Erster Tag: Hotel, Gästehaus

Hotel, Gästehaus, Apartments und Hostel arbeiten mit einem integrierten PMS: Etagen statt Säle, Zimmer und Betten statt Tische, Folio (Gastrechnung) statt eines einmaligen Belegs. Das ist kein separates Produkt, sondern ein Einstellungsprofil des Standorts: Beim Geschäftstyp „Hotel“ stellt das Panel die Terminologie selbst um und öffnet die benötigten Bereiche.

Format	Wie Sie verkaufen	Was von Anfang an enthalten ist
Mini-Hotel / Gästehaus	Check-in „spontan“ und Buchungen auf Daten	Zimmer, Kasse, Küchenbildschirm, Lager, Mitarbeiter, Finanzen, Hardware
Apartments	Buchungen auf Daten, Verkauf eines Zimmertyps mit Kontingent, OTA-Kalender	Dasselbe
Hotel mit Restaurant	Dasselbe + Zimmerservice per QR und Zahlung „auf die Zimmerrechnung“	Dasselbe, plus Menü für Gäste

Öffnen: der Bereich „Zimmer“ — das ist derselbe Bereich wie „Tischplan“ im Restaurant (admin.cenaly.com/tables), für das Hotel umbenannt. Er öffnet sich im Editor für Etagenpläne; das Arbeitsboard der Zimmer wird über die Schaltfläche „🛏️ Zimmer“ in der Kopfzeile eingeschaltet, mit ihr kehren Sie auch zum Plan zurück. Daneben — die Schaltflächen „Zimmertypen“, „Tarife“, „🔌 PMS“ und, bei russischen Standorten, „🛂 Migrationserfassung“. Eine eigene Adresse wie /hotel oder /pms gibt es im Panel nicht — suchen Sie nicht danach.

Was für den Start nötig ist#

Irgendein Computer oder Tablet an der Rezeption. Zimmerboard, Belegungsplan und Check-in sind gewöhnliche Seiten der Admin-Oberfläche im Browser. Ein separates „Hotel-Terminal“ ist nicht nötig.
Das Telefon des Gastes. Der QR im Zimmer öffnet Menü, Serviceanfragen und „Meine Rechnung“ im Browser — eine App installiert der Gast nicht.
Belegdrucker — optional, über die Bridge. Der Druck läuft über die Cenaly Hardware Bridge — einen Dienst für Windows oder Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Beachten Sie: Der Check-out erzeugt keinen Fiskalbeleg — er schließt das Folio per Abrechnung; ein Beleg wird bei Bedarf separat an der Kasse erzeugt.
Online-Akquiring — nichts für den ersten Tag. Beim Schritt der Direktbuchung von der Website wird keine Vorauszahlung eingezogen; die Zahlung erfolgt bei Ihnen. Akquiring wird später benötigt, für Zahlungen im Schaufenster — Zahlung.
Internet. Wird benötigt, aber eine Verbindungsunterbrechung stoppt die Kasse nicht — Wenn das Internet ausfällt.

Allgemeines Gerüst des ersten Tages#

Registrierung, Standort, Geschäftstyp, Sprachen und Abonnement sind für alle Formate gleich — sie sind im Hub Erster Tag: Wählen Sie den Geschäftstyp beschrieben. Weiter geht es mit dem Hotel-Teil.

Checkliste: Mini-Hotel und Gästehaus#

Das Ziel des ersten Tages ist es, einen Gast im System einzuchecken und seine Gastrechnung zu sehen.

