Diario de reservas

Diario de reservas es la pantalla de trabajo de un salón de belleza (y de otros servicios con cita). Es una cuadrícula diaria: en las columnas, los especialistas; en vertical, el tiempo. Aquí usted crea citas para servicios, las reprograma y las gestiona por estados.

Abrir: Panel de administración → Citas (admin.cenaly.com).

Gabinetes, hardware y planificación de la visita#

Los especialistas se gestionan como personas; los gabinetes y los aparatos, como recursos de cita independientes. Indique qué recursos requiere cada servicio. La comprobación de disponibilidad combina el horario del especialista, la ocupación de los recursos y los descansos del servicio.

En el diario del personal se puede componer una visita de varios servicios o una serie de visitas. Estas acciones no implican la misma posibilidad en el widget para clientes. Antes de confirmar, compruebe las fechas propuestas y los conflictos.

El horario utiliza el huso horario del local. Defínalo antes de abrir la reserva en línea, sobre todo si el recepcionista trabaja desde otro país. El cambio de estado con marca de espera aún requiere la confirmación del servidor: hay que resolver el error o la acción no confirmada antes de continuar el trabajo.

Para la clínica, elija el preajuste «Clínica»: médico, gabinete, paciente, consulta. El historial del paciente aquí es administrativo; las historias clínicas, los diagnósticos y los protocolos de tratamiento no forman parte del módulo. Las acciones del médico se limitan a su rol y a las visitas que tiene asignadas.

En la escuela, utilice la cita para clases de prueba e individuales. La asistencia del grupo permanente y el dinero de la familia corresponden al escenario escolar descrito en el primer día.

Cuadrícula diaria#

Arriba está el panel del día con los botones hoy / día anterior / día siguiente. Bajo cada especialista hay su propia columna con las citas por hora; para las citas sin especialista asignado hay una columna aparte «Sin especialista». La cuadrícula se actualiza sola: una cita formalizada por un cliente o un colega aparece en ella sin recargar la página.

Sonido y avisos de nuevas citas#

El icono 🔔 / 🔕 en la cabecera del diario activa el sonido y los avisos emergentes de nuevas citas. Solo funcionan mientras esta página está abierta: si el navegador ha bloqueado las notificaciones, el botón se vuelve ámbar con una sugerencia de permitirlas en la configuración del sitio.

Por eso, bajo la cabecera aparece un aviso «Mientras el panel de administración esté cerrado, no se enterará de las nuevas citas» con el botón «Conectar notificaciones de Telegram»: abre el asistente de conexión ahí mismo, sin llevarle a la tienda de aplicaciones. Cuando el bot del local ya está conectado, en lugar del aviso queda una sugerencia discreta con un enlace: hay que abrirlo desde la cuenta de Telegram que debe recibir los avisos. El aviso se puede ocultar con el botón «No mostrar».

Directorio de especialistas#

El botón «Especialistas» abre el registro de profesionales. Un especialista es un empleado del directorio de empleados común con el rol de especialista; no es obligatorio crearle un inicio de sesión: se puede añadir un «empleado-recurso» que existe solo como columna en el horario. Por cada especialista:

• Nombre;
• Color — con el que se destacan sus citas en la cuadrícula;
• Activo — si participa en el horario;
• Servicios — qué servicios realiza (todos o los seleccionados);
• Horario de trabajo — las horas de trabajo por días de la semana; un día sin marca se considera festivo;
• Descansos diarios — la comida y franjas similares; se recortan de cada día laborable;
• Vacaciones y baja — periodos de fechas en los que el especialista no está disponible, con una nota opcional;
• Días puntuales — una excepción para una fecha concreta: convertirla en festiva o definir un horario especial. Un día puntual prevalece sobre el horario semanal: con él se cierra «este sábado trabajamos hasta las 15:00» sin modificar el horario para siempre.

El horario, los descansos y las vacaciones actúan no solo en el diario, sino también en la reserva en línea: esas horas simplemente no se le ofrecen al cliente.

Si aún no hay especialistas, añada al primero: sin ellos no se podrá llenar la cuadrícula.

Nueva cita#

El botón «Nueva cita» abre el formulario:

• Cliente y teléfono;
• Servicio (de la lista) y su duración en minutos;
• Especialista;
• Fecha y hora;
• Comentario.

Tras guardar, la cita aparece en la cuadrícula en la columna del especialista. El diario no permitirá registrar «en el vacío»: si la hora se sale del horario de citas del local o el especialista no trabaja en ese momento, el formulario lo indicará con sinceridad.

Estados de la visita#

Al abrir una cita, usted la gestiona por estados:

Hay exactamente seis estados. Si se requería un depósito y no se pagó durante el tiempo de retención de la franja horaria, no aparece un estado aparte: la cita pasa a «Cancelada», y el motivo — «depósito no abonado a tiempo» — se añade al estado en la ficha.

