — πρώτα απ' όλα. Καρτέλα «Στοιχεία πωλητή»: νομικό πρόσωπο (μπορεί να είναι περισσότερα από ένα), τραπεζικοί λογαριασμοί, υπογράφοντες, κεφαλίδα εντύπου, e-mail και τηλέφωνα. Χωρίς αυτά το τιμολόγιο θα βγει χωρίς τη δική σας πλευρά.
2. Πρώτη κάρτα αντισυμβαλλόμενου. Φυσικό πρόσωπο ή οργανισμός — ένας τύπος κάρτας. Το σύνολο των στοιχείων και ο έλεγχός τους (μορφότυπος, ψηφία ελέγχου) προσαρμόζονται ανά χώρα: δικά τους προφίλ έχουν η Γεωργία, η Ρωσία, το Καζακστάν, το Ηνωμένο Βασίλειο, η Αυστραλία, η Νέα Ζηλανδία, τα ΗΑΕ, η Κύπρος, η Ελλάδα, η Ισπανία, η Πορτογαλία, η Κροατία, η Πολωνία, η Ρουμανία και η Τουρκία — συνολικά 15 συν ένα εφεδρικό για τις υπόλοιπες χώρες. Και τα τραπεζικά πεδία είναι ανά χώρα (IBAN, sort code, BSB, λογαριασμός διακανονισμού με BIK). Η χώρα επιλέγεται από πλήρη κατάλογο.
3. Επαφές και υπεύθυνος. Πρόσωπα επαφής με ρόλους και κανάλια (τηλέφωνο, e-mail, Telegram, WhatsApp), σημαίες «κύρια» και «παραλήπτης εγγράφων»· υπεύθυνος διαχειριστής από τον κατάλογο εργαζομένων με φίλτρο διακομιστή «Δικά μου».
4. Κατάλογος υπηρεσιών με τιμές. Οι γραμμές του εγγράφου αντλούνται από τον κατάλογο — την τιμή, τον φόρο και την έκπτωση το έγγραφο τα βάζει μόνο του, δεν τα πληκτρολογείτε με το χέρι.
5. Πρώτη πώληση. Το κουμπί «Πώληση» οδηγεί σε οδηγό: εμπορική προσφορά → τιμολόγιο → κλείσιμο εγγράφων. Τύποι και ονομασίες εγγράφων, μάσκα αρίθμησης, καθεστώς ΦΠΑ και ποσό ολογράφως — από το προφίλ χώρας. Έτοιμο έγγραφο: PDF, αποστολή σε e-mail, ακύρωση με αιτιολογία.
6. Σύμβαση. Οδηγός τεσσάρων βημάτων: πρότυπο → πλευρές και υπογράφοντες → όροι (αναβολή, πιστωτικό όριο, ποσοστό προκαταβολής και εκπτώσεις, ελάχιστη παραγγελία, προθεσμία) → προεπισκόπηση. Έπειτα — πρόχειρο, έκδοση, σήμανση «υπογεγραμμένη» με μεταφόρτωση σάρωσης, καταγγελία. Οι ενεργοί όροι φαίνονται με ετικέτα στην κεφαλίδα της κάρτας.
7. Διακανονισμοί. Υπόλοιπο, καθυστέρηση και παλαιότερη προθεσμία, ροή πράξεων, προσθήκη πληρωμής, κατανομή σε έγγραφα — με σειρά ή στοχευμένα σε συγκεκριμένο τιμολόγιο, αναίρεση κατανομών. Αναφορές καταστήματος: γήρανση απαιτήσεων, μητρώο πληρωμών, μητρώο αποστολών — με εξαγωγή CSV.
8. Έγγραφα επιχείρησης. Ενότητα «Έγγραφα» (admin.cenaly.com/documents) — δεύτερο, μη πρωτεύον περίγραμμα: ελεύθερα κείμενα έγγραφα με μορφοποίηση σελίδας, υποσέλιδα και αριθμούς σελίδων, πίνακες «όπως στο Excel», μεταφορτωμένα αρχεία, ενιαία αναζήτηση στο κείμενο, πρότυπα με αντικατάσταση, προθεσμίες ισχύος με υπενθυμίσεις και ενημέρωση εργαζομένου. Αναλυτικά — Έγγραφα.
9. Ιστότοπος και αιτήματα. Δημόσια σελίδα του καταστήματος ή ο ιστότοπός σας με widgets: φόρμα επικοινωνίας, αναπάντητη κλήση, συνομιλία, αναδυόμενα με φόρμα και κουίζ — Κατασκευαστής ιστότοπου, Ο ιστότοπός μου, Αναπάντητη κλήση, Καμπάνιες συμμετοχής. Όλα αυτά συγκεντρώνονται στα «Αιτήματα», και σε κάθε αίτημα φαίνεται από πού ήρθε: επιφάνεια, σελίδα, ετικέτες καμπάνιας, κλάση μετάβασης και συσκευή.
10. Ανάλυση αιτήματος με AI. Ένα εισαγμένο email, απομαγνητοφώνηση κλήσης ή PDF μετατρέπονται σε πρόχειρο πώλησης: αντισυμβαλλόμενος, γραμμές από τον κατάλογο, όροι — με εκτίμηση βεβαιότητας για κάθε γραμμή. Το μοντέλο λειτουργεί μόνο με τα δικά σας δεδομένα: ό,τι δεν βρέθηκε στον κατάλογο και στις κάρτες πηγαίνει στα «μη αναγνωρισμένα» και σε εργασία για τον διαχειριστή. Δεν μπορείτε να εκδώσετε έγγραφο με αυτόν τον τρόπο — μόνο πρόχειρο.
11. Πρόσβαση. ⚠️ «Εταιρείες και τιμολόγια» — ενότητα του ιδιοκτήτη: εργαζόμενος με δικό του λογαριασμό θα λάβει άρνηση. Σχεδιάστε το εκ των προτέρων, αν τις πωλήσεις δεν τις χειρίζεται ο ιδιοκτήτης.

