Ngày đầu tiên: dịch vụ và B2B

Với doanh nghiệp dịch vụ, khách hàng đến theo một trong hai con đường: hoặc đặt lịch theo thời gian (studio, gia sư, xưởng, trung tâm dịch vụ), hoặc để lại yêu cầu, sau đó bắt đầu trao đổi, báo giá và hóa đơn (agency, luật sư, kế toán, tư vấn, nhà thầu). Con đường nào là chính của bạn sẽ quyết định cả loại hình doanh nghiệp lẫn danh sách kiểm tra ngày đầu tiên.

Lịch hẹn và B2B dùng chung các mô-đun của nền tảng. Lịch hẹn có mô hình riêng cho chuyên viên, phòng và phần cứng, chuỗi buổi và buổi ghép; B2B gộp đối tác, tài liệu và thanh toán. Với phòng khám có preset quản trị “Phòng khám”, còn với đào tạo theo nhóm cố định có loại riêng “Giáo dục”. Đặc thù của lệnh sửa chữa và tính phí dự án theo giờ được mô tả trong phần hạn chế bên dưới.

Cần gì để bắt đầu#

• Máy tính nào có trình duyệt cũng được. Cả nhật ký lịch hẹn lẫn hồ sơ đối tác kèm hóa đơn đều là các trang thông thường của bảng quản trị. Không cần cài đặt gì.
• Số điện thoại của khách hàng — nếu nhận đặt lịch trực tuyến hoặc yêu cầu từ website: cả lịch hẹn lẫn biểu mẫu đều mở trong trình duyệt.
• Website riêng — không bắt buộc. Mỗi chi nhánh có trang công khai trên tên miền phụ; nếu đã có website, chỉ cần gắn widget vào bằng một dòng mã — Website của tôi.
• Thu ngân và máy in — tùy chọn. Nếu thu tiền tại chỗ, thu ngân là trang web /pos trong trình duyệt (Thu ngân (POS)), in qua bridge Cenaly Hardware Bridge. Với cả hai loại hình doanh nghiệp dịch vụ, thu ngân mặc định tắt — hãy bật trong cửa hàng ứng dụng.
• Cổng thanh toán trực tuyến — chỉ cho các tác vụ cụ thể: đặt cọc khi đặt lịch trực tuyến và thanh toán hóa đơn qua liên kết. Yêu cầu đặt cọc chỉ hiển thị với khách hàng khi đã kết nối nhà cung cấp thanh toán đang hoạt động phù hợp với quốc gia và tiền tệ của chi nhánh — Thanh toán.

Khung chung của ngày đầu tiên#

Đăng ký, chi nhánh, loại hình doanh nghiệp, ngôn ngữ và đăng ký đều giống nhau cho mọi hình thức — chúng được mô tả trong hub Ngày đầu tiên: chọn loại hình doanh nghiệp. Sau đó hãy chọn danh sách kiểm tra của bạn.

Danh sách kiểm tra: đặt lịch dịch vụ#

Phù hợp với studio, gia sư, xưởng, trung tâm dịch vụ — tất cả những nơi khách hàng chiếm thời gian của chuyên viên hoặc phòng. Màn hình làm việc — Bảng quản trị → Lịch hẹn (admin.cenaly.com/appointments).