Etagen und Zimmer. Der Editor für das Schema funktioniert wie ein Saalplan (Saalplan), nur heißen die Säle Etagen und die Elemente „Zimmer“ und „Bett“ (für Hostels und Gemeinschaftsschlafräume). Einzeln anlegen ist nicht nötig: Die Schaltfläche „+ Zimmer hinzufügen“ erstellt einen Bereich (zum Beispiel 201–230, bis zu 500 Zimmer auf einmal) mit optionalem Präfix, einer Live-Vorschau „es werden N erstellt · Etagen M“ und einer Liste der Zimmer, die bereits vorhanden sind und übersprungen werden. Denselben Schritt bietet der Onboarding-Assistent bei der Auswahl des Typs „Hotel“ an.
Zimmertypen. Schaltfläche „Zimmertypen“: Name (Standard, Deluxe…), Grundpreis pro Nacht und Kapazität. Der Typ wird dem Zimmer im Eigenschaftenbereich des Schemas zugewiesen, und der Preis wird von dort in das Check-in-Formular übernommen – bei einem konkreten Aufenthalt kann er überschrieben werden.
Zeitzone des Standorts – jetzt prüfen. Die Übernachtungsgebühr wird automatisch nach 03:00 Uhr in der Zeit Ihres Standorts berechnet; ist die Zeitzone falsch angegeben, „wandert“ die Nacht in eine andere Tageszeit. Die Zeitzone finden Sie in den Einstellungen des Standorts.
Tourismussteuer, falls Sie sie haben: ein Prozentsatz des Preises mit einem Mindestbetrag pro Nacht oder ein Festbetrag pro Nacht. Sie wird auf dem Folio als separate Zeile berechnet.
Erster Check-in. Das Formular verlangt den Tarifplan und den Preis pro Nacht (vorausgefüllt aus dem Zimmertyp) sowie die Gästekarte: Telefon, E-Mail, Dokument, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Notizen. Das Abreisedatum ist in diesem Schritt nicht nötig – der Check-in „auf der Stelle“ ist bis zum Check-out offen, und die Daten stehen in der Reservierung. War der Gast schon einmal da, zeigt das System das Banner „Stammgast“. Beim Check-in wird das Folio geöffnet.
Was sich im Folio ansammelt. Jede verbrachte Nacht (der Anreisetag wird nicht doppelt berechnet), die Tourismussteuer, Bestellungen aufs Zimmer per QR sowie manuelle Vorgänge an der Kasse über die Zimmerrechnung: Berechnung, Servicegebühr, Rabatt, Anzahlung, Umbuchung von Artikeln zwischen Rechnungen. Der Saldo ist auf der Zimmerkarte und in der Liste der offenen Rechnungen an der Kasse sichtbar.
Check-out. Schließt das Folio mit einer einzigen Abrechnung und setzt das Zimmer auf „Reinigung erforderlich“; auf dem Aufgabenboard der Schicht erscheint die Aufgabe „Zimmerreinigung N nach dem Check-out“. ⚠️ Die Zimmerrechnung schließt genau die Rezeption beim Check-out – an der Kasse gibt es keine Schaltfläche zum Schließen von Zimmerrechnungen.
Zimmerstatus – sechs: frei, belegt, Reinigung erforderlich, Reinigung, geprüft, außer Betrieb. Künftige Anreisen werden nicht durch den Zimmerstatus angezeigt: Sie leben als Reservierungen und sind im Belegungsplan sichtbar, deshalb bleibt ein für die nächste Woche reserviertes Zimmer heute verkaufbar.
Belegungsplan. Der Ansichtsumschalter auf derselben Seite – ein Kalender über 21 Tage: Balken für Reservierungen und laufende Aufenthalte nach Zimmern. Eine Reservierung lässt sich auch anlegen, ohne hierher zu gehen: Wählen Sie ein Zimmer im Etagenschema – in seinen Eigenschaften öffnen der Block „Reservierungen des Zimmers“ und die Schaltfläche „📅 Zimmer reservieren“ dasselbe Formular mit Datumsangaben. Eine Zimmerreservierung ist immer ein Datumspaar, mindestens eine Nacht; eine stundenweise Reservierung wie bei einem Restauranttisch gibt es beim Zimmer nicht – weder im „Saalplan“ noch im Saalbereich an der Kasse. Eingecheckt wird nach Reservierung in einem Fenster: Die Schaltfläche „Einchecken“ auf dem Zimmerboard, in der Reservierungsliste und im Saalbereich an der Kasse öffnet dasselbe Check-in-Fenster. Früher Check-in und später Check-out werden, sofern sie unter „Zimmertypen“ → „Check-in und Check-out“ aktiviert sind, direkt im Reservierungsformular markiert – mehr dazu in Hotel.
Rollen. Für die Rezeption – die Position „Rezeption“, für die Reinigungskraft – „Reinigungskraft“ (sie hat ihren eigenen Arbeitsplatz ohne Kasse): Mitarbeiter und Schichten.

