Empleados y turnos

La página Empleados permite dar al personal sus propios accesos al panel de administración: cada uno entra con su email y contraseña y ve solo las secciones que permite su rol. Aquí también se gestiona el calendario de turnos y el registro del tiempo trabajado.

Abrir: Panel de administración → Empleados. El conjunto de pestañas depende de quién lo consulte: el propietario ve las siete (Empleados · Roles y acceso · Turnos · Plan-real · Nómina · Coste laboral · HR), el gerente ve cuatro (Mi cuenta · Turnos · Plan-real · HR), y el resto de empleados ve tres (Mi cuenta · Turnos · Plan-real): su cuenta con calendario, horas y nóminas, más el calendario general de turnos y el registro horario, pero solo para consulta, sin derecho a modificar turnos.

Roles y acceso#

El acceso se construye sobre dos ejes: el nivel (permiso base que verifica el servidor) y el puesto (conjunto predefinido de secciones y permisos de caja).

Además, herramientas comunes de turno disponibles para todos: tablero de tareas, base de conocimiento, formación, correo y chat de trabajo. En el chat de trabajo, además del canal general, los canales por local y los diálogos personales, hay grupos de trabajo (los crean el propietario y los responsables, y la composición se elige entre los empleados) y el Asistente de IA de la empresa: un diálogo personal en el que el empleado consulta la documentación de la base de conocimiento y recibe una respuesta con enlaces a las fuentes.

Por encima de los niveles existe el constructor de puestos: 21 presets listos para distintas verticales (responsable de turno, cajero, vendedor, host, barman, contable, comprador, almacenero, HR, responsable de marketing, responsable de ventas, recepción, camarera de piso, soporte, técnico, operador de punto de recogida y otros), con un conjunto predefinido de secciones y permisos de caja (descuento máximo, cancelación de artículos, devolución sin recibo, derecho de aprobación, «administrador de sala»). Cualquier preset se puede ajustar a medida o crear un puesto propio desde cero.

La sección no se concede al rol como «todo o nada»: cada sección permitida tiene tres niveles: 👁 consulta, ✏️ modificación de datos y ⚙️ configuración de la sección. Se puede, por ejemplo, abrir el almacén al almacenero en consulta y edición, pero no dejarle entrar en la configuración, y al contable dejarle solo la lectura de finanzas. Un icono atenuado significa que el permiso está desactivado; junto a cada sección hay una ayuda con lo que contiene.

Qué cambia el nivel en la pantalla del empleado#

El nivel no es solo una casilla en la configuración del rol: se nota en el trabajo:

• 👁 solo consulta: en la cabecera de la sección aparece un aviso de «Solo consulta» con la explicación de quién concede el permiso de modificación, y los botones «añadir», «crear» y «eliminar» quedan inactivos (al pasar el cursor se ve por qué). Las listas, la búsqueda, los filtros, la impresión y la exportación funcionan con normalidad: consultar e imprimir no los limita nadie.
• ✏️ modificación: trabajo habitual con la sección. Además, el servidor concede a ese empleado permiso de escritura en los datos de la sección; sin este nivel la escritura es físicamente imposible, incluso saltándose la interfaz.
• ⚙️ configuración: el engranaje «Configuración de la sección» en la cabecera de la ventana. Sin este nivel el engranaje simplemente no existe: el empleado no verá ni modificará los parámetros de la sección. En la sección general «Configuración», ese rol solo conserva las pestañas personales: «Interfaz» (cómo ve él el panel de administración) y «Cuentas SIP personales»; los parámetros de la cuenta quedan ocultos.

Los niveles ya se aplican a las secciones Menú, Pedidos, Almacén, Empleados, Clientes, Citas, Mesas y reservas, Caja, Finanzas y Configuración; el engranaje «Configuración de la sección» está restringido por el nivel ⚙️ en todas las secciones a la vez. El resto de secciones aún muestran todo el contenido del rol sin separar consulta y edición: las vamos completando una a una.

El propietario conserva acceso completo a todas las secciones, incluidas finanzas, nómina, suscripción y configuración.

