Hotel: habitaciones, PMS y servicio al huésped

Cenaly combina su propia PMS y el servicio al huésped: inventario de habitaciones, reservas, tarifas, check-in, cuenta del huésped, limpieza y restauración. El tipo de negocio «Hotel» define la terminología hotelera y las secciones iniciales; la disponibilidad de integraciones y nuevos módulos se comprueba por separado.

Abrir: Panel de administración → Habitaciones (la misma sección que «Plano del salón» en un restaurante — admin.cenaly.com/tables, renombrada para el hotel). La sección se abre en el editor de plano; el tablero de trabajo de habitaciones se activa con el botón «🛏️ Habitaciones» en la cabecera — con él también se vuelve al plano. Junto a ellos están los botones «Tipos de habitación», «Tarifas», «🔌 PMS» y — en locales de Rusia, si no está desactivada la extensión «Registro migratorio» — «🛂 Registro migratorio».

Pisos y habitaciones#

El editor de plano funciona como siempre (Plano del salón), solo que las salas se llaman pisos y en lugar de mesas hay elementos «Habitación» y «Cama» (para hostales y dormitorios compartidos). Cada habitación tiene una etiqueta (numeración desde 101) y, como en una mesa, se puede vincular un código QR con la cámara. Una cama colocada en una habitación solo se mueve dentro de esa habitación: sus paredes la contienen igual que las paredes de la sala, y el editor no permitirá poner una cama atravesando una pared o medio en el pasillo — se resaltará en rojo y volverá a su sitio. Esto no afecta a las camas en un dormitorio compartido sin habitaciones dibujadas.

No es obligatorio crear las habitaciones una a una — el botón «+ Añadir habitaciones» abre un formulario de creación masiva: rango (por ejemplo, 201–230, máximo 500 habitaciones a la vez), prefijo opcional, previsualización en vivo «se crearán N · pisos M», línea con las habitaciones que ya existen y se omitirán. El mismo paso está disponible directamente en el asistente de incorporación al elegir la vertical «hotel».

El QR de una habitación se vincula con el botón «Crear QR y vincular» en la ficha de la habitación, y de forma masiva con el botón «Crear QR para todas sin código (N)», que recorre todas las habitaciones del local a la vez. Se puede imprimir una a una (SVG desde la ficha) o todas de golpe — en hojas A4.

Tipos de habitación y tarifas#

El botón «Tipos de habitación» abre el catálogo: nombre (Standard/Deluxe/…), tarifa base por noche y capacidad. El tipo se asigna a una habitación o cama en el panel de propiedades del plano — la tarifa se traslada automáticamente desde ahí al formulario de check-in (se puede sobrescribir manualmente en una estancia concreta).

El nivel más simple de precios es la estacionalidad: para un tipo de habitación o para todas las habitaciones a la vez se definen periodos con un precio propio.

Quien vende en serio gestiona planes de tarifa — un gestor aparte junto al catálogo de tipos. En el plan se configuran la comida (solo habitación, desayuno, media pensión, todo incluido), tarifas derivadas (por ejemplo, «desayuno = base +15 %»), precio según el número de huéspedes con tramos de edad infantil y cama supletoria, recargos por días de la semana, restricciones de venta (mínimo y máximo de noches, ventana de reserva, prohibición de check-in/check-out en determinados días), política de cancelación (flexible, no reembolsable, penalización de la primera noche, porcentaje o importe fijo), canales de venta (todos / solo directos / solo OTA) y código de acceso corporativo. Ahí mismo está el calendario de precios y restricciones: precio y cierre de ventas para fechas concretas, edición masiva «tarifa × periodo» y previsualización del precio final.

El precio de la noche se compone por prioridad: calendario de precios → tarifa derivada → precio propio del plan de tarifa → estacionalidad del tipo → estacionalidad «para todas» → precio fijado en el check-in → tarifa base del tipo. Es importante entender dos cosas: el calendario prevalece sobre el precio pactado introducido en recepción (el hotel que lleva calendario espera exactamente eso), y en un plan de tarifa con precio propio las estacionalidades no se aplican en absoluto — las estacionalidades funcionan como opción de reserva para quienes no usan planes.

En la configuración del local se puede activar la tasa turística — un porcentaje de la tarifa con un importe mínimo por noche, o un importe fijo por noche; la tasa se carga en el folio como una línea aparte.

