Hardware e attrezzature

Le attrezzature di una sede di solito vivono nella testa di qualcuno e nelle chat: chi tiene il secondo Terminale, a chi è assegnato il portatile, quanti anni ha il vecchio frigorifero e quanto vale ancora in contabilità. La sezione «Hardware» è un registro di tutto ciò che l'azienda possiede, con due cose che non si trovano in un foglio di calcolo in chat: la persona responsabile e l'ammortamento — separatamente per la contabilità e separatamente per le imposte.

Aprire: Pannello di amministrazione → Hardware (admin.cenaly.com/assets).

Che cos'è questa sezione#

Nel registro c'è una sola entità — il bene — che ha un tipo: Hardware, telefono, computer, automobile, mobili, locale, immobilizzazioni immateriali (programmi, licenze, diritti) o altro. I campi comuni sono uguali per tutti i tipi — nome, marca e modello, numero di serie e numero inventariale, quantità, Sede, dipendente materialmente responsabile, stato, nota e cronologia degli eventi — mentre per telefono, automobile e computer si aggiunge un blocco «Passaporto» dedicato: interno e login SIP, targa e VIN, nome in rete e sistema operativo. Gli stati sono cinque: Bozza · In uso · Inattivo · In riparazione · Dismesso; la bozza è un bene senza data di messa in uso: è già nel registro, ma non viene ammortizzato e non compare nella scrittura.

Cosa serve per iniziare#

Non serve installare nulla: la sezione funziona nel browser, e anche la stampa delle etichette — tramite la normale finestra di stampa.

Passaggio 1. Registrare un bene#

Il pulsante «＋ Aggiungi hardware» apre la scheda. Si apre come preferite — finestra, pannello o schermo intero (la scelta viene memorizzata) — e la sua densità è un'impostazione utente: «minima» lascia solo i campi senza i quali il bene non si registra, «completa» mostra tutte le sezioni in una volta.

Tre campi meritano una spiegazione. «Quantità» — per un lotto omogeneo su una sola fattura: dieci sedie uguali non serve registrarle con dieci schede. «Come è stato ottenuto» — «Acquisto», «Locazione / leasing», «Conferimento del titolare», «Donazione», «Produzione propria», «Eccedenza da Rettifica»; il campo descrive la provenienza, mentre come riconoscerla in contabilità lo decidono le politiche. «Costo (IVA esclusa)» — il costo storico al netto dell'IVA detraibile: è proprio questo a diventare la base di ammortamento, mentre l'IVA a credito si registra separatamente.

Passaggio 2. Mettere in uso#

Finché un bene non ha una data di messa in uso, è una bozza. Si può mettere in uso in due modi: con il campo «Messo in uso» nella scheda oppure con la voce «Metti in uso» nel menu «Azioni» della riga — in quel caso la data sarà quella odierna.

In quel momento al bene viene assegnato automaticamente un numero inventariale del tipo INV-000001, se non ne avete indicato uno vostro; dalla data di messa in uso si calcola l'ammortamento — dallo stesso mese o dal mese successivo, come indicato nella politica. La messa in uso non ha una via di ritorno: si può eliminare solo una bozza. Un bene che è stato in uso non si elimina, ma si dismette — la sua cronologia resta nel registro e nella scrittura è onestamente indicato come dismesso.

Шаг 3. Politiche contabili e regole del paese#

Lo stesso acquisto vive in due libri secondo regole diverse, per questo nella scheda ci sono due sezioni. Contabilità — «Riconoscimento» («Immobilizzazione materiale (capitalizzare)» oppure «Ammortizzare subito (bene di modesto valore)»), «Metodo» («Lineare», «A quote decrescenti», «Non ammortizzabile»), «Vita utile» in mesi, «Valore residuo», «Coefficiente di accelerazione», «Inizio ammortamento» («Dal mese successivo all'entrata in funzione» oppure «Dal mese di entrata in funzione»), «Gruppo».

Contabilità fiscale — «Ammortizzare», «Ammortizzare subito» oppure «Non deducibile»; «Gruppo / pool di ammortamento», «Metodo», durata oppure «Aliquota annua, %», inizio, «Ammortamento anticipato, %» tra le opzioni del paese e «Nota del commercialista».

Non serve compilare a mano: il pulsante «Applica le regole del paese» prende il paese della sede, il tipo e il costo del bene e compila entrambe le politiche, spiegando sotto i campi il perché di ogni scelta. La «Vita utile» è contrassegnata da un asterisco ed è obbligatoria finché il riconoscimento è «capitalizzare» e il metodo non è «Non ammortizzabile»: senza la durata non c'è modo di calcolare l'ammortamento e la scheda non si salva — premete «Applica le regole del paese», inserite la durata manualmente oppure scegliete «Ammortizzare subito»/«Non ammortizzabile». Se al salvataggio la scheda non si chiude, sposta da sola il cursore sul campo non compilato. Se il costo non supera la soglia fiscale, il bene viene ammortizzato subito in entrambi i libri (la soglia è inclusiva: anche un costo pari alla soglia va in spesa). Nulla viene inserito in silenzio — solo su pressione del pulsante.

