Firmenkonten — Zahlung durch Mitarbeitende vom Guthaben der Organisation

Der Bereich „Firmenkonten“ — die Verwaltung der Konten von Organisationen, deren Mitarbeitende regelmäßig bei Ihnen essen (Kantine im Büro, Betriebsverpflegung, Vereinbarung mit einem Unternehmen nebenan). Mitarbeitende zahlen mit dem Code ihres Kontos statt mit Bargeld oder Karte, und die Ausgaben fallen automatisch auf das Konto ihrer Organisation. Öffnen: Admin-Panel → Firmenkonten (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Der Bereich arbeitet separat für jeden Standort. Standardmäßig ist er ausgeschaltet — schalten Sie ihn im App-Store ein (Erweiterung „Firmenkonten“), und er erscheint im Seitenmenü.

Organisationen und Konten der Mitarbeitenden#

Das Modell ist zweistufig:

Organisation (Arbeitgeber) — Firmenname, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Notizen, Abrechnungswährung und (optional) ein standardmäßiges Tageslimit für alle ihre Mitarbeitenden.
Konto eines Mitarbeitenden — verknüpft mit der Organisation: Name des Mitarbeitenden, Telefon, eindeutiger Kontocode, aktuelles Guthaben und bei Bedarf ein persönliches Tageslimit, das das Limit der Organisation überschreibt.

Die Daten der Organisation können jederzeit geändert werden: Die Schaltfläche ✎ neben ihrem Namen öffnet dasselbe Formular wie beim Hinzufügen. Die Konten der Mitarbeitenden und ihre Guthaben ändern sich dabei nicht, und ein neues Tageslimit der Organisation gilt sofort für alle, die kein persönliches haben.

Der Kontocode kann manuell festgelegt oder automatisch generiert werden (Format wie CA-XXXX-XXXX) — nach der Erstellung wird er einmal mit einer Kopierschaltfläche angezeigt, danach ist er in der Oberfläche nur noch maskiert sichtbar (die letzten 4 Zeichen).

Guthaben aufladen#

Das Guthaben wird manuell aufgeladen — vom Inhaber oder Buchhalter des Betriebs:

Einmalige Aufladung — ein Betrag für ein Konto;
Massenaufladung — eine Liste im Textfeld, eine Zeile pro Mitarbeitendem: Name, Code (optional), Betrag, Telefon (optional). Vorhandene Mitarbeitende werden über den Namen gefunden, für neue wird ein Konto erstellt; für jede Zeile wird das Ergebnis angezeigt.

Tageslimit#

Das Ausgabenlimit ist nur ein Tageslimit, und dem Sinn nach ist es ein Tageszuschuss des Arbeitgebers: wie viel das Unternehmen bereit ist, einem Mitarbeitenden pro Tag zu erstatten. Die Organisation hat einen Standardwert, für einzelne Mitarbeitende kann ein eigener festgelegt werden, der diesen überschreibt.

Der Zuschuss wird jeden Tag zurückgesetzt. Der verfügbare Betrag ist das Kleinere von beidem: das Restguthaben und der Rest des heutigen Zuschusses. Ist gar kein Zuschuss festgelegt, bleibt das Guthaben die einzige Einschränkung.

Eine Rückerstattung zu einer Bestellung gibt den Zuschuss wieder frei: Das an diesem Tag Ausgegebene verringert sich um den Rückerstattungsbetrag.

Zahlung an der Kasse#

In der Kasse (POS) gibt es eine separate Schaltfläche „Mit Firmenkonto bezahlen“:

Die Kassiererin oder der Kassierer gibt den Kontocode des Mitarbeitenden ein;
das System zeigt Guthaben und Rest des Tageslimits an und bucht den Bestellbetrag ab (oder einen Teil — der Rest kann mit einer anderen Methode beglichen werden, die Zahlung ist kombinierbar);
wird eine bezahlte Bestellung später storniert, wird die Abbuchung vom Firmenkonto automatisch rückgängig gemacht — das Geld kehrt auf das Konto zurück, und der Tageszuschuss wird wieder freigegeben. Die Rückabwicklung ist idempotent: Eine erneute Verarbeitung der Stornierung erstattet den Betrag nicht doppelt.