Check-in y salida#

El tablero de habitaciones es la pantalla de trabajo de recepción y del servicio de limpieza: una ficha por habitación con estado, saldo del folio, número de noches, solicitudes del huésped y el botón «Pedido adicional», que lleva a caja con la habitación ya seleccionada. El estado de la habitación recorre la siguiente cadena:

Las llegadas futuras no se muestran en el estado de la habitación — viven como reservas y se ven en el cuadro de disponibilidad: así, una habitación reservada para la semana que viene sigue siendo vendible hoy.

El check-in abre un formulario: plan de tarifa y precio por noche (precargados desde el tipo de habitación) y ficha del huésped — teléfono, e-mail, documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, notas. La fecha de salida no se requiere en este paso: el check-in inmediato queda abierto «hasta la salida», y las fechas de entrada y salida las tiene la reserva. Si el huésped ya se ha alojado antes (coincidencia por teléfono o e-mail), el sistema muestra el aviso «huésped habitual» y aumenta el contador de visitas; en la ficha del huésped se acumulan etiquetas, alergias, preferencias, notas y el número de no-shows, y en toda la base de huéspedes funciona la búsqueda.

Al hacer el check-in se abre el folio de la habitación, y desde ese momento los pedidos por el QR de la habitación pasan a ser posibles.

La salida cierra el folio con un solo cálculo y pasa la habitación a «Requiere limpieza»; en el tablero de tareas del turno aparece entonces la tarea «Limpieza de la habitación N tras la salida». Atención: la cuenta de habitación la cierra precisamente recepción al hacer la salida — desde caja no se puede cerrar, el botón de cierre no se muestra en las cuentas de habitación.

Además del tablero diario hay un cuadro de disponibilidad (calendario de 21 días) — conmutador de vista en la misma página: barras de reservas y estancias actuales por habitación, se ve de antemano qué está libre y cuándo llega el siguiente huésped.

Folio y cargos#

El Folio es la cuenta individual de la habitación; se abre en el check-in y permanece activo hasta la salida:

• cada noche se carga automáticamente el importe de la estancia: el servidor revisa los hoteles una vez por hora y carga la noche en el primer ciclo después de las 03:00 según la hora del local, de modo que las estancias de varios días se acumulan solas, sin acciones manuales (el día de entrada no se carga dos veces);
• se carga la tasa turística, si está activada;
• los pedidos realizados por el huésped desde la habitación (room service) se aplican automáticamente al folio: la vinculación ocurre en el servidor en el momento de formalizar el pedido, y el empleado no necesita vincular nada manualmente. La regla es estricta y deliberada: al folio llegan los pedidos hechos precisamente desde el QR de la habitación; lo cobrado en la caja, en el kiosco o lo que llega desde un agregador no se aplica allí;
• en la caja, sobre la cuenta de la habitación, están disponibles las operaciones manuales: cargo, servicio, descuento, depósito y traslado de artículos entre cuentas;
• el saldo se ve en la tarjeta de la habitación en el tablero y en la caja, en la lista de cuentas abiertas (en la interfaz de la caja esto es «cuenta»; el término «folio» no se usa allí).

Al realizar la salida, el folio se cierra con una única señal de cálculo con todos los cargos y el pago.

Si el hotel ya tiene un PMS externo, el folio puede no llevarse en nuestra plataforma: el botón «🔌 PMS» cambia el circuito al modo de sistema externo, con registro de cargos y estados «aplicado / anulado». En ese caso, «A la cuenta de la habitación» se envía a su sistema, no a nuestro folio.

Advertencia sobre los adaptadores: actualmente en la lista solo está disponible el adaptador de demostración «Mock (demo)», que sirve para probar el propio circuito; con él no se utilizan los campos de conexión. Los conectores reales con PMS externos están en desarrollo; pasar al modo de sistema externo en un hotel en producción aún es prematuro.

Room service: pedido del huésped por QR#

El huésped escanea el QR en la habitación y pide del menú igual que en una mesa del restaurante. Dos reglas del servidor protegen contra pedidos «a ninguna parte»:

• el pedido desde una habitación no ocupada se bloquea: si por el QR de la habitación aún no hay una entrada abierta, el pedido se cancela automáticamente con el motivo «habitación no ocupada», y el huésped ve la advertencia en el checkout incluso antes de enviar el pedido;
• al formalizar en una habitación ocupada está disponible el método de pago «A la cuenta de la habitación»: el importe se añade al folio y se paga al realizar la salida junto con toda la estancia; el huésped ve el texto de consentimiento con el importe exacto y el número de la habitación antes de confirmar.

