E-mail en AI-antwoordautomaat

Voor een klein bedrijf komt e-mail meestal in twee onhandige vormen: de persoonlijke mailbox van de eigenaar, waar leveranciers en gasten naartoe schrijven, of e-mailhosting die apart moet worden gekocht en ingesteld. Het onderdeel „E-mail” biedt een derde: eigen mailboxen van de vestiging direct in het paneel — plus een volwaardige client om erin te werken.

Openen: Beheerpaneel → E-mail (admin.cenaly.com/mail, groep „Werk”). De extensie hoeft niet te worden ingeschakeld: het onderdeel is open voor alle rollen, de enige drempel is toegang tot het onderdeel in de rolinstellingen. De eigenaar ziet en beheert alle mailboxen van het account, een medewerker alleen de eigen mailbox (dat filtert de server, niet de interface).

Wat u nodig hebt om te starten#

Stap 1. De eerste mailbox#

De knop „Nieuwe mailbox”. Het formulier heeft vier velden: „Naam vóór @” (kleine Latijnse letters, cijfers, punt, koppelteken, onderstrepingsteken — anna, info, orders), „Locatie” — een specifieke vestiging (het adres komt op het subdomein ervan) of „Alle locaties” (dan staat het adres op het subdomein van het bedrijf, dat eenmalig wordt ingesteld), „Soort” en „Weergavenaam” — wat de ontvangers zien.

Vier soorten mailboxen:

Een mailbox kan worden uitgeschakeld (het adres ontvangt dan geen e-mails meer) en verwijderd. Verwijderen kan alleen de eigenaar: het maakt het adres vrij voor een nieuwe mailbox en wist de e-mails, daarom toont de bevestiging het adres direct in de tekst en kan dit niet worden teruggedraaid. Bij de servicemailbox „Telefoontjes” verwijdert het paneel tegelijk de kaart van de bron in het onderdeel „Telefoontjes”.

Mailboxstatistieken (tabblad „Statistieken” in de e-mailinstellingen — een medewerker ziet die ook voor de eigen mailbox): ontvangen, verzonden, hoeveel inkomende berichten met bijlagen en welk volume — over 24 uur, 7 dagen, 30 dagen en over de hele periode. De cijfers worden bij het lezen uit de lijst met e-mails berekend en komen dus altijd overeen met wat in de map te zien is.

Stap 2. Uw eigen domein#

De knop „Uw eigen domein” — een wizard van drie stappen:

1. Voer het domein in. Het veiligst is een subdomein zoals mail.uwbedrijf.ru: e-mail die al op het hoofddomein werkt, blijft werken.
2. Voeg de DNS-records toe bij uw registrar. Elk record heeft een knop „Kopiëren”, en daarnaast twee waarschuwingen waarom deze stap zo uitgebreid is beschreven:
   • MX op de apex (het domein zelf, niet een subdomein) schakelt de e-maildienst uit die u daar nu gebruikt (Google Workspace, Microsoft 365 enz.);
   • een tweede SPF-record breekt de controle volledig — als er al een SPF is, moet u ons fragment aan het bestaande record toevoegen en geen nieuw record aanmaken.
3. „Controleren”. De server vergelijkt de records en zegt per record: „record zichtbaar” of „record nog niet gevonden”. Records zijn meestal binnen enkele minuten doorgevoerd.

Een gereed domein verschijnt als aparte groep in het formulier voor het aanmaken van een mailbox — daarna maakt u er mailboxen op aan zoals gebruikelijk.

Stap 3. Uw eigen Gmail of Яндекс aansluiten#

Als u al een mailbox hebt en het adres niet wilt wijzigen, kunt u die aansluiten: e-mails komen binnen en worden verzonden direct vanuit het paneel. De knop „Uw eigen mailbox aansluiten” — opnieuw drie stappen:

1. E-mailadres — volledig, bijvoorbeeld info@uw-restaurant.ru.
2. De server bepaalt het e-mailsysteem aan de hand van de DNS-records van het domein en toont de instructie van precies dat systeem in uw taal: waar u naartoe gaat en hoe u een app-wachtwoord aanmaakt (zo'n systeem accepteert het gewone wachtwoord van het account niet). Als het systeem niet kon worden bepaald, kunt u de adressen van de IMAP- en SMTP-servers handmatig invoeren.
3. Resultaat — hoeveel e-mails er direct zijn opgehaald. Het wachtwoord gaat één keer naar de server en komt niet terug.

Hier kiest u ook wie toegang tot de mailbox krijgt: de eigenaar en managers of één medewerker.

⚠️ Een aangesloten mailbox van iemand anders wordt alleen losgekoppeld, niet verwijderd: de e-mails blijven bij uw provider, wij raken ze niet aan.

