Belege, Rückgaben und Umtausch

Belegregister — die Historie aller Verkäufe für jeden Standort. Jeder Beleg ist eine unveränderliche Momentaufnahme der Zahlung: was gekauft wurde, zu welchem Betrag, mit welcher Methode, von welchem Kassierer und in welcher Kassenschicht. Auf Grundlage des Belegs können Sie eine Rückgabe oder einen Umtausch direkt aus der Kassenoberfläche heraus bearbeiten.

Öffnen: Admin-Panel → Kasse (POS) → „Belege“ (Symbol 🧾 im Kassenmenü). Einen separaten Bereich „Belege“ gibt es in der Seitenleiste nicht — das Register lebt innerhalb der Kasse.

Belegregister#

Jeder Standort führt seine eigene Belegnummerierung — die Nummern laufen der Reihe nach und wiederholen sich nicht. Im Register werden angezeigt:

Datum und Uhrzeit des Verkaufs;
Belegnummer und verknüpfte Bestellnummer;
Artikel, Menge und Beträge;
Zahlungsmethode — Bargeld, Karte, online, Geschenkkarte, „auf Rechnung“, Firmenkonto sowie mehrere gleichzeitig (ein Teil bar, ein Teil mit Karte) — zu zahlender Betrag und Wechselgeld;
Kassierer und Kassenschicht;
Typ: Verkauf, Rückgabe oder Anzahlung — ein Vorauszahlungsbeleg für eine noch nicht abgeschlossene Bestellung; die Anzahlungs-Schaltfläche erscheint nur dort, wo die Kasse an ein Fiskalgerät angeschlossen ist, das solche Belege kann (Russland, 54-ФЗ).

Der Beleg wird als steuerlicher Beleg gedruckt — mit den Angaben des Verkäufers und der Aufschlüsselung des Steuerbetrags nach Sätzen —, wenn in den Angaben des Standorts eine Steuernummer hinterlegt ist. Das Land allein hat keinen Einfluss darauf: Standorte, an denen der Beleg von einer Fiskal-Registrierkasse erzeugt wird (Georgien, Russland), füllen diese Felder einfach nicht aus, und der Beleg wird wie zuvor gedruckt. Der Nummerntyp (VAT, GST, ABN, TRN, ИНН, TIN) ändert nur die Feldbeschriftung beim Druck. Die Rückgabe übernimmt die Angaben und den proportionalen Steueranteil des ursprünglichen Belegs — als Momentaufnahme zum Zeitpunkt des Verkaufs, nicht aus den aktuellen Einstellungen.

Belege können jederzeit nachgedruckt werden — die Schaltfläche „Drucken“ neben jedem Beleg in der Historie.

Druck und Nachdruck#

Der Verkaufs- und Rückgabebeleg wird über die Cenaly Hardware Bridge auf einem Thermodrucker gedruckt, mit Fallback auf den Druck über den Browser. Wenn der Drucker offline ist, landet der Auftrag in der Warteschlange der Bridge — das ist ein separates Ergebnis, und es bedeutet, dass der Gast den Beleg noch nicht in der Hand hat. Mehr dazu — Druck in Küche und Saal.

Fiskalischer und nicht fiskalischer Standort sind verschiedene Geschichten. Wenn an einem Standort von der Hardware nur eine Fiskal-Registrierkasse vorhanden ist, druckt die Bridge unseren Beleg nicht über sie und der Browser-Fallback wird nicht gestartet: Die Kasse meldet, dass die Fiskal-Registrierkasse den Beleg selbst druckt — und das stimmt, der Gast hat das Dokument erhalten. Wenn am Standort hingegen gar keine Fiskal-Registrierkasse vorhanden ist, zeigt die Kasse das Badge „Nicht fiskalischer Modus“ mit dem Hinweis „was die Kasse druckt, ist kein fiskalischer Beleg“, und auf den Belegen selbst wird die Zeile „Ist kein fiskalisches Dokument“ gedruckt.

Die Rückgabe per Beleg ist ebenfalls ein Vorgang aus diesem Journal.

Rückgabe per Beleg#

Die Rückgabe wird aus der Beleghistorie bearbeitet. Sie ist nur bei geöffneter Kassenschicht verfügbar.