Las acciones (confirmar / «En el sillón» / completar / no presentado / cancelar / reprogramar) cambian el estado directamente en la ficha de la cita. La reprogramación conserva el depósito ya pagado: el cliente no necesita pagar de nuevo.

Depósito y penalización por no presentarse#

El dolor clásico de un salón: «reservó y no vino». Para combatirlo existe el pago anticipado: en la franja «Configuración de citas» se activa el bloque «Política de depósito»:

• interruptor «exigir depósito al reservar en línea»;
• importe: porcentaje del precio del servicio o importe fijo (en un servicio concreto se puede definir su propia condición);
• cancelación gratuita N horas antes de la visita.

Cómo funciona en la práctica:

• el cliente al reservar en línea ve el importe y las condiciones; la franja horaria se mantiene reservada un tiempo limitado hasta el pago; si no paga, la cita se cancela sola con la marca «depósito no abonado a tiempo» y el hueco vuelve a estar disponible;
• el estado del depósito se ve en la ficha de la cita: pagado, pendiente de pago, devuelto, perdido;
• si el cliente cancela a tiempo, el dinero se devuelve automáticamente; si cancela tarde o no se presenta, el depósito se retiene y el diario de reservas muestra un aviso al respecto;
• reprogramar una cita no reinicia el depósito.

El depósito requiere tener conectada la adquisición en línea. Un mecanismo similar, pero configurable con más flexibilidad, existe en las reservas de mesas; consulte Reservas de mesas.

Reserva en línea del cliente#

El cliente puede reservar por su cuenta: servicio → especialista → franja horaria libre → datos de contacto:

• en su escaparate;
• en su propio sitio web, mediante el widget «Reserva en línea»; consulte Mi sitio. El widget aparece cuando en el menú hay al menos un artículo con el tipo «Servicio»;
• en Telegram: miniaplicación de reserva en su bot.

Todas las citas, vengan de donde vengan, llegan a un mismo diario de reservas.

El tiempo libre se calcula según el horario del especialista, sus descansos, vacaciones y días puntuales, según la duración del servicio (más un margen para limpiar el puesto de trabajo, si está definido en el servicio) y según el tiempo ya ocupado. Los límites generales para todo el local están en la rueda dentada de configuración de la sección del diario de reservas, ventana «Configuración de citas», bloque «Horas de reserva en línea».

En el propio servicio, en la sección «Menú», se puede definir no solo la duración: el margen posterior a la visita, cuántos clientes admite a la vez, a qué especialistas está disponible y sus propias condiciones de depósito.

Si todo está ocupado, el cliente puede pulsar «Avisar si se libera» y recibirá una notificación cuando se abra una franja horaria (incluso si se ha liberado por un depósito no pagado a tiempo).

El texto «Su cita está confirmada» el cliente solo lo ve después de que la cita se haya creado realmente. Si en los segundos que tardó en rellenar los datos de contacto alguien ocupó ese horario, el cliente recibirá una negativa honesta y la cuadrícula se recompondrá de inmediato: el sistema no permite dos clientes a la misma hora con el mismo especialista. Cuando el cliente no elige especialista por su cuenta, se le asigna uno libre al crear la cita.

Si la confirmación se ha retrasado por algún motivo, en lugar de «Su cita está confirmada» el cliente verá «La confirmación aún no ha llegado, el establecimiento se pondrá en contacto con usted». Esa cita normalmente llega igualmente al diario de reservas: compruébela y llame al cliente.

Qué recibe el cliente justo después de reservar#

En la pantalla de confirmación aparece el número de cita y, al lado, según su local:

• 🔔 Recordatorios en Telegram: el botón lleva a su bot (aparece si el bot está conectado);
• Gestionar la cita: enlace a la página de reprogramación y cancelación;
• Añadir al calendario: evento para el calendario del teléfono o del ordenador;
• correo electrónico: si el cliente dejó su e-mail.

Gestión de la cita mediante enlace#

El enlace «Gestionar la cita» abre una página aparte. El cliente no necesita ni cuenta personal, ni contraseña, ni aplicación: basta con el propio enlace, que también llega en el correo de confirmación.

En esta página el cliente puede:

• consultar el servicio, el especialista, la fecha y la hora;
• reprogramar la cita a otro horario libre;
• cancelar la cita;
• abonar el depósito, si se exige (para las citas del widget en su sitio web, este es el único lugar de pago);
• activar los recordatorios en Telegram.

La reprogramación y la cancelación se ven de inmediato en el diario de reservas: no hace falta confirmarlas por separado.

