Journal des réservations

Journal des réservations — écran de travail d'un salon de beauté (et d'autres services avec prise de rendez-vous). C'est une grille journalière : en colonnes, les praticiens ; à la verticale, le temps. Vous y créez des rendez-vous pour des prestations, vous les reportez et vous les suivez par statuts.

Ouvrir : Panneau d'administration → Réservations (admin.cenaly.com).

Cabinets, matériel et planification des visites#

Les spécialistes sont gérés comme des personnes, les cabinets et les appareils comme des ressources de réservation distinctes. Indiquez quelles ressources chaque prestation requiert. La vérification des disponibilités combine le planning du spécialiste, l'occupation des ressources et les pauses de la prestation.

Dans le journal du personnel, vous pouvez composer une visite de plusieurs prestations ou une série de visites. Ces actions n'impliquent pas la même possibilité dans le widget client. Avant de confirmer, vérifiez les dates proposées et les conflits.

Le planning utilise le fuseau horaire de l'établissement. Définissez-le avant d'ouvrir la réservation en ligne, surtout si le réceptionniste travaille depuis un autre pays. Un changement de statut avec une marque d'attente nécessite encore la confirmation du serveur : une erreur ou une action non confirmée doit être traitée avant de poursuivre le travail.

Pour une clinique, choisissez le préréglage « Clinique » : médecin, cabinet, patient, consultation. L'historique du patient y est administratif ; les dossiers médicaux, les diagnostics et les protocoles de traitement ne font pas partie du module. Les actions du médecin sont limitées par son rôle et les visites qui lui sont assignées.

Dans une école, utilisez la réservation pour les cours d'essai et individuels. La présence d'un groupe permanent et l'argent de la famille relèvent du scénario scolaire décrit dans le premier jour.

Grille journalière#

En haut, une barre du jour avec les boutons aujourd'hui / jour précédent / jour suivant. Sous chaque praticien, sa propre colonne avec les rendez-vous par heure ; pour les rendez-vous sans praticien assigné, il existe une colonne distincte « Sans praticien ». La grille se met à jour toute seule : un rendez-vous pris par un client ou un collègue y apparaît sans recharger la page.

Son et notifications de nouveaux rendez-vous#

L'icône 🔔 / 🔕 dans l'en-tête du journal active le son et les notifications de nouveaux rendez-vous. Elles ne fonctionnent que tant que cette page est ouverte : si le navigateur a bloqué les notifications, le bouton devient ambre avec une astuce pour les autoriser dans les paramètres du site.

C'est pourquoi, sous l'en-tête, s'affiche un bandeau « Tant que l'administration est fermée, vous ne saurez pas qu'il y a de nouveaux rendez-vous » avec le bouton « Connecter les notifications Telegram » — il ouvre l'assistant de connexion sur place, sans vous renvoyer vers une boutique d'applications. Lorsque le bot de l'établissement est déjà connecté, le bandeau est remplacé par une discrète astuce avec un lien : il faut l'ouvrir depuis le compte Telegram qui doit recevoir les notifications. Le bandeau peut être masqué avec le bouton « Ne pas afficher ».

Répertoire des praticiens#

Le bouton « Praticiens » ouvre le registre des spécialistes. Un praticien est un collaborateur issu du répertoire des collaborateurs commun, avec le rôle de praticien ; lui créer un identifiant n'est pas obligatoire — vous pouvez ajouter un « collaborateur-ressource » qui n'existe que comme colonne dans le planning. Pour chaque praticien :

• Nom ;
• Couleur — celle qui met en évidence ses rendez-vous dans la grille ;
• Actif — s'il participe au planning ;
• Prestations — quelles prestations il effectue (toutes ou une sélection) ;
• Planning de travail — les heures de travail par jour de la semaine ; un jour sans case cochée est considéré comme un jour de repos ;
• Pauses quotidiennes — le déjeuner et autres créneaux similaires, retirés de chaque journée de travail ;
• Congés et arrêt maladie — des périodes de dates pendant lesquelles le praticien est indisponible, avec une annotation facultative ;
• Jours ponctuels — une exception pour une date précise : la rendre non travaillée ou définir des horaires particuliers. Un jour ponctuel prime sur le planning hebdomadaire — il permet de fermer « ce samedi, on travaille jusqu'à 15:00 » sans modifier le planning définitivement.