Vollständige Rückgabe#

Klicken Sie auf „Rückgabe“ beim gewünschten Beleg und wählen Sie „Gesamter Beleg“. Das System erstattet den vollen Betrag, einschließlich Servicegebühr und Trinkgeld.

Teilweise Rückgabe#

Wählen Sie konkrete Artikel und geben Sie die Menge für die Rückgabe an. Es kann nicht mehr zurückgegeben werden, als verkauft wurde: Das System prüft den Restbestand unter Berücksichtigung früherer Rückgaben zum selben Beleg.

Die teilweise Rückgabe erstattet den Wert der Artikel selbst: Servicegebühr und Trinkgeld werden nur bei einer vollständigen Rückgabe des Belegs vollständig erstattet. Die Steuer (dort, wo sie im Beleg enthalten ist) wird proportional zum zurückgegebenen Betrag neu berechnet.

Rückgabemethode#

Geben Sie bei der Bearbeitung der Rückgabe an:

Rückgabemethode — Bargeld oder Karte;
Grund — freier Text (die Liste der Gründe kann vorab festgelegt werden: „Einstellungen“ → „Bestellungen“ → „Rückgabegründe“).

Wenn die Rückgabe in bar erfolgt, wird der Betrag automatisch als Auszahlung aus der aktuellen Kassenschicht verbucht — die Bewegung ist sofort im Kassenbericht sichtbar.

Die Rückgabe auf die Karte wird am Bankterminal selbst abgewickelt, wenn der ursprüngliche Verkauf eine Kennung des Terminalvorgangs trug und das Terminal an die Bridge angeschlossen ist: Die Kasse sendet dem Terminal den Rückgabe-Befehl, der Bediener bestätigt ihn am Gerät. Ohne diese Bedingungen bleibt die Rückgabe nur ein Eintrag im Register, und das Geld erstattet der Bediener manuell.

Dort, wo die Kasse das kann, wird für die Rückgabe zusätzlich ein fiskalischer Beleg „Rückgabe des Einnahmen“ erzeugt.

Nach dem Speichern wird ein neuer Beleg vom Typ „Rückgabe“ mit negativem Betrag erstellt, verknüpft mit dem ursprünglichen Verkaufsbeleg.

Rückgabe ins Lager#

Zurückgegebene Artikel werden immer ins Lager zurückgeführt: Das System stellt die Bestände für jede Rückgabezeile selbst mit einem separaten Dokument wieder her — das ist im Bereich Lager als Rückgabe vom Gast sichtbar. Ein separates Häkchen „ins Lager zurückführen“ gibt es nicht, und die Wiederherstellung lässt sich nicht deaktivieren.

Wenn die Ware unbrauchbar zurückgekommen ist und nicht in den Verkauf geht, buchen Sie sie mit einem separaten Lagerdokument ab.

Umtausch von Ware#

Der Umtausch ist ein zweistufiger Prozess:

Rückgabe — bearbeiten Sie die Rückgabe per ursprünglichem Beleg (vollständig oder teilweise).
Neue Bestellung — die Kasse öffnet ein leeres Ticket, das bereits als „Umtausch“ markiert ist. Erfassen Sie die neuen Artikel und führen Sie die Zahlung wie gewohnt durch.

So hat jeder Schritt seinen eigenen Beleg, und die Historie bleibt transparent.

Rückgaben in den Finanzberichten#

Alle Rückgaben werden im Bereich Finanzen berücksichtigt:

KPI „Rückgaben“ — der Gesamtbetrag der Rückgaben für den Zeitraum;
Rückgaben werden vom Umsatz abgezogen — die endgültigen Zahlen spiegeln den Nettoumsatz wider;
die Dynamik der Rückgaben wird mit dem vorherigen Zeitraum verglichen.

So lassen sich Ursachen und Häufigkeit von Rückgaben nachverfolgen und Entscheidungen zur Qualität treffen.

Was für den Start nötig ist#

Ein an der Kasse ausgestellter Beleg — das Register besteht aus unveränderlichen Zahlungs-Snapshots, Einträge werden nicht manuell angelegt.
Rolle und PIN — Rückgabe und erneuter Druck über dem Schwellenwert werden vom Manager bestätigt und im Risikoprotokoll erfasst.
Aktiviertes Lager — wenn die Rückgabe Bestände zurückbuchen soll (Lager).
Bridge und Drucker — für den Druck des Rückgabebelegs und den erneuten Druck.

