Réservations de tables

La réservation fonctionne selon le même schéma que les commandes : le client et l'établissement ne modifient pas un fichier commun directement, mais déposent des signaux distincts que le serveur assemble. Impossible de toucher la réservation d'autrui : pour agir dessus, il faut son identifiant non devinable — il n'est détenu que par le client lui-même (dans son lien) et par l'établissement. Pour un aperçu général de la section « Plan de salle », voir l'article Plan de salle ; ici, nous détaillons le processus de réservation lui-même : création, statuts, attribution à une table, dépôt et réservation via des agents IA.

Où gérer les réservations#

Deux points d'accès équivalents :

• Panneau de salle sur la caisse — la puce 🗺 « Salle » dans l'en-tête du ticket POS, l'onglet « Réservations » (avec un badge indiquant le nombre de demandes en attente). Le panneau de salle est accessible selon le rôle — propriétaire, manager ou opérateur disposant du droit de gérer la salle — et lorsque l'interrupteur « Puce du panneau de salle » est activé dans « Apparence du POS » (pour les types d'établissement non-restaurant, il est désactivé par défaut). Outre les réservations, le panneau contient la liste d'attente, le plan, les appels serveur et l'analyse par table ;
• Plan de salle dans l'administration (/tables) — la même liste et l'attribution aux tables directement sur le plan.

Nouvelle réservation#

Le bouton « + Nouvelle réservation » ouvre un formulaire :

• date et heure (par pas de 15 minutes) ;
• durée — 60/90/120/180/240 minutes ;
• nombre de clients (1–50) ;
• table — précise ou « Non attribuée » (dans le panneau de salle sur la caisse, ce même élément s'appelle « Sans table »), si vous laissez la répartition pour plus tard. Chez un hôtel, cette liste ne contient ni chambres ni lits : une chambre se réserve à la journée, via un formulaire distinct — voir ci-dessous ;
• nom du client (obligatoire) et téléphone — le numéro est enregistré tel qu'on l'écrit dans le pays de l'établissement, par exemple « +7 (912) 575-19-38 » : le groupement s'applique automatiquement à la saisie, un exemple de numéro du pays figure dans le champ vide, aucun chiffre n'est modifié, et une saisie du type « poste 101 » ou deux numéros séparés par une virgule restent tels quels ; le numéro s'affiche de la même façon dans la liste des réservations ;
• commentaire.

Les réservations créées par le personnel reçoivent immédiatement le statut « Confirmée » (contrairement à celles des clients, qui démarrent toujours comme demande).

Statuts#

Les actions sur chaque réservation se trouvent directement dans la ligne de la liste : confirmer (depuis « En attente »), installer (depuis « Confirmée »), terminer, ainsi que « Non venus » et « Annuler la réservation ». L'installation change le statut, mais n'ouvre pas l'addition : dans le panneau de salle sur la caisse, une réservation déjà installée avec une table attribuée affiche un bouton distinct « Ouvrir le ticket » — c'est lui qui crée la commande pour cette table.

Pour une réservation portant sur une chambre d'hôtel (il en reste depuis l'époque où une chambre pouvait être réservée à l'heure), le bouton « Enregistrer » remplace « installer ». Il s'agit d'un véritable enregistrement, et non d'une simple marque dans la liste : la même fenêtre s'ouvre que via le bouton « Enregistrer » du tableau des chambres. Le nom et le téléphone du client y sont déjà préremplis depuis la réservation ; il reste à choisir le tarif et, si nécessaire, à remplir le document. Après l'enregistrement, le compte de la chambre est ouvert pour le client, la chambre devient occupée, l'enregistrement part dans le journal d'enregistrement des clients (en Russie — dans le registre migratoire), et la réservation est marquée « Clients arrivés ». Si la chambre n'est pas prête pour l'enregistrement (occupée, non nettoyée, hors service), la fenêtre ne s'ouvrira pas — une explication s'affichera. Dans le panneau de salle sur la caisse, une telle réservation affiche aussi « Enregistrer » : le bouton mène au « Plan de salle », vers cette même fenêtre. Les tables du restaurant au sein du même hôtel restent à « installer ». L'action finale pour une chambre est également « terminer » : le départ avec clôture du compte et envoi de la chambre au nettoyage se fait via le bouton « Faire partir » du tableau des chambres.

