Ngày đầu tiên: điểm nhận hàng

Điểm nhận hàng là một mô hình vận hành riêng: ở đây không phải đơn hàng mà là bưu kiện, và nó có hành trình riêng “đã khai báo → đã nhận → đang nằm trong ô → đã phát hoặc đã trả lại”. Loại hình kinh doanh “Điểm nhận hàng” 📦 được chọn khi đăng ký: quy trình khởi tạo không hỏi về thực đơn và bếp, còn mục “Bưu kiện” (/parcels) mở sẵn ngay, không cần bật tiện ích trong cửa hàng.

Mục này gồm sáu tab: Nhận hàng · Lưu kho · Phát hàng · Trả hàng · Đơn vị vận chuyển · Đối soát.

Hình thức	Cần thiết lập gì trong ngày đầu tiên	Cần xem trước tiên
Điểm nhận hàng của một đơn vị vận chuyển	Một đơn vị vận chuyển, thời hạn lưu kho, sơ đồ ô	Nhận lô hàng và lần phát hàng đầu tiên
Nhiều đơn vị vận chuyển	Nhiều đơn vị vận chuyển, mỗi đơn vị có quy tắc phát hàng và mức thù lao riêng	Đơn vị vận chuyển mặc định và đối soát theo từng đơn vị
Điểm nhận hàng tại cửa hàng	Bưu kiện cùng danh mục, tồn kho và gian hàng của cửa hàng	Để tiền trung chuyển không lẫn với doanh thu

Những gì có sẵn ngay từ đầu: “Bưu kiện”, thu ngân ở chế độ quầy (thanh toán ngay), “Phần cứng” (máy quét, máy in, máy POS — lõi vận hành của điểm nhận hàng), nhân sự và tài chính. Kho, màn hình bếp, bàn, nhân viên giao hàng và sàn thương mại điện tử đều tắt: các mục của cửa hàng, nếu cần, sẽ được bật trong cửa hàng tiện ích. Thuật ngữ cũng thay đổi: “vị trí” là ô, “nhóm vị trí” là kệ, còn “khách” là người nhận.

Cần gì để bắt đầu#

Máy tính hoặc máy tính bảng để nhận và phát hàng — mục này chạy trên trình duyệt. Thu ngân (cần cho thanh toán khi nhận hàng) — cũng là trang web /pos.
Máy quét mã vạch — công cụ chính của điểm nhận hàng. Dùng được bất kỳ máy quét USB hoặc Bluetooth nào ở chế độ “bàn phím”: dùng nó để quét mã vận đơn khi nhận hàng, quét ô khi kiểm kê và quét chính bưu kiện khi phát hàng.
Máy in nhãn ô — máy in thường hoặc máy in nhiệt qua bridge. Nhãn được in khi hoàn tất nhận hàng.
Máy in biên lai hoặc máy tính tiền tài chính — nếu nhận thanh toán khi nhận hàng và ở quốc gia của bạn cần biên lai. Kết nối qua cùng bridge đó; những gì được hỗ trợ theo quốc gia — Máy tính tiền tài chính.
Máy POS ngân hàng — nếu nhận thanh toán khi nhận hàng bằng thẻ: máy POS của bridge sẽ trừ số tiền, hoặc xác nhận thanh toán thủ công.
Kệ với cách đánh số rõ ràng. Sơ đồ ô trong hệ thống lặp lại đúng thực tế: kệ → tầng → vị trí (mã dạng A-2-05). Hãy dán nhãn tầng trước lần nhận hàng đầu tiên — sau đó dán lại sẽ tốn hơn.

