Eerste dag: afhaalpunt voor bestellingen

Een afhaalpunt is een apart operationeel model: hier is het geen bestelling, maar een pakket, en dat heeft zijn eigen traject „aangemeld → aangenomen → ligt in een vak → uitgegeven of geretourneerd”. Het bedrijfstype „Afhaalpunt voor bestellingen” 📦 kiest u bij de registratie: de onboarding vraagt niet naar menu en keuken, en het gedeelte „Pakketten” (/parcels) is direct open, zonder extensies in de winkel in te schakelen.

Het gedeelte bestaat uit zes tabbladen: Inname · Opslag · Uitgifte · Retouren · Vervoerders · Onderlinge verrekeningen.

Wat er vanaf het begin in zit: „Pakketten”, kassa in toonbankmodus (directe betaling), „Hardware” (scanner, printer, terminal — de kern van de afhaalpuntoperatie), personeel en financiën. Magazijn, keukenscherm, tafels, koeriers en marktplaats zijn uitgeschakeld: de gedeelten van de winkel worden, als ze nodig zijn, ingeschakeld in de app store. De terminologie verandert ook: „plaats” is een vak, „groep plaatsen” is een stelling, en „gast” is de ontvanger.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Computer of tablet voor inname en uitgifte — het gedeelte werkt in de browser. De kassa (nodig voor een naverrekening) is dezelfde webpagina /pos.
• Streepjescodescanner — het belangrijkste hulpmiddel van een afhaalpunt. Elke USB- of Bluetooth-scanner in „toetsenbordmodus” volstaat: daarmee scant u trackingnummers bij de inname, vakken bij de inventarisatie en het pakket zelf bij de uitgifte.
• Printer voor vaketiketten — een gewone of thermoprinter via de bridge. De etiketten worden na afronding van de inname geprint.
• Bonnenprinter of fiscale kassa — als u een naverrekening aanneemt en in uw land een bon verplicht is. Wordt via dezelfde bridge aangesloten; wat per land wordt ondersteund staat in Fiscalisering.
• Bankterminal — als u een naverrekening per kaart aanneemt: de terminal van de bridge schrijft het bedrag af, of de betaling wordt handmatig bevestigd.
• Stellingen met duidelijke nummering. De vakkenindeling in het systeem volgt de fysieke indeling: stelling → plank → plaats (code zoals A-2-05). Markeer de planken vóór de eerste inname — later opnieuw plakken is duurder.

Algemeen kader van de eerste dag#

De algemene stappen (registratie, vestiging, bedrijfstype, talen, abonnement, hulp) staan in de hub Eerste dag: kies uw bedrijfstype. Voor een afhaalpunt is de volgorde als volgt:

1. Vul het adres van de vestiging in. Zonder adres met coördinaten kan de vestiging niet worden gepubliceerd in het afhaalnetwerk van Cenaly, en de ontvanger ziet niet waar hij naartoe moet.
2. Een vervoerder aanmaken — tabblad „Vervoerders”: naam, type (СДЭК, Post, 5Post, Яндекс, Boxberry, Ozon, WB, Cenaly of eigen), bewaartermijn, of naverrekening is toegestaan, of een document bij uitgifte vereist is, vergoeding per uitgifte en percentage van COD, agentschema (agent, commissionair of betaalagent — daarvan hangt de geldadministratie af).
3. Vakken intekenen — op dezelfde plek, in de schema-editor: aantal stellingen, planken en vakken per plank. Bij de inname wordt het vak automatisch toegewezen — het eerste vrije.
4. Een proefinname en proefuitgifte doen met één echt pakket. Dit is de enige controle die zowel een ongemarkeerde plank als de verkeerde scannermodus eruit haalt.
5. Een kassadienst openen — Kassadienst. Zonder geopende dienst kan een naverrekening niet worden aangenomen: het uitgiftescherm biedt zelf aan om die te openen.

Checklist: afhaalpunt van één vervoerder#

Het doel van de eerste dag is de aangevoerde partij aannemen en het eerste pakket uitgeven zonder dat de rij blijft staan.

