Tischreservierungen

Reservierungen funktionieren nach demselben Prinzip wie Bestellungen: Gast und Betrieb bearbeiten nicht direkt eine gemeinsame Datei, sondern legen einzelne Signale ab, die der Server zusammenführt. Eine fremde Reservierung lässt sich so nicht anfassen: Um etwas mit ihr zu tun, braucht man ihre nicht erratbare Kennung – sie liegt nur beim Gast selbst (in seinem Link) und beim Betrieb. Einen allgemeinen Überblick über den Bereich „Tischplan“ finden Sie im Artikel Tischplan; hier geht es ausführlich um den Reservierungsprozess selbst: Erstellung, Status, Tischanbindung, Anzahlung und Reservierung über AI-Agenten.

Wo Reservierungen geführt werden#

Zwei gleichwertige Zugänge:

• Saal-Panel an der Kasse – der Chip 🗺 „Saal“ in der Kopfzeile des POS-Tickets, der Tab „Reservierungen“ (mit Badge für die Anzahl wartender Anfragen). Das Saal-Panel ist rollenabhängig verfügbar – für Inhaber, Manager oder Operator mit Berechtigung zur Saalverwaltung – und bei eingeschaltetem Schalter „Chip Saal-Panel“ unter „POS-Aussehen“ (bei nicht gastronomischen Betriebstypen ist er standardmäßig ausgeschaltet). Neben Reservierungen enthält das Panel eine Warteliste, den Plan, Kellnerrufe und Analysen zu Tischen;
• Tischplan im Adminbereich (/tables) – dieselbe Liste und dieselbe Tischanbindung direkt im Plan.

Neue Reservierung#

Die Schaltfläche „+ Neue Reservierung“ öffnet das Formular:

• Datum und Uhrzeit (in 15-Minuten-Schritten);
• Dauer – 60/90/120/180/240 Minuten;
• Anzahl Gäste (1–50);
• Tisch – ein konkreter oder „Nicht zugewiesen“ (im Saal-Panel an der Kasse heißt derselbe Punkt „Ohne Tisch“), wenn Sie die Zuteilung später vornehmen möchten. Im Hotel stehen in dieser Liste keine Zimmer und Betten: Ein Zimmer wird tageweise über ein separates Formular reserviert – siehe unten;
• Name des Gastes (Pflichtfeld) und Telefon – die Nummer wird so gespeichert, wie sie im Land des Standorts geschrieben wird, zum Beispiel „+7 (912) 575-19-38“: Die Gruppierung wird bei der Eingabe automatisch gesetzt, im leeren Feld steht ein Beispiel für die Nummer des Landes, keine Ziffer ändert sich dabei, und ein Eintrag wie „Durchw. 101“ oder zwei Nummern durch Komma getrennt bleiben wie eingegeben; genauso wird die Nummer auch in der Reservierungsliste angezeigt;
• Kommentar.

Reservierungen, die vom Personal erstellt werden, erhalten sofort den Status „Bestätigt“ (im Unterschied zu Gast-Reservierungen, die immer als Anfrage starten).

Status#

Die Aktionen für jede Reservierung befinden sich direkt in der Listenzeile: bestätigen (aus „Wartet“), platzieren (aus „Bestätigt“), abschließen sowie „Nicht erschienen“ und „Reservierung stornieren“. Das Platzieren ändert den Status, öffnet aber keine Gastrechnung: Im Saal-Panel an der Kasse erscheint bei einer bereits platzierten Reservierung mit angebundenem Tisch eine separate Schaltfläche „Ticket öffnen“ – sie legt die Bestellung für diesen Tisch an.

