Hotel: Zimmer, PMS und Gästeservice

Cenaly vereint ein eigenes PMS und den Gästeservice: Zimmerbestand, Reservierungen, Preise, Check-in, Gastfolio, Reinigung und Gastronomie. Der Geschäftstyp „Hotel“ legt die Hotelterminologie und die Startbereiche fest; die Verfügbarkeit von Integrationen und neuen Modulen wird separat geprüft.

Öffnen: Admin-Panel → Zimmer (derselbe Bereich wie „Saalplan“ im Restaurant — admin.cenaly.com/tables, für das Hotel umbenannt). Der Bereich öffnet sich im Planeditor; das Arbeitsboard der Zimmer wird über die Schaltfläche „🛏️ Zimmer“ in der Kopfzeile eingeschaltet — mit ihr wird auch zurück zum Plan gewechselt. Daneben befinden sich die Schaltflächen „Zimmertypen“, „Preise“, „🔌 PMS“ und — bei russischen Standorten, sofern die Erweiterung „Meldung ausländischer Gäste“ nicht deaktiviert ist — „🛂 Meldung ausländischer Gäste“.

Etagen und Zimmer#

Der Planeditor funktioniert wie gewohnt (Saalplan), nur heißen die Säle Etagen, und statt Tischen gibt es die Elemente „Zimmer“ und „Bett“ (für Hostels und Gemeinschaftsschlafräume). Jedes Zimmer hat eine Beschriftung (Nummerierung ab 101), und wie bei einem Tisch kann ein QR-Code per Kamera verknüpft werden. Ein Bett, das in ein Zimmer gestellt wurde, lässt sich danach nur innerhalb dieses Zimmers bewegen: dessen Wände halten es genauso wie die Wände eines Saals, und der Editor lässt nicht zu, ein Bett quer zur Wand oder halb in den Korridor zu stellen — es leuchtet rot auf und springt zurück. Betten in einem Gemeinschaftsschlafraum ohne eingezeichnete Zimmer stört das nicht.

Zimmer müssen nicht einzeln angelegt werden — die Schaltfläche „+ Zimmer hinzufügen“ öffnet ein Formular zum Massenanlegen: ein Bereich (zum Beispiel 201–230, maximal 500 Zimmer auf einmal), ein optionales Präfix, eine Live-Vorschau „es werden N erstellt · Etagen M“, eine Zeile mit Zimmern, die bereits existieren und übersprungen werden. Derselbe Schritt ist direkt im Onboarding-Assistenten bei der Auswahl der Vertikale „Hotel“ verfügbar.

Ein QR-Code für ein Zimmer wird über die Schaltfläche „QR erstellen und verknüpfen“ in der Zimmerkarte verknüpft, massenhaft über die Schaltfläche „QR für alle ohne Code erstellen (N)“, die alle Zimmer des Standorts auf einmal durchläuft. Gedruckt werden kann einzeln (SVG aus der Karte) oder alles auf einmal — auf A4-Blättern.

Zimmertypen und Preise#

Die Schaltfläche „Zimmertypen“ öffnet das Verzeichnis: Name (Standard/Deluxe/…), Grundpreis pro Nacht und Kapazität. Der Typ wird einem Zimmer oder Bett im Eigenschaftenbereich des Plans zugewiesen — der Preis wird von dort automatisch in das Check-in-Formular übernommen (kann bei einem konkreten Aufenthalt manuell überschrieben werden).

Die einfachste Preisstufe ist die Saisonalität: für einen Zimmertyp oder für alle Zimmer auf einmal werden Zeiträume mit einem eigenen Preis festgelegt.