Le planning, les pauses et les congés s'appliquent non seulement dans le journal, mais aussi dans la réservation en ligne : ces heures ne sont tout simplement pas proposées au client.

Si vous n'avez pas encore de praticiens, ajoutez le premier — sans eux, impossible de remplir la grille.

Nouveau rendez-vous#

Le bouton « Nouveau rendez-vous » ouvre le formulaire :

• Client et téléphone ;
• Prestation (dans la liste) et sa durée en minutes ;
• Praticien ;
• Date et heure ;
• Commentaire.

Après l'enregistrement, le rendez-vous apparaît dans la grille, dans la colonne du praticien. Le journal ne laissera pas enregistrer « dans le vide » : si l'heure sort des heures de réservation de l'établissement ou si le praticien ne travaille pas à ce moment-là, le formulaire vous le dira honnêtement.

Statuts de la visite#

En ouvrant un rendez-vous, vous le suivez par statuts :

Il y a exactement six statuts. Si un dépôt était requis et qu'il n'a pas été payé pendant la durée de réservation du créneau, aucun statut distinct n'apparaît : le rendez-vous passe à « Annulé », et le motif — « dépôt non versé à temps » — est ajouté au statut dans la fiche.

Les actions (confirmer / « En fauteuil » / terminer / non-présentation / annuler / reporter) changent le statut directement dans la fiche du rendez-vous. Le report conserve le dépôt déjà payé — le client n'a pas besoin de payer à nouveau.

Dépôt et pénalité en cas de non-présentation#

Le problème classique en salon, c'est « j'ai réservé et je ne suis pas venu ». Pour y remédier, il existe le prépaiement : dans la fenêtre « Paramètres de réservation », activez le bloc « Politique de dépôt » :

• l'interrupteur « exiger un dépôt lors de la réservation en ligne » ;
• le montant — en pourcentage du prix de la prestation ou en montant fixe (une condition propre peut être définie pour une prestation donnée) ;
• l'annulation gratuite jusqu'à N heures avant la visite.

Concrètement :

• lors de la réservation en ligne, le client voit le montant et les conditions, le créneau est réservé pour une durée limitée jusqu'au paiement ; s'il ne paie pas, le rendez-vous est annulé automatiquement avec la mention « dépôt non versé à temps », et le créneau est remis en vente ;
• le statut du dépôt est visible dans la fiche du rendez-vous : payé, en attente de paiement, remboursé, perdu ;
• si le client annule à temps, l'argent est remboursé automatiquement ; s'il annule tardivement ou ne vient pas, le dépôt est retenu, et le journal affiche une notification à ce sujet ;
• reporter un rendez-vous ne réinitialise pas le dépôt.

Le dépôt nécessite une acquisition en ligne connectée. Un mécanisme similaire, mais plus flexible, existe pour les réservations de tables — voir Réservations de tables.

Réservation en ligne par le client#

Le client peut réserver seul — prestation → praticien → créneau libre → coordonnées :

• sur votre vitrine ;
• sur votre propre site — via le widget « Réservation en ligne », voir Mon site. Le widget apparaît lorsqu'au moins un article de type « Prestation » figure au menu ;
• dans Telegram — mini-application de réservation dans votre bot.

Toutes les réservations, d'où qu'elles viennent, arrivent dans le même journal.

Les créneaux libres sont calculés d'après le planning du praticien, ses pauses, ses congés et ses jours ponctuels, d'après la durée de la prestation (plus une pause pour le nettoyage du poste de travail, si elle est définie pour la prestation) et d'après les créneaux déjà occupés. Le cadre général pour tout l'établissement — l'engrenage des paramètres de la section dans le journal, fenêtre « Paramètres de réservation », bloc « Heures de réservation en ligne ».

Pour la prestation elle-même, dans la section « Menu », vous pouvez définir non seulement la durée : la pause après la visite, le nombre de clients accueillis simultanément, les praticiens auxquels elle est accessible et ses propres conditions de dépôt.

