Първи ден: хотел, къща за гости

Хотел, къща за гости, апартаменти и хостел работят на вградена PMS: етажи вместо зали, стаи и легла вместо маси, фолио (гостова сметка) вместо еднократна касова бележка. Това не е отделен продукт, а профил с настройки на обекта: при тип бизнес „хотел“ панелът сам превключва терминологията и отваря нужните раздели.

Отворете: раздел „Стаи“ — това е същият раздел като „Схема на залата“ при ресторанта (admin.cenaly.com/tables), преименуван за хотела. Той се отваря в редактора на плана на етажите; работният борд на стаите се включва с бутона „🛏️ Стаи“ в горния колонтитул, със същия бутон се връщате към схемата. До него са бутоните „Типове стаи“, „Планове“, „🔌 PMS“ и, при руски локации, „🛂 Миграционен отчет“. Отделен адрес от вида /hotel или /pms в панела няма — не го търсете.

Какво е нужно за старт#

• Всеки компютър или таблет на рецепцията. Бордът на стаите, шахматката и настаняването са обикновени страници на админ панела в браузъра. Отделен „хотелиерски терминал“ не е нужен.
• Телефонът на госта. QR в стаята отваря менюто, сервизните заявки и „Моята сметка“ в браузъра — гостът не инсталира приложение.
• Принтер за касови бележки — по желание, чрез мост. Печатането става чрез Cenaly Hardware Bridge — услуга за Windows или Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Имайте предвид: при изписване не се издава фискална касова бележка — то затваря фолиото с разчет; касова бележка при необходимост се издава отделно на касата.
• Онлайн еквайринг — не за първия ден. На стъпката за директна резервация от сайта предплащане не се събира; плащането става при вас. Еквайринг ще е нужен по-късно, за плащания във витрината — Плащане.
• Интернет. Нужен е, но прекъсване на връзката не спира касата — Ако изчезне интернет.

Общ каркас на първия ден#

Регистрацията, обектът, типът бизнес, езиците и абонаментът са еднакви за всички формати — описани са в хъба Първи ден: изберете тип бизнес. След това идва хотелиерската част.

Контролен списък: мини-хотел и къща за гости#

Целта на първия ден е да настаните гост в системата и да видите сметката му.

1. Етажи и стаи. Редакторът на схемата работи като план на зала (Схема на зала), само че залите се наричат етажи, а елементите — „Стая“ и „Легло“ (за хостел и общи спални). Не е нужно да ги въвеждате една по една: бутонът „+ Добавяне на стаи“ създава диапазон (например 201–230, до 500 стаи наведнъж) с незадължителен префикс, жива предварителна визуализация „ще бъдат създадени N · етажи M“ и списък на стаите, които вече съществуват и ще бъдат пропуснати. Същата стъпка се предлага и от съветника за първоначална настройка при избор на тип „хотел“.
2. Типове стаи. Бутон „Типове стаи“: име (Standard, Deluxe…), базова цена за нощувка и капацитет. Типът се задава на стаята в панела със свойства на схемата, а цената оттам се попълва във формата за настаняване — при конкретно настаняване може да бъде променена.
3. Часовата зона на обекта — проверете я сега. Таксата за нощувка се начислява автоматично след 03:00 часа по времето на вашия обект; ако зоната е зададена неправилно, нощувката ще „се премести“ в друга част на денонощието. Зоната се настройва в настройките на обекта.
4. Туристическа такса, ако имате такава: процент от цената с минимална сума за нощувка или фиксирана сума за нощувка. Начислява се във фолиото на отделен ред.
5. Първо настаняване. Формата иска план и цена за нощувка (предварително попълнени от типа стая) и карта на гост: телефон, имейл, документ, гражданство, дата на раждане, бележки. Дата на напускане на тази стъпка не е нужна — настаняването „на момента“ остава отворено до напускането, а датите са налични в резервацията. Ако гостът е отсядал и преди — системата ще покаже етикет „постоянен гост“. При настаняването се отваря фолио.
6. Какво се натрупва във фолиото. Всяка прекарана нощувка (денят на настаняване не се начислява два пъти), туристическата такса, поръчките от стаята по QR, както и ръчните операции на касата по сметката на стаята: начисляване, такса за обслужване, отстъпка, депозит, прехвърляне на позиции между сметки. Балансът се вижда в картата на стаята и в списъка с отворени сметки на касата.
7. Напускане. Затваря фолиото с едно плащане и превежда стаята в „Изисква почистване“; на дъската със задачи на смяната се появява задача „Почистване на стая N след напускане“. ⚠️ Сметката на стаята се затваря именно от рецепцията при напускане — от касата няма бутон за затваряне на сметки на стаи.
8. Статуси на стаята — шест: свободна, заета, изисква почистване, почистване, проверена, не работи. Бъдещите настанявания не се показват чрез статуса на стаята: те съществуват като резервации и се виждат на шахматната дъска, затова стая, резервирана за следващата седмица, днес остава продаваема.
9. Шахматна дъска. Превключвателят за изглед на същата страница — календар за 21 дни: ленти на резервациите и текущите настанявания по стаи. Резервация може да се създаде и без да влизате тук: изберете стая на схемата на етажите — в свойствата ѝ блокът „Резервации на стаята“ и бутонът „📅 Резервиране на стая“ отварят същата форма с дати. Резервацията на стая е винаги двойка дати, минимум една нощувка; резервация на час, каквато има при маса в ресторант, за стая няма — нито на „Схема на зала“, нито в панела на залата на касата. Настаняването по резервация става в един и същ прозорец: бутонът „Настаняване“ на борда на стаите, в списъка с резервации и в панела на залата на касата отваря един и същ прозорец за настаняване. Ранно настаняване и късно напускане, ако са включени в „Типове стаи“ → „Настаняване и напускане“, се отбелязват направо във формата за резервация — повече в Хотел.
10. Роли. На рецепцията — длъжност „рецепция“, на камериерката — „камериерка“ (тя има собствено работно място без каса): Служители и смени.