Was an Geräten nötig ist: ein Computer am Empfang. Was sich ehrlich aufschieben lässt: Tarifpläne und Preiskalender, Vertriebskanäle, Berichte, Migrationsabrechnung (wenn die Gäste nur lokal sind).

PMS, Nachtberechnungen und iCal-Import werden in beiden Konturen unterstützt. Geben Sie die Zeitzone des Hotels an und prüfen Sie die Kalendersynchronisierung. Für Zahlungen, aktive OTA-Anbindungen und neue Bildschirme gelten separate Verfügbarkeitsbedingungen.

Checkliste: Apartments und Verkauf über Kanäle#

Ziel des ersten Tages ist, dass Daten nicht doppelt verkauft werden.

Tarifpläne. Ein Manager neben dem Verzeichnis der Zimmertypen: Verpflegung (nur Zimmer, Frühstück, Halbpension, All Inclusive), abgeleitete Tarife („Frühstück = Basis +15 %“), Preis nach Gästezahl mit Kinder-Altersgruppen und Zustellbett, Zuschläge nach Wochentagen, Verkaufsbeschränkungen (Mindest- und Höchstzahl Nächte, Buchungsfenster, An- oder Abreiseverbot an bestimmten Tagen), Stornierungsrichtlinie (flexibel, nicht erstattungsfähig, Strafe in der ersten Nacht, Prozent oder Fixbetrag), Verkaufskanäle (alle / nur direkt / nur OTA) und Firmenzugangscode.
Preis- und Sperrkalender. Preis und Verkaufssperre für konkrete Daten, Massenbearbeitung „Tarif × Zeitraum“, Vorschau des Endpreises. ⚠️ Der Kalender ist stärker als der an der Rezeption eingegebene Vertragspreis — das ist so gewollt; und bei einem Tarifplan mit eigenem Preis werden Saisons gar nicht angewendet (Saisons sind der Ersatzweg für diejenigen, die keine Pläne nutzen).
Saisonalität — einfache Stufe. Wenn Pläne noch nicht nötig sind: Zeiträume mit eigenem Preis für einen Zimmertyp oder für alle Zimmer auf einmal.
Verkauf eines Zimmertyps statt eines konkreten Objekts. Solche Reservierungen bleiben unzugewiesen und halten das Kontingent (wie viele Zimmer dieses Typs an einem Datum verkauft sind), das physische Zimmer wird per Zuweisungsknopf ausgewählt — manuell oder automatisch. Der Block unzugewiesener Reservierungen hängt direkt über dem Schachbrett.
Buchungsmodul auf der Website. Der Gast wählt Daten und Tarif, sieht die Berechnung mit Prüfung der Beschränkungen (Mindestzahl Nächte, Buchungsfenster, Verkaufssperre; maximal eine Buchung — 30 Nächte) und erhält einen Bestätigungscode. Der Server antwortet sofort: entweder bestätigt er die Reservierung und belegt ein freies Zimmer, oder er lehnt ehrlich mit Begründung ab. Auf eine Bestätigung durch das Personal muss nicht gewartet werden, eine Vorauszahlung wird nicht erhoben.
OTA-Kalender — der derzeit funktionierende Weg. iCal-Import: In den Zimmereinstellungen wird der Export-Link aus Booking.com, Airbnb oder einem anderen Dienst eingefügt — externe Reservierungen beginnen, diese Daten bei Ihnen zu blockieren, Aktualisierung etwa alle 15 Minuten, strittige Überschneidungen werden in der Liste „manuell klären“ gesammelt. iCal-Export: Jedes Zimmer hat seinen eigenen Feed, der Link wird kanalseitig als Kalender hinzugefügt.
⚠️ Der bidirektionale Kanalmanager (Preise und Bestände gehen in die Kanäle, Reservierungen kommen zurück) ist geschrieben und funktioniert auf der Testumgebung des Anbieters: Eine Live-Verbindung erfordert ein Partnerkonto, das wir derzeit nicht haben. Für die reale Blockierung von Daten nutzen Sie den iCal-Import und -Export.
E-Mails an den Gast. Einmal täglich schreibt das Hotel selbst denen, die morgen anreisen, und denen, die gestern abgereist sind; die Sprache ist die der Reservierung, sonst die des Standorts, sonst Englisch. Es muss nichts eingerichtet werden, Duplikate gibt es nicht. Wenn am Standort ein Telegram-Bot verbunden ist, erhält der Gast auch Erinnerungen zur Anreise.
Manuelle Reservierungen. Eine Reservierung hat eine Quelle (Rezeption, Telefon, direkt vom Gast, Website, OTA), eine Stornierung mit Begründung und die Markierung „nicht erschienen“; bei Überschneidung und zu früher Anreise warnt das Panel. Die Umwandlung einer Reservierung in eine Anreise erfolgt mit einer Aktion am Anreisedatum.

