Ngày đầu tiên: khách sạn, nhà nghỉ

Khách sạn, nhà nghỉ, căn hộ dịch vụ và hostel hoạt động trên PMS tích hợp: tầng thay cho khu vực, phòng và giường thay cho bàn, folio (hóa đơn khách) thay cho biên lai từng lần. Đây không phải một sản phẩm riêng mà là một hồ sơ cài đặt của chi nhánh: khi loại hình kinh doanh là “khách sạn”, bảng điều khiển tự đổi thuật ngữ và mở các mục cần thiết.

Mở: mục “Phòng” — đây chính là mục “Sơ đồ khu vực” của nhà hàng (admin.cenaly.com/tables), được đổi tên cho khách sạn. Mục này mở trong trình chỉnh sửa sơ đồ tầng; bảng phòng làm việc được bật bằng nút “🛏️ Phòng” trên thanh tiêu đề, cũng bằng nút đó để quay lại sơ đồ. Bên cạnh là các nút “Loại phòng”, “Gói”, “🔌 PMS” và, với các chi nhánh tại Nga, “🛂 Đăng ký di trú”. Trong bảng điều khiển không có địa chỉ riêng dạng /hotel hay /pms — đừng tìm.

Cần gì để bắt đầu#

• Máy tính hoặc máy tính bảng bất kỳ ở quầy lễ tân. Bảng phòng, sơ đồ phòng và nhận phòng đều là các trang thông thường của bảng quản trị trong trình duyệt. Không cần “máy trạm khách sạn” riêng.
• Điện thoại của khách. QR trong phòng mở thực đơn, yêu cầu dịch vụ và “Hóa đơn của tôi” trong trình duyệt — khách không cần cài ứng dụng.
• Máy in biên lai — tùy chọn, qua bridge. Việc in diễn ra qua Cenaly Hardware Bridge — một dịch vụ cho Windows hoặc Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Lưu ý: trả phòng không xuất biên lai tài chính — thao tác này đóng folio bằng việc thanh toán; biên lai nếu cần thì xuất riêng tại thu ngân.
• Thanh toán trực tuyến — không dành cho ngày đầu tiên. Ở bước đặt phòng trực tiếp từ website, tiền trả trước không được thu; việc thanh toán diễn ra tại bạn. Thanh toán trực tuyến sẽ cần sau này, cho các khoản thanh toán trên gian hàng — Thanh toán.
• Internet. Cần thiết, nhưng mất kết nối không làm thu ngân dừng lại — Nếu mất internet.

Khung chung của ngày đầu tiên#

Đăng ký, chi nhánh, loại hình kinh doanh, ngôn ngữ và đăng ký đều giống nhau cho mọi định dạng — chúng được mô tả trong hub Ngày đầu tiên: chọn loại hình kinh doanh. Tiếp theo là phần khách sạn.

Danh sách kiểm tra: khách sạn nhỏ và nhà nghỉ#

Mục tiêu của ngày đầu tiên là nhận phòng cho khách trong hệ thống và xem hóa đơn khách của họ.