Einschränkungen#

⚠️ Das Register läuft in der AWS-Umgebung. Beim russischen Brand (cenaly.ru) sind Funktionen auf analytischen Datenbanken nicht verfügbar, und dort wird keine Beleghistorie aufgebaut.
Es gibt keinen eigenen Bereich in der Seitenleiste — das Register lebt innerhalb der Kasse.
Die Rückgabe eines konkreten Gästeanteils beim Splitten ist nicht umgesetzt: Wenn Gäste die Gastrechnung geteilt haben, wird die Rückgabe vollständig von der Kasse aus abgewickelt.
Eine Geschenkkarte wird einmal pro Bestellung angewendet; eine physische Karte mit Barcode gibt es noch nicht — nur den Zertifikatscode.
Offline ist der letzte Register-Snapshot verfügbar, und der Rückgabeeintrag selbst wird in die Warteschlange gestellt und wird bei Wiederherstellung der Verbindung übertragen.

Fehlerbehebung#

Der Beleg fehlt im Register. Prüfen Sie den Standort — das Register wird für jeden Standort separat geführt. Beim russischen Brand gibt es gar kein Register.

Die Rückgabe lässt sich nicht durchführen. Es ist der PIN des Managers erforderlich; prüfen Sie außerdem, dass der Beleg zu diesem Standort gehört und nicht bereits vollständig zurückgegeben wurde.

Die Rückgabe hat die Bestände im Lager nicht zurückgebucht. Die Rückgabe ins Lager ist ein separater Schritt der Abwicklung: Sie wird nur ausgeführt, wenn das Lager aktiviert ist und der Artikel eine Tech-Karte oder eine Produktkarte hat.

Der erneute Druck erfordert eine Bestätigung. Das ist so gewollt: Über dem Schwellenwert wird der Nachdruck vom Manager bestätigt und im Protokoll festgehalten.

Die fiscale Rückgabe wurde an der Kasse nicht ausgestellt. Prüfen Sie die Bridge und die Fiskal-Registrierkasse: Wenn das Modell den benötigten Dokumenttyp nicht unterstützt, wird die Rückgabe im Register abgewickelt, der fiscale Beleg jedoch nicht.

Häufige Fragen#

Kann man eine Rückgabe ohne geöffnete Schicht abwickeln?#

Nein. Für die Erstellung einer Rückgabe ist eine geöffnete Kassenschicht erforderlich — besonders wenn die Rückgabe in bar erfolgt (der Betrag wird als Auszahlung aus der Kasse verbucht). Öffnen Sie die Schicht im Bereich Kasse (POS) und wiederholen Sie den Vorgang.

Was passiert, wenn ein Beleg mehrmals zurückgegeben wurde?#

Das System verfolgt alle vorherigen Rückgaben für jeden Artikel. Bei einer Teilrückgabe kann nur die Menge zurückgegeben werden, die zuvor noch nicht zurückgegeben wurde. Mehr als das Verkaufte zurückzugeben ist unmöglich.

Verringert eine Rückgabe die Bestände im Lager?#

Im Gegenteil — die Rückgabe stellt die Bestände wieder her, und das immer, ohne separate Option. Der ursprüngliche Verkauf hat die Bestände bereits verringert; die Rückgabe stellt sie teilweise oder vollständig wieder her.

Erscheint der Beleg sofort nach der Zahlung?#

Ja. Der Beleg wird bei der Zahlungsabwicklung über die Kasse automatisch erzeugt und ist sofort in der Beleghistorie verfügbar. Dort kann er auch gedruckt werden.

Sind Rückgaben für Mitarbeiter sichtbar?#

Das Register „Belege“ und die Schaltfläche „Rückgabe“ sieht jeder Mitarbeiter, dessen Stelle den Bereich „Kasse“ hat, mit geöffneter Schicht; das Recht auf Rückgabe und auf Rückgabe ohne zugrunde liegenden Beleg wird separat in den POS-Berechtigungen der Rolle konfiguriert (siehe Kasse (POS)). Finanz-Dashboards mit dem KPI „Rückgaben“ sind für den Inhaber, den Manager und Stellen mit dem Bereich „Finanzen“ verfügbar.

Rechnungen und Rückgaben