Was an Geräten nötig ist: ein Computer; ein Telefon — um die Buchung mit den Augen des Gastes zu prüfen. Was man ehrlich aufschieben kann: den bidirektionalen Kanalmanager (siehe oben), Firmenzugangscodes für Tarife, Berichte.

Checkliste: Hotel mit Restaurant und Zimmerservice#

Ziel des ersten Tages ist, dass eine Bestellung aus dem Zimmer von selbst auf die Gastrechnung gelangt.

QR am Zimmer. In der Zimmerkarte gibt es den Knopf „QR erstellen und verknüpfen“, massenhaft — „QR für alle ohne Code erstellen (N)“ für den gesamten Standort. Druck einzeln oder auf A4-Blättern — QR-Codes für Tische und Gerätecodes.
Menü für Zimmer. Kategorien, Artikel, Fotos, Sprachen — QR-Menü. Der Gast scannt den Code im Zimmer und bestellt genauso wie am Tisch.
Zahlung „Auf die Zimmerrechnung“. In einem belegten Zimmer steht dem Gast diese Methode zur Verfügung: Der Betrag wird dem Folio hinzugefügt und beim Check-out zusammen mit dem Aufenthalt bezahlt; vor der Bestätigung sieht der Gast den Zustimmungstext mit dem genauen Betrag und der Zimmernummer. ⚠️ Die Regel ist eng und bewusst so: Nur Bestellungen über den Zimmer-QR gelangen auf das Folio — was an der Kasse gebucht, im Kiosk aufgegeben oder von einem Aggregator übermittelt wurde, landet dort nicht.
Eine Bestellung aus einem nicht belegten Zimmer wird vom Server mit der Begründung „Zimmer nicht belegt“ blockiert, und der Gast sieht die Warnung bereits vor dem Absenden.
Serviceanfragen des Gastes. Handtücher, Reinigung, „Bitte nicht stören“, Weckruf mit Zeitauswahl, technisches Problem, Sonstiges. Im Hotel nimmt dieser Knopf den Platz des Personalrufs ein und wird nur angezeigt, wenn in den Standorteinstellungen „Personalruf“ aktiviert ist; aus einem freien Zimmer kann keine Anfrage gestellt werden. Auf der Personalseite gibt es den Block „Gästeanfragen“ in der Zimmerkarte: Zähler, Liste mit Typ und Weckzeit, Aktionen „In Bearbeitung“ und „Fertig“, Aktualisierungen in Echtzeit.
„Meine Rechnung“ beim Gast. Ein Punkt im Gästemenü: Belastungen, Zahlungen und der Endsaldoseines Folios. Vor dem Check-in — ein leerer Zustand, nach der Abrechnung — die Markierung „Bezahlt“.
Küche und Kasse des Restaurants. Küchenbildschirm nach Stationen — KDS; Kasse und Kassenschicht — Kasse (POS) und Kassenschicht. Im Hotel sind diese Bereiche von Anfang an aktiviert.
Berichte. Der Berichte-Tab auf dem Zimmer-Board für einen Zeitraum: Auslastung (Occupancy), Durchschnittspreis (ADR), Umsatz pro Zimmer (RevPAR), Gesamtumsatz und separat nach Speisen und Getränken, Anzahl der Bestellungen und eine tagesweise Tabelle mit Aufschlüsselung nach Währungen.

