Telefonie im Hotel: das Zimmertelefon auf dem Smartphone des Gastes

Statt eines Tischapparats im Zimmer kann der Gast sein eigenes Smartphone nutzen: Die App Cenaly Phone wird für die Dauer des Aufenthalts zum Zimmertelefon. Damit ruft er die Rezeption und die Hotelabteilungen an, und Anrufe auf das Zimmer erreichen den Gast in seiner Tasche – auch wenn er am Pool ist. Ein Cenaly-Konto braucht der Gast nicht.

Wie das aufgebaut ist#

Was für den Start nötig ist#

Schritt 1. Nummern mit Durchwahlen verknüpfen#

1. Nummern → Schaltfläche „🛏️ Zimmer“ (Zimmerübersicht) → Zimmerkarte → „📞 Telefon“.
2. Wählen Sie im Fenster „Zimmertelefon“ eine freie Durchwahl oder tippen Sie auf „＋ Neue Durchwahl“.
3. Die verknüpfte Nummer zeigt auf der Karte „📞 Durchw. 101 · N Tel.“ an.

Ist die Durchwahl bereits mit einem anderen Zimmer verknüpft, nennt das Fenster das Zimmer und die Anzahl der dort abgeschalteten Telefone und bietet „Hierher verschieben“ an.

Schritt 2. Verbindungsverfahren wählen#

Telefonie → „Hotel“ → Tab „Gasttelefone“ (Inhaber oder Mitarbeiter mit Bearbeitungsrecht für „Telefonie“):

Wohin das Zimmertelefon anrufen darf (Rezeption, Abteilungen, Stadt) – ebenfalls dort, über den Link zu „Einstellungen“ im Fenster „Hotel“, siehe unten.

Schritt 3. QR-Code im Zimmer#

Im Fenster „Zimmertelefon“ → Block „QR-Code des Zimmers“: „QR-Code des Zimmers anzeigen“ oder „Blatt drucken“. Auf dem Blatt stehen der QR-Code, drei Schritte für den Gast und die Zeile „Den Code für die Verbindung gibt die Rezeption aus – auf diesem Blatt steht er nicht“. Das Blatt kann im Zimmer liegen bleiben.

„QR-Code ersetzen“ – falls jemand den QR-Code vervielfältigt hat (in einer Bewertung veröffentlicht, in einen Chat weitergeleitet): Der alte QR-Code öffnet dann keine Verbindung mehr, bereits verbundene Telefone bleiben bestehen.

Schritt 4. Das Telefon des Gastes verbinden#

Normaler Modus. Der Gast ist eingecheckt und hat die App bereits installiert:

1. Fenster „Zimmertelefon“ → „Telefon des Gastes verbinden“.
2. Ein Code wie ABCD-EF23 erscheint mit Countdown. Nennen oder zeigen Sie ihn dem Gast persönlich – diktieren Sie ihn nicht am Telefon einer Person, die Sie nicht sehen.
3. Der Gast gibt den Code in der App ein – das Telefon wird verbunden, in der Liste des Zimmers erscheint die Zeile „per Code“.

Der Code verbindet ein Telefon. Das zweite Telefon der Familie braucht einen eigenen Code. Wird der Code nicht gebraucht – „Code stornieren“. Der Code wird einmal angezeigt: Nach dem Schließen des Fensters ist nur „Code ausgegeben · gültig noch …“ zu sehen.

Strenger Modus. Der Gast scannt den QR-Code, und die App zeigt „Zeigen Sie diesen Bildschirm an der Rezeption“ mit einem Prüfcode aus 6 Ziffern:

1. Prüfen Sie den Gast auf die übliche Weise an der Rezeption.
2. Fenster des Zimmers → „Telefon per Code vom Bildschirm des Gastes freigeben“ → geben Sie den Code von seinem Bildschirm ein → „Suchen“.
3. Gleichen Sie die Karte der Anfrage ab (Plattform und Name des Telefons – den vergibt der Gast selbst, das ist kein Ausweis) → „Dieses Telefon zulassen“ oder „Ablehnen“.

Das Telefon des Gastes verbindet sich nach einigen Sekunden von selbst. So lässt sich auch im normalen Modus freigeben – wenn es für den Gast unbequem ist, den Code einzugeben.