Cómo añadir un empleado#

1. Pulse «Añadir empleado».
2. Indique nombre y puesto.
3. Decida si necesita acceso al panel de administración. Si lo necesita, indique email (que es también el usuario) y contraseña, o pulse «Generar». Si no lo necesita, el empleado se crea igualmente: aparecerá en el calendario de turnos, en el registro horario y en la nómina, simplemente sin acceso (así conviene dar de alta a especialistas y personal operativo).
4. Rellene la remuneración: tarifa por hora, salario o comisión y, si procede, el perfil fiscal. Las deducciones y otros datos fiscales de la persona se definen ya en su ficha, en la pestaña «Expediente laboral»: en la ventana de remuneración 💰 hay un enlace «Abrir datos fiscales» que lleva allí.
5. Entregue los datos al empleado: la contraseña se muestra solo una vez (hay un botón «Copiar datos» y se puede enviar por correo).

En cualquier momento se puede restablecer la contraseña, definir el PIN de cajero (4–6 dígitos: cambio rápido en un terminal compartido y confirmación de operaciones), añadir notas, desactivar temporalmente al empleado o eliminarlo, en cuyo caso ya no podrá entrar.

Si ese email ya está registrado en la plataforma, el sistema propondrá vincular al usuario existente: la persona trabaja en varias cuentas a la vez con su propia contraseña y cambia entre ellas.

Si la cuenta tiene telefonía configurada, en la propia ficha del empleado aparece el bloque de extensión (SIP): asignar un número al contratar, restablecer la contraseña de la cuenta o revocarla al cesar, sin salir de la sección «Telefonía». El bloque solo lo ve el propietario y solo si hay un local con telefonía conectada.

Puestos de trabajo#

En la barra lateral del panel de administración hay un selector «Puesto de trabajo»: Administración, Sala, Cocina, Bar, Caja, Anfitrión, Entrega, Almacén, Compras, Finanzas, Marketing, RR. HH., Recepción, Limpieza, Punto de recogida y otros — en total alrededor de una veintena, y solo se muestran los adecuados para su tipo de negocio. Reduce el menú a las secciones necesarias: cómodo en la tableta del camarero (solo «Pedidos», «Caja», «Cocina», «Entrega», «Plano de sala») o en el dispositivo de cocina. En algunos puestos el lugar de trabajo está fijado de forma rígida: el camarero siempre trabaja en «Sala».

El puesto de trabajo es un filtro sobre los permisos del rol: el acceso lo determina el rol, el puesto de trabajo solo elimina lo innecesario de la pantalla.

Turnos: plan y real#

En la página de empleados se lleva un calendario de turnos:

• Plan — cuadrícula semanal «empleados × días»: el turno se crea con un clic, la semana anterior se puede copiar entera, y los turnos típicos se pueden aplicar con una plantilla a un rango de fechas. El sistema avisará de los solapamientos. La semana lista se publica: los empleados afectados reciben un mensaje, y los cambios posteriores a la publicación se marcan. Si el registro mensual ya está cerrado, no se pueden poner ni editar turnos en él: la cuadrícula lo indica con un aviso «🔒 Registro de cerrado» antes del primer clic, y el mes se puede reabrir en la pestaña «Plan-real» (el propietario de la cuenta quita el bloqueo);
• Vacaciones, bajas y días libres — el empleado envía una solicitud, el mánager la aprueba; lo aprobado se ve de inmediato en el calendario;
• Intercambios de turnos — el empleado ofrece su turno a un colega concreto o «a todos con este rol», y toma un turno abierto; la última palabra la tiene el mánager. Si quien toma el turno ya tiene ese día su propio turno solapado, la solicitud avisará de ello antes de la aprobación: el sistema no aplicará un intercambio con solapamiento. El propio empleado lo ve aún antes: tanto en la oferta como en el turno abierto aparece la línea «Este día ya tiene un turno 19:00–23:00», y si el horario se solapa, que no se podrá tomar ese turno, y el botón «Aceptar»/«Tomar turno» está inactivo con ese solapamiento: el sistema no crea una solicitud que de todos modos no se puede aprobar;
• Real — el empleado marca entrada y salida con un clic (también hay «pausa/volvió»); la hora la pone el servidor, no se puede «manipular» desde el dispositivo. Se puede exigir que la marca se haga en el lugar, por geolocalización o solo desde el terminal del establecimiento (tableta con PIN-pad o monitor con QR), y cerrar automáticamente los turnos olvidados; véase Marcado de entrada y salida;
• Plan-real — registro mensual: plan y real en minutos, desviaciones, retrasos, ausencias, trabajo «fuera de calendario» y turnos sin cerrar. El plan y la desviación se calculan a la fecha actual: los turnos que aún están por venir no cuentan como déficit; sus horas se muestran en una línea gris aparte «por venir: 16 h 40 min». «Hoy» y «ya transcurrido» se calculan según la zona horaria del local (desde su perfil), no según el reloj de su ordenador. Con la misma regla funciona el bloque de confirmación del registro: un turno sin marca de salida entra en la lista «por resolver» solo cuando ha terminado su hora prevista, y solo entonces tiene el botón «Marcar ausencia (NN)»: a un turno de mañana no se le puede marcar ausencia. Si alguien olvidó marcarse, envía una corrección y el mánager la confirma. El mes cerrado se fija y pasa al cálculo de la nómina.

