Anwesenheits- und Abgangsmarkierung

Mitarbeitende markieren Anwesenheit und Abgang selbst – und diese Markierungen werden sofort zum Faktum im Stundennachweis (Tab Plan-Ist im Bereich „Mitarbeitende“), aus dem der Lohn berechnet wird. Die Zeit setzt immer der Server: Vom Gerät aus lässt sie sich nicht „hochdrehen“.

Öffnen: Admin-Panel → Mitarbeitende → Mein Konto (Mitarbeitende) und Mitarbeitende → ⚙ Einstellungen für Zeitplan und Markierung (Inhaber, Manager – nur Ansicht).

Was in den Stundennachweis einfließt#

Eine Schicht im Stundennachweis besteht aus dem Plan (wenn die Schicht im Zeitplan stand) und dem Ist: Zeit von Anwesenheit, Abgang und Pausen. Das Ist hat immer eine Quelle:

Eine manuelle Korrektur ist immer „wichtiger“ als die Automatik: Danach rühren die Automaten die Schicht nicht mehr an.

Wenn Mitarbeitende ohne Plan im Zeitplan erscheinen, erstellt die Markierung eine Schicht außerhalb des Zeitplans – sie ist im Plan-Ist mit einem eigenen Kennzeichen sichtbar.

Markierung vom Telefon der Mitarbeitenden#

In Meinem Konto im Block „Heute“ – der Status („Nicht auf Schicht“ / „Auf Schicht seit 09:02“ / „Schicht vom 18. September nicht geschlossen“) und die Schaltflächen:

• Ich bin da – öffnet die Schicht: Wenn für heute eine geplante Schicht existiert, wird das Ist daran gebunden, andernfalls wird eine Schicht außerhalb des Zeitplans erstellt;
• Pause / Zurück – tatsächliche Pausen innerhalb der Schicht; wenn eine Pause bis zum Abgang nicht geschlossen ist, wird sie mit der Abgangszeit geschlossen;
• Ich bin weg – schließt die offene Schicht (auch die Nachtschicht, die gestern begonnen wurde, und eine seit mehreren Tagen vergessene: Bei einer solchen Schicht zeigt „Heute“ nur diese Schaltfläche und einen Hinweis zur Korrektur).

Wer vergessen hat zu markieren – im Konto gibt es „Ich habe vergessen zu markieren“: ein Antrag auf Korrektur des Stundennachweises, den ein Manager bestätigt.

Wo die Markierung erlaubt ist: Geoposition oder Terminal#

Die Einstellung „Markierungs-Gate“ in „Einstellungen für Zeitplan und Markierung“ entscheidet, ob eine Markierung von überall akzeptiert wird:

Die Geoprüfung vergleicht die Koordinaten des Browsers mit den Koordinaten des Standorts der Schicht (werden in der Karte des Standorts festgelegt). Wenn der Standort keine Koordinaten hat, lässt sich das Gate vor Ort nicht prüfen, und die Markierung wird akzeptiert.

Das Gate muss nicht für den gesamten Betrieb einheitlich sein. Unten, im Block „Überschreibungen nach Standort und Position“, werden Modus, Radius und Autoschließen separat für einen konkreten Standort und für eine konkrete Position festgelegt:

1. Klicken Sie auf „＋ Überschreibung hinzufügen“, wählen Sie „Standort“ oder „Position“ und dann die jeweilige aus (Standorte stammen aus Ihren Standorten, Positionen aus denen, für die Mitarbeitende existieren).
2. Füllen Sie nur das aus, was abweichen soll. Alles, was als „wie im Konto“ belassen wird, wird weiterhin aus den Einstellungen oben übernommen – das ist nicht „ausgeschaltet“.
3. Speichern Sie: Der Block speichert sich selbst, getrennt von der Schaltfläche „Speichern“ des gesamten Panels.

Was hat Vorrang, wenn es mehrere Regeln gibt: Position der Mitarbeitenden → Standort der Schicht → Konto, und zwar für jedes Feld separat. Das heißt, „am Standort im Zentrum – streng, 80 m“ und „für Kurierfahrer ist das Gate aus“ bedeuten zusammen: Der Kellner dieses Standorts markiert innerhalb von 80 m, und der Kurierfahrer – von überall, weil seine Position Vorrang vor der Regel des Standorts hat.

