Първи ден: пункт за издаване на поръчки

Пунктът за издаване е отделен операционен модел: тук не поръчката, а пратката е в центъра и тя има свой път „заявена → приета → лежи в клетка → издадена или върната“. Типът бизнес „Пункт за издаване на поръчки“ 📦 се избира при регистрацията: онбордингът не пита за меню и кухня, а разделът „Пратки“ (/parcels) е отворен веднага, без включване на разширения в магазина.

Разделът има шест раздела: Приемане · Съхранение · Издаване · Връщания · Превозвачи · Взаиморазчети.

Какво е включено от самото начало: „Пратки“, каса в режим на щанд (плащане веднага), „Хардуер“ (скенер, принтер, терминал — ядрото на операциите в пункта), персонал и финанси. Складът, кухненският екран, масите, куриерите и маркетплейсът са изключени: разделите на магазина, ако са нужни, се включват в магазина за разширения. Терминологията също се променя: „място“ е клетка, „група места“ е стелаж, а „гост“ е получател.

Какво е нужно за старт#

• Компютър или таблет за приемане и издаване — разделът работи в браузър. Касата (нужна за наложения плащане) е същата уеб страница /pos.
• Скенер за баркодове — основният инструмент на пункта. Подходящ е всеки USB или Bluetooth скенер в режим „клавиатура“: с него се сканират товарителниците при приемане, клетките при инвентаризация и самата пратка при издаване.
• Принтер за етикети на клетките — обикновен или термопринтер през мост. Етикетите се печатат при завършване на приемането.
• Принтер за касови бележки или фискален касов апарат — ако приемате наложено плащане и в страната ви е нужна касова бележка. Свързва се със същия мост; какво се поддържа по страни — Фискализация.
• Банков терминал — ако приемате наложено плащане с карта: терминалът на моста удържа сумата, или плащането се потвърждава ръчно.
• Стелажи с ясна номерация. Схемата на клетките в системата повтаря физическата: стелаж → рафт → място (код от вида A-2-05). Маркирайте рафтовете преди първото приемане — после прелепването е по-скъпо.

Обща рамка на първия ден#

Общите стъпки (регистрация, обект, тип бизнес, езици, абонамент, помощ) са описани в хъба Първи ден: изберете тип бизнес. За пункта за издаване редът е следният:

1. Попълнете адреса на обекта. Без адрес с координати обектът не може да бъде публикуван в мрежата за издаване на Cenaly и получателят няма да види къде да отиде.
2. Създайте превозвач — раздел „Превозвачи“: име, тип (СДЭК, Почта, 5Post, Яндекс, Boxberry, Ozon, WB, Cenaly или свой), срок на съхранение, разрешено ли е наложено плащане, дали да се изисква документ при издаване, възнаграждение за издаване и процент от COD, агентска схема (агент, комисионер или платежен агент — от нея зависи отчитането на парите).
3. Начертайте клетките — там же, редактор на схемата: брой стелажи, рафтове и клетки на рафт. При приемане клетката се назначава автоматично — първата свободна.
4. Направете пробно приемане и пробно издаване на една истинска пратка. Това е единствената проверка, която хваща и немаркирания рафт, и грешния режим на скенера.
5. Отворете касова смяна — Касова смяна. Без отворена смяна наложено плащане не може да се приеме: екранът за издаване сам ще предложи да я отворите.

Чеклист: пункт за издаване на един превозвач#

Целта на първия ден е да приемете докараната партида и да издадете първата пратка без забавяне на опашката.

1. Източник на постъпленията. Изберете как пратките ще попадат в системата: импорт на регистър от превозвача (CSV/XLSX, колоните системата ги отгатва сама, има пресет СДЭК) или приемане със сканиране — незаявената пратка системата ще създаде сама, а липсващите данни (телефон, сума, подател) се допълват после в карточката в раздел „Съхранение“.
2. Приемане на партида — раздел „Приемане“: сканирате товарителниците, съвпадналите с регистъра се осветяват. При завършване се формира акт за приемане с разбивка „съвпаднало / създадено на място / не е пристигнало / пропуснато“ и се печатат етикетите за клетките.
3. Правило за издаване. При превозвача се задава верификация на получателя: проверка на документ, код от товарителницата, еднократен код по SMS или e-mail, или без проверка. Изискването за документ има предимство пред останалите правила.
4. Издаване — раздел „Издаване“: търсене по номер на товарителница или точно по последните четири цифри от телефона, верификация, контролно сканиране на пратката от клетката (пропускане на сканирането — само съзнателно, с потвърждение, и то остава в журнала).
5. Наложено плащане — в брой с изчисляване на ресто, карта през терминала на моста или сплит между начините. Касовата бележка се пробива с признак на агент: доставчикът на стоката е интернет магазинът подател, а не вашият пункт. Ако касата не поддържа агентски реквизити, издаването все пак може да се проведе, като се отбележи „касовата бележка е пробита на външна каса“.
6. Срокове за съхранение и напомняния. Срокът е зададен при превозвача; на получателя предварително се изпраща напомняне, а след изтичане на срока пратката сама преминава в статус „за връщане“.
7. Връщане към превозвача — раздел „Връщания“: с един бутон се формира регистър по всички чакащи връщане; печатът на регистъра веднага превежда тези пратки в „върнато“.

