École : tarifs, absences et facturation

Dans la section « École », l’argent se calcule à partir du cahier d’appel : l’enseignant marque le cours, et l’école facture elle-même à la famille selon le tarif de l’élève. Rien à recalculer dans un tableur en fin de mois — la correction d’une marque a posteriori est elle aussi recalculée automatiquement, par une écriture rectificative, et non par une réécriture de l’historique.

Trois règles qui s’appliquent toujours :

1. Un cours annulé par l’école n’est jamais facturé — ni au titre du cours, ni depuis un carnet de séances, ni dans un paiement mensuel.
2. Le prix est figé à la première écriture : modifier le tarif ne réécrit pas ce qui a déjà été facturé.
3. Les montants sont en unités entières (tetri, centimes) : l’arrondi est identique dans l’interface et sur le serveur.

Modèles de tarif#

Un tarif peut avoir une portée — les cours ou les groupes pour lesquels il est disponible — et ses propres règles d’absence qui prévalent sur celles de l’école. Un groupe a une liste de tarifs autorisés ; une liste vide signifie tous les tarifs compatibles.

Un tarif ne peut pas être supprimé — seulement archivé ; le modèle de tarif ne change pas après sa création. Si un autre modèle est nécessaire, créez un nouveau tarif et transférez-y les élèves (action « Modifier les conditions » au niveau de l’inscription).

Absences et marques#

Marques du cahier d’appel : « Présent », « En retard », « Excusé » (absence pour motif valable), « Absent » (sans motif valable).

Délai de prévenance pour un motif valable (par défaut — 12 heures) : si la maladie est signalée plus tard que ce délai avant le début du cours, l’absence est considérée comme une absence sans motif valable. Exemple pour un carnet de 8 séances :

• prévenu la veille — motif valable, le cours n’est pas décompté ;
• prévenu 3 heures avant — au-delà du délai, le cours est décompté comme absence ;
• venu en retard — le cours est décompté.

Séance de rattrapage : avec la politique « reporter en séance de rattrapage », une absence pour motif valable n’est pas facturée, et l’élève peut venir à un autre cours.

Mode de marquage#

Le cours passe tout seul à « dispensé » après sa fin (vérification toutes les 5 minutes) ou via le bouton « Cours dispensé » dans la fenêtre du cours.

Remises et prix personnalisé#

• Prix personnalisé de l’élève — à l’inscription (« Prix personnalisé ») ou plus tard via l’action « Modifier les conditions ».
• Remise d’inscription — en pourcentage ou en montant, avec un motif (familial, manuel, promotionnel).
• Remise familiale de l’école — pourcentage pour le deuxième enfant (ou le Nième) de la famille ; s’active dans les paramètres de l’école. Une remise d’inscription explicite ou un prix personnalisé la remplacent.

Gel, pause, annulation de cours#

• Gel (vacances, maladie) — les cours de l’intervalle ne sont pas facturés, la place dans le groupe est conservée.
• Pause — la place est libérée ; « Reprendre » réintègre l’élève si une place est disponible.
• Annulation d’un cours par l’école — dans la fenêtre du cours de l’« Emploi du temps » : les facturations de ce cours sont contre-passées automatiquement, un e-mail part aux familles si l’événement « Cours annulé » est activé. Avant confirmation, la fenêtre indique qui l’annulation concernera et pour quels mois les montants seront recalculés.
• Cours d’essai n’est pas facturé dans le paiement mensuel ; le prix de l’essai est un paramètre de l’école (gratuit, payant, désactivé).

Compte de la famille#

Une famille a un seul compte pour tous ses enfants : solde = paiements − facturations. Un solde négatif est une dette, un solde positif une avance. La fiche de la famille (onglet « Élèves ») affiche les écritures de l’année, le solde, les montants par élève et les soldes des carnets de séances.

Avec le droit « Finances », la fiche de la famille donne accès à :

• « Encaisser un paiement » — en espèces ou par virement ;
• écriture manuelle — facturation, remise, correction, remboursement (le remboursement ne dépasse pas l’avance), contre-passation complète d’une écriture erronée ;
• transfert d’un montant entre les élèves de la famille (le solde de la famille ne change pas).

Un double clic ou une répétition après une coupure réseau ne double pas l’écriture. Outre le recalcul immédiat après une marque, l’école vérifie les facturations chaque nuit à 03:00 selon l’heure de l’établissement.

Plafond de crédit — la dette jusqu’à laquelle la famille est considérée « en règle » (propre à la famille ou commune à l’école, par défaut 0). Selon le paramètre, une dette au-delà du plafond bloque l’accès au cours en ligne et l’inscription dans de nouveaux groupes.

Factures et paiement#

• Exécution mensuelle — le jour de l'exécution (25 par défaut), chaque famille dont les échéances ne sont pas encore émises reçoit une facture : pour le mois suivant (abonnement payé d'avance, par défaut) ou pour le mois en cours. Le numéro suit le modèle de l'école (Ш-{YYYY}-{N}, réinitialisé chaque année), l'échéance de paiement est de 5 jours. L'exécution n'émettra pas de seconde facture pour le même mois.
• Statuts « émise → partiellement payée → payée » : l'argent suit son cours tout seul : un paiement éteint la facture indiquée, le reste va des anciennes factures vers les nouvelles.
• En ligne : la famille paie via le lien reçu par e-mail ou le bouton « Payer » dans son compte — prestataire de l'établissement. Sans prestataire de paiement en ligne connecté, il n'y a pas de paiement en ligne.
• Caisse : « Paiement des cours » dans le menu de la caisse de l'établissement-école — recherche de la famille par numéro de facture, espèces, carte ou paiement mixte ; la caisse émet un reçu d'acompte. Le remboursement se fait dans l'onglet « Remboursement » de la même fenêtre (droit « Finances »).

Pour la Fédération de Russie : le paiement des cours — reçu « acompte », règles 54-ФЗ pour l'éducation — Reçus pour le fitness et l'éducation.

Résolution des problèmes#

Questions fréquentes#

Peut-on changer de tarif en milieu de mois ? Oui, avec l'action « Modifier les conditions » sur l'inscription ; ce qui a été facturé auparavant ne change pas.

Qu'en est-il des cours qui ont eu lieu avant l'inscription ? Ils ne sont pas facturés : l'inscription prend effet à la date de début.

Comment voir les dettes de toutes les familles ? « Rapports → Argent » : dettes avec leur ancienneté (0–30, 31–60, 61–90, plus de 90 jours), acomptes et paiements sans écriture.

Sections liées#

• École : lancement en un jour
• Compte de l'élève et de la famille
• Cours en ligne
• Reçus pour le fitness et l'éducation (Fédération de Russie)