Tài sản và Phần cứng

Máy móc trong cơ sở kinh doanh thường chỉ tồn tại trong đầu ai đó và trong tin nhắn: ai đang giữ máy POS thứ hai, laptop được giao cho ai, chiếc tủ lạnh cũ đã bao nhiêu năm và còn được định giá bao nhiêu trong báo cáo. Mục “Tài sản” là sổ đăng ký toàn bộ những gì doanh nghiệp sở hữu, kèm hai thứ mà một bảng tính trong ứng dụng nhắn tin không có: người chịu trách nhiệm và khấu hao — riêng cho kế toán và riêng cho thuế.

Mở: Bảng quản trị → Tài sản (admin.cenaly.com/assets).

Đây là mục gì#

Trong sổ đăng ký chỉ có một thực thể — đối tượng tài sản, với một loại: phần cứng, điện thoại, máy tính, ô tô, nội thất, mặt bằng, tài sản vô hình (phần mềm, giấy phép, quyền) hoặc khác. Các trường chung giống nhau cho mọi loại — tên, nhãn hiệu và model, số sê-ri và số kiểm kê, số lượng, chi nhánh, nhân viên chịu trách nhiệm vật chất, tình trạng, ghi chú và lịch sử sự kiện — còn điện thoại, ô tô và máy tính có thêm khối “Hộ chiếu” riêng: số máy lẻ và SIP-login, biển số và VIN, tên trong mạng và hệ điều hành. Có năm tình trạng: Bản nháp · Đang sử dụng · Không sử dụng · Đang sửa chữa · Đã xuất. Bản nháp là đối tượng chưa có ngày đưa vào sử dụng: nó đã nằm trong sổ đăng ký nhưng không được khấu hao và không xuất hiện trong bảng kê.

Cần gì để bắt đầu#

Không cần cài đặt gì: mục này chạy trong trình duyệt, và việc in nhãn cũng vậy — qua hộp thoại in thông thường.

Bước 1. Tạo đối tượng#

Nút “＋ Thêm tài sản” mở thẻ. Thẻ mở theo cách thuận tiện cho bạn — dạng cửa sổ, dạng bảng hay toàn màn hình (lựa chọn được ghi nhớ), còn mật độ của thẻ là cài đặt người dùng: “tối thiểu” chỉ để lại những trường bắt buộc để tạo đối tượng, “đầy đủ” hiển thị tất cả các phần cùng lúc.

Có ba trường cần giải thích. “Số lượng” — dành cho lô đồng nhất theo một hóa đơn: mười chiếc ghế giống nhau không cần tạo thành mười thẻ. “Cách nhận” — “Mua”, “Thuê / cho thuê tài chính”, “Vốn góp của chủ sở hữu”, “Tặng cho”, “Tự sản xuất”, “Thừa kiểm kê”; trường này mô tả nguồn gốc, còn việc ghi nhận trong kế toán do chính sách quyết định. “Giá trị (chưa VAT)” — nguyên giá chưa gồm VAT được khấu trừ: chính nó trở thành cơ sở khấu hao, còn VAT đầu vào được ghi riêng.

Bước 2. Đưa vào sử dụng#

Khi đối tượng chưa có ngày đưa vào sử dụng, nó là bản nháp. Có hai cách đưa vào sử dụng: điền trường “Đã đưa vào sử dụng” trong thẻ, hoặc chọn mục “Đưa vào sử dụng” trong menu “Thao tác” của dòng — khi đó ngày sẽ là ngày hôm nay.

Vào thời điểm này, đối tượng tự được gán số kiểm kê dạng INV-000001 nếu bạn chưa đặt số riêng; khấu hao được tính từ ngày đưa vào sử dụng — từ cùng tháng hoặc từ tháng sau, tùy theo chính sách. Việc đưa vào sử dụng không thể hoàn tác: chỉ bản nháp mới xóa được. Đối tượng đã từng được sử dụng không bị xóa mà được xuất — lịch sử của nó vẫn nằm trong sổ đăng ký, và trong bảng kê nó được hiển thị trung thực là đã xuất.

