Eerste dag: diensten en B2B

Bij een dienstverlenend bedrijf komt een klant via een van twee routes binnen: ofwel maakt hij een afspraak voor een tijdstip (studio, bijlesdocent, werkplaats, servicecentrum), ofwel laat hij een aanvraag achter, waarna de correspondentie, de kostenraming en de factuur beginnen (bureau, juristen, accountants, consulting, aannemer). Welke route bij u de hoofdroute is, bepaalt zowel het bedrijfstype als de checklist van de eerste dag.

Afspraken en B2B gebruiken de gemeenschappelijke modules van het platform. Afspraken hebben een eigen model van specialisten, kamers en apparatuur, reeksen en samengestelde bezoeken; B2B bundelt contractpartijen, documenten en afrekeningen. Voor een kliniek is er de administratieve preset „Kliniek”, en voor onderwijs met vaste groepen een apart type „Onderwijs”. De specifieke kenmerken van een reparatie-opdrachtbon en uurbased projectfacturering staan in de beperkingen hieronder.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Elke computer met een browser. Zowel het afsprakenjournaal als de contractpartijkaart met factuur zijn gewone pagina's van het beheerpaneel. Er hoeft niets geïnstalleerd te worden.
• Het telefoonnummer van de klant — als u online afspraken of aanvragen via de website aanneemt: zowel de afspraak als de formulieren openen in de browser.
• Een eigen website is niet verplicht. Een vestiging heeft een openbare pagina op een subdomein; als u al een website hebt, worden de widgets er met één regel code op geplaatst — Mijn website.
• Kassa en printer — optioneel. Als u ter plaatse betalingen aanneemt, is de kassa een webpagina /pos in de browser (Kassa (POS)), en printen gaat via de bridge Cenaly Hardware Bridge. Bij beide typen dienstverlenende bedrijven staat de kassa standaard uit — schakel deze in via de app store.
• Online acquiring — alleen voor specifieke taken: een aanbetaling bij online afspraken en betaling van een factuur via een link. De verplichting tot een aanbetaling wordt de klant pas getoond wanneer voor het land en de valuta van de vestiging een live betaalprovider is aangesloten — Betalingen.

Het algemene kader van de eerste dag#

Registratie, vestiging, bedrijfstype, talen en abonnement zijn hetzelfde voor alle formaten — ze staan beschreven in de hub Eerste dag: kies uw bedrijfstype. Kies daarna uw eigen checklist.

Checklist: afspraak voor een dienst#

Geschikt voor een studio, bijlesdocent, werkplaats, servicecentrum — iedereen bij wie een klant de tijd van een specialist of ruimte inneemt. Het werkscherm is Beheerpaneel → Afspraken (admin.cenaly.com/appointments).

