メールとAI自動応答

小規模ビジネスにとって、メールはたいてい扱いにくい2つの形で手に入ります。仕入先やゲストが書き込むオーナーの個人メールボックスか、別途購入して設定しなければならないメールホスティングかです。**「メール」**セクションは第三の選択肢を提供します。店舗自身のメールボックスを管理画面で直接、そしてそれらを扱うための本格的なクライアントです。

開く: 管理画面 → メール（admin.cenaly.com/mail、グループ「業務」）。拡張機能を有効にする必要はありません。このセクションはすべてのロールに開放されており、唯一のゲートはロール設定におけるセクションへのアクセス権です。オーナーはアカウントのすべてのメールボックスを閲覧・管理し、従業員は自分のものだけを扱います（これをフィルタリングするのはインターフェースではなくサーバーです）。

始めるために必要なもの#

項目	目的
アカウントオーナーのロール	メールボックスの作成・削除・割り当てはオーナーのみ
少なくとも1つの店舗	メールボックスのアドレスはそのサブドメインから作られます。「すべての店舗」のメールボックスは会社のサブドメイン上に存在します
ログインを持つ従業員	従業員に個人メールボックスを作成し、共有メールボックスへのアクセスを開くため。「従業員」を参照
独自ドメイン — 任意	アドレスを`info@вашакомпания.ru`のように見せたい場合。ドメインのDNSへのアクセスが必要です
接続済みのAIモデル — 任意	応答アシスタント、AI振り分けルール、AIエージェント用。「AIモデル」を参照

ステップ1. 最初のメールボックス#

「新規メールボックス」ボタン。フォームには4つのフィールドがあります。「@より前の名前」（小文字のラテン文字、数字、ドット、ハイフン、アンダースコア — anna、info、orders）、「店舗」 — 特定の店舗（アドレスはそのサブドメイン上になります）または「すべての店舗」（その場合アドレスは一度だけ設定される会社のサブドメイン上に存在します）、「種類」、「表示名」 — 受信者が見るものです。

メールボックスの4つの種類:

種類	目的
従業員	個人のメールボックス
共有	オーナーとマネージャー向けの店舗または部門のメールボックス
AIエージェント	受信トレイをAIエージェントが処理するメールボックス（下記参照）
通話	ボイスメールと通話の文字起こしのための業務用受信ボックス

メールボックスは無効化（アドレスがメールを受信しなくなります）および削除ができます。削除はオーナーのみが可能です。削除するとアドレスが新しいメールボックス用に解放され、メールが消去されます。そのため確認画面にはアドレスが本文中に直接表示され、取り消すことはできません。業務用の「通話」メールボックスの場合、パネルは「通話」セクションのソースカードも併せて削除します。

メールボックスの統計（メール設定の「統計」タブ — 従業員も自分のメールボックスで閲覧できます）: 受信数、送信数、添付ファイル付きの受信数とその容量 — 24時間、7日間、30日間、全期間。数値はメール一覧からの読み取り時に計算されるため、フォルダに見えるものと常に一致します。

ステップ2. 独自ドメイン#

**「独自ドメイン」**ボタン — 3ステップのウィザード:

ドメインを入力。 最も安全なのはmail.вашакомпания.ruのようなサブドメインです。メインドメインで既に動作しているメールは引き続き動作します。
レジストラでDNSレコードを追加。 各レコードには「コピー」ボタンがあり、その隣にこのステップが詳しく説明されている理由である2つの警告があります:
- アペックス（サブドメインではなくドメイン自体）のMXは、現在そこで使用しているメールサービス（Google Workspace、Microsoft 365など）を停止させます。
- 2つ目のSPFレコードは検証全体を壊します — SPFが既にある場合は、新しいレコードを追加するのではなく、既存のレコードに弊社のフラグメントを追記する必要があります。
「確認」 サーバーがレコードを照合し、各レコードについて「レコードが見つかりました」または「レコードはまだありません」と表示します。レコードは通常数分で反映されます。