Solicitudes del huésped y panel de limpieza#

Además del pedido de comida, el huésped dispone de un botón de solicitudes de servicio: toallas, limpieza, no molestar, despertador (con selección de hora), problema técnico, otro. En el hotel ocupa el lugar del botón de llamada al personal y, como este, solo se muestra si la «llamada al personal» está activada en la configuración del local. La solicitud está sujeta al filtro de check-in: desde una habitación libre no se puede formalizar.

Del lado del personal hay un bloque «Solicitudes de huéspedes» directamente en la tarjeta de la habitación en el tablero: contador de solicitudes activas, lista con tipo, comentario y hora del despertador, y las acciones «En curso» y «Listo». Las actualizaciones llegan en tiempo real.

«Mi cuenta» del huésped#

En el menú del huésped (el apartado de ajustes junto a las reservas y la llamada al personal) hay «Mi cuenta»: el huésped ve la lista de cargos (en orden descendente por hora) y los pagos de su folio, así como el saldo final, sin vinculación al personal del establecimiento. Antes del check-in se muestra un estado vacío («la cuenta aparecerá después del check-in»); tras el cálculo, la marca «Pagado».

Reservas, canales de venta e informes#

Además del check-in instantáneo, el hotel dispone de reservas con fechas de entrada/salida completas: se ven en el tablero de habitaciones como barras independientes y se convierten en check-in con una sola acción en la fecha de entrada. La reserva tiene un origen (walk-in/panel de administración, teléfono, directa del huésped, sitio web, OTA), cancelación con motivo y marca de «no se presentó»; ante solapamientos y entradas demasiado tempranas, el panel avisa.

Se puede crear una reserva desde dos sitios, y el formulario es el mismo: clic en una celda vacía del tablero de habitaciones y —directamente en el plano de plantas— en las propiedades de la habitación seleccionada, bloque «Reservas de la habitación» (próximas entradas con fechas y número de noches más el botón «📅 Reservar habitación»); también lo ofrece el clic derecho sobre la habitación. La reserva de una habitación es siempre un par de fechas, mínimo una noche: no hay reservas por horas como en una mesa de restaurante, las habitaciones no aparecen en la lista de mesas ni en el formulario de reserva del «Plano de sala» ni en el panel de sala en la caja. Y «Alojar» en cualquier lugar donde aparezca es un check-in real (folio, estado de la habitación, registro del huésped): tanto en el tablero de habitaciones como en una reserva de la lista de reservas y en el panel de sala en la caja, el botón abre la misma ventana de check-in. Si el hotel tiene restaurante, sus mesas se siguen reservando por horas — Reservas de mesas.

Entrada anticipada y salida tardía. La hora habitual de entrada y salida y la entrada anticipada y salida tardía de pago se configuran en «Tipos de habitación» → «Entrada y salida»: «Entrada a partir de» y «Salida antes de» (por defecto 14:00 y 12:00 — esta hora la ve el huésped en la página de reserva y en el correo de confirmación), los interruptores «Vender entrada anticipada» y «Vender salida tardía», el precio —importe fijo o porcentaje del precio de la noche (de la primera noche para la entrada anticipada, de la última para la salida tardía; el plan de tarifa puede fijar su propio precio) y el límite «No antes de» / «No después de». Los servicios activados los ofrece el propio formulario de reserva de habitación —tanto en el tablero como con el botón «📅 Reservar habitación» en el plano: marque el servicio y elija la hora; tras crear la reserva, se añadirá a ella con su precio. El formulario no aceptará una hora fuera de la ventana permitida; si por algún motivo el servicio no se añadió, la reserva se ha creado igualmente y la ventana indicará que el servicio debe añadirse en la ficha de la reserva. En una reserva ya creada, la entrada anticipada y la salida tardía se añaden o se quitan en su ficha. La línea entra en el folio de la estancia al hacer el check-in, y si el huésped ya está alojado, de inmediato. En el bloque «Reservas de la habitación» del plano se ve en la reserva «entrada anticipada a las …» y «salida tardía hasta las …». Mientras los servicios no estén activados, el formulario de reserva muestra la hora habitual del hotel e indica dónde activarlos.