Bei einer Reservierung, die auf einem Hotelzimmer steht (solche gibt es noch aus der Zeit, als ein Zimmer stundenweise reserviert werden konnte), steht statt „platzieren“ die Schaltfläche „Einchecken“. Das ist ein echtes Einchecken, keine bloße Markierung in der Liste: Es öffnet sich dasselbe Fenster wie bei der Schaltfläche „Einchecken“ im Zimmer-Board. Name und Telefon des Gastes sind darin bereits aus der Reservierung übernommen, es bleibt, den Plan zu wählen und bei Bedarf ein Dokument auszufüllen. Nach dem Einchecken ist für den Gast die Zimmerrechnung offen, das Zimmer wird belegt, der Eintrag geht ins Gästeregister (in Russland – in die Migrationserfassung), und die Reservierung wird mit „Gäste sind da“ markiert. Ist das Zimmer nicht bezugsfertig (belegt, nicht gereinigt, außer Betrieb), öffnet sich das Fenster nicht – es erscheint eine Erklärung. Im Saal-Panel an der Kasse steht bei einer solchen Reservierung ebenfalls „Einchecken“: Die Schaltfläche führt zum „Tischplan“, in dasselbe Fenster. Tische des Restaurants im selben Hotel bleiben weiterhin „platzieren“. Die abschließende Aktion ist auch beim Zimmer „abschließen“: Das Auschecken mit Schließen der Rechnung und Übergabe des Zimmers an die Reinigung übernimmt die Schaltfläche „Auschecken“ im Zimmer-Board.

Tischanbindung und Überschneidungen#

Der Tisch für eine Reservierung lässt sich direkt in der Listenzeile auswählen oder ändern – im Dropdown gibt es auch den Punkt „ohne Tisch“. Das Umsetzen auf einen Tisch, der zur überschneidenden Zeit bereits eine andere Reservierung hält, wird abgelehnt mit der Erklärung „Überschneidet sich mit einer anderen Reservierung für diesen Tisch“: Dasselbe würde der Server tun, nur stillschweigend. Im Formular einer neuen Reservierung im Saal-Panel an der Kasse ist die Belegung schon vor der Auswahl sichtbar – ein zur gewählten Zeit belegter Tisch ist mit „· Belegt“ markiert und nicht auswählbar, und wenn jeder Tisch belegt ist, steht unter der Liste „Keine freien Tische“ (eine Reservierung „ohne Tisch“ wird trotzdem erstellt: Der Tisch wird ihr manuell zugewiesen). Eine bereits vergangene Zeit akzeptiert das Formular ebenfalls nicht. Beachten Sie die Besonderheit der Regel: Die Belegung wird nur anhand bestätigter und bereits platzierter Reservierungen berechnet – eine unbestätigte Anfrage hält keinen Tisch, sie wird manuell bearbeitet.

Im Tischplan selbst ist ein Tisch mit einer aktuell laufenden Reservierung bernsteinfarben gefüllt und mit Uhrzeit und Namen des Gastes beschriftet, und ein Tisch mit der nächsten heutigen Reservierung erhält ein blaues Badge ohne Füllung – auf einen Blick ist zu sehen, was gerade jetzt belegt ist und was gleich belegt wird.

Reservierung durch Gäste#

Im QR-Menü und auf der Website des Betriebs öffnet der Gast das Reservierungsformular, sieht den Saalplan (frei/belegt/ausgewählt auf Basis der aktuellen Reservierungen) und wählt den Tisch selbst – oder mehrere Tische auf einmal, wenn die Gesellschaft groß ist: dann wird die Reservierung gleichmäßig auf die ausgewählten Tische aufgeteilt. Die Zeit gibt der Gast genauso an wie Sie im Saal-Panel: Beginn und Dauer – 60/90/120/180/240 Minuten, standardmäßig 2 Stunden. Unter der Liste steht, bis zu welcher Uhrzeit der Tisch gehalten wird („Bis 21:00“); eine Reservierung über Mitternacht (zum Beispiel 22:00 + 3 Stunden) wird automatisch berechnet. Im Hotel bucht ein Gast, der das Menü über den QR-Code des Zimmers öffnet, einen Tisch des Restaurants und nicht sein Zimmer: ist auf dem Plan kein Tisch ausgewählt, kommt die Reservierung „ohne Tisch“ und wird nicht an das Zimmer gebunden (Zimmer werden tageweise gebucht – Hotel).

