Imóvel e Hardware

Os equipamentos de um estabelecimento normalmente vivem na cabeça de alguém e nas conversas: quem está com o segundo Terminal, a quem está vinculado o notebook, quantos anos tem a geladeira antiga e quanto ela ainda vale na contabilidade. A seção «Imóvel» é um registro de tudo o que o negócio possui, com duas coisas que não existem numa planilha de mensageiro: o responsável e a depreciação — separadamente para a contabilidade e separadamente para o imposto.

Abrir: Painel administrativo → Imóvel (admin.cenaly.com/assets).

O que é esta seção#

No registro há uma única entidade — o item de imóvel — que tem um tipo: Hardware, telefone, computador, automóvel, móveis, imóvel, ativo intangível (programas, licenças, direitos) ou outros. Os campos gerais são iguais para todos os tipos — nome, marca e modelo, número de série e número de inventário, quantidade, Unidade, funcionário responsável, estado, observação e histórico de eventos —, e para telefone, automóvel e computador é adicionado um bloco próprio «Passaporte»: ramal e login SIP, placa e VIN, nome na rede e SO. São cinco estados: Rascunho · Em uso · Parado · Em reparo · Baixado; rascunho é o item sem data de entrada em uso: ele já está no registro, mas não é depreciado e não entra na movimentação.

O que é necessário para começar#

Não é preciso instalar nada: a seção funciona no navegador, e a impressão de etiquetas também — pela caixa de diálogo de impressão comum.

Passo 1. Cadastrar um item#

O botão «＋ Adicionar imóvel» abre o card. Ele abre como for mais conveniente — janela, painel ou tela cheia (a escolha é memorizada) —, e a densidade dele é uma configuração do usuário: «mínima» deixa apenas os campos sem os quais não dá para cadastrar o item, «completa» mostra todas as seções de uma vez.

Vale explicar três campos. «Quantidade» — para um lote homogêneo por uma única nota fiscal: dez cadeiras iguais não precisam ser cadastradas em dez cards. «Como foi obtido» — «Compra», «Aluguel / leasing», «Aporte do proprietário», «Doação», «Produção própria», «Sobra de Ajuste»; o campo descreve a origem, e como reconhecer isso na contabilidade é decidido pelas políticas. «Custo (sem IVA)» — o custo inicial sem o IVA recuperável: é ele que se torna a base de depreciação, e o IVA de entrada é registrado separadamente.

Passo 2. Colocar em uso#

Enquanto o item não tem data de entrada em uso, ele é rascunho. É possível colocar em uso de duas formas: pelo campo «Entrada em uso» no card ou pelo item «Colocar em uso» no menu «Ações» da linha — nesse caso a data será o dia de hoje.

Nesse momento, o item recebe automaticamente um número de inventário no formato INV-000001, se você não tiver definido o seu; a depreciação é contada a partir da data de entrada — do mesmo mês ou do mês seguinte, conforme indicado na política. Não há caminho de volta depois da entrada em uso: só é possível excluir rascunhos. Um item que já esteve em uso não é excluído, e sim baixado — seu histórico permanece no registro e na movimentação ele aparece corretamente como baixado.

Etapa 3. Políticas contábeis e regras do país#

A mesma compra vive em dois livros com regras diferentes, por isso o cadastro tem duas seções. Contabilidade societária — "Reconhecimento" ("Ativo imobilizado (capitalizar)" ou "Baixar imediatamente (baixo valor)"), "Método" ("Linear", "Saldos decrescentes", "Não depreciar"), "Vida útil" em meses, "Valor residual", "Coeficiente de aceleração", "Início da depreciação" ("A partir do mês seguinte à entrada em operação" ou "A partir do mês de entrada"), "Grupo".

Contabilidade fiscal — "Depreciar", "Baixar imediatamente" ou "Não dedutível"; "Grupo de depreciação / pool", "Método", prazo ou "Taxa anual, %", início, "Bônus de depreciação, %" entre as opções do país e "Observação do contador".

Não é preciso preencher isso à mão: o botão "Preencher pelas regras do país" usa o país da unidade, o tipo e o valor do item e preenche as duas políticas, e abaixo dos campos explica por que é assim. A "Vida útil" está marcada com asterisco e é obrigatória enquanto o reconhecimento for "capitalizar" e o método não for "Não depreciar": sem prazo não há como calcular a depreciação, e o cadastro não será salvo — clique em "Preencher pelas regras do país", informe o prazo você mesmo ou escolha "Baixar imediatamente"/"Não depreciar". Se ao salvar o cadastro não fechar, ele mesmo move o cursor para o campo não preenchido. Se o valor não ultrapassar o limite fiscal, o item é baixado imediatamente nos dois livros (o limite é inclusivo: valor igual ao limite também vai para despesa). Nada é preenchido silenciosamente — só ao clicar.