1. Diensten in de catalogus. Naam, prijs en duur — die wordt in de afspraak ingevuld. Ook: buffer na het bezoek, hoeveel klanten de dienst tegelijk aankan (groepslessen), voor welke specialisten deze beschikbaar is, een eigen aanbetalingsvoorwaarde, „herhalen na N dagen”. Zonder ten minste één dienstregel wordt de online afspraak niet getoond.
2. Specialisten en resources. Voeg specialisten toe bij Medewerkers, wijs diensten en roosters toe; inloggen is optioneel. Maak kamers en apparaten apart aan als afspraakresources en geef daarna de vereisten van de dienst op. De beschikbaarheid van specialist, ruimte en apparatuur wordt gezamenlijk gecontroleerd.
3. Roosters. Weekrooster, dagelijkse pauzes, vakantie en ziekmelding, eenmalige dagen op een specifieke datum (vrije dag of afwijkende uren). Een eenmalige dag gaat vóór op het weekrooster.
4. Openingstijden. Tandwiel van het journaal → „Afspraakinstellingen”: het tijdsbestek voor de hele vestiging in één keer.
5. De eerste afspraak handmatig en doorloop de statussen: nieuw → bevestigd → „in de stoel” → afgerond, plus annulering en no-show. Bezoekmarkeringen zijn pas beschikbaar vanaf 15 minuten voor aanvang.
6. Online afspraken. Op uw etalage, als widget op uw website en in de Telegram-bot van de vestiging. De widget neemt een voorselectie van dienst en specialist aan — zo ontstaat een landingslink voor een specifieke richting. Alle afspraken komen in één journaal samen; afspraken van de website krijgen een badge.
7. Herinneringen. Telegram: bevestiging en herinneringen 24 en 2 uur van tevoren met de knoppen „Ik kom” en „Annuleren”; e-mail: een bevestigingsmail met de link „Afspraak beheren” (verplaatsen en annuleren zonder wachtwoord en app). Meer hierover — Afsprakenjournaal.
8. Aanvragen in één lijst. Het gedeelte „Aanvragen” (admin.cenaly.com/leads) bundelt online afspraken, terugbelverzoeken, aanvragen via websiteformulieren en pop-upreacties in één stroom — met periode, zoeken, filter „alleen onbehandelde” en CSV-export. Het gedeelte is alleen-lezen: de status wordt gewijzigd in het betreffende gedeelte, er is geen tweede bron van waarheid. Hetzelfde paneel zit als tabblad „Aanvragen” in het contactcenter — Chat met gasten.
9. Klanten. Klantkaart met bezoekgeschiedenis en de link „Vorige afspraak herhalen” — Klanten. Bij „diensten op afspraak” staat het register vanaf het begin aan.
10. Abonnementen — dienstenpakketten: N bezoeken, een vooruitbetaalde portemonnee of een abonnement met regelmatige bijschrijving. De knop „🎟️ Abonnementen” in het journaal.

Wat u aan apparaten nodig hebt: een computer of tablet. Dat is alles. Wat u eerlijk kunt uitstellen: kassa en voorraad, financiële rapporten, aanbetalingen, mailings, een eigen domein.

Checklist: B2B — aanvraag, factuur, documenten#

Geschikt voor een agentschap, jurist, accountant, aannemer — iedereen bij wie de deal in de correspondentie leeft en met documenten wordt afgesloten. Het werkscherm is Beheerpaneel → Vestiging → „Bedrijven en facturen” (admin.cenaly.com/counterparties).