Attribution à une table et chevauchements#

La table d'une réservation peut être choisie ou modifiée directement dans la ligne de la liste — la liste déroulante contient aussi l'option « sans table ». Le déplacement vers une table déjà retenue par une autre réservation sur un créneau qui se chevauche est refusé avec l'explication « Chevauchement avec une autre réservation sur cette table » : le serveur ferait exactement la même chose, simplement en silence. Dans le formulaire de nouvelle réservation du panneau de salle sur la caisse, l'occupation est visible avant même le choix — une table occupée sur le créneau sélectionné est marquée « · Occupée » et n'est pas sélectionnable, et si toutes les tables sont occupées, il est indiqué sous la liste « Aucune table libre » (la réservation « sans table » est alors bien créée : on lui attribuera une table manuellement). Le formulaire refuse également un horaire déjà passé. Notez une particularité de la règle : l'occupation n'est comptée que sur les réservations confirmées et déjà installées — une demande non confirmée ne retient pas la table, elle est traitée manuellement.

Sur le plan de salle lui-même, une table avec une réservation en cours est remplie en ambre et annotée de l'heure et du nom du client, tandis qu'une table avec la prochaine réservation du jour reçoit un badge bleu sans remplissage — on voit d'un coup d'œil ce qui est occupé maintenant et ce qui va l'être.

Réservation par le client#

Dans le menu QR et sur le site de l'établissement, le client ouvre le formulaire de réservation, voit le plan de salle (libre/occupée/sélectionnée selon les réservations actuelles) et choisit sa table lui-même — ou plusieurs tables à la fois si le groupe est grand : la réservation est alors répartie équitablement entre les tables choisies. Le client indique l'heure comme vous le faites dans le panneau de salle : début et durée — 60/90/120/180/240 minutes, par défaut 2 heures. Sous la liste, il est indiqué jusqu'à quelle heure la table est gardée (« Jusqu'à 21:00 ») ; une réservation passant minuit (par exemple 22:00 + 3 heures) est calculée automatiquement. À l'hôtel, le client qui ouvre le menu via le QR de sa chambre réserve une table du restaurant, pas sa chambre : si aucune table n'est sélectionnée sur le plan, la réservation arrive « sans table » et n'est pas liée à la chambre (la chambre se réserve à la journée — Hôtel).

Les champs suivent le même ordre que dans le formulaire de réservation du panneau de salle : d'abord la date et l'heure, puis la durée et le nombre de clients. Le formulaire s'ouvre sur la prochaine heure pleine à venir — tard le soir, c'est déjà demain — et n'accepte pas une heure déjà passée : sous le champ apparaît « Cette heure est déjà passée », et la demande ne peut pas être envoyée tant que l'heure n'est pas corrigée. Ainsi, aucune demande pour la soirée de la veille ne vous parvient, celle que la liste des réservations aurait de toute façon immédiatement masquée parmi les passées.

Les tables peuvent être filtrées par caractéristiques — il y en a neuf : près de la fenêtre, terrasse, calme, prise, accessibilité, non-fumeurs, près de la scène, place pour poussette, animaux acceptés. Les tables non adaptées ne sont pas masquées mais atténuées, pour que le plan de salle reste reconnaissable. Si des photos sont chargées pour les tables, le client les ouvre dans une lightbox directement au moment du choix.

L'occupation sur le plan côté client est calculée sur toutes les réservations actives — y compris les demandes non confirmées : une table déjà réservée sur le créneau choisi n'est pas proposée au client. Si deux clients tombent malgré tout sur la même seconde, la seconde réservation est rejetée par le serveur, pas seulement par l'interface.

Si le client a laissé un e-mail, il reçoit immédiatement après la réservation un message « Demande de réservation reçue » : l'heure, le nombre de clients, la table et la mention que la réservation attend votre confirmation. Quand vous confirmez la réservation, le client reçoit le message « Réservation confirmée » ; des messages sont aussi envoyés en cas de report et d'annulation. Le client peut ajouter la réservation à son calendrier (fichier .ics) et ouvrir ses réservations à tout moment : le statut en direct y est visible, avec « Annuler » et « Reporter ». Si le créneau souhaité est occupé, le client peut appuyer sur « Me prévenir si une place se libère » — et il reçoit une notification dès que le créneau se libère.

