Bedrijfsmiddelen en Hardware

Apparatuur in een vestiging leeft meestal in iemands hoofd en in de berichten: wie de tweede Terminal heeft, aan wie de laptop is toegewezen, hoe oud de oude koelkast is en hoeveel die nog waard is in de rapportage. Het gedeelte „Bedrijfsmiddelen” is een register van alles wat het bedrijf bezit, met twee dingen die niet in een spreadsheet in een chat staan: een verantwoordelijke persoon en afschrijving — apart voor de boekhouding en apart voor de belasting.

Openen: Beheerpaneel → Bedrijfsmiddelen (admin.cenaly.com/assets).

Wat dit gedeelte is#

In het register staat één entiteit — het bedrijfsmiddel — met een soort: Hardware, telefoon, computer, auto, meubilair, ruimte, immateriële activa (programma's, licenties, rechten) of overig. De algemene velden zijn hetzelfde voor alle soorten — naam, merk en model, serienummer en inventarisnummer, aantal, Vestiging, materieel verantwoordelijke medewerker, staat, notitie en gebeurtenishistorie — en bij een telefoon, auto en computer komt daar een eigen blok „Paspoort” bij: toestelnummer en SIP-login, kenteken en VIN, netwerknaam en besturingssysteem. Er zijn vijf staten: Concept · In gebruik · Stilstand · In reparatie · Afgestoten; een concept is een bedrijfsmiddel zonder datum van ingebruikname: het staat al in het register, maar wordt niet afgeschreven en komt niet in de staat.

Wat u nodig hebt om te starten#

U hoeft niets te installeren: het gedeelte werkt in de browser, en het printen van etiketten ook — via het gewone printdialoogvenster.

Stap 1. Een bedrijfsmiddel aanmaken#

De knop „＋ Bedrijfsmiddel toevoegen” opent een kaart. Die opent zoals u wilt — als venster, paneel of volledig scherm (de keuze wordt onthouden) — en de dichtheid ervan is een gebruikersinstelling: „minimaal” laat alleen de velden zien zonder welke u het bedrijfsmiddel niet kunt aanmaken, „volledig” toont alle secties meteen.

Drie velden verdienen uitleg. „Aantal” — voor een homogene partij op één factuur: tien identieke stoelen hoeft u niet als tien kaarten aan te maken. „Hoe verkregen” — „Aankoop”, „Huur / lease”, „Inbreng eigenaar”, „Schenking”, „Eigen productie”, „Overschot uit Correctie”; het veld beschrijft de herkomst, en hoe dat in de boekhouding wordt erkend, bepalen de policies. „Kosten (excl. btw)” — de aanschafwaarde zonder verrekenbare btw: juist die vormt de basis voor afschrijving, de invoer-btw wordt apart geboekt.

Stap 2. In gebruik nemen#

Zolang een bedrijfsmiddel geen datum van ingebruikname heeft, is het een concept. In gebruik nemen kan op twee manieren: via het veld „In gebruik genomen” in de kaart of via het item „In gebruik nemen” in het menu „Acties” van de rij — dan wordt de datum van vandaag gebruikt.

Op dat moment krijgt het bedrijfsmiddel automatisch een inventarisnummer van de vorm INV-000001, als u er zelf geen hebt opgegeven; vanaf de datum van ingebruikname wordt de afschrijving berekend — vanaf dezelfde of de volgende maand, zoals in de policy staat. Er is geen weg terug bij ingebruikname: alleen een concept kunt u verwijderen. Een bedrijfsmiddel dat in gebruik is geweest, wordt niet verwijderd maar afgestoten — de historie blijft in het register staan en in de staat wordt het eerlijk als afgestoten getoond.