Какво е нужно от устройствата: един компютър на рецепцията. Какво честно може да се отложи: плановете и ценовият календар, каналите за продажба, отчетите, миграционното отчитане (ако гостите са само местни).

PMS, нощните начисления и импортът на iCal се поддържат и в двата контура. Укажете часовата зона на хотела и проверете синхронизацията на календарите. Плащанията, живите OTA връзки и новите екрани имат отделни условия за достъпност.

Контролен списък: апартаменти и продажба през канали#

Целта на първия ден е датите да не се продадат два пъти.

1. Тарифни планове. Мениджър до справочника с типове стаи: изхранване (само стая, закуска, полупансион, всичко включено), производни тарифи („закуска = базов +15 %“), цена според броя гости с детски възрастови групи и допълнително място, надбавки по дни от седмицата, ограничения за продажба (минимум и максимум нощувки, прозорец за резервация, забрана за настаняване или напускане в определени дни), политика за отмяна (гъвкава, невозвратима, неустойка за първата нощ, процент или фиксирана), канали за продажба (всички / само директни / само OTA) и корпоративен код за достъп.
2. Календар на цените и спиране на продажби. Цена и забрана за продажба за конкретни дати, масова редакция „тариф × период“, преглед на крайната цена. ⚠️ Календарът е по-силен от договорената цена, въведена на рецепцията — така е замислено; а при тарифен план със собствена цена сезоните изобщо не се прилагат (сезоните са резервен вариант за тези, които не използват планове).
3. Сезонност — просто ниво. Ако планове още не са нужни: периоди с отделна цена за тип стая или за всички стаи наведнъж.
4. Продажба на тип стая, а не на конкретен обект. Такива резервации стоят неназначени и държат квота (колко стаи от този тип са продадени за дадена дата), а физическата стая се избира с бутон за назначаване — ръчно или автоматично. Блокът с неназначени резервации виси точно над шахматката.
5. Модул за резервации на сайта. Гостът избира дати и тариф, вижда изчисление с проверка на ограниченията (минимум нощувки, прозорец за резервация, спиране на продажби; максимум за една резервация — 30 нощувки) и получава код за потвърждение. Сървърът отговаря веднага: или потвърждава резервацията и закрепва свободна стая, или честно отказва с причина. Не е нужно да се чака потвърждение от персонал, предплащане не се събира.
6. Календари на OTA — работещият път засега. Импорт на iCal: в настройките на стаите се поставя връзка за експорт от Booking.com, Airbnb или друг сервис — външните резервации започват да блокират тези дати при вас, обновяването е приблизително на всеки 15 минути, спорните припокривания се събират в списък „разгледайте ръчно“. Експорт на iCal: всяка стая има собствен фийд, връзката се добавя като календар от страна на канала.
7. ⚠️ Двупосочният channel manager (цените и наличностите отиват в каналите, резервациите се връщат обратно) е написан и работи на тестовата площадка на доставчика: жива връзка изисква партньорски акаунт, какъвто засега нямаме. За реално блокиране на дати използвайте импорт и експорт на iCal.
8. Писма до госта. Веднъж на денонощие хотелът сам пише на тези, които се настаняват утре, и на тези, които са напуснали вчера; езикът е езикът на резервацията, иначе езикът на обекта, иначе английски. Не е нужно да се настройва, дубликати не се получават. Ако към обекта е свързан Telegram бот, гостът получава и напомняния за настаняване.
9. Резервации на ръка. Резервацията има източник (рецепция, телефон, директно от госта, сайт, OTA), отмяна с причина и отметка „не се яви“; при припокриване и твърде ранно настаняване панелът предупреждава. Преминаването на резервацията към настаняване става с едно действие на датата на настаняване.