Le report par le client est une nouvelle demande : vous aviez confirmé l'ancienne heure, pas la nouvelle. C'est pourquoi une réservation confirmée redevient « En attente » après un report — dans le panneau de salle, elle affiche de nouveau le bouton « Confirmer », et le client voit « En attente de confirmation » tant que vous n'avez pas confirmé la nouvelle heure (si le client a laissé un e-mail, il recevra un message de confirmation). Une réservation avec dépôt — payé ou en attente de paiement — reste confirmée après un report, tout comme une réservation reportée par le personnel lui-même.

Vous êtes informé du report immédiatement, et non par une ligne modifiée en silence : sur l'écran ouvert (plan de salle, panneau de salle de la caisse, journal des enregistrements) apparaît une infobulle « Le client a reporté la réservation : nom, avant → après » — dans le journal des enregistrements, avec en plus un son et une notification du navigateur —, et le propriétaire reçoit une notification push dans l'admin mobile ainsi qu'un message du bot Telegram de l'établissement, s'il est connecté. Un report effectué par le personnel lui-même n'est pas annulé.

La réservation côté client est activée par défaut ; si vous n'en avez pas besoin, désactivez-la avec l'interrupteur dans les paramètres du site de l'établissement — le réglage s'applique au niveau de l'établissement, pas de tout le compte.

Dépôt pour une réservation#

Le dépôt se configure via le bouton « Dépôt » (avec l'icône de carte) dans la fenêtre des réservations de la section « Plan de salle » — c'est un ensemble de règles, pas un montant unique pour tout l'établissement. La règle définit des conditions (« jours de la semaine », « heure de/à », « clients à partir de ») et des paramètres : un montant fixe, prélevé par client ou par réservation dans son ensemble, une fenêtre d'annulation gratuite en heures et une case « retenir en cas de non-présentation ». Il n'y a pas de pourcentage du montant pour le dépôt de table — il n'existe que pour le prépaiement d'un rendez-vous de service, où le prix du service est connu. C'est ainsi que se configure le scénario type « vendredi-samedi après 18:00, groupe à partir de 6 personnes ».

Lors d'une réservation en ligne, le client voit le montant requis (il est recalculé à la volée lorsqu'il change la date, l'heure ou le nombre de clients) et la fenêtre d'annulation gratuite. Ensuite :

• la réservation est créée immédiatement, mais le créneau est gardé 30 minutes — le dépôt doit être payé pendant ce temps ;
• dès que le paiement est confirmé par le prestataire de paiement, la réservation passe à « Confirmée » ;
• si le dépôt n'est pas versé dans le délai imparti, la réservation est automatiquement annulée avec la mention « dépôt non versé à temps », et le créneau se libère — ceux qui avaient demandé à être prévenus en sont informés.

Une annulation dans la fenêtre gratuite rembourse automatiquement ; une annulation tardive et une non-présentation (si la règle prévoit « retenir en cas de non-présentation ») laissent le dépôt à l'établissement. La ligne de réservation affiche le statut du dépôt — en attente de paiement, payé, remboursé ou perdu —, et le bouton « Rembourser le dépôt » permet au manager de rembourser manuellement à tout moment, y compris des sommes déjà retenues. Le dépôt n'est disponible qu'avec l'encaissement en ligne configuré ; sans lui, la réservation reste gratuite, comme avant. ⚠️ Le retrait automatique de réservation en cas de non-présentation (Panneau de salle → « Réservations » → « ⏱ Retrait auto ») ne retient JAMAIS le dépôt : l'automate ne touche pas du tout à une réservation payée, c'est un employé qui la clôture avec le bouton « Non venus » — le sort de l'argent du client se décide en même temps que le statut.

