Finanzen

Der Bereich Finanzen — Management-Dashboards auf Basis Ihrer Bestellungen, Lagerbeschaffungen und Personalschichten. Keine manuellen Exporte und Tabellen: Die Daten werden automatisch aus dem Betrieb Ihres Standorts gesammelt.

Öffnen: Admin-Panel → Finanzen. Zeiträume: 7 / 30 / 90 Tage oder 12 Monate; Sie können alle Standorte zusammen oder jeden einzeln ansehen.

Tabs#

Alle wichtigen Kennzahlen werden mit dem vorherigen Zeitraum verglichen — Wachstum und Rückgang sind sofort sichtbar. Ausnahme ist der Zeitraum „12 Monate“: Er hat keinen Vergleich, das ist ein kalendarischer Ausschnitt ohne vorherigen Abschnitt.

Verkaufskanäle und Zahlung#

Der Umsatz wird nach Kanälen aufgeschlüsselt:

• Saal — Bestellungen von den Tischen (QR-Menü und Kasse);
• Lieferung — eigene Lieferung;
• Selbstabholung;
• Glovo, Wolt, Яндекс Еда, Deliveroo — Bestellungen von Aggregatoren (über Integrationen);
• Sonstiges.

Eine separate Aufschlüsselung — nach Zahlungsarten: Bargeld, Karte bei Erhalt, online.

Kanalprovisionen und Netto-Marge#

100 Lari aus dem Saal und 100 Lari vom Aggregator sind unterschiedliches Geld: Die Plattform behält einen Prozentsatz ein und oft zusätzlich eine Fixgebühr pro Bestellung. Solange die Provisionen nicht festgelegt sind, vergleicht „Umsatz nach Kanälen“ Unvergleichbares.

Legen Sie sie fest unter Erweiterungen → Tab „Nach Standorten“ → Karte „Kanalprovisionen“: pro Kanal — Prozentsatz und Fixgebühr pro Bestellung. Die Sätze werden pro Paar „Standort + Kanal“ festgelegt: Verschiedene Standorte haben unterschiedliche Verträge.

Danach erscheint auf dem Tab „Verkäufe“ die Tabelle „Brutto → netto nach Kanälen“:

Dieselbe Arithmetik wird auf einzelne Gerichte im Menü-Engineering angewendet: Ein Gericht mit durchschnittlicher Marge im Saal kann beim Aggregator mit 30 % Provision ins Minus rutschen.

Die Provision wird getrennt von den Einstellungen der Integration selbst gespeichert, daher kann sie auch für Kanäle ohne Integration festgelegt werden (eigene Website, Saal, Selbstabholung), und Bestellungen eines gestern deaktivierten Kanals werden weiterhin mit der damaligen Provision berechnet.

Gesundheit der Lieferkanäle#

Der Tab „Lieferkanäle“ beantwortet die umgekehrte Frage: Wie viel Sie nicht verdient haben und warum.

• aktueller Status des Standorts auf jeder Plattform: online / Pause (Ihre eigene) / offline (die Plattform hat den Standort deaktiviert);
• Stunden in Pause und offline im Zeitraum;
• Schätzung des entgangenen Umsatzes — Ausfallstunden × durchschnittlicher Stundenumsatz des Kanals in dieser Stunde der Woche;
• Stornierungen mit Aufschlüsselung nach Grund.

Der Status wird von einer Hintergrundaufgabe etwa alle ~10 Minuten abgerufen; bei unfreiwilligem Offline erhält der Inhaber einen Push.

Beschaffungen, Food Cost und Bruttogewinn#

Wenn Sie das Lager führen, bilden Wareneingangsbelege automatisch den Ausgabenteil:

• Beschaffungen — Summe der Wareneingänge im Zeitraum;
• Food Cost — Anteil der Beschaffungen am Umsatz;
• Bruttogewinn — Umsatz minus Beschaffungen.

So zeigt das Dashboard nicht nur den Umsatz, sondern auch die tatsächliche Wirtschaftlichkeit des Standorts.

Personal#

Der Tab „Personal“ summiert die geleisteten Stunden aus den Mitarbeiterschichten — Plan und Ist pro Mitarbeiter und Rolle im gewählten Zeitraum.

Trinkgelder#

Der Bereich Finanzen erfasst Trinkgelder getrennt vom Umsatz: Der KPI „Trinkgelder“ auf dem Tab „Übersicht“ zeigt die Gesamtsumme im Zeitraum, und der Tab „Verkäufe“ schlüsselt sie nach Kellnern auf — praktisch für die Berechnung von Vergütungen. Trinkgelder sind nicht im Umsatz enthalten und beeinflussen den Food Cost nicht; sie werden aus Bestellungen der POS-Kasse und dem Kunden-Checkout gesammelt.

Mehr zur Einrichtung von Trinkgeldern im Standort: Trinkgelder.