As regras do país são um padrão, não a assinatura do contador: a palavra final é do seu especialista, e para as observações dele há um campo separado na seção fiscal.

Etapa 4. Depreciação do mês e livro para o contador#

A aba "Depreciação" tem dois eixos: "Mês" e "Livro" ("Contabilidade societária" ou "Imposto"). Na tabela, para cada item em operação, aparecem "Início", "Método", "No mês" (com a marca "bônus" ou "baixado imediatamente"), "Acumulado" e "Residual", e na parte de baixo "Total" — por cada moeda separadamente.

Dois botões entregam o mesmo ao contador — "Baixar livro do mês (JSON)" e "Baixar CSV" —, e isso não é uma exportação da tabela, mas todo o livro do mês no formato de lançamentos contábeis, o mesmo em que a folha de pagamento entrega seus documentos:

No livro fiscal há apenas a depreciação — as demais operações são próprias dele e são calculadas fora do nosso lado.

Demonstrativo de movimentação do período#

A aba "Demonstrativo" responde à pergunta "o que havia no início, o que entrou, o que saiu, o que restou". Você define "De" e "Até", escolhe o livro — e para cada item vê o valor e a depreciação acumulada no início, a entrada (entrada em operação e modernização), a baixa, o acumulado no período, o saldo no final e o valor residual; abaixo — "Total" por moeda.

Abaixo do total, em linhas separadas, vem o que não entra no balanço: "Baixado imediatamente (abaixo do limite de capitalização)" e "Reparos no período". Se o período termina no último mês, o demonstrativo é justamente o saldo na data para a nota explicativa do balanço; o botão "Baixar CSV" entrega-o em arquivo. Entram no demonstrativo os itens colocados em operação até o final do período e que não foram baixados antes do início dele — se ele estiver vazio, geralmente é por isso, e não por defeito.

Modernização e reparo#

O item "Modernização / reparo…" no menu da linha (ou o botão "Adicionar modernização ou reparo" no cadastro) abre a janela "Modernização ou reparo". O campo "O que foi feito" distingue dois casos, e a diferença é fundamental:

Depois vêm — "Data de conclusão dos trabalhos", "Valor (sem IVA)", "IVA de entrada", e na modernização ainda "Prorrogar prazo em, meses" (vazio — o prazo não muda, o saldo se distribui pelos meses restantes), "O que exatamente foi feito", "Fornecedor" e "Número do documento". O botão é "Registrar".

Os casos extremos são resolvidos assim: a modernização de um item já totalmente depreciado sem prorrogação de prazo é baixada no mês de entrada, e a feita antes do início da depreciação entra no valor original; no cadastro aparece a linha "Valor com modernização", e a coluna "Valor" no registro mostra o valor com modernizações até o mês atual. Onde exatamente fica a fronteira entre reparo e modernização — quem decide é o contador, a janela não adivinha: na Polônia a modernização fiscal começa a partir de 10 000 zł por ano, na Geórgia o reparo é dedutível dentro de 5 % do saldo do grupo.

Baixa#

O item «Baixa…» abre a janela «Baixa de bem»: «Data da baixa», «Motivo» («Vendido», «Baixado», «Perdido», «Furtado», «Transferido», «Devolvido ao locador»), «Receita da venda (sem IVA)» em caso de venda e «Observação». O botão é «Dar baixa». Depois disso, o item permanece no registro como uma linha cinza, a depreciação para no mês da baixa e, no diário do mês, aparece a operação de baixa com perda ou ganho.

Etiquetas com QR e ajuste#

O botão «🏷 Etiquetas» acima do registro imprime adesivos de 58×40 mm para todos os itens filtrados que tenham número de inventário; o item «Imprimir etiqueta» no menu da linha imprime uma. Na etiqueta há um QR, o número de inventário em destaque, o nome, a unidade e o responsável.

O QR leva ao cadastro desse item no seu painel de administração (/assets/?asset=<id>): durante a ronda pelos ambientes, o celular abre o cadastro por leitura, sem buscar pelo número. O link funciona apenas com login que tenha acesso à seção, e na própria etiqueta não há nada que não esteja visível no item. A impressão usa a caixa de diálogo comum do navegador, portanto funciona igualmente em uma impressora térmica de etiquetas e em uma impressora comum no modo «ajustar ao tamanho da página»; sobre a impressora em si — em hardware.

