Control de pérdidas y riesgos de caja
Un descuento manual no significa nada. Veinte descuentos de un mismo PIN en un turno de caja frente a tres de todos los demás sí significan algo.
El control de pérdidas consta de dos capas. La primera es el registro de operaciones peligrosas, que responde a la pregunta «qué ocurrió». La segunda son las seis reglas, que responden a la pregunta del propietario «qué hay que vigilar».
Registro de operaciones peligrosas#
La caja escribe una lista de eventos de acciones de riesgo vinculada al cajero actual (se tiene en cuenta el cambio rápido por PIN, no solo quien ha iniciado sesión en el dispositivo):
| Evento | Cuándo se escribe |
|---|---|
| Descuento manual / cambio de precio | el cajero bajó el precio manualmente o aplicó un descuento |
| Cancelación del pedido | el recibo se anuló por completo |
| Eliminación de un artículo tras enviarlo a cocina | anulación de un plato que ya se estaba preparando |
| Devolución por recibo | se ha formalizado una devolución |
| Apertura del cajón de dinero sin venta | se abrió el cajón fuera de un recibo |
| Reimpresión de un recibo ya emitido | la reimpresión, el método clásico para sustituir el recibo del huésped |
| Modificación de la cuenta del huésped tras el precheque | el huésped ya había visto el total y la cuenta se modificó (aquí también entra la fusión de mesas, que anula el precheque impreso) |
| Discrepancia de caja al cerrar el turno de caja | el hecho no cuadró con lo esperado |
La propia lista con filtros por cajeros y tipos de operaciones se encuentra en la pestaña «Operaciones peligrosas» de la sección «Estadísticas» — véase Visitantes y resumen. Aquí no se duplica.
El registro tiene una segunda pata, del lado del servidor. Las operaciones peligrosas no solo las registra la caja, sino que también las deduce el servidor por sí mismo — a partir de cómo cambió el propio pedido: retirada de un artículo ya enviado a cocina, descuento manual, cambio de precio, reapertura de un pedido cerrado, cancelación tras el pago, devolución, modificación tras el precheque. Este registro la caja no puede eludirlo: se hace del lado que acepta el pedido, no en el navegador.
De las dos patas se compone una regla aparte — la «discrepancia de registros»: si la operación está en el registro de la caja pero no en el del servidor (o al revés), es motivo para mirar con más atención — la aplicación funcionó sin conexión, el registro no llegó o el cajero intentó eludir el registro. Esta discrepancia aparece en «Riesgos de caja» en la pestaña «En control» junto con las demás alertas.
Seis reglas#
Las reglas se calculan en el servidor según el registro y los datos de contabilidad. La ventana de observación es de una semana; el «turno de caja» se aproxima por el día natural del local.
| Regla | Cuándo se activa |
|---|---|
| Serie de cancelaciones | un mismo cajero acumuló en el turno de caja tantas cancelaciones/anulaciones que ya no es «cosa que pasa» (por defecto — 8, aproximadamente una por hora de un turno completo) |
| Serie de descuentos | la suma de los descuentos manuales del cajero en el turno de caja triplica (×3) la mediana de todos los cajeros de la cuenta en la ventana |
| Discrepancia de caja | el faltante/sobrante al cerrar el turno de caja supera el umbral del propietario o es tres veces (×3) superior a la mediana de las discrepancias |
| Gasto por encima de la norma | según el ciclo de inventario, el gasto real superó el teórico (según las fichas técnicas) en más de un N % (por defecto — 5 %) — «dónde fue a parar la diferencia» |
| Salto del precio de compra | la mercancía se recibió más cara que la mediana de su precio (por defecto — un 15 % o más) |
| Discrepancia de registros | la operación está en el registro de la caja pero no en el del servidor (o al revés) — véase la sección anterior |
Por qué los umbrales monetarios se autocalibran. Una constante no funciona aquí: las cuentas tienen distintas monedas y distinta escala de ticket medio. Por eso las reglas monetarias comparan al cajero con la mediana de todos los cajeros de la misma cuenta y se activan solo al superarla tres veces.
La mediana del precio de compra se calcula por ventanas de 30 y 90 días; un albarán es un punto de muestreo (un proveedor que dividió el suministro en cinco líneas no desplaza la mediana cinco veces más que uno honesto). Menos de tres suministros no es una muestra: la regla permanece en silencio. Esa misma mediana da la insignia «+N % respecto a la mediana» directamente en la línea de recepción — véase Almacén.
Cada alerta tiene un nivel (alto/medio), un importe en riesgo, un número de eventos y un periodo. El recálculo repetido no genera duplicados: el mismo desequilibrio en el mismo día es la misma alerta.
Dónde consultarlo y cómo configurarlo#
El bloque «Riesgos de caja» está en «Chat de trabajo» → «Requiere decisión» → pestaña «En control», junto con los demás asuntos. Ya no existe una sección aparte «Requiere atención» en el panel; la dirección antigua lleva aquí mismo. El botón «Resolver» lleva a la lista de eventos.