Какво е нужно от устройства: компютър; телефон — за да проверите резервацията с очите на госта. Какво честно може да се отложи: двупосочният channel manager (вижте по-горе), корпоративните кодове за тарифи, отчетите.

Контролен списък: хотел с ресторант и поръчка в стаята#

Целта на първия ден е поръчката от стаята сама да попада в гостовата сметка.

1. QR на стаята. В карточката на стаята — бутон „Създай QR и свържи“, масово — „Създай QR за всички без код (N)“ за целия обект. Печат поединично или на листове A4 — QR кодове на маси и кодове на устройства.
2. Меню за стаите. Категории, позиции, снимки, езици — QR меню. Гостът сканира кода в стаята и поръчва по същия начин, както на маса.
3. Плащане „Към сметката на стаята“. В заета стая този начин е достъпен за госта: сумата се добавя към фолиото и се плаща при напускане заедно с престоя; преди потвърждение гостът вижда текста за съгласие с точната сума и номера на стаята. ⚠️ Правилото е тясно и умишлено: във фолиото попадат само поръчки от QR на стаята — поръчка, пробита на касата, в киоска или дошла от агрегатор, няма да отиде там.
4. Поръчка от ненастанена стая се блокира от сървъра с причина „стаята не е настанена“, а гостът вижда предупреждение още преди изпращане.
5. Сервизни заявки на госта. Кърпи, почистване, „не безпокойте“, събуждане с избор на час, технически проблем, друго. В хотела този бутон заема мястото на повикване на персонал и се показва само при включено „повикване на персонал“ в настройките на обекта; от свободна стая не може да се подаде заявка. От страна на персонала — блок „Заявки на гости“ в карточката на стаята: брояч, списък с тип и час на събуждане, действия „В работа“ и „Готово“, обновявания в реално време.
6. „Моята сметка“ при госта. Пункт в менюто на госта: начисления, плащания и краен баланс по неговото фолио. Преди настаняване — празно състояние, след разплащане — отметка „Платено“.
7. Кухня и каса на ресторанта. Кухненски екран по станции — KDS; каса и касова смяна — Каса (POS) и Касова смяна. В хотела тези раздели са включени от самото начало.
8. Отчети. Раздел с отчети в борда на стаите за период: заетост (Occupancy), средна цена (ADR), приход на стая (RevPAR), приходи общо и отделно по храна и напитки, брой поръчки и таблица по дни с разбивка по валути.

Какво е нужно от устройства: компютър на рецепцията, таблет или монитор за кухненския екран, принтер през мост — ако печатате тикети. Какво честно може да се отложи: киоск, доставка и храна за вкъщи, агрегатори.

Какво може да се отложи#

• Режим на външна PMS (бутон „🔌 PMS“). Контурът за превключване съществува, но в списъка с адаптери засега има само демонстрационен „Mock (демо)“ — той е нужен, за да се провери самият път. Живите конектори са в разработка; на работещ хотел е рано да се превключва.
• Двупосочен channel manager — чака партньорски акаунт на доставчика, работи на тестова площадка. Използвайте iCal.
• Миграционно отчитане (Русия). Бутонът „🛂“ на борда със стаи: записът се създава автоматично при настаняване, виждат се срокове и статуси, печатат се форми за уведомления, експортира се CSV. Важно е да се разбере: това е журнал и печатни форми, а не електронно подаване — подаването остава ваша отговорност. Включва се по държава на обекта „Русия“.
• Хранене в хотела — Рум-сервиз и гостова сметка. Абонаментите за обеди се отнасят до типовете заведения за хранене и не се включват автоматично към хотела.
• Финансови отчети — Финанси. Продажби, покупки, касови смени и анализ на търсенето се поддържат в международния и руския контур. Започнете след първите операции; празен период и грешка при зареждане на данни са различни ситуации.
• Собствен сайт и домейн — Конструктор за сайтове (хотелите имат собствени шаблони в галерията), Собствен домейн.
• Собствена телефонна централа и обаждания — Телефония.
• Склад и себестойност на ресторанта — Склад, когато менюто се устои.

