Giao hàng tự vận hành (nhân viên giao hàng)

Nếu cơ sở tự giao đơn hàng bằng nguồn lực của mình, Cenaly cung cấp cho nhân viên giao hàng một màn hình riêng: hàng đợi đơn hàng, bản đồ có tuyến đường và chuyển trạng thái chỉ với một lần chạm. Chủ cơ sở thấy được nhân viên giao hàng nào đang vận chuyển đơn hàng nào và khi nào đơn được giao xong.

Mở: Bảng quản trị → Nhân viên giao hàng. Màn hình dành cho chủ cơ sở, quản lý và nhân viên có vai trò “Nhân viên giao hàng”.

Thiết lập#

1. Bật giao hàng trong cài đặt chi nhánh (xem Đơn hàng).
2. Vẽ vùng giao hàng — các đa giác trên bản đồ, mỗi vùng có phí giao hàng, số tiền đơn hàng tối thiểu và thời gian dự kiến riêng. Cùng một trình chỉnh sửa mở được từ hai nơi: trên màn hình “Nhân viên giao hàng”, trong khối “Điều phối và vùng giao hàng”, và ngay trong điều kiện giao hàng (nút “Thiết lập vùng” cạnh bán kính và phí giao hàng — trong “Trang web” và trong trung tâm đặt hàng trực tuyến), để không phải rời trang đang thiết lập giao hàng. Lưu ý hệ quả chính: địa chỉ không thuộc bất kỳ vùng nào thì không thể đặt hàng — khách sẽ bị từ chối ở bước thanh toán. Một ngoại lệ: nếu địa chỉ được phục vụ bởi một trong các phương thức giao hàng của mục “Thương mại” (phí cố định, bán kính từ kho, dịch vụ giao hàng), khách đặt hàng bằng phương thức đó và theo mức giá của phương thức đó — vùng và bán kính đặt ra ranh giới cho dịch vụ giao hàng của chính bạn, không phải cho mọi cách thức. Nếu hoàn toàn không có vùng nào, cách tính phí trước đây vẫn hoạt động.
3. Tạo nhân viên giao hàng trên trang Nhân viên với vai trò “Nhân viên giao hàng” — mỗi người có tài khoản đăng nhập riêng; nhân viên giao hàng chỉ thấy màn hình giao hàng.
4. Nhân viên giao hàng mở admin.cenaly.com trên điện thoại — màn hình được tối ưu cho thiết bị di động.

Màn hình nhân viên giao hàng#

Hai chế độ xem — danh sách đơn hàng và bản đồ (trên màn hình lớn hiển thị cạnh nhau, trên điện thoại chuyển đổi bằng nút).

Đơn hàng được nhóm theo giai đoạn — trên cùng là những việc cần xử lý ngay:

Thẻ đơn hàng được tô màu theo hạn chót: “đúng hạn”, “có nguy cơ trễ”, “trễ hạn” — theo hạn chót của đơn hàng, còn với đơn đang giao thì theo thời gian đến dự kiến của nhân viên giao hàng.

Trên bản đồ có nhà hàng, các điểm giao hàng và tuyến đường đến khách có vòng tránh; vị trí hiện tại của nhân viên giao hàng cũng được hiển thị. Từ thẻ trên bản đồ có thể mở chỉ đường trong Google Maps, gọi cho khách và WhatsApp. Nếu địa chỉ không có tọa độ, việc chỉ đường dựa trên văn bản địa chỉ.

Tuyến đường cho tất cả đơn hàng của nhân viên giao hàng. Phía trên bản đồ, trong bảng tuyến đường, có danh sách “🛵 Tuyến đường của nhân viên giao hàng…”: chọn một nhân viên giao hàng — và tất cả đơn hàng người đó đã nhận sẽ gom thành một vòng giao, tính từ vị trí nhân viên giao hàng đang ở hiện tại. Thứ tự các điểm giao hàng khi có từ hai đơn hàng trở lên được sắp xếp tự động. Không cần đánh dấu từng đơn bằng ô “Vào tuyến đường”, nhưng vẫn có thể thêm một đơn hàng nữa vào tuyến đường đã gom bằng ô này. Điều phối viên chọn được bất kỳ nhân viên giao hàng nào đang giao, còn nhân viên giao hàng chỉ chọn được chính mình.

Đơn hàng từ Wolt và Glovo không xuất hiện trên màn hình nhân viên giao hàng: chúng do nhân viên giao hàng của nền tảng tổng hợp vận chuyển.