Was an Geräten nötig ist: ein Computer an der Rezeption, ein Tablet oder Monitor für den Küchenbildschirm, ein Drucker über die Bridge — wenn Sie Tickets drucken. Was man ehrlich aufschieben kann: Kiosk, Lieferung und Mitnahme, Aggregatoren.

Was kann verschoben werden#

Modus für externe PMS (Schaltfläche „🔌 PMS“). Der Umschaltpfad ist vorhanden, in der Adapterliste steht derzeit jedoch nur das Demonstrationsmodell „Mock (Demo)“ — es dient dazu, den Pfad selbst zu prüfen. Live-Konnektoren sind in Entwicklung; in einem Produktivhotel ist ein Wechsel verfrüht.
Zweiseitiger Kanalmanager — wartet auf das Partner-Konto des Anbieters, läuft auf einer Testumgebung. Verwenden Sie iCal.
Migrationserfassung (Russland). Die Schaltfläche „🛂“ auf dem Zimmer-Board: Der Eintrag wird beim Check-in automatisch angelegt, Fristen und Status sind sichtbar, Benachrichtigungsformulare werden gedruckt, CSV wird exportiert. Wichtig zu verstehen: Dies ist ein Journal und gedruckte Formulare, keine elektronische Übermittlung — die Übermittlung bleibt Ihre Aufgabe. Wird je nach Land des Standorts „Russland“ aktiviert.
Verpflegung im Hotel — Zimmerservice und Gastrechnung. Abonnements für Mittagessen gehören zu den Gastronometypen und werden beim Hotel nicht automatisch aktiviert.
Finanzberichte — Finanzen. Verkäufe, Einkäufe, Kassenschichten und Nachfrageanalysen werden in der internationalen und der russischen Umgebung unterstützt. Beginnen Sie nach den ersten Vorgängen; ein leerer Zeitraum und ein Fehler beim Laden der Daten sind unterschiedliche Situationen.
Eigene Website und Domain — Website-Builder (für Hotels gibt es eigene Vorlagen in der Galerie), Eigene Domain.
Eigene Telefonanlage und Anrufe — Telefonie.
Lager und Wareneinsatz des Restaurants — Lager, wenn sich das Menü gefestigt hat.

Fehlerbehebung#

Ich finde den Bereich „PMS“ oder „Hotel“ nicht. Eine solche Adresse gibt es nicht. Alles befindet sich im Bereich „Zimmer“ (admin.cenaly.com/tables): Das Etagenschema öffnet sich sofort, das Arbeitsboard über die Schaltfläche „🛏️ Zimmer“, die externe PMS über die Schaltfläche „🔌 PMS“. Wenn der Bereich „Saalplan“ heißt, ist beim Standort der Geschäftstyp „Hotel“ nicht ausgewählt.