Stap 4. Lezen en schrijven#

Links staat het paneel met mailboxen, daarnaast de maprail: „Postvak IN” → uw mappen → „Alle e-mails” → „Verzonden”.

Lijst en lezen. E-mails worden geladen terwijl u scrolt; een e-mail heeft markeringen, „gelezen” en „Alles als gelezen markeren”. Opmaak van een ander in een e-mail wordt in een geïsoleerd kader getoond en kan het paneel niet beïnvloeden. Boven de lijst staan een zoekbalk en drie filters: „Ongelezen”, „Met bijlagen” en op markeringen (elk van de geselecteerde). ⚠️ Het zoeken gebeurt in de regels van de lijst — adressen, onderwerp en het begin van de e-mail — en niet in de berichttekst: een woord uit het midden van een lange e-mail vindt het niet.

Schrijven. De knop „Schrijven” opent een venster met de gebruikelijke set: „Aan”, „Kopie”, „Onderwerp”, tekst met opmaak, bijlagen. De handtekening wordt automatisch in een nieuwe e-mail ingevuld (in te stellen in de instellingen), antwoordsjablonen gelden voor het hele account. Een antwoord citeert het origineel: de berichttekst opent leeg, daaronder de handtekening, daaronder „datum, afzender schreef:” en de tekst van de oorspronkelijke e-mail. Er wordt tekst geciteerd, niet de opmaak; één citaat geldt niet als e-mail — „Verzenden” wacht tot uw eigen tekst verschijnt.

Een concept raakt niet kwijt. Het getypte wordt in de browser opgeslagen: misklikken naast het venster, F5 of een lege tablet wissen de e-mail niet — bij terugkeer verschijnt de melding „Concept hersteld” met de knop „Wissen”. Elk mailbox en elk antwoord heeft een eigen concept, zodat een concept uit een gedeelde mailbox niet in een persoonlijke opduikt.

Het lot van verzonden e-mails. Bij „Verzonden” is in de regel een bezorgchip te zien: „Bezorgd”, „Niet bezorgd” of „Spamklacht”. Geen veld — geen chip: „onbekend” is een normale toestand (de gebeurtenis is nog niet aangekomen), en een grijs vraagteken zou daar waar alles in orde is alleen maar verontrusten. „Niet bezorgd” betekent meestal een niet-bestaand adres van de ontvanger, niet een storing van de dienst.

Stap 5. Mappen en sorteerregels#

Tabblad „Mappen en regels” in de e-mailinstellingen.

Mappen. Tot 30 eigen mappen per mailbox: naam en kleur. Een e-mail verplaatst u handmatig met de selector in de e-mailkaart, in de lijst is de mapchip zichtbaar. Zodra de eerste map bestaat, gaan „Postvak IN” betekenen „nog niet gesorteerd” — daarom verschijnt ernaast „Alle e-mails”: anders zou een gesorteerde e-mail lijken te zijn verdwenen. Een map verwijderen verwijdert de e-mails niet — ze keren terug naar „Postvak IN”, en regels die ze erin stopten, worden uitgeschakeld.

Regels. Tot 20 per mailbox, de volgorde beslist: de eerste die overeenkomt, wordt uitgevoerd, dus belangrijke regels zet u hoger. Een regel kent twee modi:

Het verschil wordt rechtstreeks in de interface benoemd; een modelaanroep is betaald en loopt via de gebruikelijke AI-kostenregistratie, op cenaly.ru werkt een lokaal model. Een regel kan een e-mail meteen ook als gelezen markeren, en de knop „Toepassen op e-mails in de mailbox” laat de regels los op de bovenste ongesorteerde e-mails. Handmatig verplaatsen gaat vóór regels: hernieuwde bezorging en het achtergrondproces overschrijven uw sortering niet.

⚠️ Een regel zonder enige voorwaarde en zonder beschrijving voor de AI neemt alle e-mails over — het paneel waarschuwt hiervoor en slaat zo'n regel niet op.

Stap 6. Toegang van medewerkers tot de mailbox#

Tabblad „Toegang” (alleen de eigenaar). Voor elke medewerker met een login geldt een van drie niveaus:

Tot 50 personen per mailbox. „Lezen” kan fysiek geen e-mail verzenden: het verbod staat op de server, niet alleen in de interface. De instellingen van de mailbox zelf blijven in beide gevallen bij de eigenaar. De eigenaar van de mailbox en de eigenaar van het account worden niet in de lijst getoond — zij hebben toch al volledige toegang.

Autobeantwoorder#

Het gedeelte „Autobeantwoorder” in de e-mailinstellingen — beschikbaar voor alle soorten mailboxen, behalve de AI-agent (daar zorgt de agent zelf voor de antwoorden).