1. Dịch vụ trong danh mục. Tên, giá và thời lượng — thời lượng được điền vào lịch hẹn. Cùng chỗ đó: khoảng đệm sau lượt đến, dịch vụ tiếp nhận bao nhiêu khách cùng lúc (lớp nhóm), dịch vụ dành cho chuyên viên nào, điều kiện đặt cọc riêng, “lặp lại sau N ngày”. Không có ít nhất một mục dịch vụ thì đặt lịch trực tuyến không hiển thị.
2. Chuyên viên và tài nguyên. Thêm chuyên viên trong Nhân viên, gán dịch vụ và lịch làm việc; đăng nhập không bắt buộc. Phòng và thiết bị hãy tạo riêng như tài nguyên đặt lịch, sau đó chỉ định yêu cầu của dịch vụ. Tình trạng sẵn sàng của chuyên viên, phòng và phần cứng được kiểm tra đồng thời.
3. Lịch làm việc. Lịch theo tuần, giờ nghỉ hằng ngày, nghỉ phép và nghỉ ốm, ngày riêng cho một ngày cụ thể (ngày nghỉ hoặc giờ đặc biệt). Ngày riêng có hiệu lực cao hơn lịch theo tuần.
4. Giờ tiếp nhận. Bánh răng của nhật ký → “Cài đặt lịch hẹn”: khung giờ cho toàn chi nhánh cùng lúc.
5. Lịch hẹn đầu tiên bằng tay và chạy qua các trạng thái: mới → đã xác nhận → “đang phục vụ” → hoàn thành, cùng với hủy và không đến. Đánh dấu lượt đến chỉ khả dụng sớm nhất 15 phút trước khi bắt đầu.
6. Đặt lịch trực tuyến. Trên gian hàng của bạn, bằng widget trên website của bạn và trong bot Telegram của chi nhánh. Widget nhận chọn trước dịch vụ và chuyên viên — nhờ đó tạo được liên kết landing cho một hướng cụ thể. Mọi lịch hẹn đều đổ về một nhật ký; những lịch đến từ website được gắn nhãn.
7. Nhắc nhở. Telegram: xác nhận và nhắc nhở trước 24 và 2 giờ với nút “Tôi sẽ đến” và “Hủy”; e-mail: thư xác nhận kèm liên kết “Quản lý lịch hẹn” (dời và hủy không cần mật khẩu hay ứng dụng). Chi tiết — Nhật ký lịch hẹn.
8. Yêu cầu trong một danh sách. Mục “Yêu cầu” (admin.cenaly.com/leads) gom vào một luồng đặt lịch trực tuyến, gọi lại, yêu cầu từ biểu mẫu website và câu trả lời popup — với khoảng thời gian, tìm kiếm, bộ lọc “chỉ chưa xử lý” và xuất CSV. Mục này chỉ để xem: trạng thái được đổi trong mục chuyên biệt, không có phiên bản sự thật thứ hai về nó. Bảng đó cũng nằm trong tab “Yêu cầu” của trung tâm liên hệ — Chat với khách.
9. Khách hàng. Hồ sơ khách hàng với lịch sử lượt đến và liên kết “Lặp lại lịch hẹn trước” — Khách hàng. Với “dịch vụ theo lịch hẹn”, danh bạ được bật ngay từ đầu.
10. Gói dịch vụ — các gói dịch vụ: N lượt đến, ví trả trước hoặc đăng ký với tích lũy định kỳ. Nút “🎟️ Gói dịch vụ” trong nhật ký.

Cần thiết bị gì: máy tính hoặc máy tính bảng. Thế là đủ. Có thể hoãn lại một cách trung thực: thu ngân và kho, báo cáo tài chính, đặt cọc, gửi tin hàng loạt, tên miền riêng.

Danh sách kiểm tra: B2B — yêu cầu, hóa đơn, tài liệu#

Phù hợp với agency, luật sư, kế toán, nhà thầu — tất cả những ai có giao dịch diễn ra trong trao đổi và được chốt bằng tài liệu. Màn hình làm việc — Bảng quản trị → Cơ sở → «Công ty và hóa đơn» (admin.cenaly.com/counterparties).