Bước 3. Chính sách kế toán và quy định quốc gia#

Cùng một giao dịch mua tồn tại trong hai sổ theo các quy tắc khác nhau, vì vậy trong thẻ có hai mục. Kế toán — “Ghi nhận” (“Tài sản cố định (vốn hóa)” hoặc “Ghi giảm ngay (tài sản giá trị nhỏ)”), “Phương pháp” (“Đường thẳng”, “Số dư giảm dần”, “Không khấu hao”), “Thời gian sử dụng hữu ích” tính bằng tháng, “Giá trị thanh lý”, “Hệ số tăng tốc”, “Bắt đầu khấu hao” (“Từ tháng sau khi đưa vào sử dụng” hoặc “Từ tháng đưa vào sử dụng”), “Nhóm”.

Kế toán thuế — “Khấu hao”, “Ghi giảm ngay” hoặc “Không được khấu trừ”; “Nhóm khấu hao / nhóm tài sản”, “Phương pháp”, thời hạn hoặc “Tỷ lệ hàng năm, %”, thời điểm bắt đầu, “Phụ trội khấu hao, %” từ các lựa chọn của quốc gia và “Ghi chú của kế toán”.

Không cần điền thủ công: nút “Điền theo quy định quốc gia” lấy quốc gia của chi nhánh, loại và giá trị của đối tượng rồi điền cả hai chính sách, đồng thời giải thích bên dưới các trường lý do tại sao như vậy. “Thời gian sử dụng hữu ích” được đánh dấu hoa thị và bắt buộc khi ghi nhận là “vốn hóa” và phương pháp không phải “Không khấu hao”: không có thời hạn thì không có cơ sở tính khấu hao, và thẻ sẽ không lưu được — hãy nhấn “Điền theo quy định quốc gia”, tự nhập thời hạn hoặc chọn “Ghi giảm ngay”/“Không khấu hao”. Nếu khi lưu thẻ không đóng lại, nó tự chuyển con trỏ đến trường chưa điền. Nếu giá trị không vượt ngưỡng thuế — đối tượng được ghi giảm ngay trong cả hai sổ (ngưỡng là bao gồm: giá trị bằng ngưỡng cũng được tính vào chi phí). Không có gì được tự động điền ngầm — chỉ khi nhấn nút.

Quy định quốc gia là giá trị mặc định, không phải chữ ký của kế toán: chuyên gia của bạn có tiếng nói cuối cùng, và cho ghi chú của họ trong mục thuế có một trường riêng.

Bước 4. Khấu hao theo tháng và nhật ký cho kế toán#

Tab “Khấu hao” có hai trục: “Tháng” và “Sổ” (“Kế toán” hoặc “Thuế”). Trong bảng, theo từng đối tượng đang sử dụng, hiển thị “Bắt đầu”, “Phương pháp”, “Trong tháng” (có ghi chú “phụ trội” hoặc “ghi giảm ngay”), “Lũy kế” và “Giá trị còn lại”, còn ở dưới cùng là “Tổng cộng” — riêng theo từng loại tiền tệ.

Hai nút chuyển cho kế toán đúng những gì họ cần — “Tải nhật ký tháng (JSON)” và “Tải CSV”, — và đây không phải là xuất bảng, mà là toàn bộ nhật ký tháng ở định dạng bút toán đề xuất, cùng định dạng mà phần lương dùng để xuất chứng từ của mình:

Sổ thuế trong nhật ký chỉ có khấu hao — các nghiệp vụ khác của sổ này riêng và được tính ngoài phạm vi của chúng tôi.

Bảng kê biến động theo kỳ#

Tab “Bảng kê” trả lời câu hỏi “đầu kỳ có gì, nhập gì, xuất gì, còn lại gì”. Bạn đặt “Từ” và “Đến”, chọn sổ — và theo từng đối tượng, bạn thấy giá trị và khấu hao lũy kế đầu kỳ, tăng trong kỳ (đưa vào sử dụng và nâng cấp), thanh lý, khấu hao trích trong kỳ, số dư cuối kỳ và giá trị còn lại; bên dưới là “Tổng cộng” theo loại tiền tệ.

Dưới phần tổng cộng, các dòng riêng liệt kê những gì không vào bảng cân đối: “Ghi giảm ngay (dưới ngưỡng vốn hóa)” và “Sửa chữa trong kỳ”. Nếu kỳ kết thúc ở tháng cuối cùng, bảng kê chính là số dư tại ngày để thuyết minh bảng cân đối; nút “Tải CSV” xuất nó thành tệp. Bảng kê bao gồm các đối tượng được đưa vào sử dụng trước khi kỳ kết thúc và chưa thanh lý trước khi kỳ bắt đầu — nếu bảng trống, thường là do điều này chứ không phải lỗi.