Khung chung của ngày đầu tiên#

Các bước chung (đăng ký, chi nhánh, loại hình kinh doanh, ngôn ngữ, đăng ký, trợ giúp) được mô tả trong hub Ngày đầu tiên: chọn loại hình kinh doanh. Với điểm nhận hàng, thứ tự như sau:

Điền địa chỉ chi nhánh. Không có địa chỉ kèm tọa độ thì không thể công bố chi nhánh trên mạng lưới nhận hàng Cenaly, và người nhận sẽ không biết phải đến đâu.
Tạo đơn vị vận chuyển — tab “Đơn vị vận chuyển”: tên, loại (CDEK, Bưu điện, 5Post, Yandex, Boxberry, Ozon, WB, Cenaly hoặc tự tạo), thời hạn lưu kho, có cho phép thanh toán khi nhận hàng không, có yêu cầu giấy tờ khi phát hàng không, thù lao phát hàng và phần trăm từ COD, cơ chế đại lý (đại lý, bên nhận ủy thác hoặc đại lý thanh toán — việc hạch toán tiền phụ thuộc vào điều này).
Vẽ các ô — cũng tại đó, trình chỉnh sửa sơ đồ: số kệ, số tầng và số ô trên mỗi tầng. Khi nhận hàng, ô được chỉ định tự động — ô trống đầu tiên.
Thực hiện một lần nhận thử và một lần phát thử trên một bưu kiện thật. Đây là phép kiểm tra duy nhất phát hiện cả tầng chưa dán nhãn lẫn chế độ máy quét sai.
Mở ca tiền mặt — Ca tiền mặt. Không có ca đang mở thì không thể nhận thanh toán khi nhận hàng: màn hình phát hàng sẽ tự đề nghị mở ca.

Danh sách kiểm tra: điểm nhận hàng của một đơn vị vận chuyển#

Mục tiêu của ngày đầu tiên là nhận lô hàng được chuyển đến và phát bưu kiện đầu tiên mà không để hàng chờ.

Nguồn hàng đến. Chọn cách bưu kiện vào hệ thống: nhập bảng kê của đơn vị vận chuyển (CSV/XLSX, hệ thống tự đoán các cột, có preset CDEK) hoặc nhận bằng quét — bưu kiện chưa khai báo sẽ được hệ thống tự tạo, dữ liệu còn thiếu (số điện thoại, số tiền, người gửi) bổ sung sau trong thẻ ở tab “Lưu kho”.
Nhận lô hàng — tab “Nhận hàng”: quét mã vận đơn, những mã khớp với bảng kê sẽ được tô sáng. Khi hoàn tất, biên bản nhận hàng được tạo với phân loại “khớp / tạo tại chỗ / không đến / bỏ qua” và in nhãn ô.
Quy tắc phát hàng. Với mỗi đơn vị vận chuyển, đặt cách xác minh người nhận: kiểm tra giấy tờ, mã từ phiếu gửi, mã dùng một lần qua SMS hoặc e-mail, hoặc không xác minh. Yêu cầu giấy tờ sẽ ghi đè các quy tắc còn lại.
Phát hàng — tab “Phát hàng”: tìm theo mã vận đơn hoặc đúng bốn chữ số cuối của số điện thoại, xác minh, quét kiểm tra bưu kiện từ ô (bỏ qua quét — chỉ khi có chủ đích, kèm xác nhận, và việc đó vẫn được ghi trong nhật ký).
Thanh toán khi nhận hàng — tiền mặt có tính tiền thừa, thẻ qua máy POS của bridge hoặc chia giữa các phương thức. Biên lai được xuất với dấu hiệu đại lý: nhà cung cấp hàng hóa là cửa hàng trực tuyến gửi hàng, không phải điểm của bạn. Nếu thu ngân không hỗ trợ thông tin đại lý, vẫn có thể thực hiện phát hàng bằng cách đánh dấu “biên lai đã xuất trên thu ngân bên ngoài”.
Thời hạn lưu kho và nhắc nhở. Thời hạn do đơn vị vận chuyển đặt; người nhận được nhắc trước, và khi hết hạn, bưu kiện tự chuyển sang trạng thái “chờ trả lại”.
Trả hàng cho đơn vị vận chuyển — tab “Trả hàng”: một nút tạo bảng kê cho tất cả bưu kiện chờ trả lại; in bảng kê sẽ ngay lập tức chuyển các bưu kiện này sang “đã trả lại”.