Was der Gast tut#

1. Öffnet Cenaly Phone → auf dem ersten Bildschirm „Telefon der Nummer (QR)“ → richtet die Kamera auf den QR-Code. Es geht auch mit der normalen Kamera des Telefons: Der Link öffnet die App (auf dem iPhone über die Schaltfläche „In Cenaly Phone öffnen“ auf der Seite).
2. Gibt den „Code von der Rezeption“ ein (in Kleinbuchstaben und ohne Bindestrich geht auch) → „Verbinden“. Im strengen Modus zeigt er den Bildschirm dem Mitarbeiter und wartet.
3. Sieht „Telefon der Nummer 101 verbunden. Anrufe an die Rezeption sind verfügbar.“ und eine große Schaltfläche „Rezeption anrufen“.

Das Netz geht mitten im Verbinden verloren — „Versuchen Sie es erneut — ein neuer Code ist noch nicht nötig“: Die App führt denselben Antrag fort. Der Gast selbst trennt die Verbindung über die Schaltfläche „Telefon der Nummer trennen“ auf dem Bildschirm „Dieses Telefon“.

Ist auf einem Android-Telefon bereits eine geschäftliche Anmeldung erfolgt, arbeitet das Telefon der Nummer als separate Leitung ohne geschäftliche Rechte. Auf dem iPhone gibt es nur eine Rolle: Für den Mitarbeiter verlangt die App zuerst eine Abmeldung vom Konto.

Wenn QR-Code oder Code an einen Fremden geraten#

• Ein Foto des QR-Codes ist für sich sicher — ohne Code nützt es nichts. Wurde es weiterverbreitet — „QR-Code ersetzen“.
• Ein Foto eines nicht verwendeten Codes — „Code stornieren“ und geben Sie einen neuen persönlich aus.
• In der Liste der Nummer steht ein unbekanntes Telefon — „Trennen“ in seiner Zeile.
• Unklar, wer und wie viele sich verbunden haben — „Verdacht auf Leck — alle trennen“: Alle Telefone der Nummer werden getrennt, ausgegebene Codes und wartende Anträge verfallen. Geben Sie danach Codes erneut an geprüfte Gäste aus.

„Neuen Code ausgeben“ ist kein Trennen: Es ändert nur den künftigen Zugang. Einen Code zu erraten ist sinnlos: Nach 5 falschen Versuchen wird der Antrag gesperrt, nach 20 Versuchen auf eine Nummer innerhalb von 10 Minuten wird der Zugang per Code vorübergehend geschlossen (die Freigabe an der Rezeption funktioniert dabei weiterhin). Die Nummer auf dem eingehenden Anruf ist kein Identitätsnachweis: Bitten um Geld, Daten eines anderen Gastes, Zugang zur Nummer oder Änderung der Reservierung prüfen Sie gesondert.

Abreise, Umzug, Verlängerung#

Während das Trennen läuft, zeigt die Telefonzeile im Fenster der Nummer „wird getrennt…“, danach verschwindet sie. Normalerweise erfährt die App des Gastes vom Trennen innerhalb von Sekunden. Ist das Telefon des Gastes ohne Netz, werden die Daten darauf beim nächsten Verbinden mit dem Netz gelöscht, aber das Anrufen über das Hotel endet sofort — die Sperre halten der Server und die PBX, nicht die App. Führen Sie die Abreise im PMS rechtzeitig durch: Eine vergessene Abreise lässt das Telefon des Gastes weiterarbeiten.

Wohin das Telefon der Nummer anrufen kann#

Es gilt eine Regel für alle Nummern: Telefonie → „Hotel“ → „Einstellungen“ → „Was das Telefon der Nummer wählen kann“ — getrennt für eine Nummer mit Gast und für eine freie Nummer, drei Stufen: nur Rezeption · nur interne · interne und Stadt. Notrufnummern sind immer verfügbar.

• Stadt ist für die Nummer standardmäßig gesperrt. Für eine bestimmte Nummer erlauben — der Schalter „Anrufe in die Stadt erlauben“ im Fenster „Telefon der Nummer“ (Inhaber oder „Telefonie“), mit Bestätigung.
• Anrufe auf die Rechnung des Aufenthalts — „Hotel“ → „Einstellungen“ → „Gastanrufe auf die Rechnung des Aufenthalts“: Preise der Richtungen, Verbindungsgebühr, Rundung. Anrufe sind auf dem Tab „Anrufe“ sichtbar, die Zeile in der Rechnung — „Telefon: Nummer, N Min.“
• Die Gastcodes des Hotels (*41 Wecker, *78/*79 „Nicht stören“) funktionieren auch vom Telefon der Nummer aus.