Die Nacht wurde nicht berechnet. Prüfen Sie die Zeitzone des Hotels, die Aufenthaltsdaten, den Plan und die Gastrechnung. Der Nachtprozess läuft nach 03:00 Uhr nach Hotelzeit in beiden Umgebungen. Eine Verzögerung oder ein Fehler bei der Berechnung muss gesondert untersucht werden.

Der Gast kann nicht vom Zimmer aus bestellen. Wahrscheinlich ist das Zimmer nicht belegt: Der Server storniert solche Bestellungen mit dem Grund „Zimmer nicht belegt“. Prüfen Sie, ob der Check-in geöffnet ist und der QR-Code genau an dieses Zimmer gebunden ist.

Die Bestellung ist nicht auf der Zimmerrechnung gelandet. Auf das Folio gelangen nur Bestellungen, die über den Zimmer-QR-Code aufgegeben wurden. Was an der Kasse gebucht, am Kiosk erstellt oder von einem Aggregator empfangen wurde, landet nicht auf der Zimmerrechnung — das ist eine bewusste Regel.

Die Zimmerrechnung lässt sich an der Kasse nicht schließen. Das ist so vorgesehen: Die Zimmerrechnung schließt die Rezeption beim Check-out, eine Schaltfläche zum Schließen gibt es an der Kasse nicht.

Die Daten werden in Booking.com oder Airbnb nicht blockiert. Prüfen Sie beide Kalenderlinks und die letzte Synchronisierung. Der iCal-Import und -Export werden in beiden Umgebungen unterstützt und übertragen die Belegung, nicht die Preise. Live-Verbindungen des Kanalmanagers werden separat aktiviert; die Testumgebung verkauft Ihre Zimmer nicht auf realen Plattformen.

Der Gast hat zwei identische E-Mails erhalten. Prüfen Sie die Buchung und den Sendeverlauf. Fehlgeschlagene Zustellversuche werden wiederholt; bei einem Fehler, nachdem der E-Mail-Dienst die Nachricht angenommen hat, ist eine Wiederholung möglich.

Häufige Fragen#

Muss man Hotelausstattung kaufen?#

Nein. Die Rezeption läuft im Browser, der Gast nutzt sein eigenes Telefon per QR-Code. Drucker und Fiskal-Registrierkasse werden später über die Bridge hinzugefügt und nur, wenn Sie sie benötigen.

Zimmer einzeln anlegen?#

Nein. Die Schaltfläche „+ Zimmer hinzufügen“ erstellt einen Bereich von bis zu 500 Zimmern auf einmal mit Präfix und Vorschau; bereits vorhandene Zimmer werden übersprungen und nicht dupliziert.

Muss man beim Check-in das Abreisedatum angeben?#

Nein. Der Check-in „spontan“ ist bis zum Check-out geöffnet; An- und Abreisedaten gibt es bei der Buchung, und eine frühe Abreise verkürzt die Buchung automatisch auf den tatsächlichen Zeitraum.

Wird beim Check-out ein Fiskalbeleg gebucht?#

Nein. Der Check-out schließt das Folio mit der Abrechnung und versetzt das Zimmer in die Reinigung; die Fiskalisierung ist in diesen Ablauf nicht integriert — ein Beleg wird bei Bedarf an der Kasse gebucht.

Kann man einen „Zimmertyp“ verkaufen, ohne ein konkretes Zimmer auszuwählen?#

Ja. Eine solche Buchung bleibt unzugewiesen und hält das Kontingent nach Typ für das Datum; das Zimmer wird beim Check-in zugewiesen — manuell oder automatisch.

Was aus dem Hotelbereich funktioniert mit russischer Marke nicht?#

PMS, Buchungen, Gästekarten, Nachtberechnungen, iCal-Austausch und Finanzberichte werden in beiden Umgebungen unterstützt. Die Verfügbarkeit des Zahlungsanbieters und des externen Kanals wird gesondert geprüft.