Clientes (CRM)

La sección «Empresas y cuentas» es el CRM B2B del establecimiento: compradores particulares y compradores organizaciones en una sola ficha, con datos fiscales, documentos e historial de la relación. Es necesaria allí donde la venta no termina con un Recibo: Pedidos B2B, Facturas y contratos, aplazamientos y liquidaciones mutuas.

Dónde: Panel de administración → Establecimiento → «Empresas y cuentas» (admin.cenaly.com). La sección está disponible para todos los tipos de negocio —no solo para una tienda— y viene activada por defecto.

Las pestañas superiores son ocho: Empresas y cuentas · Tareas · Documentos · Plantillas de impresión · Informes · Banco · Datos fiscales del vendedor · 🔔 Notificaciones. A su derecha está el botón «Venta»: un asistente que lleva la operación desde la propuesta comercial hasta la Factura y los documentos de cierre.

No la confunda con la sección «Clientes habituales»: allí hay una agenda telefónica y reconocimiento del cliente por Número; aquí, fichas completas de contrapartes.

Ficha de cliente#

El tipo de ficha es persona física o persona jurídica; del tipo y del país depende el conjunto de datos fiscales. El formato de los números fiscales se valida, incluidas las sumas de control, y al volver a introducir un número existente se mostrará el enlace «abrir el existente» en lugar de crear un duplicado.

En la ficha:

• nombre (para persona física: nombre, apellido, patronímico) o razón social y domicilio legal;
• país y datos fiscales del país, firmante (director);
• cuentas bancarias: banco, cuenta/IBAN, BIC/SWIFT;
• personas de contacto: nombre, rol, teléfono, email, Telegram, WhatsApp; se puede marcar el contacto principal y aquel al que enviar documentos;
• fecha de nacimiento, consentimiento de marketing, notas, etiquetas, estado.

El contacto también se añade en una sola línea: introduzca un teléfono, un email, @telegram o un enlace wa.me — el tipo se determinará solo.

Para las personas jurídicas rusas no hace falta introducir los datos fiscales a mano: por el ИНН la ficha se carga desde el registro estatal y, antes de aplicarla, se muestra qué campos cambiarán. Las sugerencias del registro funcionan cuando en la plataforma hay conectado un proveedor de esa búsqueda; mientras no esté conectado, el botón «Buscar por ИНН» responde honestamente «Búsqueda no disponible» y los datos fiscales se rellenan a mano — esto no afecta al resto del funcionamiento de la ficha.

Pedidos del cliente#

La pestaña «Pedidos» muestra las tarjetas «Pedidos», «Importe de compras», «Último Pedido» y la lista de Pedidos con fecha, Número, importe y estado. Los Pedidos llegan aquí automáticamente a medida que el cliente compra en su tienda. Desde la fila del Pedido se puede crear un documento de inmediato.

Documentos, contratos y liquidaciones#

• Documentos — documentación primaria de este cliente: facturas, actas, albaranes y demás. El conjunto de tipos de documento, la máscara de numeración, el régimen de IVA y el importe en letra se toman del perfil de país (Georgia, Rusia, Kazajistán, Reino Unido, Australia, Nueva Zelanda, EAU, Chipre, Grecia, España, Portugal, Croacia, Polonia, Rumanía, Turquía y el perfil universal). Un documento ya emitido se puede abrir, descargar en PDF, enviar al email del cliente o anular indicando el motivo. Los datos fiscales del vendedor en un documento emitido son una instantánea en el momento de su emisión: si después cambia la factura o el firmante en el perfil, los documentos ya emitidos no se reescribirán, y en la ficha del documento se ven exactamente los datos con los que salió al cliente.

• Contratos — asistente de cuatro pasos: plantilla → partes y firmantes → condiciones (aplazamiento de pago, límite de crédito, porcentaje de prepago y descuentos, pedido mínimo, entrega, plazo) → vista previa. Estados: borrador, emitido, firmado (se puede adjuntar el escaneo), rescindido; las condiciones vigentes se muestran en un aviso en la cabecera de la ficha del cliente.

• Liquidaciones — saldo, deuda vencida y el plazo más antiguo, historial de operaciones (expedición, pago, devolución, nota de crédito, anticipo), alta de pagos y ajustes, aplicación de pagos a documentos — con el botón «por FIFO» o exactamente al documento deseado, mostrando el saldo de la cuenta y con posibilidad de revertir.