Wer ernsthaft verkauft, führt Ratenpläne — einen separaten Manager neben dem Typenverzeichnis. Im Ratenplan werden Verpflegung (nur Zimmer, Frühstück, Halbpension, alles inklusive), abgeleitete Preise (zum Beispiel „Frühstück = Basis +15 %“), der Preis nach Gästezahl mit Kinder-Altersgruppen und zusätzlichem Bett, Zuschläge nach Wochentagen, Verkaufsbeschränkungen (Mindest- und Höchstzahl Nächte, Buchungsfenster, Check-in-/Check-out-Verbot an bestimmten Tagen), die Stornierungsrichtlinie (flexibel, nicht erstattungsfähig, Strafe in der ersten Nacht, Prozent oder Festbetrag), Verkaufskanäle (alle / nur direkt / nur OTA) und ein Firmenzugangscode konfiguriert. Dort gibt es auch den Kalender für Preise und Beschränkungen: Preis und Verkaufsstopp für konkrete Daten, Massenbearbeitung „Preis × Zeitraum“ und Vorschau des Endpreises.

Der Preis einer Nacht wird nach Priorität zusammengesetzt: Preiskalender → abgeleiteter Preis → eigener Preis des Ratenplans → Saison des Typs → Saison „für alle“ → bei Check-in festgehaltener Preis → Grundpreis des Typs. Zwei Dinge sind wichtig zu verstehen: Der Kalender ist stärker als der an der Rezeption eingegebene Vertragspreis (ein Hotel, das den Kalender führt, erwartet genau das), und bei einem Ratenplan mit eigenem Preis werden Saisons überhaupt nicht angewendet — Saisons funktionieren als Ausweichoption für diejenigen, die keine Ratenpläne nutzen.

In den Standorteinstellungen kann die Touristensteuer aktiviert werden — ein Prozentsatz des Preises mit einem Mindestbetrag pro Nacht oder ein Festbetrag pro Nacht; die Steuer wird im Folio als separate Zeile berechnet.

Check-in und Check-out#

Das Zimmerboard ist der Arbeitsschirm der Rezeption und des Reinigungsservice: eine Karte für jedes Zimmer mit Status, Folio-Saldo, Anzahl der Nächte, Gästeanfragen und der Schaltfläche „Nachbestellung“, die mit bereits ausgewähltem Zimmer zur Kasse führt. Der Zimmerstatus durchläuft folgende Kette:

Status	Bedeutung
Frei	bereit für Check-in
Belegt	Gast wohnt
Reinigung erforderlich	nach Check-out, wartet auf die Reinigungskraft
Reinigung	Reinigungskraft reinigt
Geprüft	gereinigt und geprüft, wartet auf Umstellung auf „Frei“
Außer Betrieb	außer Betrieb genommen (Reparatur)

Künftige Anreisen werden nicht durch den Zimmerstatus angezeigt — sie bestehen als Reservierungen und sind im Belegungsplan sichtbar: So bleibt ein Zimmer, das für die nächste Woche reserviert ist, heute verkaufbar.

Der Check-in öffnet ein Formular: Ratenplan und Preis pro Nacht (vorausgefüllt aus dem Zimmertyp) und die Gastkarte — Telefon, E-Mail, Dokument, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Notizen. Das Abreisedatum ist in diesem Schritt nicht erforderlich: Der Sofort-Check-in ist „bis zum Check-out“ offen, und Anreise-/Abreisedaten gibt es bei der Reservierung. Wenn der Gast bereits früher übernachtet hat (Übereinstimmung bei Telefon oder E-Mail), zeigt das System den Hinweis „Stammgast“ und erhöht den Zähler der Besuche; in der Gastkarte sammeln sich Tags, Allergien, Vorlieben, Notizen und die Zahl der Nichterscheinen, und über die gesamte Gästedatenbank funktioniert die Suche.

Beim Check-in wird das Folio des Zimmers geöffnet, und ab diesem Moment werden Bestellungen über den Zimmer-QR möglich.

Der Check-out schließt das Folio mit einer einzigen Abrechnung und stellt das Zimmer auf „Reinigung erforderlich“ um; auf dem Aufgabenboard der Schicht erscheint dabei die Aufgabe „Reinigung von Zimmer N nach Check-out“. Beachten Sie: Die Zimmerrechnung schließt genau die Rezeption beim Check-out — über die Kasse kann sie nicht geschlossen werden, die Schaltfläche zum Schließen wird bei Zimmerrechnungen nicht angezeigt.

Neben dem Tagesboard gibt es den Belegungsplan (Kalender für 21 Tage) — ein Ansichtsumschalter auf derselben Seite: Balken der Reservierungen und laufenden Aufenthalte nach Zimmern, es ist vorausschauend sichtbar, was frei ist und wann der nächste Gast anreist.