Le regole del paese sono un'impostazione predefinita, non la firma del commercialista: l'ultima parola spetta al vostro specialista e per le sue annotazioni nella sezione fiscale c'è un campo dedicato.

Шаг 4. Ammortamento del mese e giornale per il commercialista#

La scheda «Ammortamento» ha due assi: «Mese» e «Libro» («Contabilità» oppure «Fiscale»). Nella tabella, per ogni bene in funzione, si vedono «Inizio», «Metodo», «Per il mese» (con la nota «ammortamento anticipato» oppure «ammortizzato subito»), «Accumulato» e «Residuo», mentre in basso c'è il «Totale» — separato per ogni valuta.

Due pulsanti consegnano le stesse informazioni al commercialista — «Scarica il giornale del mese (JSON)» e «Scarica CSV» — e non si tratta dell'esportazione di una tabella, bensì dell'intero giornale del mese nel formato delle scritture contabili, lo stesso con cui le paghe consegnano i propri documenti:

Nel giornale del libro fiscale compare solo l'ammortamento — le altre operazioni sono proprie di quel libro e vengono calcolate al di fuori della nostra parte.

Prospetto dei movimenti per il periodo#

La scheda «Prospetto» risponde alla domanda «cosa c'era all'inizio, cosa è entrato, cosa è uscito, cosa è rimasto». Impostate «Da» e «A», scegliete il libro — e per ogni bene vedete il costo e l'ammortamento accumulato all'inizio, le entrate (entrata in funzione e miglioria), le uscite, quanto è stato calcolato nel periodo, il saldo finale e il valore residuo; sotto, il «Totale» per valuta.

Sotto il totale, su righe separate, compare ciò che non entra in bilancio: «Ammortizzato subito (sotto la soglia di capitalizzazione)» e «Riparazioni del periodo». Se il periodo termina con l'ultimo mese, il prospetto è anche il saldo alla data per la nota integrativa al bilancio; il pulsante «Scarica CSV» lo consegna come file. Nel prospetto rientrano i beni entrati in funzione entro la fine del periodo e non dismessi prima del suo inizio — se il prospetto è vuoto, di solito dipende da questo, non da un guasto.

Miglioria e riparazione#

La voce «Miglioria / riparazione…» nel menu della riga (oppure il pulsante «Aggiungi miglioria o riparazione» nella scheda) apre la finestra «Miglioria o riparazione». Il campo «Cosa è stato fatto» distingue due casi, e la differenza è sostanziale:

Poi ci sono «Data di completamento dei lavori», «Costo (IVA esclusa)», «IVA a credito», e per la miglioria anche «Proroga della durata di, mesi» (vuoto — la durata non cambia, il residuo si distribuirà sui mesi rimanenti), «Cosa è stato fatto esattamente», «Appaltatore» e «Numero del documento». Il pulsante è «Registra».

I casi limite sono risolti così: la miglioria su un bene già completamente ammortizzato senza proroga della durata viene ammortizzata nel mese di decorrenza, mentre quella effettuata prima dell'inizio dell'ammortamento entra nel costo iniziale; nella scheda compare la riga «Costo con miglioria», e la colonna «Costo» nel registro mostra il costo comprensivo delle migliorie fino al mese corrente. Dove esattamente cada il confine tra riparazione e miglioria lo decide il commercialista, la finestra non lo indovina: in Polonia la miglioria fiscale parte da 10 000 zł all'anno, in Georgia la riparazione è deducibile entro il 5 % del saldo del gruppo.

Dismissione#

La voce «Dismissione…» apre la finestra «Dismissione del bene»: «Data di dismissione», «Motivo» («Venduto», «Stornato», «Perso», «Rubato», «Trasferito», «Restituito al locatore»), «Ricavo dalla vendita (IVA esclusa)» in caso di vendita e «Nota». Il pulsante è «Dismetti». Dopodiché il bene resta nel registro come riga grigia, l'ammortamento si arresta con il mese di dismissione e nel giornale del mese compare l'operazione di dismissione con perdita o ricavo.

Etichette con QR e Rettifica#

Il pulsante «🏷 Etichette» sopra il registro stampa adesivi 58×40 mm per tutti i beni filtrati che hanno un numero inventariale; la voce «Stampa etichetta» nel menu della riga ne stampa una. Sull'adesivo ci sono il QR, il numero inventariale in grande, il nome, la sede e il responsabile.

Il QR rimanda alla scheda di questo bene nella vostra area di amministrazione (/assets/?asset=<id>): durante il giro dei locali il telefono apre la scheda con una scansione, senza cercare per numero. Il link funziona solo con accesso autorizzato alla sezione, e sull'adesivo non c'è nulla che non sia visibile sul bene. La stampa avviene con la normale finestra di dialogo del browser, quindi va bene sia per una stampante termica per etichette sia per una stampante normale in modalità «adatta alla pagina»; sulla stampante stessa si veda hardware.