Какво е нужно от устройствата: компютър или таблет, скенер, принтер за етикети; каса с принтер за касови бележки — ако има наложено плащане. Какво честно може да се отложи: публикуването в мрежата за издаване на Cenaly, API ключове за магазини, взаиморазчети (те се изчисляват сами и ще са нужни към края на месеца).

Чеклист: мултипревозвач#

Целта на първия ден е правилата на един превозвач да не се прилагат към пратките на друг.

1. Създайте всички превозвачи като отделни записи: всеки има свой срок на съхранение, изискване за документ, разрешение за наложен платеж и възнаграждение. Агентската схема също се задава за всеки поотделно.
2. Превозвач по подразбиране — този, на който ще бъде заведена пратка, сканирана „извън регистъра“. Изберете го съзнателно: това е най-честият източник на объркване в началото.
3. Клетките са общи. Схемата на клетките е една за обекта, пратките на различните превозвачи стоят в един и същ фонд; филтър по превозвач има в раздела „Съхранение“.
4. Издаване „на всички наведнъж“. Ако получателят има няколко пратки, екранът ще ги покаже заедно (сиблинги) и ще предложи да издаде всички предплатени с един бутон — дори ако са от различни превозвачи.
5. Взаимни разчети — раздел „Взаимни разчети“: по месеци за всеки превозвач издадени бройки, приети с наложен платеж, вашето възнаграждение и сума за превод; експорт в CSV. Разбивката на наложения платеж на налични и карта се намира в отчета на касовата смяна.
6. Инвентаризация — пълно сканиране на клетките: показва намереното, липсващото и излишното. Ненамерените се маркират като изгубени ред по ред с бутон в реда или всички наведнъж — с бутона „Маркирай всички ненамерени като изгубени (N)“ с едно потвърждение.
7. Служители и роли — Служители и смени: операторът на издаване не се нуждае от достъп до взаимните разчети и настройките на превозвачите.

Какво е нужно от устройства: същото, както при един превозвач. Какво честно може да се отложи: фината настройка на ролите (в първия ден обикновено работи собственикът), собствени типове превозвачи над готовия списък.

Чеклист: пункт за издаване към магазин#

Целта на първия ден е пратките и стоките на магазина да не се смесят в една каса.

1. Пратките като основен контур — разделът „Пратки“ вече е отворен; настройката на превозвачите и клетките е същата като по-горе.
2. Включете разделите на магазина в магазина за разширения: каталог, склад, витрина. Чеклист за тях — Първи ден: магазин.
3. Една каса, два вида пари. Наложеният платеж е транзитни пари: те принадлежат на изпращача минус вашето възнаграждение и в X/Z-отчета на смяната се отчитат на отделен ред, без да се смесват с приходите на магазина. При това попадналите в чекмеджето налични са отчетени в очаквания остатък на касата — Касова смяна.
4. Бърз преход към издаване. В заглавната лента на касата при пункта за издаване има бутон „Премини към издаване“ — касиерът не търси раздела ръчно.
5. Мрежа за издаване Cenaly — раздел „Превозвачи“: превключвател за публикуване на обекта, разрешение за наложен платеж, код на обекта. След публикуване поръчките на магазините от платформата с доставка „до вашия пункт“ пристигат при вас сами, без файл и сканиране.
6. API-анонси — ако пратки ви заявява собствен онлайн магазин или партньор, издайте му API-ключ в същия раздел (показва се веднъж).

Какво е нужно от устройства: касовият комплект на магазина плюс скенер и принтер за етикети за пратките. Какво честно може да се отложи: онлайн витрината и фийдовете на магазина — първо отработете издаването, то носи поток от хора.

