École : lancement en une journée
La section « École » — la gestion d’une école privée et de cours : école de langues, de musique, pour enfants, de sport, centre de soutien scolaire ou école en ligne. On y trouve les élèves et les parents payeurs, les cours et les groupes, l’emploi du temps, le cahier d’appel de l’assiduité et des devoirs, les comptes des familles, les factures et les rapports.
La section s’active automatiquement si, à l’inscription, le type d’activité « Éducation » est sélectionné. Pour l’ouvrir : Panneau d’administration → École (/school). Les onglets figurent dans l’adresse (?tab=), donc F5 et un lien envoyé à un collègue ouvrent le même onglet :
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Emploi du temps | la semaine de cours de tous les groupes : par jours, par enseignants ou par salles |
| Groupes | les groupes de cours, leur emploi du temps, les élèves inscrits et la liste d’attente |
| Élèves | les élèves et les familles, les fiches, le solde, les factures, le lien vers l’espace client |
| Cahier d’appel | l’assiduité, les notes, le thème et les devoirs du cours ; « Mes cours aujourd’hui » pour l’enseignant |
| Finances | l’argent de l’école dans son ensemble — écran en préparation ; pour l’instant l’argent de la famille est géré dans sa fiche, les synthèses dans « Rapports » |
| Rapports | l’argent, les dettes, l’assiduité, l’attrition, le taux de remplissage des groupes, la charge des enseignants |
| Paramètres | les politiques d’absence, les tarifs, les factures, les cours en ligne, l’espace famille, les notifications — écran en préparation (voir étape 3) |
L’école d’une autre verticale (par exemple, un café avec des cours de cuisine) s’active séparément sur l’établissement : la section affichera le bandeau « École désactivée sur cet établissement » et le bouton « Activer l’école sur l’établissement » — seul le propriétaire le voit.
Ce qu’il faut préparer#
- La liste des cours avec un prix « à partir de » et une courte description — ce sont des articles du catalogue, visibles par la vitrine et le widget de rendez-vous.
- Les tarifs — comment on paie : au mois, carnet de séances, cours complet, en plusieurs fois, à la séance. En détail — Tarifs, absences et décomptes.
- La politique d’absence : faut-il décompter un cours manqué sans motif valable, et combien d’heures à l’avance il faut prévenir pour que le motif soit considéré comme valable.
- Les enseignants et leurs heures de travail. Un cours ne se superposera pas à un autre cours ni à un rendez-vous individuel du même enseignant.
- Les élèves et les payeurs : nom de l’élève, téléphone ou e-mail du payeur. Pour un enfant, le consentement du parent au traitement des données personnelles est nécessaire — sous forme d’une entrée distincte.
Aucun matériel n’est nécessaire : la section fonctionne dans le navigateur, l’enseignant marque le cours depuis son téléphone.
Lancement étape par étape#
1. Cours au catalogue#
Catalogue → Ajouter un article avec le type « service ». Dans le secteur « Éducation », l’éditeur dispose d’un bloc « Cours » : format (présentiel, en ligne, mixte), niveau et précision (« A2–B1 »), âge « à partir de » et « jusqu’à », nombre de séances, durée de la séance et programme — les thèmes dans l’ordre. Pas d’argent dans ce bloc : les prix des formations sont les tarifs de l’école.
2. Enseignants#
Employés → Ajouter, poste « Enseignant ». L’identifiant n’est pas obligatoire : sans lui, l’enseignant n’est qu’une colonne de l’emploi du temps. Avec un identifiant, il accède à l’espace de travail « Enseignant » et ne voit que ses groupes, son emploi du temps et son cahier d’appel — sans les données financières ni les fiches des familles.
3. Paramètres de l’école et tarifs#
Tant que l’écran « École → Paramètres » est en préparation, nous configurons les politiques et les tarifs de l’école avec vous lors de la mise en service (le pilote est accompagné). Sans configuration, les valeurs par défaut recommandées s’appliquent : une absence non justifiée est décomptée, une absence justifiée ne l’est pas, le délai est de 12 heures, le mode de pointage est « on pointe les présents », les factures sont émises le 25 avec un délai de 5 jours, le cours d’essai est gratuit.
Ce qu’il faut décider à l’avance :
- La politique d’absence et le délai de justification.
- Un ou deux tarifs par cours. Un tarif ne se supprime pas (uniquement vers l’archive), et son modèle ne change pas après création — commencez par ce que vous utiliserez à coup sûr.
- La devise : elle est figée dès la première famille.
4. Vérification des tarifs sur un exemple#
Avant d’inscrire tout le monde, analysez un mois d’un élève à l’aide de l’article Tarifs, absences et décomptes : combien sera décompté pour le mois, ce qui se passe en cas d’absence et de cours annulé par l’école.
5. Groupe#
École → Groupes → Nouveau groupe :
- Paramètres — nom, cours, format, enseignant principal (et jusqu’à 5 assistants), salle, places et minimum, dates, tarifs du groupe, publication sur le site.
- Emploi du temps — règles de la semaine : jour, heure, durée (15–720 minutes). Exceptions — jours fériés et vacances.