1. Thông tin người bán — việc đầu tiên. Tab «Thông tin người bán»: pháp nhân (có thể có nhiều), tài khoản ngân hàng, người ký, tiêu đề mẫu, e-mail và số điện thoại. Không có những thứ này, hóa đơn sẽ ra mà thiếu bên của bạn.
2. Thẻ đối tác đầu tiên. Cá nhân hay tổ chức — cùng một loại thẻ. Bộ thông tin và việc kiểm tra chúng (định dạng, số kiểm tra) được nạp theo quốc gia: có hồ sơ riêng cho Gruzia, Nga, Kazakhstan, Vương quốc Anh, Úc, New Zealand, UAE, Síp, Hy Lạp, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Croatia, Ba Lan, Romania và Thổ Nhĩ Kỳ — tổng cộng 15, cộng thêm một hồ sơ dự phòng cho các quốc gia còn lại. Các trường ngân hàng cũng theo quốc gia (IBAN, sort code, BSB, tài khoản thanh toán với BIK). Quốc gia được chọn từ danh mục đầy đủ.
3. Liên hệ và người phụ trách. Người liên hệ với vai trò và kênh (điện thoại, e-mail, Telegram, WhatsApp), cờ «chính» và «người nhận tài liệu»; quản lý phụ trách từ danh mục nhân viên với bộ lọc phía máy chủ «Của tôi».
4. Danh mục dịch vụ kèm giá. Các dòng của tài liệu được lấy từ danh mục — giá, thuế và chiết khấu do tài liệu tự điền, chứ không nhập tay.
5. Giao dịch đầu tiên. Nút «Bán hàng» dẫn qua trình hướng dẫn: báo giá → hóa đơn → tài liệu quyết toán. Loại và tên tài liệu, mặt nạ đánh số, chế độ VAT và số tiền bằng chữ — lấy từ hồ sơ quốc gia. Tài liệu hoàn chỉnh: PDF, gửi qua e-mail, hủy bỏ kèm lý do.
6. Hợp đồng. Trình hướng dẫn bốn bước: mẫu → các bên và người ký → điều kiện (gia hạn thanh toán, hạn mức tín dụng, phần trăm trả trước và chiết khấu, đơn hàng tối thiểu, thời hạn) → xem trước. Tiếp theo — bản nháp, phát hành, đánh dấu «đã ký» kèm tải bản quét, chấm dứt. Các điều kiện đang hiệu lực hiển thị thành dải ở đầu thẻ.
7. Đối chiếu công nợ. Số dư, quá hạn và thời hạn lâu nhất, dòng hoạt động, thêm thanh toán, phân bổ theo tài liệu — theo hàng đợi hoặc trực tiếp vào một hóa đơn cụ thể, hoàn tác phân bổ. Báo cáo chi nhánh: tuổi nợ phải thu, sổ thanh toán, sổ xuất hàng — kèm xuất CSV.
8. Tài liệu doanh nghiệp. Mục «Tài liệu» (admin.cenaly.com/documents) — vòng thứ hai, không chính: tài liệu văn bản tự do với định dạng trang, đầu trang chân trang và số trang, bảng «như trong Excel», tệp đã tải lên, tìm kiếm toàn văn theo nội dung, mẫu có thay thế, thời hạn hiệu lực kèm nhắc nhở và xác nhận của nhân viên. Chi tiết — Tài liệu.
9. Website và yêu cầu. Trang công khai của chi nhánh hoặc website của bạn với các widget: form liên hệ, gọi lại, chat, popup có form và quiz — Trình tạo website, Website của tôi, Gọi lại, Chiến dịch tương tác. Tất cả đổ về «Yêu cầu», và mỗi yêu cầu đều thấy rõ đến từ đâu: bề mặt, trang, nhãn chiến dịch, lớp chuyển đổi và thiết bị.
10. AI phân tích yêu cầu. Email được dán vào, bản ghi âm cuộc gọi hoặc PDF được biến thành bản nháp giao dịch: đối tác, dòng từ danh mục, điều kiện — kèm điểm tin cậy cho từng dòng. Mô hình chỉ làm việc trên dữ liệu của bạn: mọi thứ không tìm thấy trong danh mục và thẻ đều vào «chưa nhận diện» và thành nhiệm vụ cho quản lý. Không thể phát hành tài liệu theo cách này — chỉ bản nháp.
11. Quyền truy cập. ⚠️ «Công ty và hóa đơn» là mục của chủ sở hữu: nhân viên đăng nhập bằng tài khoản riêng sẽ bị từ chối. Hãy tính trước điều này nếu việc bán hàng không do chủ sở hữu phụ trách.

Cần gì về thiết bị: máy tính. Máy in — chỉ khi bạn in hóa đơn ra giấy. Có thể hoãn một cách trung thực: sao kê ngân hàng, hóa đơn định kỳ, nhắc nợ, trao đổi tài liệu điện tử, thu ngân.

Doanh nghiệp dịch vụ hiện chưa có gì#

Đây là danh sách thẳng thắn để bạn không đi tìm nút không tồn tại.

Có thể hoãn#

• Sao kê ngân hàng — tải sao kê theo tài khoản thanh toán với phân tích giao dịch và gắn với đối tác; cần khi thanh toán trở nên nhiều.
• Hóa đơn định kỳ — lịch phát hành, nhật ký, tạm dừng; dành cho hợp đồng thuê bao.
• Nhắc nhở và nhắc nợ — bản tin tổng hợp, email về quá hạn, hết hạn báo giá và hợp đồng.
• Trao đổi tài liệu điện tử. Với các chi nhánh tại Nga có trao đổi tài liệu qua Saby (SBIS): tài liệu đến trở thành tài liệu CRM, hóa đơn của bạn được gửi sang Saby, chữ ký vẫn ở đó. Kết nối bằng thẻ trong cửa hàng ứng dụng.
• KSeF (hóa đơn điện tử Ba Lan) — chỉ cho Ba Lan và chỉ trên hạ tầng AWS: trên cenaly.ru không có bảng điều khiển.
• AI điền mẫu tài liệu — hoạt động trên hạ tầng AWS; trên thương hiệu Nga, các nút AI trong trình soạn thảo tài liệu bị ẩn.
• Báo cáo tài chính — Tài chính. Bán hàng, mua hàng, ca tiền mặt và phân tích nhu cầu được hỗ trợ ở cả hạ tầng quốc tế và Nga. Hãy bắt đầu sau những giao dịch đầu tiên; giai đoạn trống và lỗi tải dữ liệu là hai tình huống khác nhau.
• Tổng đài riêng và ghi âm cuộc gọi — Điện thoại: cuộc gọi với số điện thoại được gắn tự động vào dòng hoạt động của thẻ đối tác.
• Tên miền riêng — Tên miền riêng.

