Имущество и оборудование

Техниката в обекта обикновено живее в нечия глава и в кореспонденцията: кой държи втория терминал, за кого е закрепен лаптопът, на колко години е старият хладилник и на каква стойност още се оценява в отчетността. Разделът „Имущество“ е регистър на всичко, което бизнесът притежава, с две неща, които липсват в таблица в месинджър: отговорно лице и амортизация — отделно за счетоводството и отделно за данъка.

Отваряне: Админ панел → Имущество (admin.cenaly.com/assets).

Какво представлява този раздел#

В регистъра има една същност — предмет на имуществото, която има вид: хардуер, телефон, компютър, автомобил, мебели, помещение, НМА (програми, лицензи, права) или друго. Общите полета са еднакви за всички видове — наименование, марка и модел, сериен и инвентарен номер, количество, обект, материално отговорен служител, състояние, бележка и история на събитията, — а при телефон, автомобил и компютър се добавя собствен блок „Паспорт“: добавен номер и SIP логин, регистрационен номер и VIN, име в мрежата и ОС. Състоянията са пет: Чернова · В експлоатация · Не се използва · В ремонт · Отписан; черновата е предмет без дата на въвеждане в експлоатация: той вече е в регистъра, но не се амортизира и не попада във ведомостта.

Какво е необходимо за стартиране#

Нищо не е нужно да се инсталира: разделът работи в браузър, както и печатът на етикети — чрез обичайния диалог за печат.

Стъпка 1. Въвеждане на предмет#

Бутонът „＋ Добавяне на имущество“ отваря картата. Тя се отваря както ви е удобно — като прозорец, панел или на цял екран (изборът се запомня), а нейната плътност е потребителска настройка: „минимална“ оставя само полетата, без които предметът не може да се въведе, „пълна“ показва всички секции наведнъж.

Три полета заслужават пояснение. „Количество“ — за еднородна партида по една фактура: десет еднакви стола не е нужно да се въвеждат с десет карти. „Как е получен“ — „Покупка“, „Наем / лизинг“, „Вноска на собственика“, „Дарение“, „Собствено производство“, „Излишък от корекция“; полето описва произхода, а как да се признае в отчитането, решават политиките. „Стойност (без ДДС)“ — първоначалната стойност без възстановим ДДС: именно тя става база за амортизация, входящият ДДС се записва отделно.

Стъпка 2. Въвеждане в експлоатация#

Докато предметът няма дата на въвеждане в експлоатация, той е чернова. Въвеждането може да стане по два начина: с полето „Въведен в експлоатация“ в картата или с пункта „Въвеждане в експлоатация“ в менюто „Действия“ на реда — тогава датата става днешният ден.

В този момент на предмета автоматично се присвоява инвентарен номер от вида INV-000001, ако не сте задали свой; от датата на въвеждане се изчислява амортизацията — от същия или от следващия месец, както е указано в политиката. Връщане назад при въвеждането няма: може да се изтрие само чернова. Предмет, който е бил в експлоатация, не се изтрива, а се отписва — историята му остава в регистъра и във ведомостта той честно е показан като отписан.

Стъпка 3. Счетоводни политики и правила на държавата#

Една и съща покупка живее в две книги по различни правила, затова в картона има две секции. Счетоводство — „Признаване“ („Дълготраен актив (капитализиране)“ или „Отписване веднага (малоценен)“), „Метод“ („Линеен“, „Намаляващ остатък“, „Не се амортизира“), „Срок на полезно използване“ в месеци, „Ликвидационна стойност“, „Коефициент на ускорение“, „Начало на амортизацията“ („От следващия месец след въвеждането“ или „От месеца на въвеждането“), „Група“.

Данъчно счетоводство — „Амортизиране“, „Отписване веднага“ или „Не се приспада“; „Амортизационна група / пул“, „Метод“, срок или „Годишна норма, %“, начало, „Амортизационна премия, %“ от вариантите на държавата и „Бележка на счетоводителя“.

Не е нужно да попълвате това на ръка: бутонът „Попълни по правилата на държавата“ взема държавата на обекта, вида и стойността на предмета и попълва двете политики, а под полетата обяснява защо точно така. „Срок на полезно използване“ е маркиран със звездичка и е задължителен, докато признаването е „капитализиране“ и методът не е „Не се амортизира“: без срок няма с какво да се изчисли амортизацията и картонът няма да се запази — натиснете „Попълни по правилата на държавата“, въведете срока сами или изберете „Отписване веднага“/„Не се амортизира“. Ако при запазване картонът не се затвори, той сам премества курсора към незапълненото поле. Ако стойността не надвишава данъчния праг — предметът се отписва веднага в двете книги (прагът е включителен: стойност, равна на прага, също отива в разход). Нищо не се попълва мълчаливо — само при натискане.