Si tout est occupé, le client peut appuyer sur « Me prévenir si un créneau se libère » — et il recevra une notification lorsqu'un créneau s'ouvrira (y compris s'il s'est libéré à cause d'un dépôt non payé à temps).

Le message « Vous êtes inscrit » n'apparaît au client qu'une fois le rendez-vous réellement créé. Si, pendant les secondes où il remplissait ses coordonnées, le créneau a été pris, le client recevra un refus honnête, et la grille se reconstruira immédiatement — le système ne laissera pas deux clients sur le même créneau avec le même praticien. Lorsque le client ne choisit pas lui-même de praticien, un praticien libre est attribué à la création du rendez-vous.

Si la confirmation tarde pour une raison quelconque, au lieu de « Vous êtes inscrit », le client verra « La confirmation n'est pas encore arrivée, l'établissement vous contactera ». Ce rendez-vous arrive généralement quand même dans le journal — vérifiez-le et rappelez le client.

Ce que le client reçoit juste après la réservation#

Sur l'écran de confirmation figure le numéro du rendez-vous, et à côté, selon votre établissement :

• 🔔 Rappels dans Telegram — le bouton mène à votre bot (apparaît si le bot est connecté) ;
• Gérer le rendez-vous — lien vers la page de report et d'annulation ;
• Ajouter au calendrier — événement pour le calendrier du téléphone ou de l'ordinateur ;
• e-mail — si le client a laissé une adresse e-mail.

Gestion du rendez-vous par lien#

Le lien « Gérer le rendez-vous » ouvre une page distincte. Ni compte personnel, ni mot de passe, ni application ne sont nécessaires au client — le lien seul suffit ; il arrive également dans l'e-mail de confirmation.

Sur cette page, le client peut :

• consulter la prestation, le praticien, la date et l'heure ;
• reporter le rendez-vous à un autre créneau libre ;
• annuler le rendez-vous ;
• verser un dépôt, s'il est requis (pour les réservations issues du widget sur votre site, c'est le seul lieu de paiement) ;
• activer les rappels dans Telegram.

Le report et l'annulation sont immédiatement visibles dans le journal — aucune confirmation supplémentaire n'est nécessaire.

⚠️ Le lien est la clé du rendez-vous : toute personne à qui le client le transfère pourra également reporter ou annuler la visite.

E-mail de confirmation#

Le formulaire de réservation comporte un champ facultatif e-mail. Si le client a laissé une adresse, un e-mail lui est envoyé dès la confirmation : prestation, date et heure (dans le fuseau horaire de l'établissement), durée, adresse de l'établissement, numéro du rendez-vous et bouton « Gérer le rendez-vous ». S'il ne l'a pas laissée — nous n'envoyons simplement rien, cela n'affecte en rien le rendez-vous.

L'e-mail ne part pas si le rendez-vous a été créé par un administrateur dans le journal, si le système a refusé la réservation ou si la prestation nécessite un dépôt et que celui-ci n'est pas encore payé. Une nouvelle tentative du client ne génère pas de second e-mail.

Les e-mails sont disponibles en huit langues du périmètre de réservation — anglais, russe, géorgien, turc, albanais, allemand, ukrainien et arménien ; la langue est choisie selon celle dans laquelle le client a effectué la réservation, pour les autres langues l'e-mail sera en anglais.

Fuseau horaire de l'établissement#

La partie client fonctionne à l'heure de l'établissement, et non à l'heure de l'appareil du client. Un client d'un autre fuseau voit, à côté du choix de l'heure, la mention « heure de l'établissement (Asia/Tbilisi) », et dans l'e-mail — la ligne « L'heure est indiquée dans le fuseau horaire de l'établissement ». Les e-mails et les rappels partent également dans ce fuseau.

En revanche, la grille du journal est affichée à l'heure de l'appareil de l'administrateur : les heures et minutes du rendez-vous s'affichent telles que le navigateur les voit. Tant que vous travaillez depuis votre pays, il n'y a pas de différence ; si un administrateur ouvre le journal depuis un autre fuseau horaire — vérifiez le fuseau, sinon un rendez-vous à 14:00 s'affichera pour lui à une autre heure.