Какво може да се отложи#

• Публикуване в мрежата за издаване Cenaly — когато отработете приемането и издаването.
• API-ключове за магазини-принципали — нужни са само на тези, които заявяват пратки програмно.
• Уведомления към получателите със собствен текст — базовите уведомления за постъпване, напомнянето за срока и съобщението за издаване работят веднага.
• Финанси и статистика на обекта — няма какво да се смята, докато няма история на издаванията.
• Служители със собствен вход — Служители и смени: в първия ден обикновено работи собственикът.

Ограничения, за които е по-добре да знаете веднага#

Вертикалът е работещ, но има честни опашки — планирайте с тях.

• Частично издаване няма. Пратката се издава или връща само изцяло: пробване с изкупуване на част от съдържанието не се поддържа.
• Готови връзки към вътрешните системи на куриерските служби нямаме. Пратките се завеждат чрез импорт на регистър, сканиране или анонс по нашия API — обратната посока (ние четем системата на превозвача) не е направена.
• Това не е замяна на приложенията на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркета. Тези платформи имат затворени партньорски мрежи със собствен софтуер и собствена фискализация — нашата каса не участва в техните разчети.
• Статусите след инвентаризация се сменят от оператора, а не от системата. Ненамерените пратки могат да се маркират като изгубени ред по ред или всички наведнъж, но сървърът сам по акт за сверка не прехвърля нищо — това е съзнателно решение с потвърждение.
• Регистърът за връщане е и отметката за предаване. Отделна стъпка „куриерът взе“ няма: печатът на регистъра прехвърля пратките в „върнато“.

Отстраняване на неизправности#

Скенерът не намира пратката при приемане. Проверете режима на скенера (трябва да работи като клавиатура) и че курсорът е в полето за сканиране. Ако тракинг номерът не е в регистъра — това е нормално: системата ще заведе пратката на превозвача по подразбиране и ще я маркира като незаявена.

Системата не освобождава клетка при преназначаване. Заета клетка няма да освободи — първо я освободете или изберете свободна на картата на заетостта.

Еднократният код не пристига при получателя. Кодът се изпраща по SMS или на e-mail, указани в картата на пратката: проверете дали контактът е попълнен (при пратките, заведени чрез сканиране, той често е празен). Повторното изпращане е достъпно с таймаут.

Не може да се приеме наложен платеж. Касовата смяна не е отворена — екранът за издаване ще предложи да я отворите, вж. Касова смяна.

Касата не печата агентска касова бележка. Екранът честно ще предупреди, че касата не умее агентски реквизити. Издаването може да се извърши, като отбележите „касовата бележка е пробита на външна каса“ — в журнала на пратката ще остане следа, че фискализацията е била външна.

Получателят не може да провери статуса на пратката. Публичната страница за проследяване иска тракинг номер и точно четири последни цифри от телефона — ако телефонът в картата не е попълнен, проверката няма да мине.

Често задавани въпроси#

Нужна ли е интеграция с куриерска служба, за да започнете?#

Не. Достатъчно е да импортирате регистър или да приемете пратките чрез сканиране. Ако изпращачът е готов сам да заявява пратките, дайте му API ключ — тогава те ще се появяват автоматично.

Наложеният платеж моята печалба ли е?#

Не. Това са транзитни пари на изпращача: в отчета за касовата смяна и във финансите те са отделени от продажбите на обекта, а вашето възнаграждение се изчислява в раздела „Взаимни разчети“.

Какво се случва, ако получателят не дойде?#

След изтичане на срока за съхранение, зададен от превозвача, пратката сама преминава в статус „За връщане“, а на получателя предварително се изпраща напомняне. След това вие формирате регистъра за връщане.

Може ли да се издаде една пратка от няколко?#

Да, пратките се издават по една; предплатените могат да се издадат всички наведнъж с един бутон. Част от съдържанието на една пратка обаче не може да се издаде.

Може ли да се съчетаят пункт за издаване на пратки и магазин на един обект?#

Да — вижте третия чеклист. Парите от наложения платеж и приходите на магазина не се смесват в отчетите.

Задължителен ли е фискалният регистратор?#

Зависи от държавата и от това дали приемате наложен платеж. Ако касовата бележка е задължителна — свързва се чрез мост; вижте Фискализация.

Свързани раздели#

• Първи ден: изберете тип бизнес — общи стъпки и други формати
• Пункт за издаване на пратки — разделът „Пратки“ по раздели изцяло
• Касова смяна и Z-отчет — къде наложеният платеж е отделен от приходите
• Хардуер (мост) — скенер, принтер за етикети, терминал, фискален регистратор
• Служители и смени — роли на операторите за издаване
• Първи ден: магазин — ако пунктът има и търговия