Stap 3. Boekhoudkundige grondslagen en landregels#

Dezelfde aankoop leeft in twee boeken volgens verschillende regels, daarom heeft de kaart twee secties. Boekhouding — „Erkenning” („Vaste activa (kapitaliseren)” of „Direct afschrijven (klein activum)”), „Methode” („Lineair”, „Verminderde balans”, „Wordt niet afgeschreven”), „Nuttige levensduur” in maanden, „Restwaarde”, „Versnellingsfactor”, „Start afschrijving” („Vanaf de maand na ingebruikname” of „Vanaf de maand van ingebruikname”), „Groep”.

Fiscale boekhouding — „Afschrijven”, „Direct afschrijven” of „Niet aftrekbaar”; „Afschrijvingsgroep / pool”, „Methode”, looptijd of „Jaarlijks percentage, %”, start, „Afschrijvingspremie, %” uit de landvarianten en „Opmerking accountant”.

Dit hoeft u niet handmatig in te vullen: de knop „Invullen volgens landregels” neemt het land van de vestiging, het soort en de waarde van het item en vult beide grondslagen in, en legt onder de velden uit waarom juist zo. „Nuttige levensduur” is gemarkeerd met een sterretje en is verplicht zolang de erkenning „kapitaliseren” is en de methode niet „Wordt niet afgeschreven”: zonder looptijd valt de afschrijving niet te berekenen en wordt de kaart niet opgeslagen — klik op „Invullen volgens landregels”, vul de looptijd zelf in of kies „Direct afschrijven”/„Wordt niet afgeschreven”. Als de kaart bij het opslaan niet sluit, verplaatst zij zelf de cursor naar het lege veld. Als de waarde niet boven de fiscale drempel uitkomt, wordt het item direct in beide boeken afgeschreven (de drempel is inclusief: een waarde gelijk aan de drempel gaat ook naar de kosten). Er wordt niets stilzwijgend ingevuld — alleen na een klik.

Landregels zijn een standaardwaarde, niet de handtekening van de accountant: het laatste woord is aan uw specialist, en voor zijn opmerkingen is er een apart veld in de fiscale sectie.

Stap 4. Afschrijving per maand en journaal voor de accountant#

Het tabblad „Afschrijving” heeft twee assen: „Maand” en „Boek” („Boekhouding” of „Belasting”). In de tabel ziet u per item in gebruik „Start”, „Methode”, „Per maand” (met de vermelding „premie” of „direct afgeschreven”), „Opgebouwd” en „Restwaarde”, en onderaan „Totaal” — per valuta apart.

Twee knoppen geven hetzelfde aan de accountant — „Journaal van de maand downloaden (JSON)” en „CSV downloaden” — en dit is geen export van de tabel, maar het volledige journaal van de maand in de vorm van boekingvoorstellen, dezelfde vorm waarin de loonadministratie haar documenten aanlevert:

Het fiscale boek heeft in het journaal alleen afschrijving — de overige operaties zijn van haarzelf en worden buiten ons om berekend.

Mutatieoverzicht over de periode#

Het tabblad „Mutatieoverzicht” beantwoordt de vraag „wat was er aan het begin, wat is erbij gekomen, wat is eraf gegaan, wat is er over”. U stelt „Van” en „Tot” in, kiest een boek — en per item ziet u de waarde en opgebouwde afschrijving aan het begin, de toevoeging (ingebruikname en modernisering), de uitstroom, het bedrag dat in de periode is afgeschreven, het saldo aan het einde en de restwaarde; daaronder „Totaal” per valuta.

Onder het totaal staan aparte regels voor wat niet op de balans komt: „Direct afgeschreven (onder de kapitalisatiedrempel)” en „Reparatie in de periode”. Als de periode eindigt met de laatste maand, is het mutatieoverzicht precies de standen op datum voor de toelichting op de balans; de knop „CSV downloaden” levert het als bestand. In het mutatieoverzicht komen items die vóór het einde van de periode in gebruik zijn genomen en niet vóór het begin ervan zijn uitgestroomd — als het leeg is, ligt de oorzaak meestal daarin, niet in een storing.