Die Felder folgen derselben Reihenfolge wie im Reservierungsformular des Saal-Panels: zuerst Datum und Uhrzeit, dann Dauer und Anzahl der Gäste. Das Formular öffnet sich auf die nächste volle Stunde voraus – spät am Abend ist das bereits morgen –, und eine bereits vergangene Uhrzeit wird nicht angenommen: unter dem Feld erscheint „Diese Zeit ist bereits vorbei“, und die Anfrage lässt sich nicht absenden, bis die Zeit korrigiert wird. So geht bei Ihnen keine Anfrage für den gestrigen Abend ein, die die Reservierungsliste ohnehin sofort unter den vergangenen verbergen würde.

Tische lassen sich nach Eigenschaften filtern – es gibt neun: am Fenster, Terrasse, ruhig, Steckdose, barrierefrei, für Nichtraucher, an der Bühne, Platz für einen Kinderwagen, mit Haustier erlaubt. Unpassende Tische werden nicht ausgeblendet, sondern abgedunkelt, damit der Saalplan erkennbar bleibt. Sind zu den Tischen Fotos hinterlegt, öffnet der Gast sie direkt bei der Auswahl in einer Lightbox.

Die Belegung im Plan wird beim Gast über alle aktiven Reservierungen berechnet – einschließlich unbestätigter Anfragen: ein Tisch, der für die gewählte Zeit bereits reserviert ist, wird dem Gast nicht angeboten. Falls zwei Gäste dennoch in derselben Sekunde zugreifen, lehnt der Server die zweite Reservierung ab, nicht nur die Oberfläche.

Hat der Gast eine E-Mail hinterlassen, erhält er direkt nach der Reservierung eine E-Mail „Reservierungsanfrage erhalten“: Uhrzeit, Anzahl der Gäste, Tisch und den Hinweis, dass die Reservierung auf Ihre Bestätigung wartet. Sobald Sie die Reservierung bestätigen, erhält der Gast die E-Mail „Reservierung bestätigt“; auch zu Verschiebung und Stornierung der Reservierung kommen E-Mails. Der Gast kann die Reservierung zum Kalender hinzufügen (Datei .ics) und jederzeit seine Reservierungen öffnen: dort ist der aktuelle Status sichtbar, es gibt „Stornieren“ und „Verschieben“. Ist die gewünschte Zeit belegt, kann der Gast „Benachrichtigen, wenn frei wird“ antippen – und erhält eine Benachrichtigung, sobald das Zeitfenster frei wird.

Eine Verschiebung durch den Gast ist eine neue Anfrage: Sie hatten die frühere Zeit bestätigt, nicht die neue. Deshalb wird eine bestätigte Reservierung nach dem Verschieben wieder „Wartet“ – im Saal-Panel hat sie erneut die Schaltfläche „Bestätigen“, und der Gast sieht „Wartet auf Bestätigung“, bis Sie die neue Zeit bestätigen (hat der Gast eine E-Mail hinterlassen, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail). Eine Reservierung mit Anzahlung – ob bezahlt oder noch ausstehend – bleibt nach dem Verschieben bestätigt, ebenso eine Reservierung, die das Personal selbst verschoben hat.

Über eine Verschiebung erfahren Sie sofort und nicht erst durch eine still geänderte Zeile: auf dem geöffneten Bildschirm (Saalplan, Saal-Panel der Kasse, Buchungsjournal) erscheint der Hinweis „Gast hat die Reservierung verschoben: Name, vorher → nachher“ – im Buchungsjournal zusätzlich mit Ton und Browser-Benachrichtigung –, und dem Inhaber gehen ein Push in die mobile Admin-App und eine Nachricht vom Telegram-Bot des Standorts zu, sofern dieser verbunden ist. Eine vom Personal selbst vorgenommene Verschiebung wird nicht rückgängig gemacht.

Die Reservierung durch Gäste ist standardmäßig aktiviert; wenn Sie sie nicht benötigen, schalten Sie sie über den Schalter in den Website-Einstellungen des Standorts aus – der Schalter wirkt auf Standortebene, nicht für das gesamte Konto.