De schakelaar „Automatisch antwoorden op inkomende e-mails” (een ingeschakelde autobeantwoorder is zichtbaar met de chip „↩” in het mailboxpaneel), „Onderwerp van het antwoord” (leeg — het onderwerp van de inkomende e-mail wordt overgenomen met „Re:”), „Tekst van het antwoord”, het venster „Geldig vanaf” / „Geldig tot” (lege datums — geen beperking, beide datums inbegrepen) en „Pauze tussen antwoorden aan één adres, uren” — bescherming tegen een lus, nul betekent de standaardwaarde van de server.

De server antwoordt op het moment van bezorging van de e-mail, niet het geopende paneel — u hoeft het tabblad niet open te laten. Tegen een lus van twee autobeantwoorders staan drie onafhankelijke barrières: herkenning van servicemarkeringen van autobeantwoorden en mailings (ons antwoord gaat ook gemarkeerd als automatisch de deur uit), een pauze per afzender en de markering „op deze e-mail is al geantwoord” — hernieuwde bezorging levert geen tweede antwoord op.

⚠️ Op cenaly.ru is de autobeantwoorder in te stellen, maar antwoordt hij niet — de dienst die hem uitvoert, werkt alleen in de AWS-omgeving. Dit is de enige plek waar de instelling wordt opgeslagen maar geen actie plaatsvindt; zie „Beperkingen”.

AI-assistenten voor antwoorden#

Dit zijn Gesprekscoaches, geen automatisering: zij schrijven een concept, u verstuurt de e-mail.

De eigenaar stelt assistenten in via de e-mailinstellingen → „Assistenten” (tot 20 per account). Elke assistent heeft:

• Naam — „Verkoop”, „Support”, „Reserveringen”;
• Instructies (tot 4000 tekens) — wie hij is en hoe hij antwoordt: wat hij aanbiedt, wat hij vermijdt, hoe hij op klachten reageert;
• Toon en antwoordtaal („Zoals in de e-mail” of een specifieke taal);
• Vestiging namens welke hij antwoordt;
• Toegang tot gegevens — via schakelaars: „Catalogus en prijzen”, „Bestellingen van de afzender” (op basis van diens adres), „Kaart van de vestiging” (naam, adres, telefoon, openingstijden) en kennisbank (niet gebruiken / alles / tot drie geselecteerde collecties).

In het antwoordvenster kiest de medewerker een assistent uit de lijst, geeft indien gewenst een eenmalige hint („weiger vriendelijk”) en klikt op „Antwoord voorstellen”. De assistent leest de inkomende e-mail — precies degene waarop u antwoordt — en geeft een concept terug; bij een nieuwe e-mail zonder origineel zegt het paneel dat ook. Er wordt niets verzonden of stilzwijgend herschreven: de tekst wordt met uw eigen hand in de e-mail geplaatst, vóór de ondertekening en het citaat. Zinnen als „ik ben een AI” in het concept worden gemarkeerd met een waarschuwing.

De eigenaar ziet onder de lijst de regel „Toegang: …” — welke schakelaars van de gekozen assistent aanstaan; aan de medewerker worden de instructies en schakelaars niet getoond. Uit de kennisbank haalt de assistent alleen documenten die voor klanten zijn geopend: het antwoord gaat naar buiten.

AI-agent van het postvak#

Als een postvak is aangemaakt met het type „AI-agent”, verwerkt deze zelf de inkomende e-mail. De instellingen bestaan uit vijf tabbladen:

Er zijn twee knoppen om te testen: „Controleren” — de regels doorlopen zonder dat er ook maar één e-mail naar buiten gaat, het resultaat komt in het logboek; „Agent opnieuw uitvoeren” — een specifieke e-mail opnieuw aan de agent geven volgens de huidige instellingen.

De toegang van de agent tot documenten van de privé-kennisbank wordt per stuk op de documenten zelf ingeschakeld — met de schakelaar „beschikbaar vanuit e-mail”.

Koppeling met taken en CRM#

• E-mail vanuit een taak. De knop „✉️ Schrijven” in de taakkaart opent een e-mailvenster boven de taak — de gebruiker wordt niet uit de taak en de correspondentie gehaald — en de verzonden e-mail wordt erin onthouden: u ziet dat de leverancier al is geschreven en of er een antwoord is gekomen. Zie „Takenbord”.
• E-mail in de kaart van de tegenpartij. Een bezorgde inkomende e-mail wordt als activiteit vastgelegd in de kaart van de tegenpartij in „Bedrijven en facturen” — er wordt op adres gematcht, ingeschakeld met een schakelaar in het gedeelte „Automatisering” van CRM. Vanuit de kaart leidt een link terug naar de e-mail, in de juiste map.
• Het sparkle-pictogram van de AI-assistent staat bij drie complexe oppervlakken van de e-mail — „Mappen en regels”, de instellingen van de AI-agent en „Eigen domeinen”: hij legt precies dat blok uit.