Selbstständige Zahlung durch Gäste#

Für einen Standort kann der Schalter „Selbstbedienung für Gäste“ aktiviert werden — dann kann ein Mitarbeitender der Organisation ohne Kassiererin oder Kassierer seine Bestellung direkt im Kundenmenü bezahlen: An der Kasse erscheint die Zahlungsmethode „Firmenkonto“, bei der er Telefon und Kontocode eingibt.

Die Prüfung ist dieselbe wie an der Kasse: Guthaben, Rest des Tageszuschusses, Idempotenz der Abbuchung.

Ausgabenbericht#

Der Bericht für einen Datumsbereich zeigt für jeden Mitarbeitenden den ausgegebenen Betrag und die Anzahl der Vorgänge — mit Export als CSV für die Buchhaltung oder zum Ausstellen einer Rechnung an die Organisation am Ende des Zeitraums.

Was für den Start nötig ist#

Eingeschalteter Bereich „Firmenkonten“ — standardmäßig ist er ausgeschaltet und wird per Schalter im App-Store aktiviert.
Eine Organisation als Arbeitgeber und die Konten ihrer Mitarbeitenden.
Aufgeladenes Guthaben — die Aufladung nimmt der Inhaber oder die Buchhaltung manuell vor.
Tageslimit des Zuschusses — wie viel ein Mitarbeitender pro Tag auf Kosten des Arbeitgebers ausgeben kann.
Kasse — die Zahlung mit Firmenkonto wird als separate Zahlungsmethode akzeptiert (POS).

Einschränkungen#

Aufladung nur manuell. Einen separaten Zahlungsbereich für den Arbeitgeber gibt es in der ersten Iteration nicht — das Konto laden Sie nach Zahlungseingang durch die Organisation auf.
Eine mit Firmenkonto bezahlte Bestellung kann nicht mit anderen Konten zusammengeführt werden — die Kasse lehnt das zu Recht ab.
Der Zuschuss ist auf den Tag begrenzt. Wochen- und Monatslimits werden nicht als eigene Achse festgelegt.
Der Ausgabenbericht lebt innerhalb des Bereichs — dem Arbeitgeber exportieren Sie ihn.

Fehlerbehebung#

Der Bereich fehlt im Panel. Er ist standardmäßig ausgeschaltet — schalten Sie ihn per Schalter ein.

Ein Mitarbeitender wird an der Kasse nicht gefunden. Prüfen Sie, ob sein Konto in der richtigen Organisation angelegt und ob es nicht gesperrt ist.

Die Zahlung wurde abgelehnt. Wahrscheinlich ist das Tageslimit des Zuschusses ausgeschöpft oder auf dem Konto der Organisation sind keine Mittel vorhanden.

Keine Zusammenführung mit einem anderen Konto. Das ist eine gewollte Sperre: Eine Bestellung mit angewandter Firmenzahlung wird nicht mit den Konten anderer Gäste zusammengeführt.

Der Arbeitgeber sieht die Ausgaben nicht. Der Ausgabenbericht wird im Bereich erstellt und von Ihnen an die Organisation übergeben — einen eigenen Bereich hat der Arbeitgeber noch nicht.

Häufige Fragen#

Kann anstelle eines Tageslimits auch ein Monatslimit festgelegt werden?#

Derzeit gibt es nur ein Tageslimit – standardmäßig auf Ebene der Organisation und bei Bedarf separat für jeden Mitarbeiter.

Wer lädt das Guthaben auf – die Organisation selbst oder das Lokal?#

Das Aufladen führt der Inhaber oder Buchhalter des Lokals manuell durch (einmalig oder als Massenliste) – einen separaten Konto-Bereich für das selbstständige Aufladen durch die Organisation gibt es derzeit nicht.

Was, wenn ein Mitarbeiter den Code der Rechnung vergessen hat?#

Der Code ist in der Oberfläche des Lokals in maskierter Form sichtbar – vollständig erfragen lässt er sich beim Inhaber/Buchhalter, der die Rechnung erstellt hat.

Kann mit einer Firmenrechnung nur ein Teil der Bestellung bezahlt werden?#

Ja, an der Kasse wird eine kombinierte Zahlung unterstützt – ein Teil des Betrags wird von der Firmenrechnung abgebucht (im Rahmen des verbleibenden Tageslimits), und der Rest wird mit einer beliebigen anderen Methode bezahlt.