Registro de entrada y salida

El empleado marca por sí mismo la entrada y la salida, y estas marcas pasan inmediatamente a ser un hecho en el registro de horas (pestaña Plan-real de la sección «Empleados»), a partir del cual se calcula el salario. La hora siempre la fija el servidor: no se puede «manipular» desde el dispositivo.

Abrir: Panel de administración → Empleados → Mi cuenta (empleado) y Empleados → ⚙ Ajustes de horario y registro (propietario, gerente — solo lectura).

Qué entra en el registro de horas#

Un turno en el registro de horas es un plan (si el turno estaba en el horario) y un hecho: hora de entrada, de salida y de las pausas. El hecho siempre tiene una fuente:

La corrección manual siempre «manda» sobre la automática: después de ella, los automatismos no tocan el turno.

Si el empleado llegó sin plan en el horario, el registro crea un turno fuera de horario — se ve en el plan-real con una marca aparte.

Registro desde el teléfono del empleado#

En Mi cuenta, en el bloque «Hoy» — el estado («No está en turno» / «En turno desde las 09:02» / «Turno sin cerrar del 18 de septiembre») y los botones:

• He llegado — abre el turno: si para hoy hay un turno planificado, el hecho se vincula a él; si no, se crea un turno fuera de horario;
• Pausa / He vuelto — pausas reales dentro del turno; si la pausa no se cierra antes de la salida, se cierra con la hora de salida;
• Me he ido — cierra el turno abierto (incluido el nocturno, iniciado ayer, y el olvidado durante varios días: en «Hoy» ese turno muestra solo este botón y una indicación sobre la corrección).

Si olvidó marcarse, en la cuenta hay «Olvidé marcarme»: una solicitud de corrección del registro de horas que confirma el gerente.

Dónde se permite el registro: geolocalización o terminal#

El ajuste «Filtro de registro» en «Ajustes de horario y registro» decide si se acepta el registro desde cualquier lugar:

La geocomprobación compara las coordenadas del navegador con las coordenadas del local del turno (se definen en la ficha de la ubicación). Si el local no tiene coordenadas, no hay con qué comprobar el filtro por ubicación, y el registro pasa.

El filtro no tiene por qué ser uno para todo el establecimiento. Más abajo, en el bloque «Anulaciones por local y puesto», el modo, el radio y el cierre automático se definen por separado para un local concreto y para un puesto concreto:

1. Pulse «＋ Añadir anulación», elija «Local» o «Puesto», y luego cuál exactamente (los locales se toman de sus ubicaciones, los puestos — de aquellos en los que hay empleados).
2. Rellene solo lo que deba ser distinto. Todo lo que se deje como «como en la cuenta» se sigue tomando de los ajustes de arriba — no es «desactivado».
3. Guarde: el bloque se guarda solo, aparte del botón «Guardar» de todo el panel.

Qué prevalece si hay varias reglas: puesto del empleado → local del turno → cuenta, y además por cada campo por separado. Es decir, «en el local del centro — estricto, 80 m» y «para los repartidores el filtro está desactivado» juntos significan: el camarero de este local se registra dentro de 80 m, y el repartidor — desde cualquier lugar, porque su puesto prevalece sobre la regla del local.

Terminal del local: vinculación de una tableta o un monitor#

El Terminal es cualquier tableta, smartphone u ordenador con navegador que permanece en el local. Una Cuenta puede vincular varios Terminales (uno o dos por Local).

1. Abra Panel de administración → Empleados → ⚙ Ajustes de horario y marcaje en el propio Dispositivo que será el Terminal. Puede iniciar sesión como propietario, gerente o con el código del Dispositivo.
2. En el bloque «Terminales de marcaje», pulse «Vincular este Dispositivo», asígnele un nombre («Tableta de la entrada») y, si lo desea, un Local.
3. El Dispositivo recibe su propio secreto y lo guarda en el navegador: ya no se envía al servidor ni se muestra al exterior. El aviso «Este Dispositivo es un Terminal …» y el botón «Abrir pantalla del Terminal» aparecen de inmediato.
4. Cambie el control de marcaje a «Solo desde el Terminal del local» y guarde.
5. Abra la pantalla del Terminal (/clock-terminal) y déjela encendida: la pantalla no se apaga sola y el modo (tableta o monitor) se recuerda en la dirección.