Xử lý sự cố#

Trong bảng điều khiển không có mục “Lịch hẹn”. Nhật ký khả dụng với các loại hình “Salon làm đẹp”, “Dịch vụ đặt lịch” và “Giáo dục”. Kiểm tra loại hình chi nhánh, việc bật mục và quyền của nhân viên. “Dịch vụ chuyên nghiệp” dùng kịch bản B2B; để làm việc theo thời gian, hãy chọn “Dịch vụ đặt lịch”.

Nhân viên không thể mở “Công ty và hóa đơn”. Đây là thiết kế có chủ đích: mục này chỉ chủ tài khoản mới truy cập được. Nhân viên chỉ có “Yêu cầu”, “Khách hàng” và “Tài liệu” trong phạm vi vai trò của mình — Nhân viên và ca làm việc.

Hóa đơn xuất ra thiếu thông tin người bán. Hãy điền vào tab “Thông tin người bán”: pháp nhân, tài khoản ngân hàng, người ký. Thông tin này được đưa vào bản chụp tài liệu tại thời điểm phát hành.

Thông tin đối tác không được kiểm tra. Nghĩa là quốc gia đã chọn không có hồ sơ thông tin riêng, và thẻ hoạt động theo quy tắc dự phòng: các trường để trống, không tính tổng kiểm tra.

Trong “Yêu cầu” có dải màu vàng “có thể thiếu dòng”. Một trong các kênh không phản hồi khi đọc (ví dụ: tiện ích mở rộng chưa được kết nối). Đây là cảnh báo trung thực, không phải danh sách trống: các yêu cầu từ những kênh còn lại vẫn có trong danh sách.

Phân tích yêu cầu bằng AI đã tạo nhầm bản nháp. Mô hình không tự suy diễn: nó đối chiếu văn bản với danh mục và thẻ của bạn. Kiểm tra rằng dịch vụ có trong danh mục và đối tác có trong danh bạ; phần không nhận diện được sẽ đến dưới dạng tác vụ cho quản lý.

Câu hỏi thường gặp#

Dịch vụ và B2B có phải là một sản phẩm riêng?#

Đây là các hồ sơ doanh nghiệp trên những mô-đun chung. Lịch hẹn bao gồm chuyên viên, phòng và phần cứng, còn B2B gồm đối tác, tài liệu và đối chiếu công nợ. Việc chọn hồ sơ không thêm hồ sơ bệnh án, lệnh sửa chữa hay tính phí dự án theo giờ.

Có thể vừa quản lý lịch hẹn vừa quản lý hóa đơn cùng lúc không?#

Có. Loại hình doanh nghiệp chỉ đặt giá trị mặc định: hãy chọn “dịch vụ đặt lịch” và bật “Tài liệu” và “Công ty và hóa đơn” — mục thứ hai vốn được bật mặc định cho mọi loại hình.

Ai có thể phát hành hóa đơn?#

Chỉ chủ tài khoản: mục “Công ty và hóa đơn” chỉ mình họ truy cập được.

Các mẫu tài liệu hoạt động ở những quốc gia nào?#

Mười lăm quốc gia có bộ thông tin, tên tài liệu, mặt nạ đánh số và chế độ thuế GTGT riêng; với các nước còn lại, hồ sơ dự phòng sẽ hoạt động — tài liệu vẫn được phát hành nhưng không có kiểm tra theo quốc gia.

Có thể nhận thanh toán hóa đơn trực tuyến không?#

Thanh toán qua liên kết được hỗ trợ, và biên nhận thanh toán sẽ vào phần tự động hóa của địa điểm. Cần có nhà cung cấp thanh toán được kết nối phù hợp với quốc gia và tiền tệ của bạn — Thanh toán.

Tất cả những điều này có hoạt động trên thương hiệu Nga không?#

Lịch hẹn, yêu cầu, đối tác, tài liệu, đối chiếu công nợ, báo cáo tài chính và các chiến dịch vòng đời hỗ trợ chu trình Nga. KSeF và tính năng điền tài liệu bằng AI có những giới hạn đám mây riêng; hãy kiểm tra tính khả dụng của từng mô-đun cụ thể.

Các mục liên quan#

• Ngày đầu tiên: chọn loại hình doanh nghiệp — khung chung và các định dạng khác
• Nhật ký lịch hẹn — khung giờ, trạng thái, nhắc nhở, gói dịch vụ
• Khách hàng (CRM) — thẻ, hóa đơn, hợp đồng, đối chiếu công nợ
• Tài liệu — mẫu, tệp và bảng, thời hạn và xác nhận đã đọc
• Khách hàng — danh bạ khách hàng và lịch sử liên hệ
• Trang web của tôi — biểu mẫu, trò chuyện và gọi lại trên trang web của bạn
• Ngày đầu tiên: salon, barbershop, studio — nếu lịch hẹn là lộ trình chính của khách hàng