Правилата на държавата са подразбиране, а не подпис на счетоводител: последната дума е на вашия специалист и за неговите бележки в данъчната секция има отделно поле.

Стъпка 4. Амортизация за месеца и журнал за счетоводителя#

Разделът „Амортизация“ има две оси: „Месец“ и „Книга“ („Счетоводство“ или „Данък“). В таблицата за всеки предмет в експлоатация се виждат „Начало“, „Метод“, „За месеца“ (с бележка „премия“ или „отписано веднага“), „Натрупано“ и „Остатъчна“, а най-долу „Общо“ — по всяка валута отделно.

Два бутона дават същото на счетоводителя — „Изтегли журнала за месеца (JSON)“ и „Изтегли CSV“ — и това не е износ на таблицата, а целият журнал за месеца във формат на предложения за счетоводни записвания, същият, в който заплатите предават своите документи:

В данъчната книга в журнала има само амортизация — останалите операции са нейни собствени и се изчисляват извън нашата страна.

Ведомост за движението за периода#

Разделът „Ведомост“ отговаря на въпроса „какво е имало в началото, какво е постъпило, какво е излязло, какво е останало“. Задавате „От“ и „До“, избирате книга — и за всеки предмет виждате стойността и натрупаната амортизация в началото, постъплението (въвеждане в експлоатация и модернизация), отписването, начисленото за периода, остатъка в края и остатъчната стойност; по-долу — „Общо“ по валути.

Под общата сума на отделни редове стои това, което не влиза в баланса: „Отписано веднага (под прага за капитализиране)“ и „Ремонт за периода“. Ако периодът завършва с последния месец, ведомостта е именно остатъците към датата за пояснението към баланса; бутонът „Изтегли CSV“ я дава като файл. Във ведомостта попадат предмети, въведени в експлоатация до края на периода и неотписани до началото му — ако тя е празна, причината обикновено е в това, а не в повреда.

Модернизация и ремонт#

Пунктът „Модернизация / ремонт…“ в менюто на реда (или бутонът „Добави модернизация или ремонт“ в картона) отваря прозореца „Модернизация или ремонт“. Полето „Какво е направено“ разграничава два случая и разликата е принципна:

Следват „Дата на завършване на работите“, „Стойност (без ДДС)“, „Входящ ДДС“, при модернизацията още „Удължи срока с, мес.“ (празно — срокът не се променя, остатъкът се разпределя върху оставащите месеци), „Какво точно е направено“, „Изпълнител“ и „Номер на документа“. Бутонът е „Запиши“.

Крайните случаи са решени така: модернизация на вече амортизиран предмет без удължаване на срока се отписва в месеца на влизане в сила, а направената преди началото на амортизацията влиза в първоначалната стойност; в картона се появява ред „Стойност с модернизация“, а колоната „Стойност“ в регистъра показва стойността с модернизациите до текущия месец. Къде точно е границата между ремонт и модернизация — решава счетоводителят, прозорецът не гадае: в Полша данъчната модернизация започва от 10 000 zł за година, в Грузия ремонтът се приспада в рамките на 5 % от баланса на групата.

Извеждане от употреба#

Пунктът „Извеждане от употреба…“ отваря прозореца „Извеждане на имущество от употреба“: „Дата на извеждане“, „Причина“ („Продадено“, „Отписано“, „Изгубено“, „Откраднато“, „Предадено“, „Върнато на наемодателя“), „Приходи от продажба (без ДДС)“ при продажба и „Бележка“. Бутонът е „Изведи“. След това предметът остава в регистъра като сив ред, амортизацията спира с месеца на извеждане, а в журнала на месеца се появява операция по извеждане със загуба или доход.

Етикети с QR и корекция#

Бутонът „🏷 Етикети“ над регистъра отпечатва стикери 58×40 мм за всички филтрирани предмети, които имат инвентарен номер; пунктът „Печат на етикет“ в менюто на реда отпечатва един. На стикера има QR, едър инвентарен номер, наименование, обект и отговорник.

QR води до карточката на този предмет във вашата админ панел (/assets/?asset=<id>): при обход на помещенията телефонът отваря карточката чрез сканиране, без търсене по номер. Връзката работи само при вход с достъп до раздела, а на самия стикер няма нищо, което да не се вижда на предмета. Печатът става чрез обичайния диалог на браузъра, затова е еднакво подходящ както за термопринтер за етикети, така и за обикновен принтер в режим „по размер на страницата“; за самия принтер — в хардуера.