Terminal des Betriebs: Tablet oder Monitor verknüpfen#

Ein Terminal ist jedes Tablet, Smartphone oder jeder Computer mit Browser, das bzw. der im Betrieb bleibt. Ein Konto kann mehrere Terminals verknüpfen (ein bis zwei pro Standort).

1. Öffnen Sie die Admin-Konsole → Mitarbeiter → ⚙ Einstellungen für Zeitplan und Stempeluhr auf dem Gerät selbst, das zum Terminal werden soll. Die Anmeldung ist als Inhaber, Manager oder mit dem Gerätecode möglich.
2. Klicken Sie im Block „Stempel-Terminals“ auf „Dieses Gerät verknüpfen“, geben Sie ihm einen Namen („Tablet am Eingang“) und bei Bedarf einen Standort.
3. Das Gerät erhält sein eigenes Geheimnis und speichert es im Browser — es wird nicht mehr an den Server übertragen und nicht nach außen angezeigt. Der Hinweis „Dieses Gerät ist ein Terminal …“ und die Schaltfläche „Terminalbildschirm öffnen“ erscheinen sofort.
4. Stellen Sie das Stempel-Gate auf „Nur vom Terminal des Betriebs“ um und speichern Sie.
5. Öffnen Sie den Terminalbildschirm (/clock-terminal) und lassen Sie ihn eingeschaltet: Der Bildschirm schaltet sich nicht selbst aus, und der Modus (Tablet oder Monitor) wird in der Adresse gespeichert.

Ein Terminal mit einem zugewiesenen Standort nimmt den Arbeitsbeginn nur für Schichten dieses Standorts an: Eine Schicht an einem anderen Standort wird mit „heutige Schicht an einem anderen Standort“ abgelehnt. Eine Schicht außerhalb des Zeitplans, die vom Terminal eines Standorts aus begonnen wird, erhält diesen Standort automatisch.

Sie können ein Terminal aus derselben Liste widerrufen: Ein Gerät mit dem alten Geheimnis wird beim nächsten Stempeln abgelehnt. Das Geheimnis wird aus dem Browser gelöscht, wenn Sie die Websitedaten löschen — dann wird das Gerät einfach erneut verknüpft.

Unter jedem Terminal in der Liste sehen Sie, wann damit zuletzt gestempelt wurde („vor 5 Min.“, „vor 3 Std.“) oder „noch nicht verwendet“. Wenn ein Terminal länger als einen Tag stumm bleibt, wird die Zeile mit einer Warnung hervorgehoben — prüfen Sie, ob das Tablet eingeschaltet, mit dem Netzwerk verbunden und der Terminalbildschirm darauf geöffnet ist.

Modus „Tablet“: PIN-Pad#

Auf dem Terminalbildschirm gibt es vier große Schaltflächen — Ich bin gekommen, Ich bin gegangen, Pause, Zurück aus der Pause. Der Mitarbeiter drückt die passende und gibt seinen Kassierer-PIN ein (4–6 Ziffern, wird in der Mitarbeiterkarte ausgegeben). Es ist nichts in einer Liste zu suchen und man muss sich nirgendwo anmelden: Der PIN ist im Konto eindeutig, und der Server erkennt selbst, wer gestempelt hat — auf dem Bildschirm erscheint für einige Sekunden „Anna: Arbeitsbeginn um 09:02 erfasst“.

Ein falscher PIN wird mit einem neutralen „Falscher PIN“ mit Verzögerung abgewiesen, und nach zehn Fehlversuchen innerhalb einer Viertelstunde wird das Terminal (oder der Mitarbeiter, der den PIN vom Telefon aus eingibt) für 15 Minuten gesperrt — fremde PINs durchzuprobieren ist sinnlos. Alle Fehler werden in Worten angezeigt: „Arbeitsbeginn bereits erfasst“, „derzeit keine Pause“, „Monat geschlossen“, „Schicht vom 17. September nicht geschlossen“.

Modus „Monitor“: QR auf dem Bildschirm#

Das Terminal zeigt einen großen QR-Code, der alle 30 Sekunden aktualisiert wird. Der Mitarbeiter scannt ihn mit der Kamera seines Telefons — sein persönliches Konto öffnet sich mit dem grünen Hinweis „Terminal des Betriebs bestätigt“ und den üblichen Schaltflächen „Ich bin gekommen“ / „Ich bin gegangen“. Nach der Geoposition wird nicht gefragt: Der Code auf dem Bildschirm beweist bereits, dass die Person vor dem Monitor steht.