Folio und Buchungen#

Folio — das Gästekonto des Zimmers, wird beim Check-in eröffnet und besteht bis zum Check-out:

jede Nacht wird automatisch die Übernachtungsgebühr berechnet — der Server prüft die Hotels einmal pro Stunde und berechnet die Nacht im ersten Tick nach 03:00 Uhr Ortszeit des Standorts, sodass sich ein mehrtägiger Aufenthalt von selbst ansammelt, ohne manuelle Schritte (der Anreisetag wird dabei nicht doppelt berechnet);
die Kurtaxe wird berechnet, sofern aktiviert;
Bestellungen, die der Gast vom Zimmer aus aufgibt (Room service), werden automatisch auf das Folio gebucht — die Zuordnung erfolgt serverseitig im Moment der Bestellung, Mitarbeiter müssen nichts manuell zuordnen. Die Regel ist eng und bewusst so: auf das Folio gelangen nur Bestellungen, die genau über den Zimmer-QR-Code aufgegeben wurden; was an der Kasse, am Kiosk oder über einen Aggregator gebucht wurde, landet dort nicht;
an der Kasse sind über die Zimmerrechnung manuelle Vorgänge verfügbar: Buchung, Servicegebühr, Rabatt, Anzahlung und Umbuchung von Artikeln zwischen Rechnungen;
der Saldo ist auf der Zimmerkarte im Board und an der Kasse sichtbar — in der Liste der offenen Rechnungen (in der Kassenoberfläche heißt es „Rechnung“, der Begriff „Folio“ wird dort nicht verwendet).

Beim Check-out wird das Folio mit einem einzigen Abrechnungssignal mit allen Buchungen und der Zahlung geschlossen.

Wenn das Hotel bereits ein externes PMS hat, muss das Folio nicht bei uns geführt werden: die Schaltfläche „🔌 PMS“ schaltet den Kontur in den Modus des externen Systems um — mit Buchungsjournal und Status „gebucht / Storno“. Dann geht „Auf die Zimmerrechnung“ an Ihr System und nicht an unser Folio.

Hinweis zu den Adaptern: derzeit ist in der Liste nur der Demonstrationsadapter „Mock (Demo)“ verfügbar — er dient dazu, den Kontur selbst zu testen, die Verbindungsfelder werden dabei nicht verwendet. Live-Konnektoren zu externen PMS sind in Entwicklung; der Wechsel in den Modus des externen Systems ist im Echtbetrieb eines Hotels noch verfrüht.

Room service — Bestellung des Gastes per QR#

Der Gast scannt den QR im Zimmer und bestellt aus dem Menü genauso wie an einem Tisch im Restaurant. Zwei serverseitige Regeln schützen vor Bestellungen „ins Leere“:

eine Bestellung aus einem nicht belegten Zimmer wird blockiert — wenn zum QR des Zimmers noch kein offener Check-in existiert, wird die Bestellung automatisch mit dem Grund „Zimmer nicht belegt“ storniert, und der Gast sieht die Warnung im Check-out noch vor dem Absenden der Bestellung;
bei der Bestellung in einem belegten Zimmer ist die Zahlungsart „Auf die Zimmerrechnung“ verfügbar — der Betrag wird dem Folio hinzugefügt und beim Check-out zusammen mit dem gesamten Aufenthalt bezahlt; der Gast sieht vor der Bestätigung den Zustimmungstext mit dem genauen Betrag und der Zimmernummer.

Gästeanfragen und Reinigungspanel#

Neben der Essensbestellung hat der Gast eine Schaltfläche für Serviceanfragen: Handtücher, Reinigung, Nicht stören, Wecken (mit Zeitauswahl), technisches Problem, Sonstiges. Im Hotel nimmt sie den Platz der Schaltfläche zum Personalruf ein — und wird, wie diese, nur bei aktiviertem „Personalruf“ in den Einstellungen des Standorts angezeigt. Die Anfrage unterliegt dem Check-in-Gate: aus einem freien Zimmer kann sie nicht aufgegeben werden.