⚠️ El enlace es la llave de la cita: quien la reciba reenviada por el cliente también podrá reprogramar o cancelar la visita.

Correo de confirmación#

En el formulario de reserva hay un campo opcional: e-mail. Si el cliente deja su dirección, justo después de la confirmación se le envía un correo: servicio, fecha y hora (en el huso horario del establecimiento), duración, dirección del establecimiento, número de cita y botón «Gestionar la cita». Si no la deja, simplemente no enviamos nada; esto no afecta en absoluto a la cita.

El correo no se envía si la cita la creó un administrador en el diario de reservas, si el sistema rechazó la cita o si el servicio requiere un depósito y este aún no se ha pagado. Un nuevo intento del cliente no genera un segundo correo.

Los correos llegan en ocho idiomas del circuito de reservas: inglés, ruso, georgiano, turco, albanés, alemán, ucraniano y armenio; el idioma se selecciona según el que usó el cliente al formalizar la reserva; para los demás idiomas el correo será en inglés.

Huso horario del establecimiento#

La parte para el cliente funciona en el horario del establecimiento, no en el horario del dispositivo del cliente. Un cliente de otro huso ve junto al selector de hora la indicación «hora del establecimiento (Asia/Tbilisi)» y, en el correo, la línea «La hora se indica en el huso horario del establecimiento». En este mismo huso se envían los correos y los recordatorios.

En cambio, la cuadrícula del diario de reservas se dibuja en el horario del dispositivo del administrador: las horas y los minutos de la cita se muestran tal como los ve el navegador. Mientras trabaje desde su país, no hay diferencia; si el administrador abre el diario de reservas desde otro huso horario, compruebe el huso, de lo contrario una cita a las 14:00 le aparecerá a otra hora.

El huso se toma de la configuración del local: sección «Locales», campo de huso horario. Compruébelo antes de activar la reserva en línea, sobre todo si la cuenta se creó desde otro país.

Recordatorios en Telegram#

Si en la local hay un bot de Telegram conectado, el cliente que haya reservado a través de él recibe:

• confirmación de la cita, así como mensajes sobre reprogramaciones y cancelaciones;
• recordatorio 24 horas antes y 2 horas antes de la visita, con los botones «Voy» y «Cancelar»: al pulsarlos, el estado de la cita en el diario de reservas cambia al instante.

El propietario y el administrador reciben notificaciones sobre nuevas citas y cancelaciones en su chat: un bloque de ajustes aparte, «Notificaciones al propietario».

La hora en todos los mensajes se muestra en el huso horario de la local.

Los textos de los recordatorios están traducidos a cuatro idiomas: inglés, ruso, georgiano y turco (los correos electrónicos, en cambio, se envían en ocho). Si el cliente hizo la reserva en otro idioma, el recordatorio llegará en inglés.

La cancelación con el botón del bot tiene en cuenta el depósito: si el cliente está dentro del plazo de cancelación gratuita, el dinero se devuelve automáticamente y el bot lo comunica («el depósito se devuelve a la misma tarjeta»); si el plazo ya ha pasado, informa de que el depósito se ha retenido. La devolución manual queda solo para los casos en que la devolución automática no haya funcionado; en ese caso, el bot avisará honestamente al cliente de que el establecimiento se pondrá en contacto con él.

De dónde vienen las citas#

Las citas que el cliente ha hecho a través del widget de su sitio web llevan en el diario de reservas el icono 🌐 con la indicación «Desde el sitio»: se ve de inmediato si el canal funciona o no.

El botón «🌐 Widget en el sitio» abre el embudo del widget para 7, 30 o 90 días:

Aparte se muestran «Ocuparon la franja horaria mientras elegían» (citas perdidas: motivo para añadir un especialista o acortar los pasos), fallos técnicos, cuántos clientes vieron el requisito de depósito y cuántos se quedaron esperándolo, cuántos activaron los recordatorios en Telegram y añadieron la visita al calendario, así como los idiomas en los que se abrió el widget. Son solo contadores: no contienen datos personales de los clientes.

Abonos#

El botón «🎟️ Abonos» abre los paquetes de servicios: usted describe un plan plantilla («10 cortes de pelo», «ilimitado durante un mes»), emite un abono a un cliente concreto y las visitas se van descontando de él a medida que se producen. También se admite la renovación periódica con cargo automático.