Nâng cấp và sửa chữa#

Mục “Nâng cấp / sửa chữa…” trong menu dòng (hoặc nút “Thêm nâng cấp hoặc sửa chữa” trong thẻ) mở cửa sổ “Nâng cấp hoặc sửa chữa”. Trường “Đã làm gì” phân biệt hai trường hợp, và sự khác biệt là nguyên tắc:

Tiếp theo — “Ngày hoàn thành công việc”, “Chi phí (chưa gồm thuế GTGT)”, “Thuế GTGT đầu vào”, với nâng cấp còn có “Gia hạn thời hạn thêm, tháng” (để trống — thời hạn không đổi, phần còn lại sẽ phân bổ vào các tháng còn lại), “Cụ thể đã làm gì”, “Nhà thầu” và “Số chứng từ”. Nút — “Ghi lại”.

Các trường hợp đặc biệt được xử lý như sau: nâng cấp một đối tượng đã khấu hao hết mà không gia hạn thời hạn thì được ghi giảm vào tháng bắt đầu, còn nâng cấp thực hiện trước khi bắt đầu khấu hao thì được tính vào nguyên giá ban đầu; trong thẻ xuất hiện dòng “Giá trị sau nâng cấp”, còn cột “Giá trị” trong sổ đăng ký hiển thị giá trị đã gồm các lần nâng cấp đến tháng hiện tại. Ranh giới giữa sửa chữa và nâng cấp nằm ở đâu — do kế toán quyết định, cửa sổ không tự đoán: ở Ba Lan, nâng cấp vì mục đích thuế bắt đầu từ 10 000 zł mỗi năm, ở Gruzia sửa chữa được khấu trừ trong giới hạn 5 % số dư của nhóm.

Thanh lý#

Mục “Thanh lý…” mở cửa sổ “Thanh lý tài sản”: “Ngày thanh lý”, “Lý do” (“Đã bán”, “Đã xóa sổ”, “Bị mất”, “Bị đánh cắp”, “Đã chuyển giao”, “Trả lại cho bên cho thuê”), “Doanh thu bán (chưa gồm VAT)” đối với bán và “Ghi chú”. Nút — “Thanh lý”. Sau đó, mục vẫn còn trong sổ đăng ký dưới dạng dòng xám, khấu hao dừng ở tháng thanh lý, và trong nhật ký tháng xuất hiện giao dịch thanh lý với lỗ hoặc lãi.

Nhãn QR và kiểm kê#

Nút “🏷 Nhãn” phía trên sổ đăng ký in nhãn dán 58×40 mm cho tất cả các mục đã lọc có số kiểm kê; mục “In nhãn” trong menu dòng in một nhãn. Trên nhãn có QR, số kiểm kê cỡ lớn, tên, chi nhánh và người phụ trách.

QR dẫn đến thẻ của mục này trong trang quản trị của bạn (/assets/?asset=<id>): khi đi kiểm tra phòng, điện thoại mở thẻ bằng cách quét, không cần tìm theo số. Liên kết chỉ hoạt động khi đã đăng nhập với quyền truy cập vào mục, và trên nhãn không có gì không nhìn thấy trên mục. Việc in diễn ra qua hộp thoại thông thường của trình duyệt, nên in được như nhau trên máy in nhiệt nhãn và máy in thường ở chế độ “theo kích thước trang”; về bản thân máy in — trong phần cứng.

Điện thoại và phần cứng — chỉ một cú nhấp#

Không có sự thay thế ngược lại: danh sách điện thoại trong “Tổng đài” vẫn là dẫn xuất từ đăng ký trên tổng đài, còn sổ đăng ký tài sản là những gì con người đã tạo. Camera và các thiết bị chưa cấu hình (“đã phát hiện”) không được tạo theo cách này.