Los umbrales se abren con el engranaje ⚙️ en la cabecera de la sección «Estadísticas», opción «Umbrales de alertas»: ella misma cambiará a la pestaña «Operaciones peligrosas» y desplegará el bloque de umbrales contraído (la opción la ven el propietario y el gerente). También se puede llegar manualmente — pestaña «Operaciones peligrosas» → bloque de umbrales. Qué se configura:
- suma de los descuentos manuales por turno de caja — eleva el listón: se necesitan ambas condiciones, tanto el umbral como la superación de la mediana (la norma de descuentos es relativa y depende de las promociones);
- serie de cancelaciones por turno de caja — umbral de recuento;
- discrepancia de caja — sustituye la mediana: aquí el propietario conoce su tolerancia en dinero absoluto;
- pérdidas por encima del gasto teórico, %;
- superación de la mediana del precio de compra, %.
Umbral vacío = «no hay umbral»: la regla funciona a partir de la mediana (las monetarias) o de un valor conservador por defecto.
Correo al propietario — según la suscripción. Por defecto las alertas se calculan y se ven en el panel de administración, pero nadie recibe correos. El interruptor del correo está en los mismos ajustes, y está pensado así: un correo por ejecución con el resumen de las nuevas alertas, y no un correo por cada una — la serie de cancelaciones suele llegar en bloque.
Videoclips de operaciones peligrosas#
Si al dispositivo de caja hay una cámara conectada a través de Cenaly Hardware Bridge, se puede adjuntar al evento un videoclip corto: unos segundos antes y después de la operación.
Se configura por local (cada caja tiene su propia sala y su propio ángulo) en la sección de hardware:
- activación (por defecto desactivado — el video de la zona de caja son datos personales, no se puede activar en silencio para el cliente);
- cámara de la zona de caja de la lista de dispositivos del puente;
- cuántos segundos antes y después del evento entran en el clip — por defecto 30 y 30, admisible de 5 a 120 segundos;
- límite diario de clips por local — por defecto 40, admisible de 1 a 200;
- plazo de conservación del clip — por defecto 30 días, admisible de 1 a 365.
El registro es plenamente funcional también sin cámara — el video es un complemento, no una condición.
Aprobación por PIN#
Las operaciones peligrosas se pueden cerrar con la confirmación de un superior: el cajero solicita la acción, el gerente introduce su PIN, y en el registro entran tanto la operación como quien la aprobó.
Los límites de descuentos, devoluciones y anulaciones por roles los define el propietario en la sección Empleados y turnos; la caja decide según ellos si la operación requiere aprobación por PIN.
La barrera no está solo en la interfaz. Cuando el recibo se envía al servidor, los límites del cajero se resuelven de nuevo — según su puesto real, no según lo que haya enviado la aplicación; un recibo con descuento por encima del límite sin confirmación de un superior simplemente no se aceptará. Y quien aprueba debe tener realmente derecho a aprobar: el servidor no toma en cuenta el nombre y el rol «de la solicitud».
La reimpresión de un recibo emitido también pasa por PIN y se registra en el registro.
Secciones relacionadas#
- Asistencia y resumen — la propia lista «Operaciones peligrosas» y la pestaña «Roscado»
- Requiere atención — la pestaña «En control» del chat de trabajo, donde vive el bloque «Riesgos de caja»
- Caja (POS) — roles de PIN, precheque, devoluciones
- Turno de caja — conciliación de efectivo e informe Z, de donde surge la discrepancia
- Almacén — inventario, pérdidas y la insignia «+N % a la mediana» en la recepción
- Empleados y turnos — límites de descuentos, devoluciones y anulaciones por roles
Preguntas frecuentes#
¿Es vigilancia a los empleados?#
Es una herramienta de conversación, no de castigo. Las reglas no acusan — muestran que en una persona el número de operaciones se desvía bruscamente del panorama general. Después decide el gerente.
¿Por qué la regla no se activó, aunque el descuento era enorme?#
Las reglas monetarias miran el importe por turno frente a la mediana de todos los cajeros, y no una sola operación. Si los descuentos grandes son la norma para todo el establecimiento, la mediana será alta. Establezca un umbral explícito si quiere detectar importes absolutos.
¿Las alertas llegan varias veces por el mismo caso?#
No. El identificador de la alerta se construye a partir de la regla, el local, el cajero y el periodo — un recálculo repetido da la misma alerta, y el correo sobre ella se envía una sola vez.
¿Se pueden activar los correos, pero no activar el video?#
Sí, son ajustes independientes: el correo — en los umbrales de las reglas, el video — en los ajustes del local en la sección de hardware.
¿Qué hacer si se activó «Gasto por encima de la norma»?#
Comparar el gasto teórico según las fichas técnicas con el real del inventario: la causa más frecuente es una ficha técnica inexacta, mermas de deterioro no registradas o porciones «a ojo». El análisis está en la pestaña «Pérdidas» de la sección Almacén.