Trạng thái đơn hàng khi giao#

Mới → Đang chuẩn bị → Sẵn sàng bàn giao → Đang giao → Đã giao

• Sẵn sàng bàn giao — bếp đã xong (bump trên KDS);
• Đang giao — nhân viên giao hàng đã nhấn “Nhận đơn” (đơn hàng được gắn với người đó);
• “Đã lấy” — đánh dấu rằng đơn hàng đã nằm trong tay nhân viên giao hàng và người đó đã lên đường; từ lúc này khách thấy nhân viên giao hàng di chuyển;
• Đã giao — nhân viên giao hàng xác nhận đã trao hàng; thời gian được ghi lại;
• “Trả lại” — gỡ đơn hàng khỏi nhân viên giao hàng nếu nhận nhầm.

Khách thấy trạng thái đơn hàng của mình theo thời gian thực trên trang đơn hàng.

Bảng điều phối viên#

Chủ cơ sở và quản lý thấy trên cùng màn hình không chỉ hàng đợi mà còn cả việc quản lý giao hàng:

• Đội nhân viên giao hàng — ai đang trực và ai ngoại tuyến, ai rảnh hay đang bận, hôm nay đã giao bao nhiêu đơn;
• Phân công — chuyển đơn hàng cho một nhân viên giao hàng cụ thể hoặc phân công lại cho người khác;
• Điều phối tự động — khi đơn hàng sẵn sàng, hệ thống tự chọn nhân viên giao hàng rảnh tốt nhất (theo khoảng cách, mức tải và vùng). Tắt — bạn phân công thủ công;
• Vùng giao hàng — các đa giác trên bản đồ với phí, số tiền tối thiểu và ETA riêng; địa chỉ nằm ngoài mọi vùng sẽ bị chặn nếu không được phương thức giao hàng từ “Thương mại” phục vụ; không có vùng thì cách tính trước đây vẫn hoạt động;
• Lịch sử giao hàng — nhật ký theo đơn hàng: ai nhận, khi nào lấy, khi nào giao;
• Cảnh báo nhân viên giao hàng (SOS) — nếu nhân viên giao hàng nhấn SOS trong ứng dụng, trên bản đồ xuất hiện điểm đánh dấu nhấp nháy và biểu ngữ. Chỉ chính nhân viên giao hàng mới có thể gỡ cảnh báo từ ứng dụng — điều phối viên thấy cảnh báo và liên hệ với người đó.

Giao hàng theo yêu cầu (giao hàng như một dịch vụ)#

Có thể không cần đội ngũ shipper riêng — đơn hàng từ trang web của bạn sẽ được một dịch vụ giao hàng bên ngoài vận chuyển qua API, còn gian hàng, thương hiệu và dữ liệu khách hàng vẫn thuộc về bạn: bạn trả phí giao hàng cố định, chứ không phải hoa hồng cho sàn trên mỗi đơn hàng.

Chế độ điều phối được chọn trên màn hình “Shipper”, trong mục “Mạng lưới shipper Cenaly” → “Ai giao hàng” (không phải trong cài đặt chi nhánh). Có năm tùy chọn:

• Chỉ shipper của mình — như trước đây;
• Chỉ mạng lưới Cenaly và Ưu tiên shipper của mình, sau đó đến mạng lưới — nhóm shipper độc lập của nền tảng (đây là shipper của chúng tôi, không phải dịch vụ bên ngoài);
• Chỉ dịch vụ giao hàng — tất cả đơn hàng đều chuyển cho dịch vụ giao hàng bên ngoài;
• Ưu tiên shipper của mình, sau đó đến dịch vụ giao hàng — trước tiên đề nghị đơn hàng cho shipper của mình, và nếu không ai nhận trong thời gian quy định, chúng tôi gọi dịch vụ bên ngoài.

Hiện tại, dịch vụ bên ngoài đảm nhận vai trò này là Wolt Drive. Khối cài đặt của nó xuất hiện ở cùng vị trí ngay khi chọn một trong hai chế độ cuối.

Có thể cấu hình: kết nối chi nhánh của bạn với nhà cung cấp, ai trả phí giao hàng (khách, quán hoặc chia đôi), ngưỡng miễn phí giao hàng, mức trần phần khách trả, tự động gọi shipper khi nhận đơn hàng và ghi chú cho shipper. Cũng có thể gọi shipper thủ công — bằng nút trong “Đơn hàng” và trên màn hình bàn giao.