Telefoni e hardware — con un clic#

Non avviene alcuna sostituzione inversa: l'elenco dei telefoni in «Telefonia» resta derivato dalle registrazioni sul centralino, mentre il registro patrimoniale è ciò che ha inserito una persona. Le telecamere e i dispositivi non ancora configurati («rilevati») non si registrano in questo modo.

Limitazioni#

• La Rettifica come documento non esiste ancora. Le etichette con QR e il giro di ricognizione ci sono, ma il verbale «da registro / a riscontro» con le differenze non c'è ancora.
• Le scritture sono un file da scaricare. Il giornale del mese viene fornito in JSON e CSV; il nucleo contabile che lo riceverebbe automaticamente non è ancora collegato — il commercialista importa il file da sé.
• I sistemi pool sono calcolati in modo approssimativo. Nel Regno Unito, in Kazakistan e in Georgia la legge calcola l'ammortamento per anno su pool, mentre la sezione lo calcola per bene su base mensile: nell'anno di entrata questo sottostima l'aliquota.
• Il pacchetto del Kazakistan è verificato solo in parte (classificatore delle immobilizzazioni, passaggio dei saldi al nuovo codice tributario, pool annuale), e per i paesi senza un pacchetto proprio viene applicato quello generale secondo gli IFRS for SMEs — in entrambi i casi la scheda li segnala come impostazione predefinita che richiede la conferma del commercialista.
• Mese, periodo e libro non finiscono nell'indirizzo. Nel link vive solo la scheda (?tab=) — non si può inviare a un collega un link diretto a «maggio, libro fiscale».
• Modifica simultanea da due schede. Su cenaly.com e cenaly.com la scrittura è condizionale: la scheda che perde ricarica il registro e ripete la modifica. Su cenaly.ru la scrittura è incondizionata — modificate il registro da un solo posto.
• La sezione non presenta dichiarazioni fiscali. Calcola l'ammortamento e fornisce le scritture; le dichiarazioni, l'imposta patrimoniale e la tassa di circolazione restano al commercialista.
• I costi sono in unità minori intere della valuta (centesimi, tyiyn; lo yen non ha decimali, il dinaro ne ha tre). Le frazioni di centesimo non vengono memorizzate, gli importi mensili quadrano con la base.

Risoluzione dei problemi#

Domande frequenti#

In cosa «Immobilizzazioni» si differenzia da «Magazzino»?#

Magazzino riguarda le scorte che si consumano: alimenti, prodotti, imballaggi. «Immobilizzazioni» riguarda ciò che si utilizza per anni e che perde valore gradualmente: attrezzature, mobili, veicoli, locali, programmi. Un singolo acquisto rientra o nell'una o nell'altra, ma non in entrambe.

Serve un commercialista per utilizzarlo?#

Per tenere il registro e stampare le etichette — no. Per firmare la politica e risolvere i casi dubbi (se si tratta di ammodernamento o riparazione, se capitalizzare o ammortizzare) — sì: il pulsante delle regole del paese fornisce un valore predefinito, non il parere di un esperto.

Cosa fare con le piccole attrezzature come un bollitore o un router?#

Nulla di particolare: se il costo non supera la soglia del paese, il pulsante delle regole imposta da solo «Ammortizzare subito (basso valore)» in entrambi i libri. Nel prospetto tali acquisti compaiono su una riga separata sotto il totale e non entrano nel bilancio.

Come consegnare i dati al commercialista?#

Scheda «Ammortamento» → «Scarica il giornale del mese (JSON)» oppure «Scarica CSV»: lì c'è tutto il mese — presa in carico, ammodernamento e riparazione, ammortamento e dismissione con le fatture pronte. Il prospetto del periodo si esporta con il proprio CSV nella scheda «Prospetto».

Si tiene conto dei beni in affitto e in leasing?#

È possibile registrarli: nel campo «Come è stato acquisito» c'è «Affitto / leasing», e in caso di restituzione — il motivo di dismissione «Restituito al locatore». Se riconoscere tale bene a bilancio e ammortizzarlo lo decide il commercialista con le politiche della scheda — nel modulo non esiste un'interpretazione automatica dei contratti di locazione.

Sezioni correlate#

• App Store — dove si attiva la scheda «Immobilizzazioni e Hardware»
• Hardware: cosa si collega e Cenaly Hardware Bridge — da dove arriva il pulsante «🧰 In immobilizzazioni»
• Telefonia: centralino proprio — apparecchi telefonici e pulsante «In immobilizzazioni» nella scheda dell'apparecchio
• Etichette e stampa dei contrassegni — la stampante per etichette su cui si stampano gli adesivi
• Magazzino — scorte e materiali di consumo, a differenza delle immobilizzazioni
• Clienti e controparti — da dove viene suggerito il fornitore
• Dipendenti e turni — chi può essere nominato responsabile materiale
• Finanza — ricavi, costi e profitto della sede, e Documenti — verbali e contratti di acquisto e dismissione
• Esportazione dati — esportazione dell'account in un unico archivio