Cần những thiết bị gì: PC hoặc máy tính bảng, máy quét, máy in nhãn; thu ngân với máy in biên lai — nếu có thanh toán khi nhận hàng. Có thể hoãn lại một cách hợp lý: công bố trên mạng lưới nhận hàng Cenaly, khóa API cho cửa hàng, đối soát (chúng tự tính và sẽ cần vào cuối tháng).

Danh sách kiểm tra: nhiều đơn vị vận chuyển#

Mục tiêu của ngày đầu tiên là để quy tắc của một đơn vị vận chuyển không bị áp dụng cho bưu kiện của đơn vị khác.

Tạo tất cả đơn vị vận chuyển thành các bản ghi riêng: mỗi đơn vị có thời hạn lưu kho, yêu cầu chứng từ, quyền cho phép thu hộ và mức hoa hồng riêng. Cơ chế đại lý cũng được thiết lập cho từng đơn vị.
Đơn vị vận chuyển mặc định — đơn vị sẽ tiếp nhận bưu kiện được quét "ngoài danh sách". Hãy chọn có chủ đích: đây là nguồn nhầm lẫn phổ biến nhất khi khởi đầu.
Ô chứa là dùng chung. Sơ đồ ô chứa áp dụng cho toàn chi nhánh, bưu kiện của các đơn vị vận chuyển khác nhau nằm trong cùng một quỹ; bộ lọc theo đơn vị vận chuyển có ở tab "Lưu kho".
Xuất "tất cả cùng lúc". Nếu người nhận có nhiều bưu kiện, màn hình sẽ hiển thị chúng cùng nhau (bưu kiện liên quan) và đề nghị xuất tất cả bưu kiện đã trả trước bằng một nút — kể cả khi chúng từ các đơn vị vận chuyển khác nhau.
Đối soát — tab "Đối soát": theo từng tháng cho mỗi đơn vị vận chuyển gồm số lượng đã xuất, đã nhận thu hộ, hoa hồng của bạn và số tiền cần chuyển; xuất sang CSV. Việc phân tách thu hộ thành tiền mặt và thẻ nằm trong báo cáo ca tiền mặt.
Kiểm kê — quét toàn bộ ô chứa: hiển thị mục tìm thấy, thiếu và thừa. Bưu kiện không tìm thấy được đánh dấu thất lạc theo từng dòng bằng nút trong dòng hoặc tất cả cùng lúc — bằng nút "Đánh dấu tất cả không tìm thấy là thất lạc (N)" với một lần xác nhận.
Nhân viên và vai trò — Nhân viên và ca làm việc: nhân viên xuất hàng không cần quyền truy cập vào đối soát và cài đặt đơn vị vận chuyển.

Thiết bị cần có: giống như với một đơn vị vận chuyển. Có thể hoãn lại một cách hợp lý: tinh chỉnh vai trò (ngày đầu thường chủ doanh nghiệp tự làm), các loại đơn vị vận chuyển tự tạo ngoài danh sách có sẵn.

Danh sách kiểm tra: điểm nhận hàng tại cửa hàng#

Mục tiêu của ngày đầu tiên là để bưu kiện và hàng hóa của cửa hàng không bị lẫn vào nhau trên cùng một thu ngân.