1. Tầng và phòng. Trình chỉnh sửa sơ đồ hoạt động như sơ đồ phòng ăn (Sơ đồ phòng ăn), chỉ khác là phòng ăn được gọi là tầng, còn các phần tử là “Phòng” và “Giường” (dành cho hostel và phòng ngủ chung). Không cần tạo từng cái một: nút “+ Thêm phòng” tạo một dải (ví dụ 201–230, tối đa 500 phòng mỗi lần) với tiền tố tùy chọn, xem trước trực tiếp “sẽ tạo N · tầng M” và danh sách các phòng đã tồn tại sẽ bị bỏ qua. Bước tương tự cũng được trình hướng dẫn khởi tạo đề xuất khi chọn loại “khách sạn”.
2. Loại phòng. Nút “Loại phòng”: tên (Standard, Deluxe…), gói cơ bản mỗi đêm và sức chứa. Loại phòng được gán cho phòng trong bảng thuộc tính trên sơ đồ, và gói từ đó được điền vào biểu mẫu nhận phòng — có thể ghi đè cho từng lần nhận phòng cụ thể.
3. Múi giờ của chi nhánh — hãy kiểm tra ngay. Phí mỗi đêm được tính tự động sau 03:00 theo giờ địa phương của chi nhánh; nếu múi giờ sai, đêm sẽ “chuyển” sang thời điểm khác trong ngày. Múi giờ nằm trong cài đặt chi nhánh.
4. Thuế du lịch, nếu có: phần trăm của gói với mức tối thiểu mỗi đêm hoặc số tiền cố định mỗi đêm. Được tính vào folio thành một dòng riêng.
5. Lần nhận phòng đầu tiên. Biểu mẫu yêu cầu gói và giá mỗi đêm (được điền sẵn từ loại phòng) và thông tin khách: số điện thoại, e-mail, giấy tờ, quốc tịch, ngày sinh, ghi chú. Ngày trả phòng không cần ở bước này — nhận phòng “ngay” vẫn mở đến khi trả phòng, còn ngày thì có ở đặt phòng. Nếu khách từng ở trước đây, hệ thống sẽ hiện nhãn “khách quen”. Khi nhận phòng, folio được mở.
6. Những gì tích lũy trong folio. Mỗi đêm lưu trú (ngày nhận phòng không bị tính hai lần), thuế du lịch, đơn hàng từ phòng qua QR, cùng các thao tác thủ công tại thu ngân theo hóa đơn khách của phòng: ghi tăng, phí dịch vụ, giảm giá, tiền đặt cọc, chuyển mặt hàng giữa các hóa đơn khách. Số dư hiển thị trên thẻ phòng và trong danh sách hóa đơn khách đang mở tại thu ngân.
7. Trả phòng. Đóng folio bằng một lần thanh toán và chuyển phòng sang “Cần dọn dẹp”; trên bảng công việc của ca làm việc xuất hiện công việc “Dọn phòng N sau khi trả phòng”. ⚠️ Hóa đơn khách của phòng chỉ được đóng bởi lễ tân khi trả phòng — tại thu ngân không có nút đóng cho hóa đơn khách của phòng.
8. Trạng thái phòng — sáu trạng thái: trống, có khách, cần dọn dẹp, đang dọn dẹp, đã kiểm tra, không hoạt động. Các lần nhận phòng trong tương lai không hiển thị bằng trạng thái phòng: chúng tồn tại dưới dạng đặt phòng và hiển thị trên sơ đồ phòng, vì vậy phòng đã đặt cho tuần sau hôm nay vẫn có thể bán được.
9. Sơ đồ phòng. Nút chuyển chế độ xem trên cùng trang — lịch 21 ngày: các dải đặt phòng và lần lưu trú hiện tại theo phòng. Cũng có thể tạo đặt phòng mà không cần vào đây: chọn phòng trên sơ đồ tầng — trong thuộc tính của phòng, khối “Đặt phòng của phòng” và nút “📅 Đặt phòng” mở cùng biểu mẫu với ngày. Đặt phòng luôn là một cặp ngày, tối thiểu một đêm; phòng không có đặt theo giờ như đặt bàn nhà hàng — không có trên “Sơ đồ phòng ăn” lẫn trong bảng phòng tại thu ngân. Nhận phòng theo đặt phòng diễn ra trong cùng một cửa sổ: nút “Nhận phòng” trên bảng phòng, trong danh sách đặt phòng và trong bảng phòng tại thu ngân đều mở cùng một cửa sổ nhận phòng. Nhận phòng sớm và trả phòng muộn, nếu được bật trong “Loại phòng” → “Nhận và trả phòng”, được đánh dấu ngay trong biểu mẫu đặt phòng — chi tiết tại Khách sạn.
10. Vai trò. Lễ tân — chức danh “lễ tân”, nhân viên dọn phòng — “nhân viên dọn phòng” (có nơi làm việc riêng không có thu ngân): Nhân viên và ca làm việc.

Cần gì về thiết bị: một máy tính tại quầy. Có thể hoãn lại một cách hợp lý: gói và lịch giá, kênh bán hàng, báo cáo, hạch toán di chuyển (nếu khách chỉ là người địa phương).

PMS, tính phí ban đêm và nhập iCal được hỗ trợ trong cả hai mô hình. Hãy chỉ định múi giờ của khách sạn và kiểm tra đồng bộ lịch. Thanh toán, kết nối OTA trực tiếp và các màn hình mới có điều kiện khả dụng riêng.

Danh sách kiểm tra: căn hộ và bán qua các kênh#

Mục tiêu của ngày đầu tiên — để ngày không bị bán trùng hai lần.