Beperkingen#

• Zoeken kijkt niet in de berichttekst. Het zoekt op adressen, onderwerp en het begin van de e-mail; de mappenlijst is naar boven begrensd en ligt volledig in het geheugen van het tabblad.
• Er zijn geen serverconcepten. Een concept leeft in de browser: op een ander apparaat ziet u het niet, en ouder dan een week wordt het niet aangeboden.
• Op cenaly.ru zijn er geen AI-agent-postvakken, geen automatisch antwoordapparaat en geen leveringschip. Een postvak met het type „AI-agent” kan daar niet worden aangemaakt; de instellingen van het automatische antwoordapparaat worden opgeslagen, maar er is niemand om op e-mails te antwoorden; gebeurtenissen over levering en spamklachten komen alleen binnen in de AWS-omgeving. Al het overige — postvakken, mappen, regels, assistenten — werkt in beide clouds.
• Regels „AI beslist” treden niet onmiddellijk in werking — binnen enkele minuten na levering, en elke verwerking wordt gefactureerd als een gewone AI-aanroep. Regels op basis van voorwaarden werken direct en gratis.
• Een gekoppeld extern postvak wordt niet verwijderd, maar losgekoppeld — de e-mails blijven bij de provider. Het verwijderen van een eigen postvak is daarentegen onomkeerbaar: het adres komt vrij, de e-mails worden gewist.
• Limieten: 30 mappen en 20 sorteerregels per postvak, 50 personen per postvak in „Toegang”, 20 assistenten per account, instructies van een assistent tot 4000 tekens. Een postvak heeft een dagelijkse verzendlimiet en een maximum aantal ontvangers — het paneel meldt het als u deze heeft bereikt.
• Een domein wordt niet onmiddellijk bevestigd. De eerste minuten na het aanmaken van het eerste postvak van een domein kan verzending worden geweigerd met de melding „domein wordt nog bevestigd door de e-mailprovider” — dat is normaal.

Problemen oplossen#

Algemene uitleg per symptoom — problemen oplossen; als niets heeft geholpen, schrijf ons — hoe u hulp krijgt.

Veelgestelde vragen#

Moet u e-mailhosting kopen?#

Nee. Mailboxen zoals anna@точка.cenaly.com werken direct, zonder domein en zonder externe provider. Een eigen domein is alleen nodig als het adres eruit moet zien als uw eigen adres.

Kunt u uw eigen Gmail houden en toch in het paneel werken?#

Ja — de wizard „Uw eigen mailbox koppelen” haalt de e-mail in drie stappen op via IMAP en verzendt via uw SMTP. Het adres en de e-mails blijven daarbij bij uw provider.

Waarin verschilt de antwoordassistent van de AI-agent?#

De assistent is een gesprekscoach: hij schrijft een concept, maar u verzendt de e-mail. De agent is een apart soort mailbox: hij verwerkt inkomende berichten zelf volgens uw regels en antwoordt, als u dat hebt toegestaan, ook zelf. De agent is er alleen in de AWS-omgeving.

Werkt het automatische antwoord op cenaly.ru?#

U kunt het instellen, maar automatische antwoorden worden daar niet verzonden: de dienst die e-mails beantwoordt, werkt alleen in de AWS-omgeving. Dit is voorlopig de enige plek in dit gedeelte waar de instelling wordt bewaard, maar er geen actie plaatsvindt.

Wie leest de e-mails van een gedeelde mailbox?#

Degenen aan wie de eigenaar toegang heeft gegeven op het tabblad „Toegang”, en de eigenaar zelf. Het niveau „Lezen” leest echt alleen: het verbod op verzenden staat op de server.

Wat gebeurt er met de e-mails als u de mailbox verwijdert?#

Ze worden gewist en het adres komt vrij voor een nieuwe mailbox. Dit is onomkeerbaar, daarom toont de bevestiging het adres direct in de tekst. Als u alleen geen e-mail meer wilt ontvangen, schakelt u de mailbox uit in plaats van deze te verwijderen.

Gerelateerde secties#

• Medewerkers en diensten — logins waarvoor mailboxen worden aangemaakt en toegang wordt gegeven
• Werkchat en gasten — interne correspondentie en gesprekken met gasten, niet te verwarren met e-mail
• Takenbord van de dienst — een e-mail die direct vanuit de taakkaart is verzonden
• Bedrijven en facturen — een inkomende e-mail als activiteit op de kaart van de tegenpartij
• Kennisbank — waar assistenten en de agent hun feiten vandaan halen
• AI-modellen en uw eigen sleutel — via welke provider de AI-functies van e-mail werken
• Telefoontjes — de service-mailbox „Telefoontjes” en transcripten van gesprekken
• Gegevens en beveiliging — waar e-mails staan en wie er toegang toe heeft