Un Terminal con un Local asignado acepta la entrada solo en Turnos de ese Local: un Turno en otro Local se rechaza con «el Turno de hoy es en otro Local». Un Turno fuera del horario, iniciado desde el Terminal de un Local, recibe ese Local automáticamente.

Puede revocar un Terminal desde esa misma lista: el Dispositivo con el secreto anterior recibirá un rechazo en el siguiente marcaje. El secreto del navegador se borra si se eliminan los datos del sitio; en ese caso, basta con vincular el Dispositivo de nuevo.

Bajo cada Terminal de la lista se ve cuándo se hizo el último marcaje desde él («hace 5 min», «hace 3 h») o «aún no se ha usado». Si un Terminal lleva más de un día sin actividad, la fila se resalta con una advertencia: compruebe que la tableta está encendida, conectada a la red y con la pantalla del Terminal abierta.

Modo «Tableta»: PIN-pad#

En la pantalla del Terminal hay cuatro botones grandes: He llegado, Me he ido, Descanso, He vuelto del descanso. El empleado pulsa el que necesita e introduce su PIN de cajero (4–6 dígitos, se entrega en la ficha del empleado). No hay que buscar nada en una lista ni iniciar sesión en ningún sitio: el PIN es único en la Cuenta y el servidor identifica por sí mismo quién ha marcado; en la pantalla aparece durante unos segundos «Ana: entrada registrada a las 09:02».

Un PIN incorrecto se rechaza con un neutro «PIN incorrecto» tras una espera, y después de diez fallos en un cuarto de hora el Terminal (o el empleado que introduce el PIN desde su teléfono) se bloquea durante 15 minutos: intentar adivinar PIN ajenos no sirve de nada. Todos los errores se expresan con palabras: «la entrada ya está registrada», «ahora no hay descanso», «el mes está cerrado», «no se ha cerrado el Turno del 17 de septiembre».

Modo «Monitor»: QR en pantalla#

El Terminal muestra un gran código QR que se actualiza cada 30 segundos. El empleado lo escanea con la cámara de su teléfono: se abre su cuenta personal con el aviso verde «Terminal del local confirmado» y los botones habituales «He llegado» / «Me he ido». No se pide geolocalización: el código de la pantalla ya demuestra que la persona está frente al monitor.

El código es válido unos dos minutos desde que se muestra: si no llega a tiempo, el aviso cambia a «El código QR ha caducado, escanéelo de nuevo». Un escaneo basta para un marcaje.

Cada QR es de un solo uso. El monitor lo recibe de nuevo del servidor cada 30 segundos y, tras el primer marcaje, el código se anula en el servidor: una captura de pantalla reenviada funcionará una vez —para el primero que la abra— y solo hasta que caduque; al segundo, la cuenta personal le responderá «Terminal no confirmado, escanee de nuevo». Si el monitor pierde la red, muestra un código del formato anterior (válido esos mismos dos minutos, pero no de un solo uso): la pantalla de la entrada no se queda ciega.

Este modo sirve para cualquier pantalla sin táctil —un televisor en la entrada, un monitor en la barra— y no exige al empleado nada más que el teléfono con el que ya entra en su cuenta personal. Las horas no pasan a quien fotografió la pantalla: el código es de un solo uso y dura dos minutos, y el marcaje va asociado al login personal del empleado.

Formas de registrar la salida con el mínimo coste#

La salida se olvida más a menudo que la entrada: uno está cansado y se va. En Cenaly hay varias formas de cerrar el Turno y se pueden combinar, de la más económica a la más precisa:

Lo que no se ha hecho a propósito: geolocalización en segundo plano del teléfono (no existe en el navegador, y una Aplicación que vigile al empleado después del Turno es una cuestión de privacidad) y biometría (Hardware aparte y requisitos más estrictos sobre datos personales).