Auf der Seite des Personals gibt es den Block „Gästeanfragen“ direkt in der Zimmerkarte im Board: Zähler aktiver Anfragen, Liste mit Typ, Kommentar und Weckzeit, Aktionen „In Arbeit“ und „Fertig“. Aktualisierungen kommen in Echtzeit.

„Meine Rechnung“ beim Gast#

Im Gästemenü (Einstellungspunkt neben der Reservierung und dem Personalruf) gibt es „Meine Rechnung“ — der Gast sieht die Liste der Buchungen (absteigend nach Zeit) und Zahlungen zu seinem Folio sowie den Gesamtsaldo, ohne Bindung an das Personal des Betriebs. Vor dem Check-in wird ein leerer Zustand angezeigt („die Rechnung erscheint nach dem Check-in“), nach der Abrechnung — die Markierung „Bezahlt“.

Reservierungen, Vertriebskanäle und Berichte#

Neben dem Sofort-Check-in gibt es im Hotel vollwertige Reservierungen mit An- und Abreisedaten – sie erscheinen im Belegungsplan als eigene Balken und werden am Anreisedatum mit einer einzigen Aktion in einen Check-in überführt. Eine Reservierung hat eine Quelle (Walk-in/Adminbereich, Telefon, direkt vom Gast, Website, OTA), eine Stornierung mit Grund und die Markierung „nicht erschienen“; bei Überschneidungen und zu früher Anreise warnt das Panel.

Eine Reservierung lässt sich an zwei Stellen anlegen, und das Formular ist dasselbe: Klick auf eine leere Zelle des Belegungsplans und – direkt im Etagenplan – in den Eigenschaften des gewählten Zimmers der Block „Reservierungen des Zimmers“ (die nächsten Anreisen mit Datum und Anzahl der Nächte plus die Schaltfläche „📅 Zimmer reservieren“); dieselbe bietet auch der Rechtsklick auf das Zimmer an. Eine Zimmerreservierung ist immer ein Datumspaar, mindestens eine Nacht: Stundenreservierungen wie bei einem Restauranttisch gibt es für Zimmer nicht – Zimmer erscheinen weder im Formular für Reservierungen im „Saalplan“ noch im Saal-Panel an der Kasse in der Liste der Tische. Und „Einchecken“ ist überall, wo es vorhanden ist, ein echter Check-in (Folio, Zimmerstatus, Registrierung des Gastes): sowohl im Zimmer-Board als auch bei einer Reservierung in der Reservierungsliste als auch im Saal-Panel an der Kasse öffnet die Schaltfläche dasselbe Check-in-Fenster. Wenn das Hotel ein Restaurant hat, werden dessen Tische weiterhin stundenweise reserviert – Tischreservierungen.

Früher Check-in und später Check-out. Die übliche An- und Abreisezeit sowie der kostenpflichtige frühe Check-in und späte Check-out werden unter „Zimmertypen“ → „Check-in und Check-out“ festgelegt: „Check-in ab“ und „Check-out bis“ (standardmäßig 14:00 und 12:00 – diese Zeit sieht der Gast auf der Buchungsseite und in der Bestätigungs-E-Mail), die Schalter „Frühen Check-in verkaufen“ und „Späten Check-out verkaufen“, der Preis – ein Festbetrag oder ein Prozentsatz des Preises der Nacht (der ersten Nacht – für den frühen Check-in, der letzten – für den späten Check-out; der Ratenplan kann einen eigenen Preis festlegen) und die Grenze „Nicht früher als“ / „Nicht später als“. Die aktivierten Leistungen bietet das Formular der Zimmerreservierung selbst an – sowohl im Belegungsplan als auch über die Schaltfläche „📅 Zimmer reservieren“ im Plan: Leistung markieren und Zeit wählen – nach dem Anlegen der Reservierung wird sie dieser mit Preis hinzugefügt. Eine Zeit außerhalb des erlaubten Fensters nimmt das Formular nicht an; sollte die Leistung aus irgendeinem Grund nicht hinzugefügt worden sein, ist die Reservierung trotzdem angelegt, und das Fenster weist darauf hin, dass die Leistung in der Reservierungskarte hinzugefügt werden muss. Bei einer bereits angelegten Reservierung werden früher Check-in und später Check-out in ihrer Karte hinzugefügt oder entfernt. In den Folio des Aufenthalts gelangt die Position beim Check-in, und wenn der Gast bereits wohnt – sofort. Im Block „Reservierungen des Zimmers“ im Plan sind bei der Reservierung „früher Check-in ab …“ und „später Check-out bis …“ zu sehen. Solange die Leistungen nicht aktiviert sind, zeigt das Reservierungsformular die übliche Zeit des Hotels und weist darauf hin, wo sie aktiviert werden.