Отстраняване на неизправности#

Не намирам раздел „PMS“ или „Хотел“. Такъв адрес няма. Всичко живее в раздел „Стаи“ (admin.cenaly.com/tables): схемата на етажите се отваря веднага, работният борд — с бутона „🛏️ Стаи“, външната PMS — с бутона „🔌 PMS“. Ако разделът се нарича „Схема на залата“, при обекта не е избран тип бизнес „хотел“.

Нощта не е начислена. Проверете часовата зона на хотела, датите на престой, плана и гостовата сметка. Нощният процес работи след 03:00 по време на хотела и в двата контура. Закъснение или грешка при начисляването трябва да се разгледат отделно.

Гостът не може да поръча от стаята. Най-вероятно стаята не е заселена: сървърът отменя такива поръчки с причина „стаята не е заселена“. Проверете дали настаняването е отворено и дали QR кодът е свързан именно с тази стая.

Поръчката не е попаднала в сметката на стаята. Към фолиото отиват само поръчки, направени от QR кода в стаята. Пробито на касата, в киоск или дошло от агрегатор, не се отразява в сметката на стаята — това е съзнателно правило.

Сметката на стаята не се затваря на касата. Така е замислено: сметката на стаята се затваря от рецепцията при освобождаване, на касата няма бутон за затварянето ѝ.

Датите не се блокират в Booking.com или Airbnb. Проверете двете връзки към календарите и последната синхронизация. Импортът и експортът на iCal се поддържат в двата контура и предават заетост, а не цени. Живите връзки на channel manager се активират отделно; тестовият контур не продава вашите стаи на реални площадки.

Гостът е получил два еднакви имейла. Проверете резервацията и историята на изпращането. Неуспешните опити за доставка се повтарят; при сбой, след като имейл услугата е приела писмото, е възможно повторение.

Често задавани въпроси#

Трябва ли да се купува хотелски хардуер?#

Не. Рецепцията работи в браузър, гостът — от своя телефон чрез QR код. Принтер и фискален касов апарат се добавят по-късно чрез мост и само ако са ви нужни.

Да се създават ли стаите една по една?#

Не. Бутонът „+ Добавяне на стаи“ създава диапазон до 500 стаи наведнъж с префикс и предварително изчисление; вече съществуващите стаи се пропускат, а не се дублират.

Задължително ли е да се посочва дата на освобождаване при настаняване?#

Не. Настаняването „на момента“ е отворено до освобождаване; датите на настаняване и освобождаване са налични в резервацията, а ранното освобождаване автоматично съкращава резервацията до факта.

Пробива ли се фискална касова бележка при освобождаване?#

Не. Освобождаването затваря фолиото с разчет и превежда стаята в почистване; фискализацията не е вградена в този път — касова бележка при необходимост се пробива на касата.

Може ли да се продава „тип стая“, без да се избира конкретна?#

Да. Такава резервация остава неназначена и държи квота по тип за датата, а стаята се избира при настаняване — ръчно или автоматично.

Кое от хотелския контур не работи на руския бранд?#

PMS, резервации, карти на гости, нощни начисления, обмен на iCal и финансови отчети се поддържат в двата контура. Достъпността на платежния доставчик и на външния канал се проверява отделно.

Свързани раздели#

• Първи ден: изберете тип бизнес — общ каркас и други формати
• Хотел: стаи, PMS и гостев сервиз — пълно ръководство за вертикала
• Схема на залата — редактор на етажи и стаи, свързване на QR
• Резервации на маси — същият механизъм за резервации на маси
• QR меню — меню за поръчка в стаята
• Каса (POS) — сметка на стаята на касата и допълнителна поръчка
• Служители и смени — рецепция, камериерки, задачи за почистване