Kassenschichten und Z-Berichte#

Der Tab „Kassenschichten“ zeigt den Verlauf abgeschlossener Kassenschichten pro Kassierer und Standort. Zu jeder Schicht sind sichtbar: Wechselgeld bei der Eröffnung, Bar- und bargeldloser Umsatz, Geldtransporte, erwarteter Kassenbestand und tatsächlich nachgezählter Betrag. Die Abweichung (Fehlbetrag oder Überschuss) wird farblich hervorgehoben. Die Daten erscheinen nach dem Schließen der Schicht — der Z-Bericht hält die endgültigen Zahlen fest.

Mehr zur Arbeit mit der Kassenschicht im POS: Kassenschicht.

Geschenkkarten und Gästeschulden#

Zwei Beträge, die nicht mit dem Umsatz verwechselt werden dürfen, zeigt der Finanzbereich getrennt an – beide Übersichten liegen auf der Registerkarte „Kassenschichten“ und werden beim ersten Öffnen nachgeladen:

• Verbindlichkeiten aus Geschenkkarten – die Übersicht „ausgegeben / eingelöst / Restbetrag“. Ein verkaufter Gutschein ist kein verdientes Geld, sondern ein Versprechen, Ware herauszugeben: Der Umsatz wird in dem Moment erfasst, in dem der Gast mit der Karte bezahlt, nicht beim Kauf der Karte. Der Restbetrag der Karten ist das, was das Lokal den Gästen noch schuldet.
• Gästeschulden – die Beträge der Bestellungen, die an der Kasse mit dem Tender „Auf Schulden“ abgeschlossen wurden, und deren Rückzahlungen. Offene Schulden und der Saldo jedes Gastes sind auch in Kunden und auf der Registerkarte „Unter Kontrolle“ im Arbeitschat sichtbar.

Den Verkauf einer Karte und den Abschluss einer Bestellung auf Schulden bucht die Kasse nach den Regeln des Landes (in Russland – „Vorauszahlung“ und „Übertragung auf Kredit“), deshalb sind sie in den X- und Z-Berichten als Zeilen der Zahlungsarten sichtbar – siehe Kassenschichten.

Rückgaben#

Rückgaben zu Belegen werden automatisch vom Umsatz abgezogen: Der KPI „Rückgaben“ auf der Registerkarte „Übersicht“ zeigt die Summe der im Zeitraum erstellten Rückgaben, und der endgültige Umsatz berücksichtigt diesen Abzug bereits. So sehen Sie den tatsächlichen Nettoumsatz ohne zusätzliche Neuberechnungen. Eine Rückgabe stellt außerdem die Bestände im Lager wieder her, wenn die entsprechenden Gerichte im System verfolgt werden.

Mehr zur Erstellung von Rückgaben und zum Belegregister: Belege und Rückgaben.

Einkäufe und Food cost#

Wenn Sie das Lager führen, gelangen Wareneingangsdokumente von Lieferanten automatisch in die Finanzen und bilden die Selbstkosten:

• Einkäufe – die Gesamtsumme der Wareneingänge für den Zeitraum, aufgeschlüsselt nach Waren und Lieferanten;
• Food cost – der Anteil der Einkäufe am Umsatz (in Prozent);
• Bruttogewinn – Umsatz minus Einkäufe.

Die Registerkarte „Einkäufe“ zeigt die Dynamik der Ausgaben sowie die Top-Waren und Top-Lieferanten nach Summe – praktisch für die Kontrolle der Selbstkosten und für Verhandlungen mit Lieferanten. Mehr zu Wareneingängen und Bestandsverwaltung: Lager.

Was für den Start nötig ist#

• Angesammelte Verkäufe – die Dashboards werden aus Ihren Bestellungen und Belegen berechnet; bei leerer Historie sind sie leer.
• Technikkarten mit Einkaufspreisen – für Selbstkosten, Food cost und Bruttomarge (Lager).
• Schichten und Lohn-Einstellungen – für die Registerkarte „Personal“ (Mitarbeiter).
• Kanalprovisionen – damit „netto nach Kanälen“ nicht mit null gerechnet wird.
• Ausgaben werden manuell erfasst (Miete, Nebenkosten, Abonnements) – von selbst kommen sie von nirgendwo.

Einschränkungen#

• Die Datenquelle ist wichtig. Kassenschichten und Kanalhistorie erfordern eine Analysedatenbank; die Ersatzberechnung im Browser stellt sie nicht wieder her. Auf der russischen Kontur ist auch das direkte Lesen der Bestellhistorie nicht verfügbar. Ein Datenbankfehler muss untersucht werden und darf nicht als leerer Verkaufszeitraum hingenommen werden.
• Provisionen der Aggregatoren sind Schätzwerte: Es werden die Sätze aus den Kanaleinstellungen verwendet, nicht die tatsächlichen Einbehalte der Plattform.
• Die Arbeitskosten werden aus den Lohn-Basiswerten berechnet, erscheinen aber nicht als Ausgabenzeile in der Finanzdatenbank.
• Es gibt kein einheitliches Glossar der Kennzahlen. Derselbe Umsatz kann in „Statistik“, „Finanzen“ und an der Kasse unterschiedlich berechnet werden – vergleichen Sie beim Abgleich der Zahlen den Zeitraum und das, was genau in die Auswertung einfließt.
• Es gibt keinen Abgleich des Acquiring und der Auszahlungen der Aggregatoren mit dem Bankauszug.
• Es gibt keinen Konfigurator für eigene Berichte – bewusst: Vorerst decken wir das mit typischen Dashboards und Export ab.

