Reservas de mesas

La reserva funciona con el mismo esquema que los pedidos: el huésped y el establecimiento no editan un archivo común directamente, sino que envían señales separadas que el servidor consolida. Así no se puede tocar la reserva de otro: para hacer algo con ella se necesita su identificador no adivinable, que solo tienen el propio huésped (en su enlace) y el establecimiento. La visión general de la sección «Plano del local» está en el artículo Plano del local; aquí se detalla el proceso de reserva en sí: creación, estados, vinculación a la mesa, depósito y reservas a través de agentes de AI.

Dónde gestionar las reservas#

Dos accesos equivalentes:

• Panel del local en la caja — el chip 🗺 «Local» en la cabecera del ticket de POS, la pestaña «Reservas» (con una insignia del número de solicitudes en espera). El panel del local está disponible por rol — al propietario, al gerente o a un operador con permiso para gestionar el local — y con el interruptor «Chip del panel del local» activado en «Aspecto externo del POS» (en los tipos de establecimiento que no son restaurantes está desactivado por defecto). Además de las reservas, el panel incluye lista de espera, plano, llamadas de camarero y analítica por mesas;
• Plano del local en el panel de administración (/tables) — la misma lista y la vinculación a las mesas sobre el propio plano.

Nueva reserva#

El botón «+ Nueva reserva» abre el formulario:

• fecha y hora (con intervalos de 15 minutos);
• duración — 60/90/120/180/240 minutos;
• número de huéspedes (1–50);
• mesa — concreta o «Sin asignar» (en el panel del local en la caja ese mismo punto se llama «Sin mesa»), si deja la distribución para después. En un hotel, en esta lista no hay habitaciones ni camas: la habitación se reserva por días completos, con un formulario aparte — véase más abajo;
• nombre del huésped (obligatorio) y teléfono — el número se registra tal como se escribe en el país del local, por ejemplo «+7 (912) 575-19-38»: la agrupación se coloca sola al teclear, en el campo vacío aparece un ejemplo de número del país, sin que cambie ninguna cifra, y un registro como «ext. 101» o dos números separados por coma se mantienen tal como se escriben; el número se muestra igual en la lista de reservas;
• comentario.

Las reservas creadas por el personal reciben de inmediato el estado «Confirmada» (a diferencia de las de los huéspedes, que siempre empiezan como solicitud).

Estados#

Las acciones de cada reserva están directamente en la fila de la lista: confirmar (desde «En espera»), sentar (desde «Confirmada»), completar, así como «No vinieron» y «Cancelar reserva». Sentar cambia el estado, pero no abre la cuenta del huésped: en el panel del local en la caja, una reserva ya sentada con mesa vinculada muestra un botón aparte «Abrir ticket», que es el que crea el pedido para esa mesa.

En una reserva que ocupa una habitación de hotel (quedan de cuando la habitación se podía reservar por horas), en lugar de «sentar» aparece «Alojar». Es un alojamiento real, no una marca en la lista: se abre la misma ventana que con el botón «Alojar» del tablero de habitaciones. El nombre y el teléfono del huésped ya vienen rellenados desde la reserva; solo queda elegir la tarifa y, si hace falta, completar el documento. Tras el alojamiento, el huésped tiene abierta la cuenta de la habitación, la habitación queda ocupada, el registro pasa al libro de registro de huéspedes (en Rusia, al registro migratorio) y la reserva se marca como «Huéspedes llegaron». Si la habitación no está lista para el alojamiento (ocupada, sin limpiar, fuera de servicio), la ventana no se abrirá — aparecerá una explicación. En el panel del local en la caja, esa reserva también muestra «Alojar»: el botón lleva al «Plano del local», a esa misma ventana. Las mesas del restaurante dentro del mismo hotel siguen siendo «sentar». La acción final, también para la habitación, es «completar»: la salida con cierre de la cuenta y el envío de la habitación a limpieza la hace el botón «Salida» del tablero de habitaciones.