Verkauft werden kann nicht nur ein konkretes Zimmer, sondern auch ein Zimmertyp: solche Reservierungen bleiben unzugewiesen und halten ein Kontingent (wie viele Zimmer dieses Typs für ein Datum verkauft sind), und das physische Zimmer wird über die Schaltfläche zur Zuweisung ausgewählt – manuell oder automatisch. Der Block der unzugewiesenen Reservierungen hängt direkt über dem Belegungsplan, damit sie nicht vergessen werden.

Über die Website der Einrichtung kann der Gast selbst ein Zimmer reservieren: Daten und Preis wählen, die Kostenberechnung nach Saisons und Ratenplan sehen (mit Prüfung der Beschränkungen – Mindestnächte, Buchungsfenster, Stopp-Verkauf; maximal eine Reservierung – 30 Nächte) und einen Reservierungscode erhalten. Nach der Bearbeitung der Anfrage weist das System entweder ein freies Zimmer zu oder nennt den Ablehnungsgrund. Den Kontakt bestätigt der Gast über den zugesandten Link. Wenn der Ratenplan eine Anzahlung, Vorauszahlung oder Karten garantie verlangt, bietet das Formular eine geschützte Stripe-Seite an – bei angebundenem Anbieter des Hotels; ohne diesen kann ein solcher Ratenplan nicht reserviert werden. Die Frist für Bestätigung und Zahlung ist im Formular angegeben. Eine Telegram-Erinnerung ist für eine Reservierung aus der Mini App eines angebundenen Bots verfügbar.

Vertriebskanäle (Channel Manager). Es gibt beide Richtungen des Austauschs mit OTA:

iCal-Import – in den Zimmereinstellungen wird der Export-Link aus Booking.com, Airbnb oder einem anderen Dienst eingefügt; externe Reservierungen blockieren diese Daten bei Ihnen automatisch, die Synchronisierung erfolgt etwa alle 15 Minuten, und strittige Überschneidungen werden in einer Konfliktliste „manuell klären“ gesammelt;
iCal-Export – jedes Zimmer hat einen eigenen Feed (ical-*.ics), wenn die Veröffentlichung der Belegung aktiviert ist: der Link wird auf der Seite des Kanals als Kalender hinzugefügt;
Zweiseitiger Channel Manager (über Channex.io) – Preise, Beschränkungen und freie Zimmer gehen bei jeder Änderung automatisch an die Kanäle, und Reservierungen kommen zurück (unzugewiesen, die Rezeption verteilt sie). Im Panel der Verbindungen wird die Zuordnung „Zimmertyp × Ratenplan“ zu externen eingerichtet, es gibt ein Synchronisierungsjournal und die Schaltfläche „Jetzt synchronisieren“, plus eine nächtliche vollständige Neusynchronisierung.

E-Mails an den Gast. Das Hotel sendet eine Erinnerung an diejenigen, die morgen anreisen, und ein „Danke für Ihren Besuch“ an diejenigen, die gestern abgereist sind. Die E-Mail wird in der Sprache der Reservierung versandt, und wenn diese nicht angegeben ist – in der Sprache des Standorts. Das System merkt sich versandte E-Mails und wiederholt fehlgeschlagene Zustellversuche; bei einem Fehler, nachdem die E-Mail vom Postdienst angenommen wurde, kann der Gast eine Wiederholung erhalten.