Τι χρειάζεται από συσκευές: υπολογιστής. Εκτυπωτής — μόνο αν εκτυπώνετε τιμολόγια σε χαρτί. Τι μπορείτε ειλικρινά να αναβάλετε: τραπεζικά αντίγραφα κίνησης, επαναλαμβανόμενα τιμολόγια, dunning, ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, ταμείο.

Τι δεν έχει ακόμη μια επιχείρηση υπηρεσιών#

Αυτή είναι μια ευθεία λίστα, για να μην ψάχνετε κουμπί που δεν υπάρχει.

Τι μπορείτε να αναβάλετε#

• Τραπεζικά αντίγραφα κίνησης — μεταφόρτωση αντιγράφου του λογαριασμού διακανονισμού με ανάλυση πράξεων και σύνδεση με αντισυμβαλλόμενους· χρειάζεται όταν οι πληρωμές γίνουν πολλές.
• Επαναλαμβανόμενα τιμολόγια — πρόγραμμα έκδοσης, ημερολόγιο, παύση· για συμβάσεις συνδρομής.
• Υπενθυμίσεις και dunning — σύνοψη, emails για καθυστέρηση, λήξη εμπορικών προσφορών και συμβάσεων.
• Ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων. Για ρωσικές τοποθεσίες υπάρχει ανταλλαγή εγγράφων μέσω Saby (SBIS): τα εισερχόμενα γίνονται έγγραφα CRM, το δικό σας τιμολόγιο αποστέλλεται στο Saby, η υπογραφή παραμένει εκεί. Ενεργοποιείται με κάρτα στο κατάστημα εφαρμογών.
• KSeF (πολωνικά ηλεκτρονικά τιμολόγια) — μόνο για την Πολωνία και μόνο στο περίγραμμα AWS: στο cenaly.ru δεν υπάρχει πίνακας.
• Συμπλήρωση προτύπων εγγράφων με AI — λειτουργεί στο περίγραμμα AWS· στη ρωσική επωνυμία τα κουμπιά AI στον επεξεργαστή εγγράφου είναι κρυμμένα.
• Οικονομικές αναφορές — Οικονομικά. Πωλήσεις, αγορές, βάρδιες ταμείου και ανάλυση ζήτησης υποστηρίζονται στο διεθνές και στο ρωσικό περίγραμμα. Ξεκινήστε μετά τις πρώτες πράξεις· μια κενή περίοδος και ένα σφάλμα φόρτωσης δεδομένων είναι διαφορετικές καταστάσεις.
• Δικό σας τηλεφωνικό κέντρο και καταγραφές κλήσεων — Τηλεφωνία: μια κλήση με συνδεδεμένο αριθμό πέφτει μόνη της στη ροή της κάρτας αντισυμβαλλόμενου.
• Δικό σας domain — Δικό σας domain.

Αντιμετώπιση προβλημάτων#

Δεν υπάρχει ενότητα «Ραντεβού» στον πίνακα. Το ημερολόγιο είναι διαθέσιμο στους τύπους «Σαλόνι ομορφιάς», «Υπηρεσίες με ραντεβού» και «Εκπαίδευση». Ελέγξτε τον τύπο του καταστήματος, την ενεργοποίηση της ενότητας και τα δικαιώματα του υπαλλήλου. Οι «Επαγγελματικές υπηρεσίες» χρησιμοποιούν το σενάριο B2B· για εργασία με βάση τον χρόνο επιλέξτε «Υπηρεσίες με ραντεβού».

Ο υπάλληλος δεν μπορεί να ανοίξει τις «Εταιρείες και τιμολόγια». Αυτό είναι σκόπιμο: η ενότητα είναι διαθέσιμη μόνο στον κάτοχο του λογαριασμού. Στον υπάλληλο απομένουν τα «Αιτήματα», οι «Πελάτες» και τα «Έγγραφα» στο πλαίσιο του ρόλου του — Υπάλληλοι και βάρδιες.

Το τιμολόγιο εκδίδεται χωρίς τα στοιχεία του πωλητή. Συμπληρώστε την καρτέλα «Στοιχεία πωλητή»: νομικό πρόσωπο, τραπεζικός λογαριασμός, υπογράφων. Τα στοιχεία καταγράφονται στο στιγμιότυπο του εγγράφου τη στιγμή της έκδοσης.