Le fuseau est repris des paramètres de l'établissement — section « Établissements », champ du fuseau horaire. Vérifiez-le avant d'activer la réservation en ligne : surtout si le compte a été créé depuis un autre pays.

Rappels dans Telegram#

Si un bot Telegram est connecté à l'établissement, le client qui a réservé via celui-ci reçoit :

• la confirmation du rendez-vous, ainsi que les messages de report et d'annulation ;
• un rappel 24 heures et 2 heures avant la visite, avec les boutons « Je viendrai » et « Annuler » — un appui change immédiatement le statut du rendez-vous dans le journal.

Le propriétaire et l'administrateur reçoivent les notifications des nouveaux rendez-vous et des annulations dans leur propre chat — bloc de réglages distinct « Notifications au propriétaire ».

L'heure de tous les messages est affichée dans le fuseau horaire de l'établissement.

Les textes des rappels sont traduits en quatre langues — anglais, russe, géorgien et turc (les e-mails, eux, partent en huit langues). Si le client a pris rendez-vous dans une autre langue, le rappel arrivera en anglais.

L'annulation par bouton dans le bot tient compte du dépôt : si le client reste dans la fenêtre d'annulation gratuite, l'argent est remboursé automatiquement et le bot l'indique (« le dépôt est reversé sur la même carte ») ; si la fenêtre est dépassée — il signale que le dépôt est retenu. Le remboursement manuel ne reste que pour les cas où le remboursement automatique n'a pas abouti — le bot prévient alors honnêtement le client que l'établissement le contactera.

D'où viennent les rendez-vous#

Les rendez-vous que le client a pris via le widget sur votre site portent dans le journal l'icône 🌐 avec l'infobulle « Depuis le site » — on voit tout de suite si le canal fonctionne ou non.

Le bouton « 🌐 Widget sur le site » ouvre l'entonnoir du widget sur 7, 30 ou 90 jours :

Sont affichés séparément « Créneau pris pendant le choix » (rendez-vous manqués — une raison d'ajouter un praticien ou de réduire les étapes), les incidents techniques, combien de clients ont vu l'exigence de dépôt et combien ont attendu pour le verser, combien ont activé les rappels dans Telegram et ajouté la visite au calendrier, ainsi que les langues dans lesquelles le widget a été ouvert. Ce ne sont que des compteurs : ils ne contiennent aucune donnée personnelle des clients.

Abonnements#

Le bouton « 🎟️ Abonnements » ouvre les forfaits de prestations : vous décrivez un modèle de forfait (« 10 coupes », « illimité pour un mois »), vous émettez un abonnement à un client précis, et les visites sont décomptées au fil des passages. Le renouvellement régulier avec prélèvement automatique est également pris en charge.

Limitations#

• Le widget de réservation en ligne n'apparaît pas toujours. Il nécessite la réservation activée pour l'établissement et au moins un article de type « Prestation » dans le menu — sinon le widget ne s'affiche pas silencieusement, pour ne pas ouvrir un panneau vide au client.
• Reporter et annuler une visite depuis le widget lui-même est impossible. Cela se fait sur une page distincte via le lien « Gérer le rendez-vous » — il parvient au client sur l'écran de confirmation et dans l'e-mail.
• L'e-mail part uniquement si le client a laissé une adresse e-mail. Le champ est facultatif ; il n'y a pas d'e-mails non plus pour les rendez-vous créés par l'administrateur dans le journal, ni pour les dépôts non payés.
• L'heure est toujours dans le fuseau horaire de l'établissement. Un client d'un autre fuseau voit la mention du fuseau à côté du choix de l'heure — « 14:00 » signifie 14:00 chez vous.
• Les créneaux libres sont calculés par le système, pas par vous. Ils dépendent du planning du praticien, des pauses, des congés et des jours ponctuels, de la durée de la prestation avec la pause après la visite et des « Heures de réservation en ligne » de l'établissement — impossible d'« ouvrir » manuellement un créneau occupé dans le widget.
• Sur un site réalisé avec notre constructeur, le widget est désactivé par défaut : il modifie la mise en page, il est donc activé en toute connaissance de cause.

Dépannage#

Le bouton « Réserver » n'est pas sur mon site.