Berichte. Im Zimmer-Board gibt es einen Tab mit Berichten für einen Zeitraum: Auslastung (Occupancy), Durchschnittspreis (ADR) und Umsatz pro Zimmer (RevPAR), außerdem den Gesamtumsatz und getrennt nach Speisen und Getränken, die Anzahl der Bestellungen und eine tagesweise Tabelle „belegte Zimmer · Aufenthalte · Bestellungen · gesamt“ mit Aufschlüsselung nach Währungen.

Die Berichts daten werden in der Zeitzone des Hotels berechnet; die nächtliche Berechnung bezieht sich auf das Datum des Aufenthalts, auch bei später Verarbeitung. Die Auslastung wird nicht nach Berechnungen, sondern nach dem Aufenthaltsjournal berechnet: das System zeichnet jeden Check-in, Check-out, Umzug und jede Herausnahme eines Zimmers aus dem Verkauf auf und erfasst jede Nacht einen Schnappschuss – wie viele Zimmer belegt und wie viele um 03:00 Uhr des folgenden Morgens nach Hotelzeit verfügbar waren. Zimmer in Reparatur (out-of-order) werden aus dem verfügbaren Bestand ausgeschlossen, und die Anzahl der Zimmer wird im Schnappschuss für den Tag gespeichert, daher ändert das Hinzufügen oder Entfernen von Zimmern heute die Kennzahlen vergangener Monate nicht. ADR und RevPAR werden in der Währung des Standorts nach den tatsächlichen Berechnungen der Folios berechnet. Tage, für die noch kein Schnappschuss vorliegt (vor der Aktivierung des Journals), werden als „keine Daten“ angezeigt und gehen nicht in die Durchschnitte ein – der Bericht erfindet die Vergangenheit nicht hinzu.

Meldung ausländischer Gäste (Russland)#

Für russische Hotels gibt es einen separaten Bereich zur Vorbereitung der Meldung ausländischer Gäste – die Schaltfläche „🛂 Meldung ausländischer Gäste“ auf dem Zimmerboard. Der Eintrag wird beim Check-in angelegt; im Journal sind Fristen („einzureichen bis …“, „überfällig“) und Übermittlungsstatus sichtbar. Beim Check-out erfasst das System die Abreise und die Notwendigkeit der entsprechenden Benachrichtigung. Die Übermittlung und ihr Ergebnis markiert ein Mitarbeiter separat: Eine automatische Übermittlung an das Innenministerium gibt es hier nicht. Aus dem Journal lassen sich Benachrichtigungsformulare drucken und CSV exportieren; die Angaben der aufnehmenden Seite werden einmalig in den Einstellungen ausgefüllt.

Erweiterte Hotelszenarien#

Das PMS entwickelt sich über die Zimmerreservierung hinaus. Für die folgenden Szenarien gibt es bereits eine Server- oder Oberflächenumsetzung; sie werden schrittweise eingeführt. Prüfen Sie vor der Nutzung die Verfügbarkeit des Bildschirms und der Verbindungen in Ihrem Hotel.

Szenario	Was es ergänzt	Was vor der Arbeit zu prüfen ist
Zahlung und Garantie	Anzahlungen, Holds, Abbuchungsplan und No-Show-Gebühr	Der Anbieter muss genau diesen Vorgang unterstützen: Zahlungsunterstützung bedeutet nicht Hold-Unterstützung
Vorab-Check-in	Gästedaten vor der Anreise, Dokument- und Signaturoptionen	Benötigte Felder und Aufbewahrungsfristen; die Informationen prüft die Rezeption dennoch
Nacht-Audit	Bericht des Geschäftstags und Periodenabschluss	Unabgeschlossene Buchungen; Korrekturen eines abgeschlossenen Tages erfolgen über die vorgesehenen Anpassungen
Abrechnung mit einem Unternehmen	Übertrag der Gästeschuld auf die Organisation und Geschäftsdokumente	Zahlungspflichtigen, Angaben und Abrechnungsbedingungen
Reinigung und Wartung	Aufgaben, Reinigungsprüfung, Minibar und Reparatur	Mitarbeiterrollen und Arbeitsablauf des Hotels
Elektronische Schlösser	Gästezugang in Verbindung mit dem Aufenthalt	Unterstütztes Gerät und Konto des Anbieters, abgeschlossene Verbindung

Der iCal-Austausch wird in beiden Bereichen unterstützt und überträgt belegte Daten, aber keine Preise. Channex nutzt derzeit eine Testumgebung; die Live-Verteilung von Zimmern auf OTA erfordert eine separate Verbindung. Ein Demonstrationsadapter eines externen PMS bedeutet keine fertige Integration mit jedem Hotel-System.