1. Bron van binnenkomende zendingen. Kies hoe pakketten in het systeem komen: import van een register van de vervoerder (CSV/XLSX, de kolommen raadt het systeem zelf, er is een СДЭК-preset) of inname per scan — een niet-aangemeld pakket maakt het systeem zelf aan, ontbrekende gegevens (telefoon, bedrag, afzender) vult u later aan in de kaart op het tabblad „Opslag”.
2. Inname van een partij — tabblad „Inname”: u scant de trackingnummers, de nummers die met het register overeenkomen worden gemarkeerd. Na afronding wordt een innameakte opgemaakt met de uitsplitsing „overeenkomstig / ter plaatse aangemaakt / niet aangekomen / overgeslagen” en worden de vaketiketten geprint.
3. Uitgifteregel. Bij de vervoerder stelt u de verificatie van de ontvanger in: documentcontrole, code uit de vrachtbrief, eenmalige code per sms of e-mail, of zonder controle. De documentvereiste gaat vóór de andere regels.
4. Uitgifte — tabblad „Uitgifte”: zoeken op trackingnummer of exact de laatste vier cijfers van het telefoonnummer, verificatie, controle-scan van het pakket uit het vak (een scan overslaan kan alleen bewust, met bevestiging, en blijft in het logboek staan).
5. Naverrekening — contant met berekening van het wisselgeld, kaart via de terminal van de bridge of een split tussen betaalwijzen. De bon wordt geslagen met agentkenmerk: de leverancier van de goederen is de webwinkel-afzender, niet uw punt. Als de kassa geen agentgegevens ondersteunt, kan de uitgifte alsnog worden uitgevoerd met de markering „bon geslagen op een externe kassa”.
6. Bewaartermijnen en herinneringen. De termijn is ingesteld bij de vervoerder; de ontvanger krijgt vooraf een herinnering, en na het verstrijken van de termijn gaat het pakket zelf over naar de status „te retourneren”.
7. Retour naar de vervoerder — tabblad „Retouren”: met één knop wordt een register gevormd van alle pakketten die op retour wachten; het printen van het register zet deze pakketten direct op „geretourneerd”.

Wat u aan apparaten nodig hebt: pc of tablet, scanner, etikettenprinter; kassa met bonnenprinter — als er naverrekening is. Wat u eerlijk kunt uitstellen: publicatie in het afhaalnetwerk van Cenaly, API-sleutels voor winkels, onderlinge verrekeningen (die worden automatisch berekend en zijn tegen het einde van de maand nodig).

Checklist: multivervoerder#

Het doel van de eerste dag is dat de regels van de ene vervoerder niet gelden voor de pakketten van een andere.

1. Alle vervoerders apart aanmaken: elke vervoerder heeft eigen bewaartermijn, documentvereiste, toestemming voor rembours en vergoeding. Ook het agentschapsmodel wordt per vervoerder ingesteld.
2. Standaardvervoerder — degene waaronder een pakket wordt aangemaakt dat „buiten het register” is gescand. Kies deze bewust: dit is op de startdag de meest voorkomende bron van verwarring.
3. Vakken zijn gedeeld. Het vakkenplan is één per vestiging, pakketten van verschillende vervoerders liggen in één fonds; een filter op vervoerder staat op het tabblad „Opslag”.
4. Uitgifte „alles in één keer”. Als een ontvanger meerdere pakketten heeft, toont het scherm ze samen (siblings) en biedt het aan om alle vooruitbetaalde met één knop uit te geven — zelfs als ze van verschillende vervoerders zijn.
5. Verrekeningen — tabblad „Verrekeningen”: per maand per vervoerder het aantal uitgegeven stuks, het aantal aangenomen met rembours, uw vergoeding en het over te maken bedrag; export naar CSV. De uitsplitsing van rembours naar contant en kaart staat in het rapport van de kassadienst.
6. Inventarisatie — volledige scan van de vakken: toont gevonden, ontbrekende en overtollige pakketten. Niet-gevonden pakketten worden regel voor regel als verloren gemarkeerd met de knop in de regel, of allemaal tegelijk met de knop „Alle niet-gevonden als verloren markeren (N)” met één bevestiging.
7. Medewerkers en rollen — Medewerkers en diensten: een uitgifteoperator heeft geen toegang nodig tot verrekeningen en vervoerdersinstellingen.