Vinculación a la mesa y solapamientos#

La mesa de una reserva se puede elegir o cambiar directamente en la fila de la lista — en el desplegable también está el punto «sin mesa». El traslado a una mesa que ya tiene otra reserva en un horario solapado se rechaza con la explicación «Se solapa con otra reserva para esta mesa»: lo mismo haría el servidor, solo que en silencio. En el formulario de nueva reserva del panel del local en la caja, la ocupación se ve incluso antes de elegir — la mesa ocupada en el horario seleccionado aparece marcada como «· Ocupada» y no se puede seleccionar, y si todas las mesas están ocupadas, bajo la lista pone «No hay mesas libres» (la reserva «sin mesa» sí se crea: la mesa se le asignará a mano). El formulario tampoco acepta una hora que ya ha pasado. Tenga en cuenta una particularidad de la regla: la ocupación se calcula solo con las reservas confirmadas y ya sentadas — una solicitud sin confirmar no retiene la mesa, se resuelve a mano.

En el propio plano del local, una mesa con una reserva en curso aparece rellena en ámbar y etiquetada con la hora y el nombre del huésped, y una mesa con la próxima reserva de hoy recibe una insignia azul sin relleno — se ve de un vistazo qué está ocupado ahora mismo y qué lo estará en breve.

Reserva por parte del huésped#

En el menú QR y en la web del establecimiento, el huésped abre la hoja de reserva, ve el plano de la sala (libre/ocupada/seleccionada según las reservas vigentes) y elige la mesa él mismo, o varias mesas a la vez si el grupo es grande: en ese caso la reserva se reparte a partes iguales entre las mesas seleccionadas. La hora la indica el huésped igual que usted en el panel de sala: inicio y duración — 60/90/120/180/240 minutos, por defecto 2 horas. Bajo la lista se indica hasta qué hora se mantiene la mesa («Hasta las 21:00»); la reserva que cruza la medianoche (por ejemplo, 22:00 + 3 horas) se calcula sola. En el hotel, el huésped que abre el menú mediante el código QR de la habitación reserva una mesa del restaurante, no su habitación: si no se selecciona una mesa en el plano, la reserva llega «sin mesa» y no se vincula a la habitación (la habitación se reserva por noches — Hotel).

Los campos siguen el mismo orden que en el formulario de reserva del panel de sala: primero fecha y hora, después duración y número de huéspedes. La hoja se abre en la próxima hora en punto —tarde por la noche eso ya es mañana— y no acepta una hora que ya ha pasado: bajo el campo aparece «Esta hora ya ha pasado» y la solicitud no se puede enviar hasta que se corrija la hora. Así no le llega una solicitud para la noche de ayer, que la lista de reservas ocultaría de todos modos entre las pasadas.

Las mesas se pueden filtrar por características —son nueve: junto a la ventana, terraza, tranquila, enchufe, entorno accesible, para no fumadores, junto al escenario, espacio para carrito, se admite mascota. Las mesas que no encajan no se ocultan, sino que se atenúan, para que el plano de sala siga siendo reconocible. Si hay fotos cargadas para las mesas, el huésped las abre en un lightbox directamente al seleccionar.

La ocupación en el plano del huésped se calcula según todas las reservas activas, incluidas las solicitudes sin confirmar: una mesa ya reservada para la hora seleccionada no se le ofrece al huésped. Si aun así dos huéspedes coinciden en el mismo segundo, la segunda reserva la rechaza el servidor, no solo la interfaz.

Si el huésped deja un e-mail, justo después de la reserva recibe un correo «Solicitud de reserva recibida»: hora, número de huéspedes, mesa y una indicación de que la reserva espera su confirmación. Cuando usted confirme la reserva, el huésped recibirá el correo «Reserva confirmada»; también llegan correos sobre el cambio y la cancelación de la reserva. El huésped puede añadir la reserva al calendario (archivo .ics) y abrir sus reservas en cualquier momento: allí se ve el estado en vivo, hay «Cancelar» y «Cambiar». Si la hora deseada está ocupada, el huésped puede pulsar «Avisar si se libera» y recibirá una notificación cuando se libere el hueco.