Las horas trabajadas pasan a la sección Finanzas (pestaña «Personal»): se ven los costes de personal junto a los ingresos. Y la pestaña «Coste del trabajo» compara las horas y las tarifas con los ingresos del local: proporción de la masa salarial en los ingresos e ingresos por hora-persona, plan frente a real.

Nómina#

Una pestaña aparte (solo para el propietario) calcula la nómina del mes a partir de los turnos cerrados:

• devengo — horas × tarifa, salario fijo, comisión o su combinación, horas extra según umbral y multiplicador;
• propinas — directamente al empleado, fondo común por horas trabajadas o fondo con pesos por rol;
• impuestos y cotizaciones — paquetes por país ya listos (Georgia, Albania, Rusia, Turquía, Kazajistán) con todas las tasas, umbrales, topes y deducciones del país: la progresión se calcula de forma acumulada desde el inicio del año, no «por mes por separado». Si aún no hay paquete para su país o necesita un caso propio, quedan los componentes configurables (porcentaje, fijo, progresión, lado del trabajador o del empleador) y los perfiles fiscales con nombre; los modos «solo paquete», «paquete más componentes propios» y «solo propios» se pueden alternar;
• qué se ve en el cálculo — la ejecución lleva una insignia de modo («país · paquete desde tal fecha»), las advertencias del cálculo se explican con palabras, y en la fila desplegada del empleado se ve el desglose de cada retención, tanto por el trabajador como por el empleador;
• declaraciones — los formularios del país se generan a partir del cálculo listo y se «congelan» para el periodo, con aclaraciones y un rastreador de plazos de presentación. Los formularios existen en los cinco paquetes por país: Georgia — declaración de impuestos retenidos en la fuente; Albania — declaración salarial mensual (Lista e Pagesave, obligaciones E-SIG 025); Kazajistán — formulario 200.00; Rusia — 6-НДФЛ, РСВ y Datos personalizados; Turquía — MUHSGK;
• correcciones — bonificaciones y retenciones manuales; el sistema mismo propondrá retenciones por faltantes de caja;
• estados — borrador → aprobado → pagado, con posibilidad de revertir;
• documentos — recibo de nómina PDF, exportaciones del registro y de la nómina en CSV.

El empleado ve sus recibos de nómina en «Mi cuenta», pero solo después de que el cálculo esté aprobado.

Expediente laboral y RR. HH.#

La pestaña HR (propietario y gerente) — lo que normalmente vive en carpetas y hojas de cálculo:

• panel — rotación, antigüedad media, disciplina por meses cerrados, progreso de formación, índice de fiabilidad del empleado de los últimos 90 días;
• expediente laboral — documentos de identidad, números fiscales, cartilla médica con la fecha del próximo reconocimiento, seguros, contrato (laboral, de prestación de servicios, autónomo) con fechas de contratación y despido;
• documentos obligatorios — registro según las normas del país: 15 perfiles, es decir, todas las repúblicas de la antigua URSS (Rusia, Kazajistán, Georgia, Armenia, Azerbaiyán, Bielorrusia, Moldavia, Ucrania, Estonia, Letonia, Lituania, Kirguistán, Tayikistán, Turkmenistán, Uzbekistán), con estados «en orden / por vencer / vencido / no» y enlace al artículo de la ley;
• copias escaneadas de documentos — el pasaporte, la cartilla médica y el contrato se guardan en el propio expediente laboral, y el botón «Rellenar desde el escaneo» reconoce los campos de la fotografía y los inserta en el formulario: usted mismo los revisa y los guarda;
• plazos de notificaciones estatales — recordatorios sobre la presentación de informes de contratación y despido en su país, con marca manual «presentado»;
• plan anual de vacaciones — los empleados proponen fechas en su cuenta, el responsable las aprueba, el responsable de RR. HH. aprueba el plan completo. El botón «🖨 Imprimir» saca el plan en papel como calendario de vacaciones: encabezado «APROBADO» con línea para la firma del responsable, fecha y documento de aprobación, columnas «departamento, puesto, empleado, días, fechas de vacaciones, nota» y columna «Firmo que he leído el calendario: firma, fecha». Mientras el plan no esté aprobado, se imprime con la marca «Proyecto»; si varias personas jurídicas gestionan al personal, la persona jurídica se selecciona encima del formulario. En la persona jurídica rusa hay junto a ella un botón «T-7 (imprimir)» — formulario unificado del calendario.

Ficha del empleado — ahora es una página aparte con pestañas, no un panel emergente: diario privado del gerente, registro de bienes entregados (qué está en manos del empleado, qué se ha devuelto; al despedir, el sistema recordará lo no devuelto), documentos por persona y expediente laboral con escaneos. Las entradas del diario se marcan con etiquetas «Reconocimiento», «Disciplina», «Incidente» y «Nota»: cada etiqueta tiene su propio icono y color — verde, ámbar, rojo y gris —, y la lista se filtra por esas mismas etiquetas.

Códigos de acceso y QR para dispositivos#

En una tableta compartida o una pantalla de cocina, introducir el usuario y la contraseña cada vez es incómodo. Para esos puestos de trabajo, Cenaly incluye códigos de acceso — identificadores únicos cortos que vinculan el dispositivo a la sección y al conjunto de permisos necesarios sin introducir las credenciales de forma constante.

Dos tipos de códigos#

Ambos tipos están en la sección QR, donde también están los códigos de mesa para clientes, cada uno en su pestaña.

En la pestaña «Dispositivos», junto a los códigos también se ven los dispositivos activos: qué tabletas y monitores están conectados ahora en cada local y cuándo lo estuvieron por última vez. Ahí mismo está la vinculación del kiosco al terminal de pago: si en este ordenador se ejecuta el puente, al kiosco se le selecciona el terminal de pago conectado precisamente a él (la página debe abrirse en el propio ordenador del kiosco — el puente solo es visible para él).

Cómo crear un código de dispositivo#

1. Abra QR en el menú lateral y vaya a la pestaña «Dispositivos».
2. Pulse «Crear» — el sistema generará un código único.
3. Asigne un nombre (por ejemplo, «Caja de sala» o «Cocina»), elija la pantalla inicial (Monitor de pedidos, Cocina, Menú, etc.) y, si es necesario, limite el acceso a un local concreto.
4. Configure la protección con PIN: si se define un PIN, el empleado lo introduce tras escanear — el dispositivo queda protegido frente a un uso no autorizado.
5. Junto al código se muestra el código QR — se puede descargar (SVG), imprimir y pegar en la tableta o en el soporte.

El empleado escanea el código QR con la cámara del teléfono o con un lector, llega a la pantalla de acceso y entra directamente en la sección necesaria con los permisos definidos para ese código.

Cómo crear un código QR para el acceso de un empleado#

Este tipo de código está pensado para personas, no para dispositivos: el empleado puede entrar en el panel de control desde cualquier dispositivo simplemente escaneando su código QR personal.