Der Code ist etwa zwei Minuten nach der Anzeige gültig: Wer es nicht rechtzeitig schafft, sieht den Hinweis „QR-Code abgelaufen, scannen Sie erneut“. Ein Scan reicht für eine Stempelung.

Jeder QR-Code ist einmalig. Der Monitor erhält ihn alle 30 Sekunden neu vom Server, und nach der ersten Stempelung erlischt der Code auf dem Server: Ein weitergeleiteter Screenshot funktioniert einmal — beim Ersten, der ihn öffnet — und nur bis zum Ablauf; dem Zweiten antwortet das Konto mit „Terminal nicht bestätigt, scannen Sie erneut“. Wenn der Monitor die Netzwerkverbindung verliert, zeigt er einen Code alten Formats (dieser gilt dieselben zwei Minuten, ist aber nicht einmalig) — der Bildschirm am Eingang wird nicht blind.

Dieser Modus eignet sich für jeden Bildschirm ohne Sensor — den Fernseher am Eingang, den Monitor an der Bar — und verlangt vom Mitarbeiter nichts außer dem Telefon, mit dem er sich ohnehin im Konto anmeldet. Die Stunden gehen nicht an den über, der den Bildschirm fotografiert hat: Der Code ist einmalig und lebt zwei Minuten, und die Stempelung erfolgt über den persönlichen Login des Mitarbeiters.

Möglichkeiten, den Arbeitsgang mit minimalem Aufwand zu erfassen#

Der Arbeitsgang wird häufiger vergessen als der Arbeitsbeginn: Man ist müde und geht. In Cenaly gibt es mehrere Möglichkeiten, die Schicht zu schließen, und sie lassen sich kombinieren — von der günstigsten zur genauesten:

Was nicht absichtlich umgesetzt wurde: die Hintergrund-Geoposition des Telefons (im Browser gibt es sie nicht, und eine App, die den Mitarbeiter nach der Schicht verfolgt, ist eine Frage des Datenschutzes) und Biometrie (separate Hardware und erhöhte Anforderungen an personenbezogene Daten).

Automatisches Schließen vergessener Schichten#

Der Block „Automatisches Schließen vergessener Schichten“ in den „Einstellungen für Zeitplan und Stempeluhr“:

• Offene Schichten automatisch schließen — Schalter, standardmäßig ausgeschaltet;
• Nach geplantem Ende warten, Minuten — Karenz (standardmäßig 30): Wenn innerhalb dieser Zeit nach dem geplanten Ende keine Abmeldung eingeht, wird die Schicht mit dem geplanten Ende geschlossen, nicht mit der aktuellen Zeit — der Automat erfindet keine Stunden über den Zeitplan hinaus;
• Obergrenze der Schicht außerhalb des Zeitplans, Stunden — für Schichten ohne Plan oder für solche, die bereits nach dem geplanten Ende begonnen wurden: Schließen nach N Stunden nach der Anmeldung (standardmäßig 12; 0 — nicht anfassen, solche Schichten bleiben in der Liste „nicht geschlossen“ der Plan-Ist-Auswertung).

Das automatische Schließen wird ebenfalls überschrieben: Im Block „Überschreibungen nach Standort und Position“ können Sie für einen Standort oder eine Position eigene Karenz und Obergrenze festlegen (zum Beispiel für einen Kurier — 8 Stunden statt 12) oder das automatische Schließen nur an einem Standort aktivieren und es an den übrigen ausgeschaltet lassen.

Die Prüfung erfolgt alle 30 Minuten. Eine automatisch geschlossene Schicht wird im Stundenzettel mit der Markierung „⏱ automatisch geschlossen · wartet auf Bestätigung“ versehen (mit einem Hinweis, wodurch genau — durch den Zeitplan oder die Obergrenze), und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung im Arbeitschat: „Die Abmeldung wurde nicht erfasst — die Schicht wurde automatisch um 18:00 gemäß Zeitplan geschlossen. Bestätigen Sie die Zeit in ‚Meine Stunden‘; wenn Sie zu einer anderen Zeit gegangen sind, reichen Sie eine Korrektur ein.“ Eine manuelle Zeitkorrektur entfernt die Markierung. Geschlossene Monate und Schichten des Auto-Stundenzettels nach Anwesenheit fasst der Automat nicht an.