準備完了のドメインはメールボックス作成フォームに別のグループとして表示されます — 以降、そのドメインのメールボックスは通常どおり作成されます。

ステップ3. 自分のGmailまたはYandexを接続#

既にメールボックスがあり、アドレスを変えたくない場合は、それを接続できます。メールはパネルから直接受信・送信されます。**「自分のメールボックスを接続」**ボタン — 再び3ステップ:

メールアドレス — 全体、例えばinfo@ваш-ресторан.ru。
サーバーがドメインのDNSレコードからメールシステムを判定し、そのシステムの指示をあなたの言語で表示します。どこにアクセスし、アプリパスワードをどう取得するか（そのようなシステムはアカウントの通常パスワードを受け付けません）。システムを判定できなかった場合、IMAPとSMTPのサーバーアドレスを手動で入力できます。
結果 — 一度に取得したメール数。パスワードはサーバーに一度だけ送信され、返されることはありません。

ここで、メールボックスを誰が利用できるかも選択します。オーナーとマネージャー、または1人の従業員です。

⚠️ 接続された他人のメールボックスは無効化のみでき、削除はされません。メールはプロバイダに残り、弊社はそれらに触れません。

ステップ4. 読む・書く#

左側はメールボックスのパネル、その隣はフォルダのレール：「受信トレイ」→ 自分のフォルダ → 「すべてのメール」→ 「送信済み」。

一覧と閲覧。 メールはスクロールに応じて読み込まれます。メールにはラベル、「既読」、そして「すべて既読にする」があります。他人のメールのマークアップは隔離された枠内に表示され、パネルに影響を与えることはできません。一覧の上には検索バーと3つのフィルター：「未読」、「添付ファイルあり」、そしてラベルによるもの（選択したいずれか）があります。⚠️ 検索は一覧の行、つまりアドレス、件名、メールの冒頭を対象とし、メール本文は対象ではありません。長いメールの途中にある単語は見つかりません。

作成。 「作成」ボタンを押すと、通常の項目を持つウィンドウが開きます：「宛先」、「Cc」、「件名」、書式設定付きの本文、添付ファイル。署名は新規メールに自動で挿入されます（設定で有効化）。返信テンプレートはアカウント全体で共通です。返信は元のメールを引用します：本文は空で開き、その下に署名、さらに下に「日付、送信者が書きました：」と元のメールのテキストが続きます。引用されるのはテキストであり、マークアップではありません。引用だけではメールとしてカウントされません — 「送信」はご自身のテキストが入力されるまで待機します。

下書きは失われません。 入力した内容はブラウザに保存されます：ウィンドウの外をクリックしても、F5を押しても、タブレットの電池が切れてもメールは消えません — 戻ると「下書きを復元しました」というバナーと「クリア」ボタンが表示されます。下書きは各メールボックスと各返信ごとに個別であり、共有メールボックスの下書きが個人のメールボックスに現れることはありません。

送信済みのその後。 「送信済み」では、行に配信チップが表示されます：「配信済み」、「未配信」、または**「スパム報告」**。フィールドがなければチップもありません：「不明」は正常な状態であり（イベントがまだ届いていない）、問題がない場面でグレーの疑問符が表示されると不安を招くためです。「未配信」は通常、存在しない相手先アドレスを意味し、サービスの故障ではありません。

ステップ5. フォルダと振り分けルール#

メール設定の**「フォルダとルール」**タブ。

フォルダ。 各メールボックスに最大30個の独自フォルダ：名前と色。メールはメールカードのセレクターで手動で移動でき、一覧ではフォルダのチップが表示されます。最初のフォルダができると、「受信トレイ」は「まだ振り分けられていない」という意味になります — そのため隣に**「すべてのメール」が表示されます。そうでなければ、振り分け済みのメールが消えたように見えてしまうからです。フォルダを削除してもメールは削除されません** — メールは「受信トレイ」に戻り、そのフォルダに入れていたルールは解除されます。