• Facturas recurrentes — subpestaña «Regulares» en el registro de documentos: alquiler, cuota periódica y mantenimiento se emiten solos. La programación es «cada mes el día N» (el 31 en un mes corto se desplaza al último día) o «cada N días»; se ve la próxima fecha, la última emisión y el motivo si la emisión se pausó. El perfil se crea con el botón «Repetir…» directamente desde un documento de muestra ya emitido — las líneas se toman de la muestra en el momento de cada emisión, por lo que subir el precio una vez es suficiente. Un periodo = una factura, una nueva ejecución no creará un duplicado; también se puede «emitir lo que corresponde ahora» manualmente.

• Formatos de impresión — pestaña superior independiente de la sección (el registro de documentos tiene exactamente tres subpestañas: lista, «Regulares» y «Plantillas de correo»). Son plantillas con las que se imprime el PDF. El formato se compone de bloques (encabezado, texto, campos, partes, tabla de líneas, totales, firmas) con sustitución de los valores del documento — número, importes, datos fiscales, importe en letra; un bloque o un campo concreto se puede mostrar según una condición. Hay formatos ya listos de la plataforma — universal, factura para países con IVA, albarán, y para Rusia además factura de pago, UPD y acta. Al emitir y anular, el documento se imprime con el formato seleccionado.

• Plantillas de correo — subpestaña del registro de documentos: lista de plantillas y editor, donde los marcadores de posición (número, importe, plazo de pago, contraparte, vendedor, tabla de artículos) se insertan en la posición del cursor, y la vista previa muestra el resultado sobre un documento real del local. El texto del correo se puede generar con IA a partir de una breve descripción — apoyándose en la base de conocimientos de la cuenta, las fuentes se muestran como chips. En la ventana de envío del documento se eligen el remitente (dirección del sistema o buzón del local — la elección se recuerda), el asunto y la plantilla.

Para locales en Polonia con la extensión conectada, junto a la factura hay un panel de envío a KSeF — el sistema estatal de facturas electrónicas: la factura se envía allí directamente desde la ficha, y de vuelta llegan el estado, el número asignado y la confirmación UPO.

Para locales en Rusia hay EDI a través de Saby (SBIS) — la extensión «Saby Docs» en la tienda de aplicaciones, se conecta por locales. El registro de documentos pasa a ser común para ambas direcciones: chips «entrantes / salientes», insignias «↓ Ent.» y «Saby», estado del intercambio. Los documentos entrantes se incorporan solos junto con el PDF (comprobación cada pocos minutos), la contraparte se crea automáticamente por INN; el saliente se envía con el botón «Enviar a Saby». La firma queda del lado de Saby — nosotros no tenemos nuestro propio circuito de firma electrónica.

Las plantillas y el relleno de documentos con IA están en la sección Documentos.

Informes#

La pestaña «Informes» — transversales a todo el local, no a un solo cliente: antigüedad de la deuda de clientes (cubos de vencimiento hasta 90+ días), registro de pagos y registro de expediciones. Cada uno se exporta a CSV.

Datos fiscales del vendedor#

En la pestaña «Datos fiscales del vendedor» se dan de alta las personas jurídicas en cuyo nombre emite documentos — puede haber varias bajo una misma cuenta, una se designa como principal. De cada persona jurídica se pueden mantener varias cuentas bancarias, firmantes, direcciones de e-mail y teléfonos: en cada lista se marca con un asterisco ★ el registro predeterminado, que es el que se sustituye en el documento, y los demás se eligen al emitir. En la persona jurídica se pueden crear divisiones y almacenes: cada uno con su nombre, dirección y contactos, uno se marca como principal, y el que no se necesita pasa al archivo (no hay eliminación — los documentos ya emitidos hacen referencia a la división). En la ventana de venta la división se elige de la lista, se incluye en el documento y se imprime en el PDF como la línea «División/Almacén» bajo los datos fiscales del vendedor; también se traslada a las facturas recurrentes y a la factura por aceptación de la oferta comercial.

Automatización#

Al final de esa misma pestaña está el bloque «Automatización»: cuatro interruptores que se configuran por local, no por persona jurídica.

Extractos bancarios#

La pestaña «Banco» acepta un extracto de la cuenta corriente tal como lo exporta su banco, en forma de archivo. El formato se reconoce por sí solo, por el contenido y no por la extensión: exportación para 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, así como CSV y Excel habituales. No hay que configurar nada de antemano: simplemente arrastre el archivo.