Bưu kiện là luồng chính — mục "Bưu kiện" đã mở sẵn; cài đặt đơn vị vận chuyển và ô chứa giống như trên.
Bật các mục của cửa hàng trong cửa hàng tiện ích: danh mục, kho, gian hàng. Danh sách kiểm tra cho các mục này — Ngày đầu tiên: cửa hàng.
Một thu ngân, hai loại tiền. Thu hộ là tiền trung chuyển: thuộc về người gửi sau khi trừ hoa hồng của bạn và được tính thành dòng riêng trong báo cáo X/Z của ca, không lẫn với doanh thu cửa hàng. Đồng thời, tiền mặt rơi vào ngăn kéo được tính vào số dư dự kiến của thu ngân — Ca tiền mặt.
Chuyển nhanh đến màn hình xuất hàng. Trên thanh tiêu đề của thu ngân tại điểm nhận hàng có nút "Chuyển đến xuất hàng" — thu ngân không phải tự tìm mục.
Mạng lưới nhận hàng Cenaly — tab "Đơn vị vận chuyển": công tắc công bố chi nhánh, quyền cho phép thu hộ, mã chi nhánh. Sau khi công bố, đơn hàng của các cửa hàng trên nền tảng có giao hàng "đến điểm của bạn" sẽ tự động đến với bạn, không cần tệp hay quét.
API-announce — nếu cửa hàng trực tuyến hoặc đối tác của bạn tự khai báo bưu kiện, hãy cấp cho họ API key trên cùng tab đó (chỉ hiển thị một lần).

Thiết bị cần có: bộ thu ngân của cửa hàng cùng máy quét và máy in nhãn cho bưu kiện. Có thể hoãn lại một cách hợp lý: gian hàng trực tuyến và các nguồn cấp dữ liệu của cửa hàng — trước tiên hãy hoàn thiện khâu xuất hàng, nó mang lại dòng người.

Những gì có thể hoãn lại#

Công bố trên mạng lưới nhận hàng Cenaly — khi bạn đã hoàn thiện khâu tiếp nhận và xuất hàng.
API key cho các cửa hàng là bên gửi hàng — chỉ cần cho những ai khai báo bưu kiện bằng phần mềm.
Thông báo cho người nhận bằng văn bản riêng — thông báo cơ bản về việc hàng đến, nhắc nhở về thời hạn và tin nhắn về việc xuất hàng hoạt động ngay.
Tài chính và thống kê của chi nhánh — chưa có gì để tính khi chưa có lịch sử xuất hàng.
Nhân viên có tài khoản đăng nhập riêng — Nhân viên và ca làm việc: ngày đầu thường chủ doanh nghiệp tự làm.

Những hạn chế nên biết ngay từ đầu#

Mảng này hoạt động được, nhưng có những điểm chưa hoàn thiện — hãy lên kế hoạch với chúng.

Không có xuất hàng một phần. Bưu kiện chỉ được xuất hoặc trả lại toàn bộ: việc thử hàng và mua một phần nội dung không được hỗ trợ.
Chúng tôi không có kết nối sẵn với hệ thống nội bộ của các đơn vị vận chuyển. Bưu kiện được tạo bằng cách nhập danh sách, quét hoặc khai báo qua API của chúng tôi — chiều ngược lại (chúng tôi đọc hệ thống của đơn vị vận chuyển) chưa được thực hiện.
Đây không phải là sự thay thế cho ứng dụng Wildberries, Ozon và Yandex Market. Các sàn này có mạng lưới đối tác khép kín với phần mềm riêng và việc xuất hóa đơn tài chính riêng — thu ngân của chúng tôi không tham gia vào các giao dịch của họ.
Trạng thái sau kiểm kê do nhân viên thay đổi, không phải hệ thống. Bưu kiện không tìm thấy có thể được đánh dấu thất lạc theo từng dòng hoặc tất cả cùng lúc, nhưng máy chủ không tự động chuyển đổi gì theo biên bản đối chiếu — đây là quyết định có chủ đích với bước xác nhận.
Danh sách trả hàng chính là dấu xác nhận bàn giao. Không có bước riêng "đơn vị vận chuyển đã lấy hàng": việc in danh sách trả hàng chuyển bưu kiện sang trạng thái "đã trả lại".

Xử lý sự cố#

Máy quét không tìm thấy bưu kiện khi tiếp nhận. Kiểm tra chế độ của máy quét (phải hoạt động như bàn phím) và con trỏ đang ở trong ô quét. Nếu mã vận đơn không có trong danh sách — điều này bình thường: hệ thống sẽ tạo bưu kiện cho đơn vị vận chuyển mặc định và đánh dấu là chưa khai báo.