Réservation via des agents AI#

Le même mécanisme de réservation est accessible aux assistants AI vocaux et textuels via l'API Guest publique : l'agent vérifie les tables libres (check_table_availability), crée une demande (create_reservation), peut vérifier le statut ou annuler (get_reservation_status, cancel_reservation). Pour l'établissement, cette réservation ne diffère en rien d'une demande client classique — elle arrive de la même façon dans la liste « En attente » et nécessite une confirmation.

Banquets#

Il n'existe pas d'entité « banquet » distincte — un banquet s'organise comme une réservation classique avec un grand nombre de clients et une description de l'événement en commentaire, rattachée à une salle de banquet ou à des tables décalées sur le plan.

Ce qu'il faut pour démarrer#

• Réservation activée pour l'établissement — elle est activée par défaut pour un restaurant, un café, un bar et un hôtel, et désactivée volontairement pour une cantine et un fast-food.
• Plan de salle avec les tables — pour pouvoir attribuer la réservation à une table précise (Plan de salle).
• Canal de réception — vitrine, widget de réservation sur votre site, Telegram ou agent IA client.
• Politique de dépôt — si la réservation se prend avec prépaiement ; le dépôt nécessite un paiement en ligne fonctionnel.
• L'endroit où l'on consulte les réservations — la fenêtre « Réservations » et l'onglet « Réservations » dans le Panneau de salle.

Limitations#

• Une réservation avec dépôt non payé conserve le créneau 30 minutes puis le libère.
• Il n'y a pas de timeline des réservations par table ni de grille de placement — la disponibilité n'est pas calculée par un plan de salle automatique, mais dépend de votre décision.
• Il n'y a pas de statut « client arrivé », ni de rappels automatiques N heures avant la réservation ; les rappels Telegram au client suivent leurs propres règles.
• Le client ne choisit pas la table dans le widget et le formulaire de la vitrine : il laisse une demande, c'est vous qui attribuez la table.
• Les dépôts sont un mécanisme de paiement commun, donc là où le paiement en ligne n'est pas connecté, il est impossible de prendre un dépôt.

Dépannage#

Le client ne peut pas réserver. La réservation est désactivée pour l'établissement ou le widget de réservation sur votre site n'est pas payé comme extension.

La réservation ne s'est pas rattachée à une table. C'est l'établissement qui fait le rattachement — le client ne le définit pas.

Le dépôt n'a pas été remboursé lors de l'annulation. Le remboursement suit la politique de dépôt ; vérifiez ses conditions et le statut du paiement.

La réservation n'apparaît pas dans le panneau de salle. Vous consultez un autre établissement ou la réservation est désactivée.

Le créneau a été pris deux fois. Les chevauchements sont affichés, mais il n'y a pas de grille de disponibilité stricte — pour les heures de forte affluence, fixez un quota manuellement.

Sections liées#

• Plan de salle — éditeur du plan, codes QR, serveurs
• Panneau de salle — poste de travail de l'hôte : réservations, liste d'attente, plan, appels
• Caisse (POS) — ouverture d'un ticket à partir d'une réservation placée
• API Guest pour les agents AI — réservation au nom du client par programmation
• Rendez-vous pour les services — le même principe de réservation pour les salons de beauté
• Employés et créneaux — rôles et accès au panneau de salle

Questions fréquentes#

Le client peut-il réserver une table sans appeler ?#

Oui, directement depuis le menu QR ou depuis le site de l'établissement — la demande apparaît instantanément dans le panneau de salle, et le client voit immédiatement la confirmation ou le statut « En attente ».

Que se passe-t-il si deux employés placent la même table au même horaire ?#

L'interface bloque le second : le déplacement dans la ligne de la liste comme la création d'une réservation sur une table occupée sont refusés avec l'explication « Chevauchement avec une autre réservation sur cette table » — la même règle par laquelle le serveur rejette déjà ce signal. Si deux employés cliquent à la même seconde, le serveur refusera la seconde réservation. Une demande non confirmée ne retient pas la table — le conflit est résolu manuellement.

Existe-t-il un mode séparé pour les banquets ?#

Non, il n'y a pas d'entité distincte — un banquet est une réservation classique avec un grand nombre de clients, rattachée à la zone souhaitée sur le plan.