El cambio hecho por el huésped es una nueva solicitud: usted confirmó la hora anterior, no la nueva. Por eso una reserva confirmada vuelve a quedar «Pendiente» tras el cambio —en el panel de sala vuelve a tener el botón «Confirmar», y el huésped ve «Pendiente de confirmación» hasta que usted confirme la nueva hora (si el huésped dejó un e-mail, recibirá un correo sobre la confirmación). Una reserva con depósito —pagado o pendiente de pago— sigue confirmada tras el cambio, igual que una reserva que haya cambiado el propio personal.

Del cambio se entera usted de inmediato, no por una línea que ha cambiado en silencio: en la pantalla abierta (plano de sala, panel de sala de la caja, registro) aparece un aviso «El huésped ha cambiado la reserva: nombre, antes → ahora» —en el registro además con sonido y notificación del navegador—, y al propietario le llegan un push a la administración móvil y un mensaje del bot de Telegram del local, si está conectado. Un cambio hecho por el propio personal no se revierte.

La reserva por parte del huésped está activada por defecto; si no la necesita, desactívela con el interruptor en los ajustes del sitio de la ubicación: el interruptor actúa a nivel de ubicación, no de toda la cuenta.

Depósito por reserva#

El depósito se configura con el botón «Depósito» (con el icono de tarjeta) en la ventana de reservas de la sección «Plano de sala»: es un conjunto de reglas, no una única cantidad para todo el establecimiento. En la regla se definen las condiciones («días de la semana», «hora desde/hasta», «huéspedes a partir de») y los parámetros: importe fijo, que se cobra por huésped o por reserva completa, ventana de cancelación gratuita en horas y la casilla «retener en caso de no presentarse». No hay porcentaje sobre el importe en el depósito por mesa: solo existe en el pago anticipado por cita de un servicio, donde se conoce el precio del servicio. Así se configura el escenario típico «viernes-sábado después de las 18:00, grupo a partir de 6 personas».

Al reservar en línea, el huésped ve el importe requerido (se recalcula al vuelo cuando cambia la fecha, la hora o el número de huéspedes) y la ventana de cancelación gratuita. A continuación:

• la reserva se crea de inmediato, pero el hueco se mantiene 30 minutos: durante ese tiempo hay que pagar el depósito;
• en cuanto el proveedor de pago confirma el pago, la reserva pasa a «Confirmada»;
• si el depósito no se ingresa en el tiempo previsto, la reserva se cancela automáticamente con la indicación «depósito no ingresado a tiempo» y el hueco se libera, y se avisa a quienes pidieron que se les informara.

La cancelación dentro de la ventana gratuita devuelve el dinero automáticamente; la cancelación tardía y la no presentación (si en la regla está marcado «retener en caso de no presentarse») dejan el depósito al establecimiento. En la línea de la reserva se ve el estado del depósito —pendiente de pago, pagado, devuelto o perdido—, y el botón «Devolver depósito» permite al gerente devolver el dinero manualmente en cualquier momento, incluso lo ya retenido. El depósito solo se conecta con la adquisición en línea configurada; sin ella, la reserva sigue siendo gratuita, como antes. ⚠️ La retirada automática de la reserva en caso de no presentación (Panel de sala → «Reservas» → «⏱ Retirada automática») NUNCA retiene el depósito: el autómata no toca en absoluto una reserva pagada, la cierra un empleado con el botón «No se presentaron», y junto con el estado se decide el destino del dinero del huésped.