No solo se puede vender una habitación concreta, sino también un tipo de habitación: estas reservas quedan sin asignar y retienen la cuota (cuántas habitaciones de este tipo se han vendido para una fecha), y la habitación física se elige con el botón de asignación —de forma manual o automática. El bloque de reservas sin asignar aparece justo encima del tablero de habitaciones para que no se olviden.

Desde el sitio web del establecimiento, el huésped puede reservar una habitación por sí mismo: elegir fechas y tarifa, ver el cálculo del precio por temporadas y plan de tarifa (con comprobación de restricciones —mínimo de noches, ventana de reserva, stop-sale; máximo de una reserva: 30 noches) y obtener un código de reserva. Tras procesar la solicitud, el sistema asigna una habitación libre o comunica el motivo del rechazo. El huésped confirma su contacto mediante el enlace enviado. Si la tarifa exige depósito, prepago o garantía con tarjeta, el formulario ofrece una página segura de Stripe —si el hotel tiene el proveedor conectado; sin él, no se puede reservar esa tarifa. El plazo de confirmación y pago se indica en el formulario. El recordatorio por Telegram está disponible para reservas desde el Mini App de un bot conectado.

Canales de venta (channel manager). Existen ambas direcciones de intercambio con OTA:

• Importación iCal — en los ajustes de habitaciones se pega el enlace de exportación de Booking.com, Airbnb u otro servicio; las reservas externas bloquean automáticamente esas fechas en su sistema, la sincronización es aproximadamente cada 15 minutos y los solapamientos conflictivos se recopilan en una lista de conflictos «resuélvalos manualmente»;
• Exportación iCal — cada habitación tiene su propio feed (ical-*.ics) si está activada la publicación de ocupación: el enlace se añade como calendario en el lado del canal;
• Channel manager bidireccional (a través de Channex.io) — precios, restricciones y habitaciones libres se envían a los canales automáticamente con cada cambio, y las reservas llegan de vuelta (sin asignar, las distribuye recepción). En el panel de conexiones se configura la correspondencia «tipo de habitación × tarifa» con las externas, hay un registro de sincronización y un botón «Sincronizar ahora», más una resincronización completa nocturna.

Correos al huésped. El hotel envía un recordatorio a quienes entran mañana y un «gracias por su visita» a quienes salieron ayer. El correo se envía en el idioma de la reserva y, si no se ha indicado, en el idioma de la local. El sistema recuerda los correos enviados y repite los intentos de entrega fallidos; si se produce un fallo después de que el servicio de correo haya aceptado el mensaje, el huésped puede recibirlo duplicado.

Informes. En el tablero de habitaciones hay una pestaña de informes por periodo: ocupación (Occupancy), precio medio (ADR) e ingreso por habitación (RevPAR), así como los ingresos totales y desglosados por comida y bebida, el número de pedidos y una tabla diaria «habitaciones ocupadas · estancias · pedidos · total» con desglose por monedas.

Las fechas del informe se calculan en la zona horaria del hotel; el cargo nocturno corresponde a la fecha de estancia, incluso con procesamiento tardío. La ocupación no se calcula por cargos, sino por el registro de estancias: el sistema anota cada check-in, salida, traslado y retirada de una habitación de la venta, y cada noche fija una instantánea —cuántas habitaciones estaban ocupadas y cuántas disponibles a las 03:00 de la mañana siguiente según la hora del hotel. Las habitaciones en reparación (out-of-order) se excluyen del fondo disponible, y el número de habitaciones se guarda en la instantánea del día, por lo que añadir o eliminar habitaciones hoy no cambia los indicadores de meses pasados. ADR y RevPAR se calculan en la moneda de la local según los cargos reales de los folios. Los días para los que aún no hay instantánea (antes de activar el registro) se muestran como «sin datos» y no entran en las medias — el informe no inventa el pasado.