1. Gói giá. Trình quản lý nằm cạnh danh mục loại phòng: bữa ăn (chỉ phòng, bữa sáng, bán trọn gói, tất cả bao gồm), gói phái sinh (“bữa sáng = cơ bản +15 %”), giá theo số lượng khách với nhóm độ tuổi trẻ em và giường phụ, phụ thu theo ngày trong tuần, giới hạn bán (tối thiểu và tối đa số đêm, cửa sổ đặt phòng, cấm nhận phòng hoặc trả phòng vào những ngày nhất định), chính sách hủy (linh hoạt, không hoàn tiền, phạt đêm đầu tiên, phần trăm hoặc cố định), kênh bán (tất cả / chỉ trực tiếp / chỉ OTA) và mã truy cập doanh nghiệp.
2. Lịch giá và cấm bán. Giá và cấm bán cho ngày cụ thể, sửa hàng loạt “gói × giai đoạn”, xem trước giá cuối cùng. ⚠️ Lịch mạnh hơn giá hợp đồng nhập tại quầy lễ tân — đó là chủ ý; còn với gói giá có giá riêng thì mùa không được áp dụng (mùa là phương án dự phòng cho những ai không dùng gói).
3. Tính mùa vụ — mức đơn giản. Nếu chưa cần gói: các giai đoạn có giá riêng cho loại phòng hoặc cho tất cả phòng cùng lúc.
4. Bán loại phòng, không bán đối tượng cụ thể. Những đặt phòng như vậy tồn tại ở trạng thái chưa gán và giữ hạn ngạch (bao nhiêu phòng loại này đã bán cho ngày đó), còn phòng vật lý được chọn bằng nút gán — thủ công hoặc tự động. Khối đặt phòng chưa gán nằm ngay trên sơ đồ phòng.
5. Mô-đun đặt phòng trên website. Khách chọn ngày và gói, thấy tính toán có kiểm tra giới hạn (tối thiểu số đêm, cửa sổ đặt phòng, cấm bán; tối đa một đặt phòng — 30 đêm) và nhận mã xác nhận. Máy chủ trả lời ngay: hoặc xác nhận đặt phòng và giữ phòng trống, hoặc từ chối thẳng thắn kèm lý do. Không cần chờ nhân viên xác nhận, không thu tiền trước.
6. Lịch OTA — cách làm hiện tại. Nhập iCal: trong cài đặt phòng dán liên kết xuất từ Booking.com, Airbnb hoặc dịch vụ khác — đặt phòng bên ngoài bắt đầu chặn những ngày này ở phía bạn, cập nhật khoảng 15 phút một lần, các chồng lấn gây tranh cãi được gom vào danh sách “xử lý thủ công”. Xuất iCal: mỗi phòng có feed riêng, liên kết được thêm làm lịch ở phía kênh.
7. ⚠️ Trình quản lý kênh hai chiều (giá và tồn kho đi sang kênh, đặt phòng quay về) đã được viết và hoạt động trên môi trường thử nghiệm của nhà cung cấp: kết nối thực tế cần tài khoản đối tác mà chúng tôi hiện chưa có. Để chặn ngày thực sự, hãy dùng nhập và xuất iCal.
8. Thư gửi khách. Mỗi ngày một lần, khách sạn tự viết cho những người nhận phòng ngày mai và những người trả phòng hôm qua; ngôn ngữ — theo ngôn ngữ của đặt phòng, nếu không thì theo ngôn ngữ của chi nhánh, nếu không thì tiếng Anh. Không cần cấu hình, không bao giờ có bản trùng. Nếu chi nhánh có kết nối Telegram bot, khách còn nhận nhắc nhở nhận phòng.
9. Đặt phòng thủ công. Đặt phòng có nguồn (quầy, điện thoại, trực tiếp từ khách, website, OTA), hủy kèm lý do và đánh dấu “không đến”; khi trùng lặp và nhận phòng quá sớm, bảng điều khiển sẽ cảnh báo. Chuyển đặt phòng sang nhận phòng — bằng một thao tác vào ngày nhận phòng.

Cần gì từ thiết bị: máy tính; điện thoại — để kiểm tra đặt phòng bằng mắt khách. Có thể hoãn lại một cách trung thực: trình quản lý kênh hai chiều (xem ở trên), mã gói doanh nghiệp, báo cáo.

Danh sách kiểm tra: khách sạn có nhà hàng và đặt món tại phòng#

Mục tiêu của ngày đầu tiên — để đơn từ phòng tự vào hóa đơn khách.