Trong giỏ hàng, khách thấy chi phí giao hàng của bạn, được tính theo khu vực hoặc theo số km: gian hàng không hỏi giá của dịch vụ bên ngoài. Phần khách trả trong giá của shipper bên ngoài (tính đến ai trả, ngưỡng và mức trần) được hệ thống tính vào thời điểm gọi dịch vụ. Nếu dịch vụ không khả dụng hoặc không phản hồi, việc đặt hàng không bị gián đoạn: mức phí riêng của bạn sẽ được áp dụng.

Thanh toán khi nhận hàng#

Trong thẻ đơn hàng, shipper thấy phương thức thanh toán:

• Tiền mặt khi nhận hàng — ghi chú “Thu của khách” kèm số tiền;
• Thẻ khi nhận hàng — thu tiền bằng máy POS;
• Đã thanh toán trực tuyến — không cần thu gì.

Ứng dụng di động cho shipper và theo dõi trực tiếp#

Ngoài màn hình trên trình duyệt, shipper có thể dùng ứng dụng Android gốc — được tạo riêng để làm việc ngoài thực địa và dẫn shipper qua từng đơn hàng theo từng bước.

Quy trình giao hàng từng bước. Sau khi đăng nhập, shipper thấy cùng hàng đợi đơn hàng như trên màn hình web. Shipper nhận đơn hàng, ứng dụng hiển thị lộ trình trên bản đồ đến nhà hàng, sau đó đến khách hàng. Mỗi giai đoạn được ghi nhận bằng một thao tác riêng: “Nhận đơn hàng” → “Đã lấy đơn hàng” → “Đã giao”.

Xác nhận bằng ảnh (POD). Khi hoàn tất giao hàng, shipper chụp ảnh ngay trong ứng dụng và ghi rõ cách bàn giao đơn hàng: trực tiếp cho người nhận, để trước cửa hoặc xác nhận bằng mã PIN. Ảnh và dữ liệu này được lưu cùng đơn hàng — phòng trường hợp tranh chấp “tôi không nhận được gì”. Hiện chưa có trình xem ảnh riêng trong trang quản trị web.

Thu tiền mặt khi nhận hàng (COD). Nếu đơn hàng thanh toán bằng tiền mặt, ứng dụng nhắc shipper số tiền và ghi nhận việc thanh toán.

Ca làm việc, thu nhập và SOS. Shipper tự bắt đầu “ca làm việc” và kết thúc ca — trong khi ca diễn ra, ứng dụng chia sẻ vị trí. Một màn hình riêng hiển thị tổng kết ca làm việc: số lượt giao hàng, tiền tip, quãng đường đã đi và số tiền mặt cần nộp, cùng lịch sử giao hàng. Nút SOS mở trình quay số khẩn cấp và đồng thời báo động cho điều phối viên kèm vị trí trực tiếp; shipper cũng có thể tự hủy cảnh báo (“báo động nhầm”). Ngoài ra còn có trợ lý giọng nói — vì ngoài thực địa thường không rảnh tay.

Theo dõi GPS trực tiếp. Trong khi shipper đang trên đường, ứng dụng định kỳ truyền vị trí:

• Quản trị viên thấy tất cả shipper đang di chuyển ngay trên bản đồ trong mục “Shipper” — biểu tượng kèm số đơn hàng, địa chỉ, tên khách hàng, phương thức thanh toán.
• Khách có thể theo dõi shipper trên bản đồ trong trang đơn hàng của mình — trạng thái tự động cập nhật, không cần tải lại trang.

Tìm hiểu thêm về các ứng dụng di động của nền tảng — trong mục Ứng dụng di động.

Cần gì để khởi chạy#

• Mục “Shipper” — được bật theo mặc định, nhưng có thể tắt trong cửa hàng ứng dụng.
• Khu vực và phí giao hàng — vùng đa giác hoặc bán kính trên bản đồ kèm giá, đơn hàng tối thiểu và miễn phí giao hàng từ một mức tiền.
• Shipper với vai trò nhân viên mang vai trò “Shipper”: mục này khả dụng cho chủ sở hữu, quản lý và shipper, các vai trò khác bị từ chối.
• Điện thoại của shipper có trình duyệt — ứng dụng web cho shipper mở được trên đó.