1. Abra QR → pestaña «Acceso al panel» (o cree un código de dispositivo en la pestaña contigua si quiere dar al empleado una pantalla con acceso limitado).
2. Pulse «Añadir», introduzca el nombre del empleado.
3. Defina un PIN o una contraseña para proteger el código.
4. Imprima o reenvíe el código QR al empleado.

El empleado escanea el código y entra en su zona de trabajo. Si ha definido un PIN, deberá introducirlo una sola vez tras escanear. El código se puede desactivar o eliminar en cualquier momento — después de eso, el acceso con él será imposible.

Configuración de permisos para un código de dispositivo#

Al crear un código de dispositivo se puede configurar con flexibilidad qué ve exactamente esa pantalla:

• Pantalla inicial: Monitor de pedidos, Cocina (KDS), Gestión del menú.
• Locales: limitar la visibilidad de los pedidos a uno o varios locales.
• Permisos adicionales: ver pedidos, gestionar pedidos, cambiar la disponibilidad de platos y precios, editar el menú y los locales, gestionar la lista de agotados.

Aplicaciones móviles para el personal#

Para camareros, cocineros, repartidores y gerentes de sala hay aplicaciones móviles nativas (Android). También se puede acceder a ellas con un código QR — basta con abrir la aplicación y escanear el código del dispositivo. Más información en la sección Aplicaciones móviles.

Qué se necesita para empezar#

• Permisos de propietario — los empleados los da de alta el propietario de la cuenta; las pestañas «Empleados», «Roles y acceso», «Salario» y «Coste laboral» solo están disponibles para él, mientras que el horario y el personal también lo están para el gerente.
• Email del empleado y el rol elegido — con ellos la persona entra al panel de administración con su propia cuenta.
• Horario de turnos — para el plan y el real, y también para repartir las propinas del fondo común.
• Tarifas — para calcular el salario y el coste laboral.
• Códigos de acceso y QR de dispositivos — para poner la caja, la pantalla de cocina o el kiosco en una tablet (Códigos QR y dispositivos).

Limitaciones#

• El correo con el acceso puede no llegar — pero entonces el acceso no se pierde. Si el correo falló, la ventana de invitación muestra por sí misma la dirección de acceso, el usuario y la contraseña temporal: entrégueselos al empleado como le resulte más cómodo. La contraseña anterior en ese momento ya no funciona.
• Los niveles de acceso se comprueban en la interfaz. Guardar los datos de una sección en el almacenamiento ya no se le permite a un empleado sin el nivel «modificación», pero algunas operaciones que pasan por la API están limitadas por ahora solo por la interfaz — la comprobación de niveles en el servidor aún se está escribiendo.
• La restricción del empleado por locales todavía no está activa — el campo existe en el contrato, pero el acceso no se recorta con él.
• El expediente de personal de Rusia se escribe solo en el contorno ruso (requisito de residencia de los datos personales); para Kazajistán el módulo de personal no está disponible en ningún sitio — al intentarlo, el sistema lo dirá con sinceridad y mostrará el artículo.
• El bloque «Mis documentos» no funciona para el empleado de línea — es un fallo de acceso conocido.
• El recordatorio de turno llega como ventana, no al minuto exacto — el envío va con un tick general cada media hora, por lo que «2 horas antes» en realidad significa entre 1,5 y 2 horas antes. El autoservicio del empleado sí funciona: intercambio de turnos, solicitud de vacaciones, marcaje de entrada desde el teléfono y el bloque «Mis datos» en la sección «Mío» (el teléfono y el contacto de emergencia se cambian al momento; la dirección, los datos fiscales y el documento — tipo de documento, número, quién lo expidió, fecha de expedición, «válido hasta» — se envían a aprobación del responsable).
• No hay exportación a 1С.
• El porcentaje objetivo de costes laborales se guarda en el navegador — en otro dispositivo habrá que volver a indicarlo.
• Las pantallas «Roles y acceso», «Salario» y «Expediente de personal» son complejas — según la evaluación interna de claridad, 2 de 5; se escribieron para un especialista de personal, no para el propietario.

Solución de problemas#

Al empleado no le llegó la invitación. Compruebe la dirección en la ficha y la carpeta «Spam» — el correo sale desde la dirección de la marca. Si no salió en absoluto, la ventana de invitación muestra el usuario y la contraseña temporal: díctelos en persona. La contraseña anterior ya no funciona después de la invitación.