Die Registrierung von Gästen hängt vom Land und der konkreten Verbindung ab. Für Russland umfasst das beschriebene Szenario das Journal, das Drucken/den Export von Formularen und die Markierung der Übermittlung durch einen Mitarbeiter. Eine automatische Übermittlung an die Behörde führt es nicht aus.

Häufige Fragen#

Was passiert, wenn ein Gast aus einem Zimmer bestellt, in dem noch niemand eingecheckt ist?#

Die Bestellung wird automatisch mit dem Vermerk „Zimmer nicht belegt“ storniert – der Server prüft den Check-in-Status bei jeder Bestellung über den Zimmer-QR, unabhängig davon, was der Client anzeigt.

Wie bezahlt der Gast den Room service – sofort oder beim Check-out?#

Zur Wahl: normale Zahlung (Bargeld/Karte vor Ort) oder „Auf das Zimmerkonto“ – dann fließt der Betrag in das Folio und wird beim Check-out mit dem gesamten Aufenthalt in einer Abrechnung beglichen.

Lässt sich der Kalender eines Zimmers mit Booking.com synchronisieren?#

Ja, in beide Richtungen. Der Export ist ein iCal-Link des Zimmers, der beim Kanal als Kalender hinzugefügt wird. Der Import: Fügen Sie in den Einstellungen den Export-Link aus Booking.com oder Airbnb ein – externe Reservierungen beginnen, die Daten bei Ihnen zu blockieren (Aktualisierung etwa alle 15 Minuten). Das ist der heute funktionierende Weg. Ein zweiseitiger Kanal-Manager (Austausch von Preisen und Verfügbarkeiten) ist geschrieben, wartet aber auf ein Partnerkonto beim Anbieter – vorerst läuft er auf einer Testumgebung.

Was bewirkt die Nachtbuchung und kann man sie abwarten?#

Sie bucht automatisch die Gebühr für die übernachtete Nacht auf das Folio jedes belegten Zimmers – ein manueller Start ist nicht nötig. Der Server prüft die Hotels einmal pro Stunde und bucht die Nacht unmittelbar nach 03:00 Uhr nach der Zeit Ihres Standorts.

Wird beim Check-out ein Fiskalbeleg ausgestellt?#

Nein. Der Check-out schließt das Folio mit einer Abrechnung ab und überführt das Zimmer in die Reinigung; die Fiskalisierung ist in diesen Ablauf nicht integriert, ein Beleg wird bei Bedarf separat an der Kasse ausgestellt.

Selbstbedienung des Gastes vor der Anreise#

Über einen privaten Link in einer E-Mail oder SMS bestätigt der Gast den Kontakt, storniert die Reservierung gemäß den Bedingungen des Ratenplans oder ändert Daten und Gästezahl mit Bestätigung des neuen Preises. Bei einer Reservierung mit Zahlung oder Garantie erfolgt die Änderung des Aufenthalts über eine Stornierung und eine neue Reservierung oder über die Kontaktaufnahme mit dem Hotel.

Bis zum Tag der Anreise kann der Gast Name, Telefon oder E-Mail und die voraussichtliche Ankunftszeit über die Schaltfläche „Auf die Anreise vorbereiten“ übermitteln. Die Seite meldet, wann das Formular eingegangen ist; bei einem Fehler wird angeboten, den Status zu prüfen oder die Sendung zu wiederholen. Zur Korrektur eines angenommenen Formulars muss das Hotel kontaktiert werden. Dokumente werden beim Check-in geprüft. Bei Stornierung oder No-Show wird das Formular 30 Tage aufbewahrt; beim Check-in gehen die Kontakte in die Gästekarte über. Ein Entwurf wird nach dem Schließen der Seite nicht gespeichert.

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