ルール。 メールボックスごとに最大20個、順序が優先されます：最初に一致したものが実行されるため、重要なものは上に配置します。ルールには2つのモードがあります：

モード	動作
条件による	送信者（アドレス全体またはドメイン — `bank.ru` は `mail.bank.ru` も捕捉します）、「宛先」/「Cc」、件名、メール本文、「添付ファイルありのみ」。条件はANDで結合され、1つの条件内の値はORで結合されます。即座に、配信の瞬間に実行されます
AIが判断	言葉による説明：「添付の履歴書付きの求人応募」、「仕入先からの請求書」。そのようなメールは数分以内に振り分けられます — 配信ではなくバックグラウンド処理が解析します。条件は事前フィルターとして残ります

この違いはインターフェース上で直接説明されています。モデルの呼び出しは有料で、通常のAI費用として計上され、cenaly.ru ではローカルモデルが動作します。ルールは同時にメールをすぐ既読にすることもでき、**「メールボックス内のメールに適用」**ボタンはルールを上部の未振り分けメールに対して実行します。手動での移動はルールより優先されます：再配信やバックグラウンド処理があなたの振り分けを上書きすることはありません。

⚠️ 条件もAI用の説明もないルールはすべてのメールを取得してしまいます — パネルが警告し、そのようなルールは保存されません。

ステップ6. 従業員のメールボックスへのアクセス#

**「アクセス」**タブ（オーナーのみ）。ログインを持つ各従業員に、3つのレベルのいずれか：

レベル	できること
アクセスなし	メールボックスが見えない
閲覧	メールの閲覧、既読にする、ラベルの設定、フォルダへの振り分け
閲覧と送信	上記に加えて、メールボックス名義でメールを送信

メールボックスごとに最大50人。「閲覧」は物理的にメールを送信できません：禁止はインターフェース上だけでなくサーバー側に設定されています。メールボックス自体の設定はどちらの場合もオーナーに残ります。メールボックスのオーナーとアカウントのオーナーは一覧に表示されません — 彼らはもともと完全なアクセス権を持っているからです。

自動応答#

メール設定の**「自動応答」**セクション — AIエージェント以外のすべての種類のメールボックスにあります（そこでは応答はエージェント自身が担当します）。

トグル**「受信メールに自動で応答する」（有効な自動応答はメールボックスパネルに「↩」チップで表示されます）、「応答の件名」（空欄の場合は受信メールの件名に「Re:」が付きます）、「応答本文」、「有効期間開始」** / 「有効期間終了」の欄（日付が空欄の場合は制限なし、両端を含む）、そして「同一アドレスへの応答間の待機時間（時間）」 — ループ防止で、ゼロはサーバーのデフォルト値を意味します。

応答するのはメール配信の瞬間のサーバーであり、開いているパネルではありません — タブを閉じる必要はありません。2つの自動応答によるループに対しては、3つの独立した防御があります：自動応答とメーリングリストのサービスヘッダーの認識（私たちの応答も自動としてマークされて送信されます）、送信者ごとの待機時間、そして「このメールにはすでに応答済み」というマーク — 再配信によって2つ目の応答が生成されることはありません。

⚠️ cenaly.ru では自動応答は設定できますが、応答しません — これを実行するサービスはAWS環境でのみ動作します。設定は保存されるのに動作が行われない唯一の箇所です。「制限事項」を参照してください。

AIアシスタントによる返信#

これは通話コーチであり、自動処理ではありません。下書きを作成するだけで、メールを送信するのはあなたです。

アシスタントはオーナーがメール設定 → **「アシスタント」**で作成します（アカウントあたり最大20件）。各アシスタントの設定項目：

名前 — 「営業」「サポート」「予約」など；
指示（最大4000文字） — 誰として、どのように返信するか：何を提案し、何を避け、苦情にどう対応するか；
トーンと返信言語（「メールと同じ」または特定の言語）；
店舗 — どの店舗の名前で返信するか；
データへのアクセス — トグルで切り替え：「カタログと価格」、「送信者の注文」（そのアドレスによる）、「店舗情報」（名称、住所、電話番号、営業時間）、ナレッジベース（使用しない／すべて／選択した最大3つのコレクション）。