Телефони и хардуер — с едно натискане#

Обратна подмяна не се случва: списъкът с телефони в „Телефония“ остава производен от регистрациите в АТС, а регистърът на имуществото — това, което е завел човек. Камери и още ненастроени („открити“) устройства не се завеждат по този начин.

Ограничения#

• Корекция като документ все още няма. Етикети с QR и обход по тях има, а акт „по регистър / по факт“ с разлики — още няма.
• Записванията са файл за изтегляне. Журналът на месеца се предоставя в JSON и CSV; счетоводното ядро, което би го приемало автоматично, още не е свързано — счетоводителят импортира файла сам.
• Пуловите системи се изчисляват приблизително. Във Великобритания, Казахстан и Грузия законът изчислява амортизацията годишно по пул, а разделът — по предмет месечно: в годината на придобиване това занижава нормата.
• Пакетът за Казахстан е сверен частично (класификатор на ДМА, преход на балансите към новия НК, годишен пул), а за страни без собствен пакет се подставя общият по IFRS for SMEs — и едното, и другото карточката отбелязва като настройка по подразбиране, изискваща потвърждение от счетоводител.
• Месец, период и книга не попадат в адреса. В връзката живее само разделът (?tab=) — да изпратите на колега връзка направо към „май, данъчна книга“ не може.
• Едновременна редакция от два раздела. На cenaly.com и cenaly.com записът е условен: губещият раздел препрочита регистъра и повтаря промяната. На cenaly.ru записът е безусловен — редактирайте регистъра от едно място.
• Данъчни отчети разделът не подава. Той изчислява амортизация и предоставя записвания; декларациите, данъкът върху имуществото и транспортният данък остават за счетоводителя.
• Стойностите са в цели минорни единици на валутата (стотинки, тийн; йената няма знаци, динарът има три). Дробни части от стотинката не се съхраняват, сумите на месеците се сверяват с базата.

Отстраняване на неизправности#

Често задавани въпроси#

С какво „Имущество“ се различава от „Склад“?#

Склад — за наличностите, които се изразходват: продукти, стоки, опаковки. „Имущество“ — за това, което се използва с години и губи стойност постепенно: техника, мебели, машини, помещения, програми. Една покупка попада или там, или тук, но не и на двете места.

Нужен ли е счетоводител, за да се използва това?#

За водене на регистър и печатане на етикети — не. За подписване на политика и решаване на спорни случаи (модернизация ли е или ремонт, да се капитализира или да се отпише) — да: бутонът за правилата на държавата дава настройка по подразбиране, а не заключение на специалист.

Какво да правим с дребна техника като чайник или рутер?#

Нищо особено: ако стойността не надвишава прага за държавата, бутонът за правилата сам ще постави „Отписване веднага (малоценна)“ и в двете книги. Във ведомостта такива покупки се виждат на отделен ред под общата сума и не влизат в баланса.

Как да предадем данните на счетоводителя?#

Раздел „Амортизация“ → „Изтегляне на журнала за месеца (JSON)“ или „Изтегляне на CSV“: там е целият месец — приемане за отчитане, модернизация и ремонт, амортизация и отписване с готови фактури. Ведомостта за периода се изтегля като отделен CSV в раздел „Ведомост“.

Отчита ли се наетото и лизинговото имущество?#

Може да се заведе: в полето „Как е получено“ има „Наем / лизинг“, а при връщане — причина за отписване „Върнат на наемодателя“. Дали такъв обект да се признава в баланса и дали да се амортизира, решава счетоводителят с политиките на картона — автоматично тълкуване на договори за наем в раздела няма.

Свързани раздели#

• Магазин за приложения — където се включва картонът „Имущество и оборудване“
• Хардуер: какво се свързва и Cenaly Hardware Bridge — откъде идва бутонът „🧰 Към имуществото“
• Телефония: собствена АТС — телефонните апарати и бутонът „Към имуществото“ в картона на апарата
• Етикети и печат на знаци — етикетният принтер, на който се печатат стикерите
• Склад — наличности и консумативи, за разлика от дълготрайните активи
• Клиенти и контрагенти — откъде се подсказва доставчикът
• Служители и смени — кого може да се определи като материално отговорен
• Финанси — приходи, разходи и печалба на обекта, и Документи — актове и договори за покупка и отписване
• Експорт на данни — изтегляне на акаунта като един архив