Autocierre de turnos olvidados#

El bloque «Autocierre de turnos olvidados» en «Configuración de horario y fichaje»:

• Cerrar turnos abiertos automáticamente — interruptor, desactivado por defecto;
• Esperar tras el fin previsto, minutos — margen (por defecto 30): si durante ese tiempo tras el fin previsto no llega el fichaje de salida, el turno se cierra con el fin previsto, no con la hora actual — el autómata no inventa horas por encima del horario;
• Tope de turno fuera de horario, horas — para turnos sin plan o iniciados ya después del fin previsto: cerrar tras N horas desde la entrada (por defecto 12; 0 — no tocar, esos turnos quedarán en la lista de «no cerrados» del plan-real).

El autocierre también se puede sobrescribir: en el bloque «Sobrescrituras por local y puesto» se pueden definir para un local o puesto su propio margen y tope (por ejemplo, para un repartidor — 8 horas en lugar de 12) o activar el autocierre solo en un local, dejándolo desactivado en los demás.

La comprobación se ejecuta cada 30 minutos. El turno cerrado por el autómata se marca en el registro con la etiqueta «⏱ autocerrado · pendiente de confirmación» (con una sugerencia de qué lo cerró — el horario o el tope), y el empleado recibe una notificación en el chat de trabajo: «No se fichó la salida — el turno se cerró automáticamente a las 18:00 según el horario. Confirme la hora en «Mis horas»; si se marchó a otra hora, envíe una corrección». La edición manual de la hora retira la etiqueta. Los meses cerrados y los turnos del autorregistro por presencia no los toca el autómata.

La hora calculada es una suposición, no un fichaje, por lo que debe confirmarla una persona:

• el empleado en «Mis horas» ve en ese turno dos botones: «Correcto» — la hora se confirma tal cual, y «Indicar salida» — se abrirá una ventana con la hora calculada, donde escribe la real; al responsable le llegará una solicitud de corrección normal, y las horas cambiarán tras su aprobación;
• el responsable al cerrar el periodo ve la excepción «Turno autocerrado no confirmado» y la resuelve con el botón «Confirmar tal cual» — mientras esté abierta, el periodo no se cerrará;
• en el borrador de nómina la fila del empleado con esos turnos está marcada con la insignia ⏱ n — la suma se calcula con las horas calculadas tal cual, la insignia solo recuerda que las horas son supuestas.

Tras la confirmación, la etiqueta pasa a «⏱ autocerrado · confirmado» (en la sugerencia — por quién). Para sala y reparto el turno está cerrado desde el momento del autocierre — la confirmación afecta solo al registro y a la nómina.

Fuentes del hecho y nómina#

La nómina se calcula con las horas del registro, por eso cada hecho guarda de dónde proviene, y el plan-real lo muestra con etiquetas: «📡 auto» en la presencia, «⏱ autocerrado» en el autocierre, la marca «fuera del local» en el fichaje remoto. El terminal que confirmó el fichaje también se registra en el turno. El gerente ve todo esto en el Plan-real, el empleado — en «Mis horas», y ambos pueden iniciar una corrección antes del cierre del mes.

Cada turno con hecho en el Plan-real tiene el icono 🕘 «Historial de fichajes»: la lista completa de intentos de ese turno — hora, acción (entrada / salida / pausa), quién pulsó (el propio empleado, el gerente por nombre o el autómata), desde dónde (teléfono, caja, terminal por nombre, autocierre) y el resultado — registrado o rechazo con motivo (PIN incorrecto, «solo desde el terminal», fuera del local). Los rechazos también se guardan: una serie de PIN incorrectos desde una misma tableta se ve de inmediato.

El fichaje no se pierde si se corta la conexión: si el teléfono no recibió respuesta del servidor, la aplicación repite la misma solicitud por sí sola, y el servidor reconoce la repetición y no registra un segundo fichaje — verá el mismo turno, no el error «ya fichado».

Preguntas frecuentes#

¿Puede fichar un empleado sin inicio de sesión?#

En el Terminal, sí: la tableta acepta el PIN de cualquier empleado al que se le haya asignado, no se necesita inicio de sesión para ello. Desde el teléfono y por QR, no: ahí la marca parte del inicio de sesión personal.