Telefones e hardware — com um clique#

Não há substituição inversa: a lista de telefones em «Telefonia» permanece derivada dos registros na central telefônica, e o registro de patrimônio é aquilo que a pessoa cadastrou. Câmeras e dispositivos ainda não configurados («detectados») não são cadastrados assim.

Limitações#

• Ainda não há ajuste como documento. Existem as etiquetas com QR e a ronda por elas, mas ainda não há o termo «conforme o registro / conforme o real» com divergências.
• Os lançamentos são um arquivo para download. O diário do mês é entregue em JSON e CSV; o núcleo contábil que o receberia automaticamente ainda não está conectado — o contador importa o arquivo por conta própria.
• Sistemas de pool são calculados de forma aproximada. No Reino Unido, no Cazaquistão e na Geórgia, a lei calcula a depreciação por ano por pool, e a seção calcula por item mês a mês: no ano de aquisição, isso subestima a alíquota.
• O pacote do Cazaquistão foi conferido parcialmente (classificador de ativos fixos, transição de balanços para o novo código tributário, pool anual), e para países sem pacote próprio é aplicado o geral conforme as IFRS for SMEs — e ambos são marcados no cadastro como padrão que exige confirmação do contador.
• Mês, período e livro não entram no endereço. No link vive apenas a aba (?tab=) — não é possível enviar a um colega um link direto para «maio, livro fiscal».
• Edição simultânea em duas abas. Em cenaly.com e cenaly.com, o registro é condicional: a aba que perdeu relê o registro e repete a alteração. Em cenaly.ru, o registro é incondicional — edite o registro de um só lugar.
• A seção não entrega relatórios fiscais. Ela calcula a depreciação e entrega os lançamentos; as declarações, o imposto sobre o patrimônio e o imposto sobre veículos ficam com o contador.
• Os valores são em unidades menores inteiras da moeda (copeques, tyiyn; o iene não tem casas decimais, o dinar tem três). Frações de copeque não são armazenadas, e as somas dos meses batem com a base.

Solução de problemas#

Perguntas frequentes#

Qual é a diferença entre “Patrimônio” e “Estoque”?#

Estoque — trata dos insumos que são consumidos: alimentos, produtos, embalagens. “Patrimônio” — trata do que é usado por anos e que perde valor gradualmente: equipamentos, móveis, veículos, imóveis, programas. Uma compra entra em um ou no outro, mas não nos dois lugares.

É preciso um contador para usar isso?#

Para manter o registro e imprimir etiquetas — não. Para assinar a política e resolver casos duvidosos (se é modernização ou reparo, se deve ser capitalizado ou baixado) — sim: o botão de regras do país fornece um padrão, não um parecer de especialista.

O que fazer com equipamentos pequenos, como uma chaleira ou um roteador?#

Nada de especial: se o valor não ultrapassar o limite do país, o botão de regras automaticamente define “Baixar imediatamente (baixo valor)” nos dois livros. Na relação, essas compras aparecem em uma linha separada abaixo do total e não entram no balanço.

Como entregar os dados ao contador?#

A aba “Depreciação” → “Baixar diário do mês (JSON)” ou “Baixar CSV”: ali está o mês inteiro — aceitação para registro, modernização e reparo, depreciação e baixa com as faturas prontas. A relação do período é exportada em seu próprio CSV na aba “Relação”.

Patrimônio alugado e arrendado é considerado?#

É possível cadastrá-lo: no campo “Como foi obtido” há “Aluguel / arrendamento”, e na devolução — o motivo de baixa “Devolvido ao locador”. Se esse item deve ser reconhecido no balanço e depreciado, o contador decide com as políticas do cadastro — não há interpretação automática de contratos de aluguel na seção.

Seções relacionadas#

• Loja de aplicativos — onde o cadastro “Patrimônio e hardware” é ativado
• Hardware: o que se conecta e Cenaly Hardware Bridge — de onde vem o botão “🧰 Para o patrimônio”
• Telefonia: sua própria central telefônica — aparelhos telefônicos e o botão “Para o patrimônio” no cadastro do aparelho
• Etiquetas e impressão de ícones — a impressora de etiquetas na qual os adesivos são impressos
• Estoque — insumos e consumíveis, em contraste com o ativo imobilizado
• Clientes e contrapartes — de onde o fornecedor é sugerido
• Funcionários e turnos — quem pode ser designado responsável material
• Finanças — receita, custos e lucro da unidade, e Documentos — termos e contratos de compra e baixa
• Exportação de dados — exportação da conta em um único arquivo