Wat u aan apparaten nodig hebt: hetzelfde als bij één vervoerder. Wat u eerlijk kunt uitstellen: fijnafstelling van rollen (op de eerste dag werkt meestal de eigenaar), eigen vervoerdertypen bovenop de kant-en-klare lijst.

Checklist: afhaalpunt bij een winkel#

Het doel van de eerste dag is dat pakketten en winkelartikelen niet door elkaar raken in één kassa.

1. Pakketten als de hoofdstroom — het gedeelte „Pakketten” is al open; de instelling van vervoerders en vakken is dezelfde als hierboven.
2. Schakel de winkelgedeelten in in de appstore: catalogus, magazijn, etalage. De checklist daarvoor staat in Eerste dag: winkel.
3. Eén kassa, twee soorten geld. Rembours is transitgeld: het behoort toe aan de afzender minus uw vergoeding en wordt in het X/Z-rapport van de kassadienst als aparte regel geteld, niet vermengd met de omzet van de winkel. Tegelijk worden de contanten die in de lade terechtkomen meegerekend in het verwachte kassaldo — Kassadienst.
4. Snelle overgang naar uitgifte. In de kop van de kassa bij het afhaalpunt staat de knop „Naar uitgifte” — de caissière hoeft het gedeelte niet handmatig te zoeken.
5. Cenaly-uitgiftenetwerk — tabblad „Vervoerders”: de schakelaar voor publicatie van de vestiging, toestemming voor rembours, code van de vestiging. Na publicatie komen bestellingen van platformwinkels met bezorging „naar uw punt” vanzelf bij u binnen, zonder bestand en scan.
6. API-aankondigingen — als uw eigen webshop of een partner pakketten bij u aanmeldt, geef die dan een API-sleutel op hetzelfde tabblad (wordt één keer getoond).

Wat u aan apparaten nodig hebt: de kassaset van de winkel plus een scanner en labelprinter voor pakketten. Wat u eerlijk kunt uitstellen: de online etalage en de feeds van de winkel — laat eerst de uitgifte goed werken, die brengt mensen.

Wat u kunt uitstellen#

• Publicatie in het Cenaly-uitgiftenetwerk — wanneer u de aanname en uitgifte goed hebt laten werken.
• API-sleutels voor winkels als principaal — alleen nodig voor wie pakketten programmatisch aanmeldt.
• Meldingen aan ontvangers in uw eigen tekst — de basismeldingen over binnenkomst, de herinnering aan de bewaartermijn en het bericht over uitgifte werken direct.
• Financiën en statistieken van de vestiging — er valt niets te berekenen zolang er geen uitgiftehistorie is.
• Medewerkers met een eigen login — Medewerkers en diensten: op de eerste dag werkt meestal de eigenaar.

Beperkingen die u beter meteen kunt weten#

De vertical werkt, maar heeft eerlijke losse eindjes — plan daarmee.

• Gedeeltelijke uitgifte bestaat niet. Een pakket wordt alleen in zijn geheel uitgegeven of geretourneerd: passen met afkoop van een deel van de inhoud wordt niet ondersteund.
• Kant-en-klare koppelingen met de interne systemen van koeriersdiensten hebben we niet. Pakketten worden aangemaakt via import van een register, scan of aankondiging via onze API — de omgekeerde richting (wij lezen het systeem van de vervoerder) is niet gemaakt.
• Dit is geen vervanging van de apps van Wildberries, Ozon en Яндекс Маркета. Die platforms hebben gesloten partnernetwerken met eigen software en eigen fiscalisering — onze kassa doet niet mee in hun afrekeningen.
• Statussen naar aanleiding van een inventarisatie worden door de operator gewijzigd, niet door het systeem. Niet-gevonden pakketten kunt u regel voor regel of allemaal tegelijk als verloren markeren, maar de server zet op basis van een afstemmingsakte zelf niets om — dat is een bewuste keuze met bevestiging.
• Het retourregister is de overdrachtsmarkering. Er is geen aparte stap „koerier heeft opgehaald”: het afdrukken van het register zet de pakketten op „geretourneerd”.