Hạn chế#

• Việc phân công là một chiều. Shipper không thể nhận hoặc từ chối đơn hàng được đề nghị — điều phối viên phân công, shipper thực hiện.
• Xác nhận bàn giao bằng mã PIN không có trong ứng dụng web của shipper.
• Mạng lưới shipper tự do chưa được triển khai. Cài đặt mạng lưới và nút “Chuyển vào mạng lưới” được hiển thị, nhưng ở phần backend hiện tại không làm gì cả; giao hàng riêng không phụ thuộc vào điều này và hoạt động đầy đủ.
• Các dịch vụ giao hàng như một dịch vụ (Wolt Drive và các dịch vụ khác) đã được kiểm tra trên môi trường giả lập, chưa có gửi thật.
• Việc tạm ứng tiền mặt của shipper với đối chiếu trong ca tiền mặt chưa hoàn thiện: thanh toán khi nhận hàng được thu, còn việc nộp tiền vào thu ngân được ghi nhận ngoài hệ thống.
• Lộ trình được xây dựng trên dịch vụ demo công khai không có bảo đảm khả dụng — cần lưu ý điều này với các lộ trình quan trọng.
• Trạng thái giai đoạn giao hàng và biểu ngữ tạm dừng kênh không được hiển thị cho khách ở mọi nơi — công việc này còn đang mở.
• Mục này là một cửa sổ lớn duy nhất (hàng đợi, đội ngũ, bản đồ, khu vực, cài đặt), và theo đánh giá nội bộ về mức độ dễ hiểu, nó đạt 3 trên 5.

Xử lý sự cố#

Tài xế giao hàng không thấy đơn hàng. Kiểm tra vai trò của nhân viên và việc đơn hàng được gán đúng cho người đó: tính năng tự động gán hoạt động theo khu vực, và đơn hàng nằm ngoài khu vực sẽ không được gán.

Đơn hàng không vào giao hàng. Loại đơn hàng là “giao hàng”, địa chỉ nằm trong khu vực, số tiền đặt hàng tối thiểu đã đạt. Nếu thiếu một trong các điều kiện, đơn hàng sẽ vẫn nằm trong danh sách chung.

Khách không thấy theo dõi hành trình. Trạng thái của giai đoạn giao hàng không hiển thị trên mọi giao diện cửa hàng — đây là hạn chế đã biết.

Nút “Chuyển vào mạng lưới” không làm gì cả. Đúng là như vậy: mạng lưới tài xế giao hàng tự do chưa được triển khai. Hãy dùng tài xế giao hàng của mình.

Phí giao hàng tính không đúng. Kiểm tra thứ tự khu vực: địa chỉ sẽ thuộc khu vực phù hợp đầu tiên, và giao hàng miễn phí theo số tiền sẽ ghi đè Phí giao hàng của khu vực.

Các mục liên quan#

• Đơn hàng — thiết lập khu vực giao hàng và chi phí
• Bếp (KDS) — nơi đơn hàng chuyển sang “Sẵn sàng bàn giao”
• Wolt và Glovo — giao hàng do các nền tảng tổng hợp thực hiện
• Đơn hàng qua WhatsApp — nhận đơn hàng qua ứng dụng nhắn tin
• Ứng dụng di động — tất cả ứng dụng Android của nền tảng

Câu hỏi thường gặp#

Giao hàng tự làm khác gì so với Wolt/Glovo?#

Các nền tảng tổng hợp thu hoa hồng và cung cấp tài xế giao hàng của họ; giao hàng tự làm là tài xế giao hàng của bạn và hoa hồng 0%. Nhiều cơ sở kết hợp cả hai: nền tảng tổng hợp cho khách hàng mới, giao hàng tự làm cho khách hàng thân thiết. Đơn hàng từ mọi kênh đều vào cùng một luồng.

Tài xế giao hàng có cần ứng dụng không?#

Không, chỉ cần trình duyệt trên điện thoại là đủ. Tài xế giao hàng đăng nhập bằng tài khoản của mình và chỉ thấy màn hình giao hàng.

Chủ cơ sở có thấy ai đã giao đơn hàng không?#

Có — trong đơn hàng lưu lại tài xế giao hàng, thời gian nhận và thời gian giao. Bảng tổng hợp về giao hàng có trong Tài chính.

Ứng dụng di động của tài xế giao hàng khác gì so với màn hình trình duyệt?#

Ứng dụng được tối ưu để làm việc ngoài đường: quy trình từng bước giúp không bỏ sót giai đoạn, camera tích hợp cho phép chụp ảnh xác nhận giao hàng, và GPS trực tiếp tự động truyền vị trí mà không cần thao tác thêm. Màn hình trình duyệt phù hợp với tài xế giao hàng không muốn cài ứng dụng — chức năng đơn hàng và bản đồ ở đó vẫn như vậy.