Registro migratorio (Rusia)#

Para los hoteles rusos existe un circuito aparte de preparación del registro migratorio de los huéspedes: el botón «🛂 Registro migratorio» en el tablero de habitaciones. El registro se crea durante el check-in; en el diario se ven los plazos («presentar antes de…», «vencido») y los estados de presentación. Al realizar la salida, el sistema fija la partida y la necesidad de la notificación correspondiente. La presentación y su resultado los marca el empleado por separado: aquí no hay envío automático al Ministerio del Interior. Desde el diario se imprimen los formularios de notificación y se exporta CSV, y los datos de la parte receptora se rellenan una sola vez en los ajustes.

Escenarios hoteleros avanzados#

El PMS se desarrolla más allá de las reservas de habitaciones. Los siguientes escenarios ya tienen implementación en el servidor o en la interfaz; se introducen por etapas. Antes de usarlos, compruebe la disponibilidad de la pantalla y de las conexiones en su hotel.

El intercambio iCal se admite en ambos circuitos y traslada las fechas ocupadas, pero no los precios. Channex sigue usando un entorno de pruebas; la distribución real de habitaciones en OTA requiere una conexión aparte. El adaptador de demostración de un PMS externo no significa una integración lista con cualquier sistema hotelero.

El registro de huéspedes depende del país y de la conexión concreta. Para Rusia, el escenario descrito es el diario, la impresión/exportación de formularios y la marca del empleado sobre la presentación. No realiza un envío automático al organismo.

Secciones relacionadas#

• Esquema de la sala — editor común de plantas/habitaciones, vinculación de QR
• Reservas de mesas — el mismo mecanismo de reserva aplicado a las mesas
• Caja (POS) — pestañas de folio en la caja
• Empleados y turnos — tareas de limpieza y asignación de responsables
• Citas de servicios — lógica de reserva similar para salones de belleza

Preguntas frecuentes#

¿Qué pasa si el huésped hace un pedido desde una habitación en la que todavía no se ha alojado nadie?#

El pedido se cancela automáticamente con la marca «habitación no ocupada»: el servidor comprueba el estado del check-in en cada pedido hecho con el QR de la habitación, independientemente de lo que muestre el cliente.

¿Cómo paga el huésped el room service: al momento o al salir?#

A elegir: pago normal (efectivo/tarjeta en el momento) o «A la cuenta de la habitación»: entonces el importe pasa al folio y se paga en una sola liquidación al salir, junto con toda la estancia.

¿Se puede sincronizar el calendario de una habitación con Booking.com?#

Sí, en ambos sentidos. Exportación: el enlace iCal de la habitación, que se añade como calendario en el lado del canal. Importación: pegue en los ajustes el enlace de exportación de Booking.com o Airbnb y las reservas externas empezarán a bloquear fechas en su sistema (actualización aproximadamente cada 15 minutos). Esta es la vía que funciona hoy. El channel manager bidireccional (intercambio de precios y disponibilidad) está escrito, pero espera una cuenta de socio en el proveedor: por ahora funciona en un entorno de pruebas.

¿Qué hace el cargo nocturno y se puede no esperarlo?#

Carga automáticamente el importe de la noche de estancia en el folio de cada habitación ocupada: no hace falta lanzarlo a mano. El servidor comprueba los hoteles una vez por hora y carga la noche justo después de las 03:00 según la hora de su local.

¿Se emite un recibo fiscal al salir?#

No. La salida cierra el folio con la liquidación y pasa la habitación a limpieza; la fiscalización no está integrada en este proceso, y el recibo se emite por separado en la caja si es necesario.

Autoservicio del huésped antes de la llegada#

Desde un enlace privado en un correo electrónico o SMS, el huésped confirma el contacto, cancela la reserva según las condiciones del plan de tarifa o cambia las fechas y el número de huéspedes con confirmación del nuevo precio. Para una reserva con pago o garantía, el cambio de estancia se realiza mediante la cancelación y una nueva reserva, o bien contactando con el hotel.

Hasta el día de la llegada, el huésped puede facilitar su nombre, teléfono o email y la hora prevista de llegada con el botón «Prepararse para la llegada». La página indica cuándo se ha recibido el formulario; si falla, propone comprobar el estado o repetir el envío. Para corregir un formulario ya aceptado hay que contactar con el hotel. Los documentos se verifican durante el check-in. En caso de cancelación o no presentación, el formulario se conserva 30 días; en caso de check-in, los contactos pasan a la ficha del huésped. El borrador no se guarda al cerrar la página.