1. Gegevens van de verkoper — als eerste. Tabblad „Gegevens van de verkoper”: rechtspersoon (er kunnen er meerdere zijn), bankrekeningen, ondertekenaars, briefhoofd, e-mail en telefoonnummers. Zonder dit komt de factuur zonder uw partij erop.
2. De eerste relatiekaart. Natuurlijk persoon of organisatie — één type kaart. De set gegevens en de controle ervan (formaat, controlecijfers) worden per land ingevuld: eigen profielen zijn er voor Georgië, Rusland, Kazachstan, het Verenigd Koninkrijk, Australië, Nieuw-Zeeland, de VAE, Cyprus, Griekenland, Spanje, Portugal, Kroatië, Polen, Roemenië en Turkije — in totaal 15 plus een reserve voor de overige landen. De bankvelden zijn ook landspecifiek (IBAN, sort code, BSB, betaalrekening met BIK). Het land wordt gekozen uit een volledig register.
3. Contacten en verantwoordelijke. Contactpersonen met rollen en kanalen (telefoon, e-mail, Telegram, WhatsApp), markeringen „primair” en „ontvanger van documenten”; de verantwoordelijke manager uit het medewerkersregister met de serverfilter „Mijn”.
4. DienstenCatalogus met prijzen. De regels van het document komen uit de catalogus — prijs, belasting en korting vult het document zelf in, in plaats van ze handmatig in te voeren.
5. De eerste verkoop. De knop „Verkoop” leidt u door een wizard: commercieel voorstel → factuur → afsluitende documenten. Typen en namen van documenten, nummeringsmasker, btw-modus en het bedrag in woorden — uit het landprofiel. Het kant-en-klare document: PDF, verzending per e-mail, annulering met reden.
6. Overeenkomst. Een wizard van vier stappen: sjabloon → partijen en ondertekenaars → voorwaarden (uitstel, kredietlimiet, percentage vooruitbetaling en kortingen, minimale bestelling, termijn) → voorbeeld. Daarna — concept, uitgifte, markering „ondertekend” met upload van de scan, ontbinding. Actieve voorwaarden zijn zichtbaar als banner in de kop van de kaart.
7. Onderlinge verrekeningen. Saldo, achterstalligheid en de oudste termijn, transactiestroom, betaling toevoegen, toewijzing aan documenten — in een wachtrij of gericht op een specifieke factuur, toewijzingen terugdraaien. Rapportages per vestiging: ouderdom van debiteuren, betalingsregister, verzendregister — met CSV-export.
8. Documenten van het bedrijf. Sectie „Documenten” (admin.cenaly.com/documents) — een tweede, niet-primaire contour: vrije tekstdocumenten met pagina-opmaak, kop- en voetteksten en paginanummers, tabellen „zoals in Excel”, geüploade bestanden, volledige tekstzoekopdracht, sjablonen met variabelen, geldigheidsperioden met herinneringen en kennisname door medewerkers. In detail — Documenten.
9. Website en aanvragen. De openbare pagina van de vestiging of uw website met widgets: contactformulier, terugbelverzoek, chat, pop-ups met formulier en quiz — Websitebouwer, Mijn website, Terugbellen, Betrokkenheidscampagnes. Dit alles komt samen in „Aanvragen”, en bij elke aanvraag is te zien waar die vandaan kwam: oppervlak, pagina, campagnemarkeringen, overgangsklasse en apparaat.
10. AI-analyse van de aanvraag. Een geplakte e-mail, gespreksverslag of PDF wordt omgezet in een concept van de verkoop: relatie, regels uit de catalogus, voorwaarden — met een betrouwbaarheidsscore per regel. Het model werkt alleen met uw gegevens: alles wat niet in de catalogus en kaarten is gevonden, gaat naar „niet herkend” en naar een taak voor de manager. Een document uitgeven via deze weg kan niet — alleen een concept.
11. Toegang. ⚠️ „Bedrijven en facturen” is een sectie van de eigenaar: een medewerker met een eigen login krijgt een weigering. Plan dit vooraf als niet de eigenaar zich met de verkopen bezighoudt.

Wat u aan apparaten nodig hebt: een computer. Een printer — alleen als u facturen op papier afdrukt. Wat u eerlijk kunt uitstellen: bankafschriften, terugkerende facturen, dunning, EDI, kassa.

Wat een dienstenbedrijf nog niet heeft#

Dit is een directe lijst, zodat u niet zoekt naar een knop die er niet is.

Wat u kunt uitstellen#

• Bankafschriften — het uploaden van een afschrift van de betaalrekening met analyse van transacties en koppeling aan relaties; nodig wanneer er veel betalingen komen.
• Terugkerende facturen — uitgifteschema, logboek, pauze; voor abonnementsovereenkomsten.
• Herinneringen en dunning — digest, e-mails bij achterstalligheid, afloop van commerciële voorstellen en overeenkomsten.
• EDI. Voor Russische locaties is er uitwisseling van documenten via Saby (SBIS): inkomende documenten worden CRM-documenten, uw eigen factuur wordt naar Saby verzonden, de ondertekening blijft daar. Wordt aangesloten via een kaart in de appstore.
• KSeF (Poolse elektronische facturen) — alleen voor Polen en alleen op de AWS-contour: op cenaly.ru is er geen paneel.
• AI-invulling van documentsjablonen — werkt op de AWS-contour; op het Russische merk zijn de AI-knoppen in de documenteditor verborgen.
• Financiële rapportages — Financiën. Verkopen, inkopen, kassadiensten en vraaganalyse worden ondersteund in de internationale en Russische contouren. Begin na de eerste transacties; een lege periode en een fout bij het laden van gegevens zijn verschillende situaties.
• Eigen telefoniecentrale en gespreksopnamen — Telefonie: een gesprek met een gekoppeld nummer komt zelf in de tijdlijn van de relatiekaart terecht.
• Eigen domein — Eigen domein.