Après l’enregistrement, l’école déploiera les cours sur 8 semaines à venir et les placera dans le cahier d’appel. Si l’enseignant ou la salle est occupé à ce moment-là, le cours recevra la mention « Conflit » — le groupe remontera en haut de la liste, et la raison apparaîtra dans la fenêtre du cours.
6. Élèves et familles#
École → Élèves → Ajouter. L’enfant a besoin d’une famille (payeur avec téléphone ou e-mail) et du consentement parental ; un adulte peut être « son propre payeur ». Le frère et la sœur — une seule famille : elle a un seul solde et une seule facture avec des lignes par élève.
Les noms, téléphones et e-mails sont stockés dans un périmètre sécurisé de données personnelles ; dans les listes et documents de l’école figurent des étiquettes du type #K7Q2, et le nom n’est révélé qu’à un employé disposant du droit.
7. Inscription#
Dans la fiche du groupe — onglet « Élèves » → « Inscrire » : élève, « étudie » ou « essai », tarif, date de début, remise en pourcentage ou en montant, prix personnalisé. Groupe complet — « Au-delà des places » ou « En liste d’attente ». Après l’inscription, les décomptes selon le tarif se calculent automatiquement (le carnet de séances est vendu immédiatement, la mensualité — pour le mois).
8. Premier cours#
École → Cahier d’appel : ouvrez le cours, cochez « Présent » / « En retard » / « Justifié » / « Absent », saisissez le thème et les devoirs. Ensuite, ouvrez la fiche de la famille et vérifiez le décompte et le solde. Le mode de calcul d’un cours est décrit dans l’article Tarifs, absences et décomptes.
9. Famille et site#
- Envoyez à la famille le lien vers son compte — emploi du temps, cahier d’appel, solde et « Payer » : Compte élève et famille.
- Pour le site de l’école, il existe des widgets « Inscription au cours » et « Emploi du temps » dans la section « Mon site » : Widgets pour le site.
- Pour les groupes en ligne — un lien Zoom/Meet ou une salle Jitsi : Cours en ligne.
Qui voit quoi#
| Rôle | Ce qui est accessible |
|---|---|
| Propriétaire | tout, y compris l’argent, les remboursements et la suppression des saisies erronées |
| Administrateur de l’école | élèves et familles, groupes, emploi du temps, cahier d’appel, factures, encaissement à la caisse ; écritures manuelles et remboursements — uniquement avec le droit « Finances » |
| Enseignant | ses groupes, ses cours, le cahier d’appel et les devoirs ; sans l’argent, les familles ni la liste d’attente |
La section est marquée comme sensible dans le constructeur de rôles : elle contient les données personnelles des enfants et l’argent des familles.
Ce qui peut être reporté#
- Le paiement en ligne — tant que le prestataire n’est pas connecté, les paiements sont marqués manuellement (espèces, virement) ou via la caisse.
- Le traitement mensuel des factures — le premier mois, il suffit d’encaisser les paiements dans la fiche de la famille ; le traitement du 25 émettra les factures automatiquement.
- Les notifications — activez-les après avoir vérifié l’emploi du temps et les tarifs sur vos propres données.
- Les salles — si le cours a toujours lieu dans la même classe, l’occupation des salles peut ne pas être gérée.
Dépannage#
| Ce que vous voyez | Pourquoi | Que faire |
|---|---|---|
| « L’école est désactivée sur cet établissement » | établissement d’un autre secteur sans l’indicateur école | le propriétaire clique sur « Activer l’école sur l’établissement » |
| Cours avec la mention « Conflit » | l’enseignant ou la salle est occupé à ce moment-là | déplacez le cours ou changez l’enseignant dans la fenêtre du cours ; « Relancer la synchronisation » |
| « Synchronisation : N » sur un groupe | les cours ne sont pas encore placés dans le cahier d’appel | attendez une minute ou cliquez sur « Synchroniser » dans l’emploi du temps du groupe |
| L’enfant ne s’enregistre pas | pas de famille ou de consentement parental | sélectionnez la famille et cochez les consentements pdn et « parental » |
| « Devise figée » | l’école a déjà une famille | la devise de l’école est modifiée par le support |
| Onglet « Paramètres » ou « Finances » vide | les écrans sont en préparation | paramètres — via le support, argent de la famille — dans sa fiche, onglet « Élèves » |
| Liste des élèves vide après une erreur réseau | l’index n’a pas rattrapé | rouvrez l’onglet ; l’administrateur peut reconstruire les listes |
Questions fréquentes#
Peut-on gérer des cours individuels ? Oui. Un emploi du temps régulier — un groupe personnel pour un seul élève ; les cours ponctuels — une inscription ordinaire auprès de l’enseignant dans le cahier d’appel, elle est comptabilisée dans le compte de l’élève.
Où sont les invités ponctuels et les cours d’essai ? Le cours d’essai se place par une inscription « essai » ou par une réservation sur une place libre du cours ; ensuite — le bouton « Inscrire ».
Peut-on importer des élèves ? Oui, dans l’onglet « Élèves » — import depuis CSV.