Die abgeleitete Zeit ist eine Vermutung, keine Erfassung, deshalb muss sie von einem Menschen bestätigt werden:

• der Mitarbeiter sieht in „Meine Stunden“ bei einer solchen Schicht zwei Schaltflächen: „Korrekt“ — die Zeit wird so bestätigt, wie sie ist, und „Abmeldung angeben“ — es öffnet sich ein Fenster mit der abgeleiteten Zeit, in das er die tatsächliche einträgt; an den Vorgesetzten geht ein regulärer Korrekturantrag, die Stunden ändern sich nach dessen Genehmigung;
• der Vorgesetzte sieht beim Abschließen des Zeitraums die Ausnahme „Automatisch geschlossene Schicht nicht bestätigt“ und bearbeitet sie mit der Schaltfläche „So bestätigen“ — solange sie offen ist, wird der Zeitraum nicht abgeschlossen;
• im Lohnentwurf ist die Zeile des Mitarbeiters mit solchen Schichten mit dem Badge ⏱ n markiert — der Betrag wird nach den abgeleiteten Stunden so berechnet, wie sie sind; der Badge erinnert nur daran, dass die Stunden vermutet sind.

Nach der Bestätigung wird die Markierung zu „⏱ automatisch geschlossen · bestätigt“ (im Hinweis — von wem). Für den Saal und den Lieferservice ist die Schicht ab dem Zeitpunkt des automatischen Schließens geschlossen — die Bestätigung betrifft nur den Stundenzettel und den Lohn.

Quellen des Faktums und Lohn#

Der Lohn wird nach den Stunden aus dem Stundenzettel berechnet, deshalb speichert jedes Faktum, woher es stammt, und die Plan-Ist-Auswertung zeigt dies mit Markierungen: „📡 auto“ bei der Anwesenheit, „⏱ automatisch geschlossen“ beim automatischen Schließen, die Kennzeichnung „außerhalb des Standorts“ bei einer Erfassung aus der Ferne. Das Terminal, das die Erfassung bestätigt hat, wird ebenfalls in der Schicht gespeichert. Der Manager sieht all das in der Plan-Ist-Auswertung, der Mitarbeiter — in „Meine Stunden“, und beide können eine Korrektur vor dem Monatsabschluss anstoßen.

Jede Schicht mit einem Faktum in der Plan-Ist-Auswertung hat ein Symbol 🕘 „Verlauf der Erfassungen“: die vollständige Liste der Versuche zu dieser Schicht — Zeit, Aktion (Anmeldung / Abmeldung / Pause), wer gedrückt hat (der Mitarbeiter selbst, der Manager mit Namen oder der Automat), woher (Telefon, Kasse, Terminal mit Namen, automatisches Schließen) und das Ergebnis — erfasst oder Ablehnung mit Grund (falsche PIN, „nur vom Terminal“, außerhalb des Standorts). Auch Ablehnungen werden gespeichert: Eine Serie falscher PIN von einem Tablet ist sofort sichtbar.

Die Erfassung geht bei einer Verbindungsunterbrechung nicht verloren: Wenn das Telefon keine Antwort des Servers abgewartet hat, wiederholt die App dieselbe Anfrage selbst, und der Server erkennt die Wiederholung und erfasst keine zweite Erfassung — Sie sehen dieselbe Schicht, nicht den Fehler „bereits erfasst“.

Häufige Fragen#

Kann sich ein Mitarbeiter ohne Login anmelden?#

Am Terminal – ja: Das Tablet akzeptiert den PIN jedes Mitarbeiters, dem er ausgestellt wurde, ein Login ist dafür nicht nötig. Vom Telefon und per QR – nein: Dort erfolgt die Anmeldung über den persönlichen Login.

Was, wenn das Terminal kaputt ist oder weggenommen wurde?#

Widerrufen Sie es in der Liste der Terminals und schalten Sie das Gate vorübergehend auf „Streng“ oder „Warnen“ um – die Mitarbeiter melden sich von ihren Telefonen an. Vergessene Schichten schließt die Autoschließung.

Kann man das Terminal nur für einen Standort aktivieren?#

Ja. Öffnen Sie in den „Einstellungen für Zeitplan und Anmeldung“ den Block „Überschreibungen nach Standort und Position“ → „＋ Überschreibung hinzufügen“ → „Standort“ → wählen Sie den gewünschten aus und setzen Sie für ihn das Gate „Nur vom Terminal des Betriebs“. Die allgemeine Kontoeinstellung bleibt dabei unverändert (zum Beispiel „Warnen“), und Standorte ohne Terminal funktionieren wie bisher.