Reserva a través de agentes de AI#

El mismo mecanismo de reserva está disponible para asistentes de AI de voz y texto a través de la Guest API pública: el agente comprueba las mesas libres (check_table_availability), crea una solicitud (create_reservation), puede consultar el estado o cancelar (get_reservation_status, cancel_reservation). Para el establecimiento, esta reserva no se diferencia en nada de una solicitud de huésped normal: también aparece en la lista «Pendiente» y requiere confirmación.

Banquetes#

No existe una entidad separada de «banquete»: un banquete se formaliza como una reserva normal con un número elevado de huéspedes y una descripción del evento en el comentario, vinculada a una sala de banquetes o a mesas desplazadas en el plano.

Qué se necesita para empezar#

• Reservas activadas en el local: en un restaurante, cafetería, bar y hotel están activadas por defecto; en un comedor y en un fast food están desactivadas de forma consciente.
• Plano de sala con mesas: para poder asignar la reserva a una mesa concreta (Plano de sala).
• Canal de recepción: escaparate, widget de reservas en su sitio web, Telegram o agente de AI para huéspedes.
• Política de depósito: si la reserva se hace con pago anticipado; para el depósito se necesita un pago en línea operativo.
• Lugar donde se consultan las reservas: la ventana «Reservas» y la pestaña «Reservas» en el Panel de sala.

Limitaciones#

• Una reserva con depósito no pagada retiene el hueco 30 minutos y después lo libera.
• No hay línea temporal de reservas por mesas ni cuadrícula de ocupación: la disponibilidad no se calcula con un esquema automático de asignación de asientos, sino según su decisión.
• No existe el estado «huésped llegó», como tampoco recordatorios automáticos N horas antes de la reserva; los recordatorios en Telegram al huésped se envían según sus propias reglas.
• El huésped no elige mesa en el widget ni en el formulario del escaparate: deja una solicitud y la mesa la asigna usted.
• Los depósitos son un mecanismo de pago general, por lo que allí donde no está conectado el pago en línea no se puede cobrar un depósito.

Solución de problemas#

El huésped no puede reservar. Las reservas están desactivadas en el local o el widget de reservas de su sitio web no está pagado como extensión.

La reserva no se vinculó a una mesa. La vinculación la hace el establecimiento: el huésped no la define.

El depósito no se devolvió al cancelar. La devolución se rige por la política de depósito; compruebe sus condiciones y el estado del pago.

Las reservas no se ven en el panel de sala. Está consultando otro local o las reservas están desactivadas.

El hueco se ocupó dos veces. Los solapamientos se muestran, pero no hay una cuadrícula de disponibilidad rígida: para las horas de máxima afluencia, fije una cuota manualmente.

Secciones relacionadas#

• Plano de sala: editor del plano, códigos QR, camareros
• Panel de sala: puesto de trabajo del anfitrión: reservas, lista de espera, plano, avisos
• Caja (POS): apertura de ticket a partir de una reserva asignada
• Guest API para agentes de AI: reservas en nombre del huésped de forma programática
• Citas para servicios: el mismo principio de reserva para salones de belleza
• Empleados y turnos: roles y acceso al panel de sala

Preguntas frecuentes#

¿Puede el huésped reservar una mesa sin llamar?#

Sí, directamente desde el menú QR o desde el sitio web del establecimiento: la solicitud aparece al instante en el panel de sala y el huésped ve de inmediato la confirmación o el estado «Pendiente».

¿Qué ocurre si dos empleados asignan la misma mesa a la misma hora?#

La interfaz no dejará pasar al segundo: tanto el cambio de mesa en la fila de la lista como la creación de una reserva sobre una mesa ocupada se rechazan con la explicación «Se solapa con otra reserva para esta mesa», con la misma regla con la que el servidor ya descarta esa señal. Si dos empleados pulsaron en el mismo segundo, el servidor rechazará la segunda reserva. Una solicitud no confirmada no retiene la mesa: el solapamiento se resuelve manualmente.

¿Hay un modo separado para banquetes?#

No hay una entidad separada: un banquete es una reserva normal con un número elevado de huéspedes, vinculada a la zona necesaria en el plano.