Τα στοιχεία του αντισυμβαλλόμενου δεν ελέγχονται. Αυτό σημαίνει ότι η επιλεγμένη χώρα δεν έχει δικό της προφίλ στοιχείων και η κάρτα λειτουργεί με τον εφεδρικό κανόνα: τα πεδία είναι ελεύθερα, τα αθροίσματα ελέγχου δεν υπολογίζονται.

Στα «Αιτήματα» εμφανίζεται κίτρινη ειδοποίηση «μπορεί να λείπουν γραμμές». Ένα από τα κανάλια δεν απάντησε στην ανάγνωση (για παράδειγμα, η επέκταση δεν είναι συνδεδεμένη). Είναι ειλικρινής προειδοποίηση, όχι κενή λίστα: τα αιτήματα από τα υπόλοιπα κανάλια υπάρχουν στη λίστα.

Η ανάλυση αιτήματος με τεχνητή νοημοσύνη δημιούργησε λάθος πρόχειρο. Το μοντέλο δεν επινοεί: αντιπαραβάλλει το κείμενο με τον κατάλογό σας και τις κάρτες. Ελέγξτε ότι η υπηρεσία υπάρχει στον κατάλογο και ο αντισυμβαλλόμενος στο μητρώο· ό,τι δεν αναγνωρίστηκε θα έρθει ως εργασία στον διαχειριστή.

Συχνές ερωτήσεις#

Οι υπηρεσίες και το B2B είναι ξεχωριστό προϊόν;#

Είναι προφίλ επιχείρησης πάνω σε κοινές μονάδες. Τα ραντεβού περιλαμβάνουν ειδικούς, αίθουσες και υλικό εξοπλισμό, ενώ το B2B — αντισυμβαλλόμενους, έγγραφα και διακανονισμούς. Η επιλογή προφίλ δεν προσθέτει ιατρικό φάκελο, εντολή επισκευής ή ωριαία τιμολόγηση έργου.

Μπορώ να τηρώ και ραντεβού και τιμολόγια ταυτόχρονα;#

Ναι. Ο τύπος επιχείρησης καθορίζει μόνο τις προεπιλογές: επιλέξτε «υπηρεσίες με ραντεβού» και ενεργοποιήστε τα «Έγγραφα» και τις «Εταιρείες και τιμολόγια» — η δεύτερη ενότητα είναι ούτως ή άλλως ενεργοποιημένη από προεπιλογή για όλους τους τύπους.

Ποιος μπορεί να εκδώσει τιμολόγιο;#

Μόνο ο κάτοχος του λογαριασμού: η ενότητα «Εταιρείες και τιμολόγια» είναι διαθέσιμη αποκλειστικά σε αυτόν.

Σε ποιες χώρες λειτουργούν οι φόρμες εγγράφων;#

Δικά τους σύνολα στοιχείων, ονομασίες εγγράφων, μάσκα αρίθμησης και καθεστώς ΦΠΑ έχουν δεκαπέντε χώρες· για τις υπόλοιπες λειτουργεί το εφεδρικό προφίλ — το έγγραφο θα εκδοθεί, αλλά χωρίς ελέγχους ανά χώρα.

Μπορώ να δέχομαι online πληρωμή τιμολογίου;#

Η πληρωμή μέσω συνδέσμου υποστηρίζεται και η απόδειξη πληρωμής εντάσσεται στην αυτοματοποίηση της τοποθεσίας. Απαιτείται συνδεδεμένος πάροχος πληρωμών για τη χώρα και το νόμισμά σας — Πληρωμή.

Λειτουργούν όλα αυτά στο ρωσικό πλαίσιο;#

Τα ραντεβού, τα αιτήματα, οι αντισυμβαλλόμενοι, τα έγγραφα, οι διακανονισμοί, οι οικονομικές αναφορές και οι καμπάνιες lifecycle υποστηρίζουν το ρωσικό πλαίσιο. Το KSeF και η συμπλήρωση εγγράφων με τεχνητή νοημοσύνη έχουν τους δικούς τους περιορισμούς στο cloud· ελέγχετε τη διαθεσιμότητα κάθε επιμέρους μονάδας.

Σχετικές ενότητες#

• Πρώτη μέρα: επιλέξτε τύπο επιχείρησης — γενικό πλαίσιο και άλλες μορφές
• Ημερολόγιο ραντεβού — χρονοθυρίδες, καταστάσεις, υπενθυμίσεις, συνδρομές
• Πελάτες (CRM) — κάρτες, τιμολόγια, συμβάσεις, διακανονισμοί
• Έγγραφα — πρότυπα, αρχεία και πίνακες, προθεσμίες και ενημέρωση
• Πελάτες — μητρώο πελατών και ιστορικό επικοινωνίας
• Ο ιστότοπός μου — φόρμες, συνομιλία και αναπάντητη κλήση στον ιστότοπό σας
• Πρώτη μέρα: σαλόνι, barbershop, στούντιο — αν τα ραντεβού είναι η κύρια διαδρομή του πελάτη