¿Y si el Terminal se ha averiado o se lo han llevado?#

Retírelo en la lista de Terminales y, mientras tanto, cambie el control a «Estricto» o «Advertir»: los empleados ficharán desde sus teléfonos. El autocierre cerrará los Turnos olvidados.

¿Se puede activar el Terminal solo para un Local?#

Sí. En «Ajustes de horario y fichaje», abra el bloque «Excepciones por Local y puesto» → «＋ Añadir excepción» → «Local» → seleccione el que necesite y asígnele el control «Solo desde el Terminal del establecimiento». El ajuste general de la Cuenta se mantiene igual (por ejemplo, «Advertir»), y los Locales sin Terminal funcionan como antes.

De la misma forma se quita el control donde estorba: una excepción para el puesto «Repartidor» con el valor «Desactivado» permite a los repartidores fichar desde cualquier lugar, aunque en toda la Cuenta esté activado «Estricto». El puesto prevalece sobre el Local, y el Local sobre la Cuenta.

El empleado entró por QR, pero no pulsó «He llegado»#

No ocurrió nada: el escaneo solo confirma la presencia, la marca la realiza el botón. Al cabo de dos minutos el código caduca y hay que escanearlo de nuevo.

¿El autocierre inflará las horas?#

El automatismo no inventa horas por encima del horario: según el horario, el Turno se cierra con el fin previsto aunque la comprobación se active más tarde, y según el límite máximo, exactamente tras el número de horas indicado. Pero el automatismo no sabe cuándo se marchó la persona en realidad: a quien se fue antes de lo previsto se le contarán las horas hasta el fin previsto, y a quien se quedó más tiempo, solo hasta él. Por eso el tiempo calculado no es un hecho, sino una expectativa de confirmación: el Turno queda marcado como «⏱ autocerrado · pendiente de confirmación», el empleado recibe una notificación y en «Mis horas» pulsa «Correcto» o «Indicar salida» y escribe la hora real (se enviará una solicitud de corrección que el mánager aprueba). Mientras el Turno no esté confirmado, la línea en el borrador de nómina queda marcada y el periodo no se cierra: el responsable resuelve esos Turnos con el botón «Confirmar tal cual». Si después el mánager reabre el Turno por su cuenta (retira una salida errónea), el automatismo ya no lo toca.

Ayer olvidé marcar la salida y hoy «He llegado» no funciona#

Un empleado solo puede tener un Turno abierto. La Cuenta, el Terminal y la pestaña «Día» del panel de sala indicarán cuál es el que queda abierto («Turno del 17 de septiembre sin cerrar»): pulse «He salido» (en la Caja, «Salió» en la línea del empleado), y se cerrará con la hora actual; después marque la llegada y envíe una corrección para la salida de ayer. Para que esto no se repita, active el autocierre.

«El registro de horas de este mes está cerrado»: en la Cuenta hay botones, pero el fichaje no pasa#

Un mes cerrado no acepta nada: ni la marca de llegada y salida, ni la edición de un Turno, ni una solicitud de corrección; las horas en él son definitivas y con ellas ya se calcula la nómina (el autocierre de Turnos olvidados también permanece inactivo en ese mes). Los responsables cierran el registro de horas con el botón «Cerrar registro de horas» en Plan-real o «Cerrar periodo» al confirmar el registro. Esto también se aplica al mes actual: si lo cierran a mitad de mes, no se podrá fichar hasta que termine. Solo el propietario de la Cuenta puede quitar el bloqueo (botón «Abrir registro de horas» en el mismo lugar); al mánager que cerró el periodo ya no le bastará. Por eso la Cuenta responde al empleado «pida al propietario que lo abra de nuevo», y no «ábralo usted mismo».

Secciones relacionadas#

• Empleados y Turnos — roles, horario, plan-real, nómina
• Códigos QR y Dispositivos — códigos de acceso para tabletas y monitores
• Caja (POS) — fichaje de compañeros desde el Terminal de Caja
• Turno de caja — apertura y cierre del Turno del cajero
• Finanzas — coste del trabajo según las horas trabajadas