Problemen oplossen#

De scanner vindt het pakket niet bij de aanname. Controleer de modus van de scanner (moet als toetsenbord werken) en of de cursor in het scanveld staat. Als de trackingcode niet in het register staat, is dat normaal: het systeem maakt het pakket aan onder de standaardvervoerder en markeert het als niet-aangemeld.

Het systeem geeft geen vak vrij bij herindeling. Een bezet vak geeft het niet vrij — maak het eerst leeg of kies een vrij vak op de bezettingskaart.

De ontvanger krijgt geen eenmalige code. De code gaat per sms of e-mail naar de gegevens in de pakketkaart: controleer of het contactgegeven is ingevuld (bij pakketten die via een scan zijn aangemaakt is dat vaak leeg). Opnieuw verzenden is mogelijk met een time-out.

Rembours kan niet worden aangenomen. De kassadienst is niet geopend — het uitgiftescherm biedt aan om die te openen, zie Kassadienst.

De kassa print geen agentbon. Het scherm waarschuwt eerlijk dat de kassa geen agentgegevens kan verwerken. U kunt de uitgifte doorlaten gaan door „bon op externe kassa geslagen” te markeren — in het journaal van het pakket blijft een spoor dat de fiscalisering extern was.

De ontvanger kan de status van het pakket niet controleren. De openbare volgpagina vraagt om het trackingnummer en precies de laatste vier cijfers van het telefoonnummer — als het telefoonnummer niet in de kaart is ingevuld, lukt de controle niet.

Veelgestelde vragen#

Is een integratie met een koeriersdienst nodig om te beginnen?#

Nee. Een import van een register of ontvangst via scannen is voldoende. Als de afzender bereid is zelf pakketten aan te melden, geeft u hem een API-sleutel — dan verschijnen ze automatisch.

Is de remboursbetaling mijn omzet?#

Nee. Het is doorlopend geld van de afzender: in het kassadienst-rapport en in de financiën staan ze los van de verkopen van de vestiging, en uw vergoeding wordt berekend op het tabblad „Onderlinge verrekeningen”.

Wat gebeurt er als de ontvanger niet komt?#

Na het verstrijken van de bewaartermijn die bij de vervoerder is ingesteld, gaat het pakket zelf over naar de status „te retourneren”, en de ontvanger krijgt vooraf een herinnering. Daarna stelt u het retourregister op.

Kan ik één pakket uit meerdere pakketten uitgeven?#

Ja, pakketten worden één voor één uitgegeven; vooruitbetaalde pakketten kunt u allemaal in één keer met één knop uitgeven. Een deel van de inhoud van één pakket kan echter niet worden uitgegeven.

Kan ik een afhaalpunt en een winkel op één vestiging combineren?#

Ja — zie de derde checklist. Geld van de remboursbetaling en de omzet van de winkel worden in rapporten niet vermengd.

Is een fiscale registratiekassa verplicht?#

Dat hangt af van het land en van of u een remboursbetaling accepteert. Als een bon verplicht is — wordt deze via een bridge aangesloten; zie Fiscalisering.

Gerelateerde secties#

• Eerste dag: kies uw type bedrijf — algemene stappen en andere formaten
• Afhaalpunt voor bestellingen — de sectie „Pakketten” per tabblad in zijn geheel
• Kassadienst en Z-rapport — waar de remboursbetaling los staat van de omzet
• Hardware (bridge) — scanner, labelprinter, terminal, fiscale registratiekassa
• Medewerkers en diensten — rollen van uitgifte-operators
• Eerste dag: winkel — als het afhaalpunt ook handel heeft