Cuentas corporativas: pago por empleados desde el saldo de la organización
La sección «Cuentas corporativas» es el registro de las cuentas personales de las organizaciones cuyos empleados comen habitualmente en su establecimiento (comedor de oficina, alimentación corporativa, acuerdo con una empresa vecina). El empleado paga con el código de su cuenta en lugar de efectivo o tarjeta, y los gastos se cargan automáticamente a la cuenta de su organización. Para abrirla: Panel de administración → Cuentas corporativas (admin.cenaly.com/corporate-accounts). La sección funciona de forma independiente para cada local. Por defecto está desactivada: actívela en la Tienda de aplicaciones (extensión «Cuentas corporativas») y aparecerá en el menú lateral.
Organizaciones y cuentas de empleados#
El modelo tiene dos niveles:
- Organización (empleador): nombre de la empresa, persona de contacto, teléfono, correo electrónico, notas, moneda de liquidación y (opcionalmente) un límite diario por defecto para todos sus empleados.
- Cuenta del empleado: vinculada a la organización: nombre del empleado, teléfono, código único de cuenta, saldo actual y, si es necesario, un límite diario personal que prevalece sobre el límite de la organización.
Los datos de la organización se pueden corregir en cualquier momento: el botón ✎ junto a su nombre abre el mismo formulario que al añadirla. Las cuentas de los empleados y sus saldos no cambian, y el nuevo límite diario de la organización se aplica de inmediato a quienes no tengan uno personal.
El código de cuenta se puede definir manualmente o generar automáticamente (formato del tipo CA-XXXX-XXXX); tras crearlo se muestra una sola vez con un botón de copiado, y después en la interfaz solo se ve enmascarado (los últimos 4 símbolos).
Recarga del saldo#
El saldo se recarga manualmente, por el propietario o el contable del establecimiento:
- Recarga puntual: importe para una sola cuenta;
- Recarga masiva: una lista en un campo de texto, con una línea por empleado: nombre, código (opcional), importe, teléfono (opcional). Los empleados existentes se localizan por nombre; para los nuevos se crea una cuenta; por cada línea se muestra el resultado.
Límite diario#
El límite de gastos es solo diario, y en sentido práctico es la dotación diaria del empleador: cuánto está dispuesta a pagar la empresa al empleado por día. La organización tiene un valor por defecto, y para un empleado concreto se puede definir uno propio que lo prevalece.
La dotación se reinicia cada día. El importe disponible para cargar es el menor de los dos: el saldo restante y el resto de la dotación de hoy. Si no se ha definido ninguna dotación, la única limitación sigue siendo el saldo.
La devolución de un pedido libera la dotación de vuelta: lo gastado durante el día se reduce en el importe de la devolución.
Pago en la caja#
En la Caja (POS) hay un botón aparte: «Pagar con cuenta corporativa»:
- el cajero introduce el código de la cuenta del empleado;
- el sistema muestra el saldo y el resto del límite diario, y carga el importe del pedido (o una parte: el resto se puede pagar de otra forma, el pago se combina);
- si el pedido pagado se cancela después, el cargo a la cuenta corporativa se reversa automáticamente: el dinero vuelve a la cuenta y la dotación diaria se libera. La reversión es idempotente: procesar de nuevo la cancelación no devolverá el importe dos veces.
Pago autónomo por el huésped#
Para un local se puede activar el interruptor «Autoservicio del huésped»: entonces el empleado de la organización puede pagar su pedido por sí mismo, sin cajero, directamente en el menú del cliente: en el checkout aparece el método de pago «Cuenta corporativa», donde introduce el teléfono y el código de cuenta.
La comprobación es la misma que en la caja: saldo, resto de la dotación diaria e idempotencia del cargo.
Informe de gastos#
El informe por rango de fechas muestra, para cada empleado, el importe gastado y el número de operaciones, con exportación a CSV para contabilidad o para emitir una factura a la organización al cierre del periodo.
Qué se necesita para empezar#
- La sección «Cuentas corporativas» activada: por defecto está desactivada y se activa con el interruptor en la tienda de aplicaciones.
- Una organización empleadora y las cuentas personales de sus empleados.
- Saldo recargado: la recarga la realiza manualmente el propietario o el departamento de contabilidad.
- Límite diario de dotación: cuánto puede gastar el empleado al día a cargo del empleador.
- Caja: el pago con cuenta corporativa se acepta como método de pago aparte (POS).
Limitaciones#
- Recarga solo manual. En la primera iteración no hay un área de pago propia para el empleador: la cuenta la recarga usted según el pago recibido de la organización.
- Un pedido pagado con cuenta corporativa no se puede combinar con otras cuentas: la caja lo rechazará sin excepciones.
- La dotación se limita al día. Los límites semanales y mensuales no se definen como un eje aparte.
- El informe de gastos vive dentro de la sección: al empleador se lo exporta usted.
Solución de problemas#
La sección no aparece en el panel. Está desactivada por defecto: actívela con el interruptor.
El empleado no se encuentra en la caja. Compruebe si su cuenta está creada en la organización correcta y si no está bloqueada.
El pago ha sido rechazado. Lo más probable es que se haya agotado el límite diario de dotación o que no haya fondos en la cuenta de la organización.
No se combina con otra cuenta. Es una prohibición por diseño: un pedido con pago corporativo aplicado no se fusiona con las cuentas de otros huéspedes.
El empleador no ve los gastos. El informe de gastos se genera en la sección y se lo entrega usted a la organización: el empleador todavía no tiene un área propia.
Secciones relacionadas#
- Caja (POS): pago de un pedido con cuenta corporativa
- Finanzas: panorama financiero general del establecimiento
- Clientes habituales: reconocimiento de huéspedes por número de teléfono
Preguntas frecuentes#
¿Se puede establecer un límite mensual en lugar de uno diario?#
Por ahora, el límite es solo diario: a nivel de la organización de forma predeterminada y, si es necesario, de forma individual para cada empleado.
¿Quién recarga el saldo: la propia organización o el establecimiento?#
La recarga la realiza el propietario o el contable del establecimiento de forma manual (puntual o mediante una lista masiva); por ahora no existe un área de cuenta independiente para que la organización recargue por su cuenta.
¿Qué ocurre si un empleado olvida el código de la cuenta?#
El código se muestra en la interfaz del establecimiento en forma enmascarada; se puede consultar completo con el propietario o el contable que creó la cuenta.
¿Se puede pagar solo una parte del pedido con la cuenta corporativa?#
Sí, en la caja se admite el pago combinado: una parte del importe se descuenta de la cuenta corporativa (dentro del saldo restante del límite diario) y el resto se paga con cualquier otro método.