Modernisering en reparatie#

Het item „Modernisering / reparatie…” in het rijpmenu (of de knop „Modernisering of reparatie toevoegen” in de kaart) opent het venster „Modernisering of reparatie”. Het veld „Wat is er gedaan” onderscheidt twee gevallen, en het verschil is principieel:

Daarna — „Datum voltooiing werkzaamheden”, „Waarde (excl. btw)”, „Voorbelasting”, bij modernisering ook „Looptijd verlengen met, mnd.” (leeg — looptijd verandert niet, het restant wordt over de resterende maanden verdeeld), „Wat er precies is gedaan”, „Aannemer” en „Documentnummer”. De knop is „Opslaan”.

Grensgevallen zijn zo opgelost: modernisering van een al afgeschreven item zonder verlenging van de looptijd wordt afgeschreven in de maand van ingang, en een modernisering vóór de start van de afschrijving valt in de initiële waarde; in de kaart verschijnt de regel „Waarde met modernisering”, en de kolom „Waarde” in het register toont de waarde met moderniseringen tot en met de huidige maand. Waar precies de grens ligt tussen reparatie en modernisering — dat beslist de accountant, het venster gokt niet: in Polen begint fiscale modernisering vanaf 10 000 zł per jaar, in Georgië wordt reparatie afgetrokken binnen 5 % van het groepsaldo.

Uitstoot#

De knop „Uitstoot…” opent het venster „Uitstoot van bedrijfsmiddelen”: „Datum van uitstoot”, „Reden” („Verkocht”, „Afgeschreven”, „Verloren”, „Gestolen”, „Overgedragen”, „Teruggegeven aan verhuurder”), „Opbrengst uit verkoop (excl. btw)” bij verkoop en „Notitie”. De knop is „Uitboeken”. Daarna blijft het item als grijze regel in het register staan, stopt de afschrijving met de maand van uitstoot, en verschijnt in het maandjournaal een uitstoottransactie met verlies of winst.

QR-labels en correctie#

De knop „🏷 Labels” boven het register print stickers van 58×40 mm voor alle gefilterde items met een inventarisnummer; het item „Label printen” in het rijenmenu print er één. Op de sticker staan een QR, het grote inventarisnummer, de naam, de vestiging en de verantwoordelijke.

De QR leidt naar de kaart van dit item in uw beheeromgeving (/assets/?asset=<id>): bij een ronde langs de ruimtes opent de telefoon de kaart door te scannen, zonder te zoeken op nummer. De link werkt alleen onder een login met toegang tot het onderdeel, en op de sticker zelf staat niets dat niet zichtbaar is op het item. Het printen verloopt via de gewone browserdialoog, dus het werkt zowel op een thermische labelprinter als op een gewone printer in de modus „op paginagrootte”; over de printer zelf — in hardware.

Telefoons en hardware — met één klik#

Er vindt geen omgekeerde vervanging plaats: de telefoonlijst in „Telefonie” blijft afgeleid van de registraties op de centrale, en het bedrijfsmiddelenregister is wat een persoon heeft aangemaakt. Camera's en nog niet geconfigureerde („gedetecteerde”) apparaten worden zo niet aangemaakt.