1. QR trên phòng. Trong thẻ phòng — nút “Tạo QR và liên kết”, hàng loạt — “Tạo QR cho tất cả không có mã (N)” trên toàn chi nhánh. In từng cái hoặc theo tờ A4 — Mã QR của bàn và mã thiết bị.
2. Thực đơn cho phòng. Danh mục, mặt hàng, ảnh, ngôn ngữ — Thực đơn QR. Khách quét mã trong phòng và đặt món như ngồi tại bàn.
3. Thanh toán “Vào hóa đơn phòng”. Trong phòng đang có khách, cách này khả dụng cho khách: số tiền được cộng vào folio và thanh toán khi trả phòng cùng với tiền lưu trú; trước khi xác nhận, khách thấy văn bản đồng ý với số tiền chính xác và số phòng. ⚠️ Quy tắc hẹp và có chủ ý: chỉ đơn hàng từ QR trong phòng mới vào folio — đơn đã xuất tại thu ngân, tại ki-ốt hoặc đến từ aggregator sẽ không vào đó.
4. Đơn từ phòng chưa nhận khách bị chặn bởi máy chủ với lý do “phòng chưa nhận khách”, còn khách thấy cảnh báo ngay trước khi gửi.
5. Yêu cầu dịch vụ của khách. Khăn tắm, dọn phòng, “không làm phiền”, báo thức có chọn giờ, sự cố kỹ thuật, khác. Trong khách sạn, nút này chiếm chỗ của gọi nhân viên và chỉ hiển thị khi bật “gọi nhân viên” trong cài đặt chi nhánh; từ phòng trống không thể tạo yêu cầu. Về phía nhân viên — khối “Yêu cầu của khách” trong thẻ phòng: bộ đếm, danh sách có loại và giờ báo thức, thao tác “Đang xử lý” và “Xong”, cập nhật theo thời gian thực.
6. “Hóa đơn của tôi” ở phía khách. Mục trong thực đơn của khách: các khoản phát sinh, thanh toán và số dư cuối cùng theo folio của khách. Trước khi nhận phòng — trạng thái trống, sau khi thanh toán — đánh dấu “Đã thanh toán”.
7. Bếp và thu ngân nhà hàng. Màn hình bếp theo trạm — KDS; thu ngân và ca — Thu ngân (POS) và Ca tiền mặt. Với khách sạn, những mục này được bật ngay từ đầu.
8. Báo cáo. Tab báo cáo trên bảng phòng theo giai đoạn: công suất (Occupancy), giá trung bình (ADR), doanh thu trên phòng (RevPAR), doanh thu tổng và riêng theo đồ ăn và đồ uống, số đơn hàng và bảng theo ngày có phân tách theo loại tiền tệ.

Cần gì từ thiết bị: máy tính tại quầy, máy tính bảng hoặc màn hình cho màn hình bếp, máy in qua bridge — nếu in phiếu. Có thể hoãn lại một cách trung thực: ki-ốt, giao hàng và mang về, aggregator.

Những gì có thể hoãn lại#

• Chế độ PMS bên ngoài (nút “🔌 PMS”). Cơ chế chuyển đổi đã có, nhưng trong danh sách adapter hiện chỉ có “Mock (demo)” minh họa — nó cần thiết để kiểm tra chính luồng hoạt động. Các connector thực đang được phát triển; chưa nên chuyển đổi trên khách sạn đang vận hành thực tế.
• Channel manager hai chiều — đang chờ tài khoản đối tác của nhà cung cấp, hoạt động trên môi trường thử nghiệm. Hãy dùng iCal.
• Theo dõi di trú (Nga). Nút “🛂” trên bảng phòng: bản ghi được tạo tự động khi nhận phòng, hiển thị thời hạn và trạng thái, in các mẫu thông báo, xuất CSV. Cần hiểu rõ: đây là nhật ký và mẫu in, không phải nộp hồ sơ điện tử — việc nộp vẫn thuộc về bạn. Được bật theo quốc gia của chi nhánh “Nga”.
• Ăn uống tại khách sạn — Dịch vụ phòng và hóa đơn khách. Đăng ký bữa trưa thuộc các loại hình ăn uống và không tự động được bao gồm ở khách sạn.
• Báo cáo tài chính — Tài chính. Doanh số, mua hàng, ca tiền mặt và phân tích nhu cầu được hỗ trợ trong cả hệ thống quốc tế và Nga. Hãy bắt đầu sau những giao dịch đầu tiên; kỳ trống và lỗi tải dữ liệu là hai tình huống khác nhau.
• Website và tên miền riêng — Trình tạo website (khách sạn có mẫu riêng trong thư viện), Tên miền riêng.
• Tổng đài và cuộc gọi riêng — Điện thoại.
• Kho và giá vốn nhà hàng — Kho, khi thực đơn đã ổn định.