Tras la carga se ven las tarjetas de las cuentas y la tabla de operaciones del mes seleccionado. Los periodos se pueden cargar solapados (muchos bancos dividen la exportación en tramos): una misma operación no aparecerá dos veces. Cada carga queda registrada en el registro de importaciones, y cualquiera de ellas se puede revertir por completo si el archivo no era el correcto.

Si el banco exporta un CSV o Excel con sus propios encabezados y las columnas no se han reconocido, se abrirá el asistente de marcado: indique dónde están la fecha, el importe, el concepto del pago y la contraparte. El marcado se recordará para ese banco, y no hace falta volver a cargar el archivo: ya está cargado.

Después, los pagos se pueden asignar a las contrapartes. Junto a cada operación se ve la coincidencia propuesta y el grado de confianza que tenemos en ella: la contraparte se busca por el número de cuenta en el concepto del pago, por el ИНН y el importe, solo por el ИНН o por el nombre. Se puede confirmar operación por operación o en bloque, y el filtro «no asignadas» muestra lo que queda. El pago confirmado entra en las liquidaciones de la contraparte y cierra su deuda. El dinero en sí no se contabiliza en ningún sitio: los pagos los asigna una persona, el sistema solo propone.

Si no hay ninguna coincidencia, la operación se puede vincular manualmente: elija la contraparte de la lista y el pago se incorporará a sus liquidaciones con la marca «manual», para que después se vea que no es una selección automática.

Actividades y tareas#

La pestaña «Actividad» es el historial de trabajo con el cliente: notas, llamadas y tareas con plazo. Las tareas vencidas se resaltan, y todas las tareas abiertas de todos los clientes se reúnen en una lista aparte, «Tareas»: es la lista de trabajo del gestor para el día. En esta lista solo hay tareas abiertas, por lo que una fila marcada con la casilla desaparece de ella; en la parte inferior de la pantalla aparece un aviso con el botón «Cancelar», que quita la marca y devuelve la tarea a la lista. El interruptor contiguo abre el historial de cambios de la ficha: qué cambió y cuándo, quién es el autor de la edición y de dónde procede. El plazo de una tarea nueva no es obligatorio elegirlo en el calendario: escríbalo con palabras en el propio texto —«llamar mañana», «factura hasta el 25.12», «el viernes», «dentro de 3 días», «30 de septiembre»— y junto al campo aparecerá el botón «Establecer plazo». Este rellena el campo vacío al pulsarlo; la fecha elegida manualmente no la modifica la sugerencia.

El flujo se llena también por sí solo: una llamada entrante desde el teléfono de la persona de contacto queda en la ficha como actividad (dirección, duración, resumen breve, enlace a la grabación), y un correo entrante, como actividad con asunto y enlace «abrir en el correo». También existe el camino inverso: desde la ficha de la llamada, en la sección «Llamadas», un botón lleva directamente a la empresa, a su pestaña «Actividad». Ambos flujos se desactivan con los interruptores «Llamada → actividad de la contraparte» y «Correo → actividad de la contraparte» (pestaña «Datos fiscales del vendedor», bloque «Automatización»).

Las tareas abiertas del CRM se ven no solo aquí: en el tablero de tareas del turno común (/tasks) hay arriba un bloque «Empresas y facturas», una lista solo de lectura en la que cada fila lleva a la ficha de la contraparte. Si la fuente no está disponible, el bloque simplemente no se muestra: el tablero del turno no depende del CRM.

La ficha tiene un gestor responsable (se elige entre sus empleados) por el que se filtra la lista: «Míos» y «sin responsable». Bajo el perfil hay un bloque «Archivos»: contratos, especificaciones y escaneos se pueden adjuntar a la propia ficha.

Análisis de la solicitud con IA#

El botón «🤖 Analizar solicitud» convierte un correo, la transcripción de una llamada o un PDF en un borrador de venta listo. Pegue el texto y la plataforma muestra la vista previa del análisis: qué cliente se ha reconocido, qué líneas se han seleccionado de su catálogo (con una valoración de confianza para cada una) y qué no se ha podido reconocer. Usted lo revisa y pulsa «Crear borrador».