Beperkingen#

• Correctie als document bestaat nog niet. QR-labels en een ronde langs die labels zijn er wel, maar een akte „volgens register / volgens feitelijke situatie” met afwijkingen — nog niet.
• Boekingen zijn een bestand om te downloaden. Het maandjournaal wordt geleverd in JSON en CSV; een boekhoudkern die het automatisch zou overnemen is nog niet aangesloten — de boekhouder importeert het bestand zelf.
• Poelsystemen worden bij benadering berekend. In het Verenigd Koninkrijk, Kazachstan en Georgië berekent de wet de afschrijving per jaar per pool, terwijl het onderdeel per item per maand rekent: in het jaar van aanschaf verlaagt dit het tarief.
• Het pakket voor Kazachstan is gedeeltelijk geverifieerd (classificatie van vaste activa, overgang van balansen naar de nieuwe belastingwet, jaarlijkse pool), en voor landen zonder eigen pakket wordt het algemene pakket volgens IFRS for SMEs ingevuld — beide markeert de kaart als een standaardwaarde die bevestiging door de boekhouder vereist.
• Maand, periode en boek komen niet in het adres. In de link zit alleen het tabblad (?tab=) — een collega een link sturen direct naar „mei, fiscaal boek” kan niet.
• Gelijktijdige bewerking vanuit twee tabbladen. Op cenaly.com en cenaly.com is het opslaan voorwaardelijk: het verliezende tabblad herleest het register en herhaalt de wijziging. Op cenaly.ru is het opslaan onvoorwaardelijk — bewerk het register vanaf één plek.
• Belastingaangiften dient het onderdeel niet in. Het berekent afschrijving en levert boekingen; aangiften, onroerendgoedbelasting en motorrijtuigenbelasting blijven bij de boekhouder.
• Bedragen zijn in hele kleine valuta-eenheden (kopeken, tyiyn; de yen heeft geen decimalen, de dinar heeft er drie). Fracties van een kopek worden niet opgeslagen, de maandbedragen sluiten aan op de database.

Probleemoplossing#

Veelgestelde vragen#

Waarin verschilt „Hardware” van „Voorraad”?#

Voorraad gaat over verbruiksartikelen: levensmiddelen, producten, verpakking. „Hardware” gaat over zaken die jaren meegaan en geleidelijk in waarde dalen: apparatuur, meubels, machines, panden, software. Eén aankoop valt of daaronder, of daaronder, maar niet in beide.

Is een boekhouder nodig om dit te gebruiken?#

Om een register bij te houden en etiketten te printen — nee. Om het beleid te ondertekenen en twijfelgevallen te beslechten (is dit een modernisering of een reparatie, activeren of afschrijven) — ja: de knop voor landregels geeft een standaardwaarde, geen advies van een specialist.

Wat te doen met kleine apparatuur zoals een waterkoker of router?#

Niets bijzonders: als de waarde niet boven de drempel van het land ligt, zet de knop voor regels zelf „Direct afschrijven (geringe waarde)” in beide boeken. In de staat zijn zulke aankopen zichtbaar als aparte regel onder het totaal en komen ze niet op de balans.

Hoe geeft u de gegevens aan de boekhouder?#

Tabblad „Afschrijving” → „Maandjournaal downloaden (JSON)” of „CSV downloaden”: daarin staat de hele maand — in gebruik name, modernisering en reparatie, afschrijving en uitstroom met kant-en-klare facturen. De staat over de periode downloadt u als aparte CSV op het tabblad „Staat”.

Wordt gehuurde en geleasde apparatuur meegenomen?#

U kunt het invoeren: in het veld „Hoe verkregen” staat „Huur / leasing”, en bij teruggave — de reden van uitstroom „Teruggegeven aan verhuurder”. Of zo'n item op de balans wordt opgenomen en of het wordt afgeschreven, bepaalt de boekhouder met het beleid van de kaart — een automatische interpretatie van huurcontracten is er in dit gedeelte niet.

Gerelateerde secties#

• App Store — waar de kaart „Hardware” wordt ingeschakeld
• Hardware: wat wordt aangesloten en Cenaly Hardware Bridge — waar de knop „🧰 Naar hardware” vandaan komt
• Telefonie: eigen telefooncentrale — telefoontoestellen en de knop „Naar hardware” in de kaart van het toestel
• Labels en printen van pictogrammen — de etikettenprinter waarop de stickers worden geprint
• Voorraad — voorraden en verbruiksartikelen, in tegenstelling tot vaste activa
• Klanten en relaties — waar de leverancier wordt voorgesteld
• Medewerkers en diensten — wie u materieel verantwoordelijk kunt maken
• Financiën — omzet, kosten en winst van de vestiging, en Documenten — akten en contracten bij aankoop en afschrijving
• Gegevens exporteren — het account als één archief downloaden