Hệ thống không cấp ô chứa khi gán lại. Ô chứa đang bận sẽ không được cấp — trước tiên hãy giải phóng ô đó hoặc chọn ô trống trên bản đồ sử dụng.

Mã một lần không đến tay người nhận. Mã được gửi qua SMS hoặc e-mail ghi trong thẻ bưu kiện: kiểm tra xem thông tin liên hệ đã được điền chưa (với bưu kiện tạo bằng quét, thông tin này thường trống). Gửi lại có thể thực hiện sau một khoảng chờ.

Không thể nhận thu hộ. Ca tiền mặt chưa được mở — màn hình xuất hàng sẽ đề nghị mở ca, xem Ca tiền mặt.

Thu ngân không in được biên lai đại lý. Màn hình sẽ cảnh báo trung thực rằng thu ngân không hỗ trợ thông tin đại lý. Có thể thực hiện xuất hàng bằng cách đánh dấu "biên lai đã in trên thu ngân bên ngoài" — trong nhật ký bưu kiện sẽ lưu dấu vết rằng việc xuất hóa đơn tài chính đã được thực hiện bên ngoài.

Người nhận không thể kiểm tra trạng thái bưu kiện. Trang tra cứu công khai yêu cầu mã vận đơn và đúng bốn chữ số cuối của số điện thoại — nếu số điện thoại trong thẻ chưa được điền, việc kiểm tra sẽ không thành công.

Câu hỏi thường gặp#

Có cần tích hợp với dịch vụ chuyển phát để bắt đầu không?#

Không. Chỉ cần nhập sổ đăng ký hoặc nhận hàng bằng quét mã. Nếu người gửi sẵn sàng tự khai báo kiện hàng, hãy cấp cho họ khóa API — khi đó các kiện hàng sẽ tự động xuất hiện.

Tiền thu hộ có phải là doanh thu của tôi không?#

Không. Đây là tiền trung chuyển của người gửi: trong báo cáo ca tiền mặt và trong tài chính, số tiền này được tách khỏi doanh số của chi nhánh, còn khoản thù lao của bạn được tính trên tab “Đối chiếu thanh toán”.

Điều gì xảy ra nếu người nhận không đến?#

Sau khi hết thời hạn lưu kho do đơn vị chuyển phát quy định, kiện hàng tự động chuyển sang trạng thái “chờ trả lại”, và người nhận sẽ nhận được nhắc nhở trước. Sau đó bạn lập sổ đăng ký trả hàng.

Có thể phát một phần của một kiện hàng gồm nhiều kiện không?#

Có, các kiện hàng được phát từng kiện một; những kiện đã trả trước có thể phát tất cả cùng lúc bằng một nút. Tuy nhiên, không thể phát một phần nội dung của một kiện hàng.

Có thể kết hợp điểm phát hàng và cửa hàng tại cùng một chi nhánh không?#

Có — xem danh sách kiểm tra thứ ba. Tiền thu hộ và doanh thu của cửa hàng không bị trộn lẫn trong báo cáo.

Có bắt buộc phải có máy tính tiền không?#

Tùy thuộc vào quốc gia và việc bạn có nhận tiền thu hộ hay không. Nếu biên lai là bắt buộc — thiết bị được kết nối qua Bridge; xem Xuất hóa đơn tài chính.

Các mục liên quan#

Ngày đầu tiên: chọn loại hình kinh doanh — các bước chung và các định dạng khác
Điểm phát hàng (PVZ) — mục “Kiện hàng” theo đầy đủ các tab
Ca tiền mặt và báo cáo Z — nơi tiền thu hộ được tách khỏi doanh thu
Phần cứng (bridge) — máy quét, máy in nhãn, máy POS, máy tính tiền
Nhân viên và ca làm việc — vai trò của nhân viên phát hàng
Ngày đầu tiên: cửa hàng — nếu điểm phát hàng còn có hoạt động bán lẻ