1. Aucun article-prestation dans le menu ou la réservation est désactivée pour l'établissement — dans ce cas, le widget ne s'affiche pas.
2. Balise introuvable — cliquez sur « Vérifier l'installation » dans la section « Mon site ». Une balise insérée via Google Tag Manager ne sera pas vue par la vérification — inspectez le site à l'œil.
3. Les modifications ne sont pas arrivées — les fichiers des widgets sont distribués via CDN avec un cache de 5 minutes : attendez et actualisez la page en vidant le cache.
4. Le bouton a été absorbé par le multibouton — si son éventail contient l'élément « Réserver », le bouton propre du widget est volontairement désactivé.

Le client ne voit pas de créneau libre. Vérifiez l'un après l'autre : le planning du praticien et ses pauses, les jours ponctuels et les congés, les « Heures de réservation en ligne » dans les réglages de la section, la durée de la prestation avec la pause après la visite et les créneaux déjà occupés. Si tout est occupé, le client dispose du bouton « Prévenez-moi si un créneau se libère ».

Le lien vers une prestation ou un praticien précis ouvre la première étape habituelle. Cela signifie que l'identifiant est obsolète — la prestation a été renommée ou le praticien a quitté l'établissement. Dans ce cas, le widget ne casse pas et affiche le choix habituel dès la première étape ; corrigez l'identifiant dans l'attribut de la balise.

Le client a vu « La confirmation n'est pas encore arrivée ». Le rendez-vous parvient généralement quand même au journal — vérifiez-le dans la grille et rappelez le client.

Les rendez-vous depuis le site ne sont pas visibles dans les statistiques. L'entonnoir du widget est affiché par le bouton « 🌐 Widget sur le site » dans le journal des réservations : combien de fois le bouton a été vu, combien de clients ont ouvert le panneau et combien ont réservé. Les rendez-vous pris depuis le site portent eux-mêmes le badge « Depuis le site ».

Sections liées#

• Mon site — widget de réservation en ligne pour un site externe
• Telegram — connexion du bot
• Collaborateurs et services — suivi du temps de travail du personnel
• Clients fidèles — historique des clients
• Réservation de tables — logique de réservation similaire pour les restaurants

Questions fréquentes#

Que faire d’un rendez-vous sans praticien ?#

Il apparaît dans la colonne « Sans praticien » — attribuez un praticien plus tard en ouvrant le rendez-vous.

D’où viennent les prestations dans le formulaire ?#

De votre catalogue de prestations ; pour chacune, une durée est définie et reprise dans le rendez-vous.

Comment signaler qu’un client ne s’est pas présenté ?#

Dans la fiche du rendez-vous, choisissez l’action « Non-présentation » — le statut est enregistré comme no-show. Si un dépôt a été payé pour ce rendez-vous et que sa retenue est activée, il est débité au profit de l’établissement, ce que le journal signale immédiatement.

Deux clients peuvent-ils réserver le même horaire avec le même praticien ?#

Non. L’horaire est rattaché au rendez-vous au moment de sa création : le second client reçoit un refus et voit la grille actualisée avec les créneaux libres.

Comment fermer une journée ou une partie de journée pour un praticien ?#

Le déjeuner et les créneaux similaires sont des « Pauses quotidiennes » dans la fiche du praticien, une date isolée correspond aux « Jours ponctuels » (jour de fermeture ou horaires spécifiques pour cette date), les longues périodes aux « Congés et arrêts maladie ». Pour fermer les horaires de tout l’établissement, modifiez les « Horaires de réservation en ligne » dans les paramètres de réservation.

Le client a réservé, mais l’e-mail n’est pas arrivé#

Vérifiez s’il a bien indiqué une adresse e-mail : le champ est facultatif. Aucun e-mail n’est envoyé pour les rendez-vous créés par un administrateur dans le journal, ni pour les dépôts non payés. Si une adresse a été renseignée, invitez le client à regarder dans le dossier « Spam ».

Le client est dans un autre fuseau horaire — quel horaire choisit-il ?#

Celui de l’établissement. À côté du choix de l’horaire, le widget indique le fuseau horaire : « 14:00 » signifie donc exactement 14:00 chez vous, et non chez le client.