返信ウィンドウで担当者はリストからアシスタントを選び、必要に応じて一時的なヒント（「丁寧に断る」など）を与えて**「返信を提案」を押します。アシスタントは受信メール** — まさに返信しようとしているそのメール — を読み、下書きを返します。元のメールがない新規作成のメールでは、パネルがその旨を表示します。何も黙って送信されたり書き換えられたりすることはありません。テキストは署名と引用の前に、あなたの手でメールに挿入されます。「私はAIです」といった表現は下書き内で警告としてハイライトされます。

オーナーにはリストの下に「アクセス：…」という行が表示され、選択したアシスタントでどのトグルが有効かがわかります。担当者には指示とトグルは表示されません。ナレッジベースからアシスタントが取得するのは顧客に公開されているドキュメントのみです。返信は外部に送信されるためです。

メールボックスのAIエージェント#

メールボックスを**「AIエージェント」**タイプで作成した場合、受信メールはエージェント自身が処理します。設定は5つのタブです：

タブ	内容
プロフィール	業務の概要と詳細な指示；「受信メールの自動処理」と「自己学習」のトグル；返信モード — 「送信者に送信」または「下書きのみ保存」；ルール外の動作 — 「エージェントが自分で判断」（確信度のしきい値付き：それ未満の場合は下書きを残す）または「メールに触れない」；エスカレーション通知の送信先アドレス
連絡先	ルールとフリーモードが「転送先」と「業務チャットへの送信先」を取得する唯一の宛先リスト。エージェントはこれ以外の誰にも書き込みません
ルール	条件 → アクション：メールの種類、キーワード、送信者、言語、添付ファイルの有無 → 「返信」「転送」「ラベル付け」「業務チャットに送信」「担当者に引き継ぐ」「何もしない」。実行するのはモデルではなく通常のエンジンです
学習	エージェントが蓄積した短い指示。編集・削除・一括クリアが可能
通話履歴	エージェントが各メールに対して行ったこと：カテゴリ、発動したルール、アクションの連鎖、返信の下書き。読み取り専用

確認用のボタンが2つあります：「確認」 — 外部にメールを一切送信せずにルールを実行し、結果は通話履歴に記録されます；「エージェントを実行」 — 特定のメールを現在の設定でエージェントにもう一度処理させます。

エージェントのプライベートなナレッジベースのドキュメントへのアクセスは、ドキュメントごとに個別に有効化します — 「メールからアクセス可能」トグルで設定します。

タスクとCRMとの連携#

タスクからのメール送信。 タスクカードの「✉️ メールを書く」ボタンはタスクの上にメールウィンドウを開きます — タスクややり取りから離れることはありません — 送信したメールはタスクに記録されます：取引先にすでに送信したか、返信が来たかがわかります。「タスクボード」をご覧ください。
取引先カードへのメール。 受信したメールは「企業と請求書」の取引先カードにアクティビティとして記録されます — アドレスで照合され、CRMの「自動化」セクションのトグルで有効になります。カードからは該当するメール、該当するフォルダへのリンクが直接開きます。
AIアシスタントのきらめきアイコンは、メールの3つの複雑な画面 — 「フォルダとルール」、AIエージェントの設定、「独自ドメイン」 — に用意されています。そのブロックについて説明します。

制限事項#

検索はメール本文を参照しません。 検索はアドレス、件名、メールの冒頭を対象とし、フォルダのリストは上限があり、タブのメモリにすべて収まります。
サーバー側の下書きはありません。 下書きはブラウザ内に存在するため、別のデバイスでは表示されず、1週間を超えると提案されません。
cenaly.ruにはAIエージェントメールボックス、自動応答、配信チップがありません。 「AIエージェント」タイプのメールボックスはそこでは作成できません。自動応答の設定は保存されますが、メールに返信するものがありません。配信やスパム苦情に関するイベントはAWS環境にのみ届きます。それ以外 — メールボックス、フォルダ、ルール、アシスタント — は両方のクラウドで動作します。
「AIが判断」ルールは即座には発動しません — 配信後数分以内に発動し、各処理は通常のAI呼び出しとして課金されます。条件によるルールは即座に無料で動作します。
接続した外部メールボックスは削除されず、無効化されます — メールはプロバイダに残ります。逆に自分のメールボックスの削除は取り消せません：アドレスは解放され、メールは消去されます。
上限：メールボックスあたり30フォルダと20の振り分けルール、「アクセス」でメールボックスあたり50人、アカウントあたり20アシスタント、アシスタントの指示は最大4000文字。メールボックスには1日の送信上限と宛先数の上限があります — 上限に達した場合はパネルが通知します。
ドメインはすぐには確認されません。 ドメインの最初のメールボックス作成直後の数分間、送信が「ドメインはまだメールプロバイダによって確認中です」という注記付きで拒否されることがあります — これは正常です。