El empleado ve secciones que no le corresponden. Compruebe el rol: el conjunto de secciones lo define él, y el «puesto de trabajo» solo estrecha la interfaz visualmente. En la caja, la capa real de permisos es el rol más el PIN.

El empleado no puede abrir «Mis documentos». Es un fallo de acceso conocido del personal de línea — entregue el documento de otra forma.

La sección de personal está bloqueada. Es la barrera de residencia de los datos personales: el expediente de personal ruso se lleva solo en la marca rusa.

El salario no se calculó. No se indicaron las tarifas o en el periodo no hay turnos cerrados.

En la ventana de pago no hay deducciones. Es así a propósito: las deducciones, la residencia y otros datos fiscales de la persona no son una condición del pago, sino información sobre ella con fecha de inicio e historial de cambios. Se indican en la ficha del empleado, pestaña «Expediente de personal» → «Datos fiscales» (en los empleados rusos, ahí mismo está la ventana «НДФЛ: hijos y deducciones»). En la ventana de pago 💰, bajo el «Perfil fiscal» hay un enlace «Abrir datos fiscales» — la ficha se abrirá en una nueva pestaña y la tarifa no guardada se quedará donde está. El cálculo del mes y la búsqueda por importe neto toman las deducciones de ahí: si las cambió, vuelva a buscar el devengo. Los datos fiscales están vinculados a la contratación: si la contratación de la persona no está formalizada (también ocurre con el propietario de la cuenta), la ficha se abrirá en el bloque «Datos fiscales» con una sugerencia — primero formalice la contratación en la pestaña «Historial» de esa misma ficha.

En el cálculo no están todos los empleados. El cálculo es una instantánea del momento en que se calculó: quien se dio de alta (o a quien se le indicó la tarifa) después, no aparece en él. La pantalla no lo oculta — sobre la tabla del mes aprobado hay una línea «Estos empleados no entraron en el cálculo aprobado» con los nombres y el motivo de cada uno. Para incluirlos en ese mes, vuelva al borrador (cancelar el registro de pago → corregir el cálculo aprobado) y pulse «Actualizar datos y recalcular» — los importes manuales se conservan al recalcular. El mes ya pagado puede no tocarlo: devengue a esas personas en el siguiente.

Secciones relacionadas#

• Marcaje de entrada y salida — terminal del establecimiento, QR desde el monitor, cierre automático de turnos
• Caja (POS) — pantalla de trabajo del camarero
• Cocina (KDS) — pantalla de trabajo del cocinero
• Reparto propio — pantalla de trabajo del repartidor
• Plano del local — asignación de camareros a las mesas
• Finanzas — informes de personal
• Aplicaciones móviles — aplicaciones para el personal (camarero, cocinero, repartidor, monitor)

Preguntas frecuentes#

¿Cuántos empleados se pueden añadir?#

Hasta 30 empleados contratados por cuenta (la fila del propietario no cuenta para el límite). Al alcanzar el límite, el sistema lo notificará.

¿Ve el camarero las finanzas o la configuración?#

No. El camarero solo ve los pedidos y la caja. El aislamiento por roles se aplica a todas las secciones del panel de administración.

¿Cómo se vincula el camarero a un pedido?#

Automáticamente: el pedido creado por el camarero en la caja se vincula a él; los pedidos de las mesas del camarero (modo «Camareros» en el plano del salón) también. El vínculo se ve en la ficha del pedido.

¿Se pueden gestionar los turnos sin roles?#

Sí, el calendario de turnos funciona para cualquier empleado, independientemente de si usa el panel de administración a diario o no.

¿Qué pasa si un empleado pierde el código QR?#

Elimine el código en la sección «Códigos QR», en la pestaña correspondiente: el acceso con él se interrumpirá de inmediato. Cree un código nuevo y entrégueselo al empleado.

¿Se puede limitar el código a un solo local?#

Sí, al crear el código de un dispositivo seleccione los locales necesarios: el empleado solo verá los pedidos y los datos de esos locales.