Problemen oplossen#

Het gedeelte „Afspraken” staat niet in het paneel. Het journaal is beschikbaar voor de typen „Schoonheidssalon”, „Diensten op afspraak” en „Onderwijs”. Controleer het type vestiging, of het gedeelte is ingeschakeld en de rechten van de medewerker. „Professionele diensten” gebruiken het B2B-scenario; kies „Diensten op afspraak” voor werk op tijd.

Een medewerker kan „Bedrijven en facturen” niet openen. Dat is zo bedoeld: het gedeelte is alleen beschikbaar voor de eigenaar van het account. Voor de medewerker blijven „Aanvragen”, „Klanten” en „Documenten” beschikbaar binnen zijn rol — Medewerkers en diensten.

De factuur verschijnt zonder gegevens van de verkoper. Vul het tabblad „Gegevens van de verkoper” in: rechtspersoon, bankrekening, ondertekenaar. De gegevens komen in de momentopname van het document op het moment van uitgifte.

De gegevens van de tegenpartij worden niet gecontroleerd. Dat betekent dat het gekozen land geen eigen profiel voor gegevens heeft en de kaart zich volgens de terugvalregel gedraagt: de velden zijn vrij, controlegetallen worden niet berekend.

In „Aanvragen” staat een gele melding „er kunnen regels ontbreken”. Een van de kanalen heeft niet op het lezen gereageerd (bijvoorbeeld omdat de extensie niet is verbonden). Dit is een eerlijke waarschuwing, geen lege lijst: aanvragen uit de overige kanalen staan wel in de lijst.

De AI-analyse van een aanvraag heeft het verkeerde concept gemaakt. Het model verzint niets: het vergelijkt de tekst met uw catalogus en kaarten. Controleer of de dienst in de catalogus staat en de tegenpartij in het register; wat niet herkend is, komt als taak bij de manager.

Veelgestelde vragen#

Zijn diensten en B2B een apart product?#

Dit zijn bedrijfsprofielen op gemeenschappelijke modules. Afspraken omvatten specialisten, kamers en hardware, en B2B omvat tegenpartijen, documenten en onderlinge verrekeningen. De keuze van een profiel voegt geen medisch dossier, reparatieopdracht of projectfacturering per uur toe.

Kunnen afspraken en facturen tegelijk worden bijgehouden?#

Ja. Het bedrijfstype bepaalt alleen de standaardwaarden: kies „diensten op afspraak” en schakel „Documenten” en „Bedrijven en facturen” in — het tweede gedeelte is sowieso standaard ingeschakeld voor alle typen.

Wie kan een factuur uitgeven?#

Alleen de eigenaar van het account: het gedeelte „Bedrijven en facturen” is alleen voor hem beschikbaar.

In welke landen werken de documentformulieren?#

Vijftien landen hebben eigen sets gegevens, documentnamen, nummeringsmasker en btw-modus; voor de overige werkt een terugvalprofiel — het document wordt uitgegeven, maar zonder landspecifieke controles.

Kan een factuur online worden betaald?#

Betaling via een link wordt ondersteund en het betaalbewijs komt in de automatisering van de vestiging terecht. Er is een verbonden betaalprovider nodig voor uw land en valuta — Betaling.

Werkt dit alles op een Russisch merk?#

Afspraken, aanvragen, tegenpartijen, documenten, onderlinge verrekeningen, financiële rapporten en lifecycle-campagnes ondersteunen de Russische omgeving. KSeF en het AI-invullen van documenten hebben hun eigen cloudbeperkingen; controleer de beschikbaarheid van een specifieke module.

Gerelateerde gedeelten#

• Eerste dag: kies een bedrijfstype — algemeen kader en andere formaten
• Afsprakenjournaal — slots, statussen, herinneringen, abonnementen
• Klanten (CRM) — kaarten, facturen, overeenkomsten, onderlinge verrekeningen
• Documenten — sjablonen, bestanden en tabellen, termijnen en kennisname
• Klanten — klantenregister en geschiedenis van contacten
• Mijn site — formulieren, chat en terugbelverzoek op uw site
• Eerste dag: salon, barbershop, studio — als afspraken het belangrijkste klanttraject zijn