Anzahlung für eine Reservierung#

Die Anzahlung wird über die Schaltfläche „Anzahlung“ (mit Kartensymbol) im Fenster der Reservierungen des Bereichs „Saalplan“ eingerichtet – sie ist ein Regelwerk und nicht ein Betrag für den gesamten Betrieb. In der Regel werden Bedingungen festgelegt („Wochentage“, „Zeit von/bis“, „Gäste ab“) und Parameter: ein Festbetrag, der pro Gast oder pro Reservierung insgesamt berechnet wird, das Fenster für die kostenlose Stornierung in Stunden und das Kontrollkästchen „bei Nichterscheinen einbehalten“. Einen Prozentsatz des Betrags gibt es bei der Anzahlung für einen Tisch nicht – den gibt es nur bei der Vorauszahlung für einen Termin für eine Dienstleistung, bei der der Preis der Dienstleistung bekannt ist. So lässt sich auch das typische Szenario „Freitag–Samstag nach 18:00, Gesellschaft ab 6 Personen“ einrichten.

Bei der Online-Reservierung sieht der Gast den geforderten Betrag (er wird in Echtzeit neu berechnet, wenn der Gast Datum, Uhrzeit oder Anzahl der Gäste ändert) und das Fenster für die kostenlose Stornierung. Weiter:

• die Reservierung wird sofort erstellt, aber der Slot wird 30 Minuten gehalten – in dieser Zeit muss die Anzahlung bezahlt werden;
• sobald die Zahlung vom Zahlungsanbieter bestätigt ist, wird die Reservierung „Bestätigt“;
• wird die Anzahlung nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit geleistet, wird die Reservierung automatisch mit dem Vermerk „Anzahlung nicht rechtzeitig geleistet“ storniert und der Slot wird frei – und diejenigen, die um Benachrichtigung gebeten haben, erfahren davon.

Eine Stornierung innerhalb des kostenlosen Fensters erstattet das Geld automatisch; eine späte Stornierung und Nichterscheinen (wenn in der Regel „bei Nichterscheinen einbehalten“ steht) behalten die Anzahlung für den Betrieb. In der Reservierungszeile ist der Status der Anzahlung sichtbar – wartet auf Zahlung, bezahlt, erstattet oder verfallen –, und die Schaltfläche „Anzahlung zurückerstatten“ ermöglicht es dem Manager, das Geld jederzeit manuell zurückzuerstatten, auch bereits einbehaltenes. Die Anzahlung lässt sich nur bei eingerichtetem Online-Acquiring aktivieren; ohne dieses bleibt die Reservierung kostenlos wie zuvor. ⚠️ Das automatische Aufheben der Reservierung bei Nichterscheinen (Saal-Panel → „Reservierungen“ → „⏱ Automatisches Aufheben“) behält die Anzahlung NIEMALS ein: eine bezahlte Reservierung rührt der Automat gar nicht an, sie wird vom Mitarbeiter mit der Schaltfläche „Nicht erschienen“ geschlossen – zusammen mit dem Status wird über das Geld des Gastes entschieden.

Reservierung über AI-Agenten#

Derselbe Reservierungsmechanismus steht sprachlichen und textbasierten AI-Assistenten über die öffentliche Guest API zur Verfügung: Der Agent prüft freie Tische (check_table_availability), erstellt eine Anfrage (create_reservation), kann den Status prüfen oder stornieren (get_reservation_status, cancel_reservation). Für das Lokal unterscheidet sich diese Reservierung in nichts von einer gewöhnlichen Gästeanfrage – sie landet ebenso in der Liste „Ausstehend“ und muss bestätigt werden.

Bankette#

Eine separate Entität „Bankett“ gibt es nicht – ein Bankett wird als gewöhnliche Reservierung mit einer großen Zahl von Gästen und einer Beschreibung der Veranstaltung im Kommentar angelegt, verknüpft mit einem Bankettsaal oder verschobenen Tischen im Plan.

Was für den Start nötig ist#

• Aktivierte Reservierung am Standort – bei Restaurant, Café, Bar und Hotel ist sie standardmäßig vorhanden, bei Kantine und Fast Food bewusst deaktiviert.
• Saalplan mit Tischen – damit die Reservierung einem konkreten Tisch zugewiesen werden kann (Saalplan).
• Kanal für die Annahme – Schaufenster, Buchungs-Widget auf Ihrer Website, Telegram oder ein Gäste-KI-Agent.
• Kaution-Richtlinie – wenn die Reservierung mit Vorauszahlung erfolgt; für die Kaution ist eine funktionierende Online-Zahlung nötig.
• Ort, an dem Reservierungen eingesehen werden – das Fenster „Reservierungen“ und der Tab „Reservierungen“ im Saal-Panel.