Arbeit der Rezeption: Benachrichtigungen, Trennen, Anrufprotokoll#

• Neues Telefon. Zu jedem Verbinden kommt der Rezeption eine Nachricht in den Arbeits-Chat: „An die Nummer 101 ist ein neues Telefon angeschlossen · Android …“ mit einem Link in das Fenster der Nummer. In der ersten Stunde ist die Telefonzeile mit „neu“ markiert. Erkennen Sie das Verbinden nicht — „Trennen“.
• Liste der Telefone der Nummer: Art des Verbindens („per Code“, „freigegeben“, „früherer QR-Code“), Frist, „wird getrennt…“.
• „Anrufprotokoll der Nummer“ — Ausgaben und Stornierungen von Codes, falsche Codes, Freigaben, Verbindungen und Trennungen mit Grund. Codes und Passwörter enthält das Anrufprotokoll nicht.
• Die Bitte des Gastes „geben Sie noch einen Code“ erfüllen Sie nur persönlich und nur für dort wohnende Gäste.

Der frühere Weg und die Umstellung auf den neuen#

Bis Oktober 2026 war der QR-Code des Telefons der Nummer selbst der Zugang: Wer einen gültigen QR-Code fotografierte, verband sich, und „Trennen“ bei einem einzelnen Telefon hinderte nicht daran, sich mit demselben QR-Code erneut zu verbinden. Die Umstellung — „Gasttelefone“ → Block „Umstellung auf geschütztes Verbinden“:

1. Sehen Sie sich die Zähler an: „Mit früherem QR-Code verbunden: N“, „Per Code oder Freigabe verbunden: N“ und ob die PBX bereit ist.
2. „Früheren QR-Zugang ausschalten“ — alte QR-Codes verbinden nicht mehr, bereits verbundene Telefone funktionieren bis zur Abreise.
3. Wollen Sie nicht auf Abreisen warten — „Alte Verbindungen trennen (N)“ und geben Sie den Gästen Codes aus.

Solange der frühere Weg nicht ausgeschaltet ist, ist er im Fenster der Nummer unter dem Aufklapper „Früherer Weg“ sichtbar — ohne Druck. Drucken Sie einen solchen QR-Code nicht und lassen Sie ihn nicht in der Nummer liegen.

Einschränkungen#

• Das Telefon der Nummer — nur Android und iPhone, ohne Windows.
• Auf dem iPhone kommen Anrufe beim Gast nur an, solange die App geöffnet ist.
• Die Zulassungsfrist und die sofortige Ablehnung führt die Telefonanlage mit neuer Firmware aus. Solange es sie nicht gibt, schreiben das Fenster der Nummer und „Gasttelefone“ „Die PBX führt die Zulassungsfrist noch nicht selbst aus“: Das Trennen erledigt der Server, normalerweise innerhalb von Minuten.
• Nicht mehr als 4 Telefone pro Aufenthalt, nicht länger als 30 Tage ab dem Verbinden.
• Die Rezeption ist in den Einstellungen von „Hotel“ erforderlich: Ohne sie gibt es beim Gast die Schaltfläche „Rezeption anrufen“ nicht.

Fehlerbehebung#

Häufige Fragen#

Kann man einfach einen QR im Zimmer aufhängen und keine Codes ausgeben?#

Einen QR kann man aufhängen, doch ohne Code oder Bestätigung verbindet er nichts. Den Modus „ein QR genügt“ gibt es nicht mehr — das schützt auch vor dem Abfotografieren.

Wie viele Telefone kann eine Familie verbinden?#

Standardmäßig 2 pro Aufenthalt, in den Einstellungen — von 1 bis 4. Jedes Telefon erhält einen eigenen Code.

Der Gast hat sein Telefon verloren — was tun?#

Deaktivieren Sie dieses Telefon in der Zimmerliste. Wird es gefunden, verbinden Sie es erneut mit einem neuen Code: Ein bereits verwendeter Code funktioniert kein zweites Mal.

Braucht der Gast ein Cenaly-Konto?#

Nein. Das Telefon des Zimmers wird ohne Anmeldung und ohne Registrierung verbunden.

Verwandte Abschnitte#

• Hotel: Zimmer, PMS und Gästeservice
• Telefonie: eigene PBX
• Cenaly Phone: mehrere Plätze, automatische Antwort, Abmelden und Passwort
• Cenaly Phone für iPhone: Erste Schritte
• Cenaly Phone: Warum es nicht klingelt