Hạn chế#

• Kiểm kê như một tài liệu vẫn chưa có. Nhãn QR và việc đi kiểm tra theo nhãn đã có, nhưng biên bản “theo sổ đăng ký / theo thực tế” với chênh lệch — vẫn chưa có.
• Bút toán — là tệp để tải về. Nhật ký tháng được cung cấp dưới dạng JSON và CSV; lõi kế toán có thể nhận tự động vẫn chưa được kết nối — kế toán tự nhập tệp.
• Hệ thống pool được tính gần đúng. Ở Vương quốc Anh, Kazakhstan và Gruzia, luật tính khấu hao theo năm cho pool, còn mục này tính theo từng mục hàng tháng: trong năm đưa vào sử dụng, điều này làm giảm mức khấu hao.
• Gói Kazakhstan được đối chiếu một phần (phân loại tài sản cố định, chuyển bảng cân đối sang luật thuế mới, pool hàng năm), còn đối với các quốc gia không có gói riêng thì áp dụng gói chung theo IFRS for SMEs — cả hai đều được thẻ đánh dấu là mặc định cần kế toán xác nhận.
• Tháng, kỳ và sổ không nằm trong địa chỉ. Trong liên kết chỉ có tab (?tab=) — không thể gửi cho đồng nghiệp liên kết trực tiếp đến “tháng 5, sổ thuế”.
• Chỉnh sửa đồng thời từ hai tab. Trên cenaly.com và cenaly.com, ghi có điều kiện: tab thua đọc lại sổ đăng ký và lặp lại thay đổi. Trên cenaly.ru, ghi vô điều kiện — hãy chỉnh sửa sổ đăng ký từ một nơi.
• Báo cáo thuế không được nộp bởi mục này. Nó tính khấu hao và cung cấp bút toán; tờ khai, thuế tài sản và thuế vận tải vẫn thuộc về kế toán.
• Giá trị — bằng đơn vị tiền tệ nhỏ nguyên (kopek, tyin; yên không có phần thập phân, dinar có ba). Phần lẻ của kopek không được lưu, tổng các tháng khớp với cơ sở dữ liệu.

Khắc phục sự cố#

Câu hỏi thường gặp#

“Tài sản” khác gì so với “Kho”?#

Kho — về hàng dự trữ được tiêu thụ: thực phẩm, hàng hóa, bao bì. “Tài sản” — về những thứ được dùng trong nhiều năm và giảm giá trị dần: thiết bị, đồ nội thất, xe cộ, mặt bằng, phần mềm. Một giao dịch mua chỉ thuộc một trong hai nơi, không thuộc cả hai.

Có cần kế toán để dùng phần này không?#

Để lập sổ đăng ký và in nhãn — không. Để ký chính sách và giải quyết các trường hợp tranh chấp (đây là nâng cấp hay sửa chữa, vốn hóa hay xóa sổ) — có: nút quy định quốc gia chỉ đưa ra mặc định, không phải kết luận của chuyên gia.

Làm gì với thiết bị nhỏ như ấm đun nước hay router?#

Không có gì đặc biệt: nếu giá trị không vượt ngưỡng quốc gia, nút quy định sẽ tự đặt “Xóa sổ ngay (tài sản giá trị nhỏ)” trong cả hai sổ. Trong bảng kê, những giao dịch mua như vậy hiển thị thành dòng riêng dưới tổng cộng và không vào bảng cân đối.

Làm sao để giao dữ liệu cho kế toán?#

Tab “Khấu hao” → “Tải nhật ký tháng (JSON)” hoặc “Tải CSV”: ở đó có cả tháng — ghi nhận vào sổ, nâng cấp và sửa chữa, khấu hao và thanh lý kèm hóa đơn sẵn sàng. Bảng kê theo kỳ được xuất thành CSV riêng trong tab “Bảng kê”.

Tài sản thuê và thuê tài chính có được tính không?#

Có thể nhập: trong trường “Cách nhận” có “Thuê / thuê tài chính”, và khi trả lại — lý do thanh lý “Trả lại cho bên cho thuê”. Việc có ghi nhận tài sản đó vào bảng cân đối và khấu hao hay không do kế toán quyết định bằng chính sách của thẻ — phần này không tự động diễn giải hợp đồng thuê.

Các phần liên quan#

• Cửa hàng ứng dụng — nơi bật thẻ “Tài sản và phần cứng”
• Phần cứng: những gì được kết nối và Cenaly Hardware Bridge — nơi nút “🧰 Vào tài sản” xuất hiện
• Điện thoại: tổng đài riêng — máy điện thoại và nút “Vào tài sản” trong thẻ của máy
• Nhãn và in ký hiệu — máy in nhãn dùng để in sticker
• Kho — hàng dự trữ và vật tư tiêu hao, khác với tài sản cố định
• Khách hàng và đối tác — nơi gợi ý nhà cung cấp
• Nhân viên và ca làm việc — người có thể được giao trách nhiệm vật chất
• Tài chính — doanh thu, chi phí và lợi nhuận của chi nhánh, và Tài liệu — biên bản và hợp đồng mua và xóa sổ
• Xuất dữ liệu — xuất tài khoản thành một tệp lưu trữ