Xử lý sự cố#

Không tìm thấy mục “PMS” hoặc “Khách sạn”. Không có địa chỉ như vậy. Mọi thứ nằm trong mục “Phòng” (admin.cenaly.com/tables): sơ đồ tầng mở ngay, bảng làm việc — bằng nút “🛏️ Phòng”, PMS bên ngoài — bằng nút “🔌 PMS”. Nếu mục có tên “Sơ đồ phòng”, nghĩa là chi nhánh chưa chọn loại hình kinh doanh “khách sạn”.

Đêm không được tính. Kiểm tra múi giờ của khách sạn, ngày lưu trú, gói và hóa đơn khách. Quy trình ban đêm chạy sau 03:00 theo giờ khách sạn ở cả hai hệ thống. Độ trễ hoặc lỗi tính phí cần được xử lý riêng.

Khách không thể đặt hàng từ phòng. Nhiều khả năng phòng chưa được nhận: máy chủ hủy những đơn hàng như vậy với lý do “phòng chưa được nhận”. Kiểm tra rằng đã mở nhận phòng và QR được gắn đúng vào phòng này.

Đơn hàng không vào hóa đơn phòng. Chỉ những đơn hàng đặt từ QR trong phòng mới được ghi vào folio. Đơn đã in tại thu ngân, tại kiosk hoặc đến từ aggregator không vào hóa đơn phòng — đây là quy tắc có chủ đích.

Hóa đơn phòng không đóng được tại thu ngân. Đúng như thiết kế: hóa đơn phòng do lễ tân đóng khi trả phòng, không có nút đóng tại thu ngân.

Ngày không bị khóa trên Booking.com hoặc Airbnb. Kiểm tra cả hai liên kết lịch và lần đồng bộ gần nhất. Nhập và xuất iCal được hỗ trợ trong cả hai hệ thống và truyền tình trạng đã đặt, không truyền giá. Kết nối trực tiếp của channel manager được kích hoạt riêng; môi trường thử nghiệm không bán phòng của bạn trên các nền tảng thực tế.

Khách nhận được hai email giống nhau. Kiểm tra đặt phòng và lịch sử gửi. Các lần gửi thất bại sẽ được thử lại; nếu lỗi xảy ra sau khi dịch vụ email đã nhận thư, có thể bị gửi lặp.

Câu hỏi thường gặp#

Có cần mua phần cứng khách sạn không?#

Không. Lễ tân làm việc trên trình duyệt, khách dùng điện thoại của mình qua QR. Máy in và máy tính tiền tài chính được thêm sau qua bridge và chỉ khi bạn cần.

Tạo phòng từng phòng một?#

Không. Nút “+ Thêm phòng” tạo một dải tối đa 500 phòng cùng lúc với tiền tố và xem trước; các phòng đã tồn tại sẽ bị bỏ qua chứ không bị nhân bản.

Có bắt buộc ghi ngày trả phòng khi nhận phòng không?#

Không. Nhận phòng “tức thì” vẫn mở cho đến khi trả phòng; đặt phòng có ngày nhận và trả phòng, còn trả phòng sớm sẽ tự động rút ngắn đặt phòng theo thực tế.

Có in biên lai tài chính khi trả phòng không?#

Không. Trả phòng đóng folio bằng thanh toán và chuyển phòng sang trạng thái dọn dẹp; việc xuất hóa đơn tài chính không được tích hợp vào luồng này — khi cần, biên lai được in tại thu ngân.

Có thể bán “loại phòng” mà không chọn phòng cụ thể không?#

Có. Đặt phòng như vậy tồn tại ở trạng thái chưa gán và giữ hạn mức theo loại phòng cho ngày đó, còn phòng được chọn khi nhận phòng — thủ công hoặc tự động.

Những gì trong hệ thống khách sạn không hoạt động trên thương hiệu Nga?#

PMS, đặt phòng, hồ sơ khách, tính phí ban đêm, trao đổi iCal và báo cáo tài chính được hỗ trợ trong cả hai hệ thống. Tính khả dụng của nhà cung cấp thanh toán và kênh bên ngoài được kiểm tra riêng.

Các mục liên quan#

• Ngày đầu tiên: chọn loại hình kinh doanh — khung chung và các định dạng khác
• Khách sạn: phòng, PMS và dịch vụ khách — hướng dẫn đầy đủ theo ngành dọc
• Sơ đồ phòng — trình chỉnh sửa tầng và phòng, gắn QR
• Đặt bàn — cùng cơ chế đặt chỗ trên bàn
• Thực đơn QR — thực đơn để đặt hàng vào phòng
• Thu ngân (POS) — hóa đơn phòng tại thu ngân và đặt thêm
• Nhân viên và ca làm việc — lễ tân, nhân viên dọn phòng, nhiệm vụ dọn dẹp