Lo que importa:

• La IA trabaja solo con sus datos: el catálogo del local y las fichas de clientes; no puede inventar un artículo inexistente, y todo lo no reconocido va honestamente a una lista aparte;
• la IA no asigna precio, impuesto ni descuento: se toman del catálogo, de las condiciones comerciales del cliente y del perfil del país;
• el cliente se reconoce en primer lugar por el número fiscal, el e-mail o el teléfono, y solo después por el nombre;
• el resultado es siempre un borrador más una tarea para el gestor: no se puede emitir un documento por esta vía. Si aún no había ficha del cliente, se crea con la marca «del análisis de IA»;
• dónde buscar el resultado: el borrador está en la pestaña «Documentos» de la ficha del cliente, y la tarea, en la pestaña «Actividad». En la pestaña «Pedidos» no estará: allí solo entran las compras de este cliente en su tienda.

Recordatorios y dunning#

La pestaña «Notificaciones» activa recordatorios automáticos por local: resumen diario, recordatorios para usted sobre facturas vencidas, correos al cliente con un tono que se intensifica gradualmente, avisos de vencimiento de ofertas comerciales y contratos; cada escenario tiene sus propios parámetros (hora de envío, etapas, con cuántos días de antelación). El botón «Comprobar ahora» ejecuta lo mismo de inmediato, y la lista «Próximos recordatorios» muestra lo que se enviará; cualquier elemento se puede posponer.

Lista, búsqueda y acciones masivas#

La búsqueda se realiza por nombre, número fiscal, teléfono y email. Los filtros son por tipo (personas físicas/personas jurídicas), estado (activos, bloqueados, en archivo), etiquetas y gestor responsable («Míos» y «Sin responsable», con contador para que ningún cliente se pierda). El engranaje «Vista de la página» configura el conjunto de columnas, la densidad de la tabla y la pestaña que se abre primero.

Al seleccionar varias fichas, se pueden enviar al archivo, poner una etiqueta o quitar la etiqueta a todas a la vez. La ficha archivada se conserva (puede haber documentos que la referencien), pero desaparece de la lista activa.

Importación, exportación y duplicados#

• Importación — mediante una lista, con un cliente por línea: tipo;nombre;país;número fiscal;teléfono;email. En el informe se ve cuántos se han creado, cuántos ya existían y dónde está el error.
• Exportación CSV — la selección actual completa, teniendo en cuenta la búsqueda y los filtros y en todas las páginas de la lista.
• Fusión de duplicados: la ficha actual permanece, la seleccionada se archiva y sus contactos e identidades se trasladan. Solo se fusionan fichas del mismo tipo.

Secciones relacionadas#

• Clientes habituales — reconocimiento del cliente e historial de pedidos por teléfono
• Documentos — plantillas de contratos y actas, rellenado con IA
• Comercio — programa de socios con enlace a la ficha del cliente
• Pedidos — lista general de pedidos
• Finanzas — dinero e informes

Preguntas frecuentes#

¿En qué se diferencia de «Clientes habituales»? «Clientes habituales» es un directorio rápido por teléfono y una insignia de visita repetida. «Clientes» es una ficha con datos fiscales, documentos y liquidaciones mutuas, para B2B y ventas con papeles.

¿Aparecerá el cliente por sí solo tras un pedido en la tienda online? Sí. Tras formalizar el pedido, la plataforma busca por sí sola la ficha adecuada por el número fiscal, el teléfono o el email; y si no existe, la crea a partir de los datos del pedido y completa los campos vacíos sin sobrescribir lo que usted ya haya introducido a mano. Esto no genera duplicados: el pedido repetido del mismo comprador aterriza en la misma ficha. También se pueden crear fichas manualmente o mediante importación.

He procesado una solicitud, ¿por qué no está en la pestaña «Pedidos»? Porque el análisis con IA no genera un pedido de la tienda online, sino un borrador de venta: una oferta comercial o una factura. Búsquelo en la pestaña «Documentos» de la ficha del cliente, y la tarea «revisar antes de emitir» en la pestaña «Actividad». La pestaña «Pedidos» muestra solo las compras del cliente en su tienda; una solicitud procedente de un correo, una llamada o un PDF no aparece ahí.

¿Puede abrir la sección un empleado en lugar del propietario de la cuenta? Por ahora no: la sección funciona solo con la cuenta del propietario de la cuenta. Un empleado con su propio inicio de sesión (y el propietario que haya cambiado a otra cuenta) recibirá un rechazo; el acceso por roles para esta sección está en desarrollo.

¿Se puede bloquear a un comprador? La ficha tiene el estado «Bloqueado», y para prohibir pedidos en la tienda online funciona una lista de bloqueo en los ajustes de pedidos; véase Tienda online.