Einschränkungen#

• Eine unbezahlte Reservierung mit Kaution hält den Slot 30 Minuten und gibt ihn danach frei.
• Eine Zeitleiste der Reservierungen nach Tischen und ein Sitzplan-Raster gibt es nicht – die Verfügbarkeit wird nicht durch ein automatisches Sitzplan-Schema bestimmt, sondern durch Ihre Entscheidung.
• Den Status „Gast ist erschienen“ gibt es nicht, ebenso wenig automatische Erinnerungen N Stunden vor der Reservierung; Erinnerungen an den Gast in Telegram erfolgen nach eigenen Regeln.
• Der Gast wählt keinen Tisch im Widget und im Formular des Schaufensters: Er hinterlässt eine Anfrage, den Tisch weisen Sie zu.
• Kautionen sind ein allgemeiner Zahlungsmechanismus, daher kann dort, wo keine Online-Zahlung angebunden ist, keine Kaution genommen werden.

Fehlerbehebung#

Der Gast kann nicht reservieren. Die Reservierung ist am Standort deaktiviert oder das Buchungs-Widget auf Ihrer Website ist nicht als Erweiterung bezahlt.

Die Reservierung wurde nicht mit einem Tisch verknüpft. Die Verknüpfung nimmt das Lokal vor – der Gast legt sie nicht fest.

Die Kaution wurde bei der Stornierung nicht zurückerstattet. Die Rückerstattung erfolgt nach der Kaution-Richtlinie; prüfen Sie deren Bedingungen und den Zahlungsstatus.

Die Reservierung ist im Saal-Panel nicht sichtbar. Sie sehen einen anderen Standort an, oder die Reservierung ist deaktiviert.

Der Slot wurde doppelt belegt. Überschneidungen werden angezeigt, aber es gibt kein festes Verfügbarkeitsraster – setzen Sie für überfüllte Stunden manuell eine Quote.

Verwandte Abschnitte#

• Saalplan – Plan-Editor, QR-Codes, Kellner
• Saal-Panel – Arbeitsplatz des Hostess: Reservierungen, Warteliste, Plan, Aufrufe
• Kasse (POS) – Ticket-Eröffnung für eine zugewiesene Reservierung
• Guest API für AI-Agenten – Reservierung im Namen des Gastes programmatisch
• Termine für Leistungen – dasselbe Reservierungsprinzip für Schönheitssalons
• Mitarbeiter und Schichten – Rollen und Zugriff auf das Saal-Panel

Häufige Fragen#

Kann der Gast einen Tisch ohne Anruf reservieren?#

Ja, direkt aus dem QR-Menü oder von der Website des Lokals – die Anfrage erscheint sofort im Saal-Panel, der Gast sieht sofort die Bestätigung oder den Status „Ausstehend“.

Was passiert, wenn zwei Mitarbeiter denselben Tisch zur selben Zeit belegen?#

Der zweite wird von der Oberfläche nicht durchgelassen: Sowohl das Umsetzen in der Listenzeile als auch das Anlegen einer Reservierung für einen belegten Tisch werden mit der Erklärung „Überschneidet sich mit einer anderen Reservierung für diesen Tisch“ abgelehnt – nach derselben Regel, nach der auch der Server ein solches Signal ohnehin verwirft. Wenn zwei Mitarbeiter in derselben Sekunde klicken, lehnt der Server die zweite Reservierung ab. Eine unbestätigte Anfrage hält den Tisch nicht – eine Doppelbelegung wird manuell geklärt.

Gibt es einen separaten Modus für Bankette?#

Nein, eine separate Entität gibt es nicht – ein Bankett ist eine gewöhnliche Reservierung mit einer großen Zahl von Gästen, verknüpft mit der gewünschten Zone im Plan.