トラブルシューティング#

症状	確認事項
「メールサービスが利用できません」	この環境のサービスが一時的に応答していないだけです。ページが落ちたり、データが失われたりはしていません。1分後に再試行してください
「メールボックスへのアクセスがありません」	従業員が開けるのは自分のメールボックスと、オーナーが「アクセス」タブで許可したメールボックスだけです
メールが送信できない	メールボックスの1日あたりの上限、宛先数、アクセスレベル(「閲覧」では送信できません)、不達ブラックリストに入ったアドレス
自分のドメイン宛のメールが届かない	必須のDNSレコードがすべて追加されているか、「確認」ボタンの判定内容。2つ目のSPFレコードがあると検証が完全に壊れます
連携したGmailが接続できない	アカウントのパスワードではなくアプリパスワードが必要です。作成用リンクはウィザード内にあります
ルールが動作しなかった	ルールの順序(最初に一致したものが優先されます)、ルールのモード(「AIが判定」は数分で反映されます)、手動の振り分け(ルールより優先されます)
メールが「受信トレイ」から「消えた」	ルールによって振り分けられています。「すべてのメール」と行内のフォルダチップを確認してください
自動応答が返信しない	有効になっているか、今日の日付が「開始…終了」の範囲内か、この送信者に対する一時停止が働いていないか。`cenaly.ru`では自動応答は動作しません
アシスタントが的外れな回答をする	その指示とデータアクセスのトグルを確認してください。事実は有効なソースからのみ取得します

症状別の詳しい解説はトラブルシューティングをご覧ください。解決しない場合はサポートへのお問い合わせからご連絡ください。

よくある質問#

メールホスティングを購入する必要はありますか?#

いいえ。anna@店舗.cenaly.com形式のメールボックスは、ドメインなし、外部プロバイダーなしですぐに使えます。独自ドメインが必要なのは、アドレスを自社のものとして見せたい場合だけです。

自分のGmailを残したままパネルで作業できますか?#

はい。「自分のメールボックスを接続」ウィザードが3ステップでIMAP経由でメールを受信し、お使いのSMTPで送信します。アドレスとメールはプロバイダー側に残ります。

返信アシスタントとAIエージェントの違いは何ですか?#

アシスタントは通話コーチのようなもので、下書きを作成し、送信はご自身で行います。エージェントは独立したメールボックスの種類で、設定したルールに従って受信メールを自動で振り分け、許可していれば自動で返信も行います。エージェントはAWS環境にのみ存在します。

自動応答はcenaly.ruで動作しますか?#

設定は可能ですが、そこでは自動応答は送信されません。メールに返信するサービスはAWS環境でのみ動作します。現時点で、このセクションで設定は保存されるものの動作しない唯一の箇所です。

共有メールボックスのメールは誰が読めますか?#

オーナーが「アクセス」タブで許可した人と、オーナー自身です。「閲覧」レベルは本当に閲覧のみで、送信の禁止はサーバー側で設定されています。

メールボックスを削除するとメールはどうなりますか?#

メールは消去され、アドレスは新しいメールボックス用に解放されます。これは取り消せないため、確認画面にはアドレスが本文中に表示されます。単にメールの受信をやめたい場合は、削除ではなくメールボックスを無効にしてください。

メールとAI自動返信