Auf dieselbe Weise nimmt man das Gate dort weg, wo es stört: Eine Überschreibung für die Position „Kurier“ mit dem Wert „Ausgeschaltet“ erlaubt Kurieren, sich von überall anzumelden, selbst wenn im gesamten Konto „Streng“ eingestellt ist. Die Position steht über dem Standort, der Standort über dem Konto.

Mitarbeiter hat sich per QR angemeldet, aber nicht „Ich bin gekommen“ gedrückt#

Es ist nichts passiert: Der Scan bestätigt nur die Anwesenheit, die Anmeldung selbst erfolgt über die Schaltfläche. Nach zwei Minuten wird der Code ungültig, und man muss erneut scannen.

Überschätzt die Autoschließung die Stunden?#

Stunden über den Zeitplan hinaus erfindet der Automat nicht: Nach dem Zeitplan wird die Schicht mit dem geplanten Ende geschlossen, selbst wenn die Prüfung später ausgelöst wurde, und nach der Obergrenze – genau nach der festgelegten Stundenzahl. Aber der Automat weiß nicht, wann die Person tatsächlich gegangen ist: Wer früher als geplant gegangen ist, dem werden die Stunden bis zum geplanten Ende angerechnet, wer sich verspätet hat – nur bis dorthin. Deshalb ist die abgeleitete Zeit keine Tatsache, sondern eine Erwartung der Bestätigung: Die Schicht ist mit „⏱ autogeschlossen · wartet auf Bestätigung“ markiert, der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung und drückt in „Meine Stunden“ entweder „Richtig“ oder „Abgang angeben“ und trägt die tatsächliche Zeit ein (es geht ein Antrag auf Korrektur ein, den der Manager genehmigt). Solange die Schicht nicht bestätigt ist, ist die Zeile im Gehaltsentwurf markiert, und der Zeitraum wird nicht geschlossen – die Führungskraft bearbeitet solche Schichten mit der Schaltfläche „So bestätigen“. Wenn der Manager danach die Schicht selbst wieder geöffnet hat (einen fehlerhaften Abgang entfernt hat), rührt der Automat sie nicht mehr an.

Gestern den Abgang vergessen anzugeben – heute funktioniert „Ich bin gekommen“ nicht#

Ein Mitarbeiter kann nur eine offene Schicht haben. Das Konto, das Terminal und die Registerkarte „Tag“ des Saal-Panels zeigen, welche genau offen ist („Schicht vom 17. September nicht geschlossen“): Drücken Sie „Ich bin gegangen“ (an der Kasse – „Gegangen“ in der Zeile des Mitarbeiters) – sie wird mit der aktuellen Zeit geschlossen, dann melden Sie den Zugang an und reichen Sie eine Korrektur für den gestrigen Abgang ein. Damit sich das nicht wiederholt, aktivieren Sie die Autoschließung.

„Der Stundenzettel für diesen Monat ist geschlossen“ – die Schaltflächen im Konto sind da, aber die Anmeldung geht nicht durch#

Ein geschlossener Monat nimmt nichts an: weder die Anmeldung von Zugang und Abgang, noch die Änderung einer Schicht, noch einen Antrag auf Korrektur – die Stunden darin sind endgültig, nach ihnen wird bereits das Gehalt berechnet (auch die Autoschließung vergessener Schichten schweigt in einem solchen Monat). Den Stundenzettel schließen Führungskräfte – mit der Schaltfläche „Stundenzettel schließen“ im Plan-Ist oder „Zeitraum schließen“ beim Bestätigen des Stundenzettels. Das gilt auch für den aktuellen Monat: Wurde er in der Mitte geschlossen, kann man sich bis Monatsende nicht mehr anmelden. Das Schloss kann nur der Kontoinhaber entfernen (Schaltfläche „Stundenzettel öffnen“ an derselben Stelle) – für den Manager, der den Zeitraum geschlossen hat, reicht das nicht mehr. Deshalb antwortet das Konto dem Mitarbeiter auch „bitten Sie den Inhaber, ihn erneut zu öffnen“ und nicht „öffnen Sie ihn selbst“.

Verwandte Abschnitte#

• Mitarbeiter und Schichten – Rollen, Zeitplan, Plan-Ist, Gehalt
• QR-Codes und Geräte – Anmeldecodes für Tablets und Monitore
• Kasse (POS) – Anmeldung von Kollegen am Kassen-Terminal
• Kassenschicht – Öffnen und Schließen der Schicht des Kassierers
• Finanzen – Arbeitskosten nach geleisteten Stunden