Fehlerbehebung#

Der Bereich ist leer oder nicht verfügbar. Bei der russischen Marke sehen Sie den Hinweis „Die Bestellhistorie in dieser Cloud ist derzeit nicht zum Lesen verfügbar“ – das ist so gewollt, eine Schaltfläche „Wiederholen“ gibt es dafür nicht. Bei den übrigen Marken bedeutet der Hinweis „Die Zahlen konnten nicht geladen werden“ mit der Schaltfläche „Wiederholen“ einen Lesefehler – wiederholen Sie den Vorgang; wenn es einfach keine Zahlen gibt, prüfen Sie den Zeitraum: Standardmäßig werden 7 Tage verwendet.

Die Zahlen stimmen nicht mit der Kasse überein. Suchen Sie den Unterschied im Zeitraum und in der Zusammensetzung der Auswertung: Rückgaben, Trinkgelder, Kanalprovisionen und nicht abgeschlossene Bestellungen fließen unterschiedlich in verschiedene Berichte ein. Eine einheitliche „Wahrheit über die Zahl“ gibt es noch nicht, und das sagen wir offen.

Food cost wird nicht berechnet. Es fehlen Technikkarten oder Einkaufspreise.

„Netto nach Kanälen“ erscheint zu hoch. Die Provisionen stammen aus Ihren Kanaleinstellungen – gleichen Sie die Sätze mit dem Vertrag der Plattform ab.

In der P&L fehlen Ausgaben. Regelmäßige Ausgaben werden manuell eingegeben – erfassen Sie sie auf der Registerkarte für Ausgaben.

Verwandte Bereiche#

• Bestellungen – Datenquelle zu Verkäufen
• Trinkgelder – Einrichtung von Trinkgeldern für Gäste und Kellner
• Kassenschicht – Öffnen/Schließen der Schicht, X/Z-Berichte
• Belege und Rückgaben – Register der POS-Belege und Erstellung von Rückgaben
• Lager – Datenquelle zu Einkäufen und Food cost
• Mitarbeiter und Schichten – Datenquelle zum Personal
• Analytik – Verhalten der Gäste im Menü (Aufrufe, beliebte Gerichte)
• Menü-Engineering – Marge eines Gerichts mit Anpassung an die Kanalprovision
• Verlustkontrolle – Kassenabweichungen und Lagerverluste als Regel-Alerts

Häufige Fragen#

Worin unterscheiden sich „Finanzen“ von „Analysen“?#

Analysen befassen sich mit dem Verhalten der Gäste in der Speisekarte (Aufrufe, Beliebtheit von Gerichten). „Finanzen“ befassen sich mit dem Geld: Umsatz, Ø Bon, Einkäufe, Gewinn.

Wie oft werden die Daten aktualisiert?#

Die Analysedatenbank wird auf dem Server etwa alle halbe Stunde neu zusammengestellt. Die Schaltfläche „Aktualisieren“ lädt aktuelle Daten sofort nach.

Sehen Mitarbeiter die Finanzen?#

Standardmäßig nicht: Kellner, Koch und Kurier sehen die Finanzen nicht. Der Inhaber kann jedoch bewusst Zugriff erteilen – zum Beispiel der Position „Buchhalter“, bei der der Bereich „Finanzen“ standardmäßig zum Umfang gehört. Im Konfigurator für Positionen sind solche Bereiche mit einem Warnhinweis versehen: Es handelt sich um sensible Daten.

Werden stornierte Bestellungen berücksichtigt?#

Stornierungen werden als separate Kennzahl angezeigt und fließen nicht in den Umsatz ein.

Sind Trinkgelder im Umsatz enthalten?#

Nein. Trinkgelder werden als separate Kennzahl „Trinkgelder“ erfasst und nicht zum Umsatz hinzugerechnet – das ist Geld für das Personal, nicht der Umsatz des Betriebs.

Warum ist der Umsatz geringer als die Summe der Bestellungen?#

Zwei Ursachen sind möglich: Es wurden Rückerstattungen vorgenommen (sie werden vom Umsatz abgezogen) oder ein Teil der Bestellungen wurde storniert (Stornierungen fließen nicht in den Umsatz ein). Beide Werte sind auf der Registerkarte „Überblick“ als separate Kennzahlen sichtbar.