Limitaciones#

• El widget de reserva en línea no aparece siempre. Necesita que la local tenga activada la reserva y al menos un artículo con el tipo «Servicio» en el menú; de lo contrario, el widget no se muestra, para no abrir al cliente un panel vacío.
• No se puede reprogramar ni cancelar la visita en el propio widget. Esto se hace en una página aparte mediante el enlace «Gestionar la cita», que le llega al cliente en la pantalla de confirmación y en el correo electrónico.
• El correo electrónico solo se envía si el cliente ha dejado su e-mail. El campo es opcional; tampoco hay correos para las citas creadas por el administrador en el diario de reservas ni para los depósitos no pagados.
• La hora está siempre en el huso horario del establecimiento. Un cliente de otro huso ve la indicación del huso junto a la selección de hora: «14:00» significa las 14:00 en su establecimiento.
• El tiempo libre lo calcula el sistema, no usted. Influyen en él el horario del especialista, los descansos, las vacaciones y los días puntuales, la duración del servicio con el búfer y las «Horas de reserva en línea» de la local: no se puede «abrir» manualmente una franja horaria ocupada en el widget.
• En un sitio hecho con nuestro constructor, el widget está desactivado por defecto: modifica el maquetado de la página, por lo que usted lo activa de forma consciente.

Solución de problemas#

El botón «Reservar» no está en mi sitio.

1. No hay ningún artículo de tipo servicio en el menú o la reserva está desactivada en la local: en ese caso, el widget no se muestra.
2. No se encuentra la etiqueta: pulse «Comprobar la instalación» en la sección «Mi sitio». La comprobación no verá la etiqueta insertada a través de Google Tag Manager: revise el sitio con sus propios ojos.
3. Los cambios no han llegado: los archivos de los widgets se distribuyen a través de CDN con una caché de 5 minutos: espere y actualice la página borrando la caché.
4. El botón ha sido absorbido por el multibotón: si en su abanico hay una opción «Reservar», el botón propio del widget se oculta de forma intencionada.

El cliente no ve tiempo libre. Compruebe uno por uno: el horario del especialista y sus descansos, los días puntuales y las vacaciones, las «Horas de reserva en línea» en los ajustes de la sección, la duración del servicio junto con el búfer posterior a la visita y las franjas horarias ya ocupadas. Si todo está ocupado, el cliente dispone del botón «Avisar si se libera».

El enlace a un servicio o especialista concreto abre el primer paso habitual. Significa que el identificador ha quedado obsoleto: el servicio se renombró o el especialista causó baja. En ese caso, el widget no se rompe, sino que muestra la selección habitual desde el primer paso; corrija el identificador en el atributo de la etiqueta.

El cliente ha visto «La confirmación aún no ha llegado». La cita suele llegar igualmente al diario de reservas: compruébela en la cuadrícula y llame al cliente.

No se ven citas del sitio en las estadísticas. El embudo del widget lo muestra el botón «🌐 Widget en el sitio» en el diario de reservas: cuántas veces se vio el botón, cuántos clientes abrieron el panel y cuántos reservaron. Las propias citas del sitio llevan la insignia «Desde el sitio».

Secciones relacionadas#

• Mi sitio: widget de reserva en línea para un sitio externo
• Telegram: conexión del bot
• Empleados y turnos: registro del tiempo de trabajo del personal
• Clientes habituales: historial de clientes
• Reserva de mesas: lógica de reserva similar para restaurantes

Preguntas frecuentes#

¿Qué hacer con una cita sin especialista?#

Pasa a la columna «Sin especialista»: asigne un especialista más tarde abriendo la cita.

¿De dónde provienen los servicios en el formulario?#

De su catálogo de servicios; para cada uno se define una duración que se aplica a la cita.

¿Cómo marcar que el cliente no se presentó?#

En la ficha de la cita, seleccione la acción «No presentado»: el estado se registrará como no-show. Si se pagó un depósito por la cita y su retención está activada, se cobrará a favor del establecimiento, y el diario de reservas lo notificará de inmediato.

¿Pueden dos clientes reservar a la misma hora con el mismo especialista?#

No. La hora queda asignada a la cita en el momento de crearla: el segundo cliente recibirá un rechazo y verá la cuadrícula actualizada con las franjas horarias libres.

¿Cómo cerrar el día de un especialista o parte del día?#

La comida y franjas similares son «Descansos diarios» en la ficha del especialista; una fecha concreta son los «Días puntuales» (día libre u horario especial para ese día); los periodos largos son «Vacaciones y baja». Para cerrar las horas de todo el local, cambie «Horas de reserva en línea» en los ajustes de reservas.

El cliente reservó, pero no llegó el correo#

Compruebe si dejó su e-mail: el campo es opcional. No hay correos para las citas creadas en el diario de reservas por el administrador ni para los depósitos no pagados. Si había dirección, pida al cliente que revise la carpeta «Spam».

El cliente está en otra zona horaria: ¿qué hora elige?#

La hora del establecimiento. Junto al selector de hora, el widget indica la zona horaria, así que «14:00» significa exactamente las 14:00 en su horario, no en el del cliente.