Almacén

La sección Almacén gestiona las existencias de ingredientes y productos. La idea principal: usted describe una sola vez la composición de los platos (escandallos) y, a partir de ahí, los componentes se descuentan automáticamente al completar un pedido — las existencias siempre están al día sin necesidad de un control manual.

Abrir: Panel de administración → Almacén. Pestañas: Existencias, Compras, Previsión, Pérdidas, Documentos, Proveedores (para los establecimientos rusos se añaden Marcado, VSD entrantes para trabajar con «Mercurio» y ЕГАИС).

Un local puede tener varios almacenes — por ejemplo, el principal, el bar y la cocina; el selector de almacenes está en la parte superior de la página. Uno de ellos se marca como almacén de ventas: es de él del que se descuentan los platos vendidos.

Existencias#

• Producto = ingrediente o artículo de control: nombre, unidad de medida, existencias actuales.
• El coste se calcula solo — media móvil por recepciones; en la ayuda se ve también el precio de la última compra. Sobre la tabla hay un indicador «Valor del almacén»: cuánto dinero hay en las estanterías ahora mismo.
• Existencias mínimas — al caer por debajo del nivel, la fila se resalta: es hora de comprar. El propietario recibe una notificación push sobre existencias bajas.
• Códigos de barras — un producto puede tener varios; la ficha se localiza con el escáner. Para cada artículo está disponible el historial de movimientos: de dónde vino y a dónde fue.
• Las existencias pueden quedar en negativo — esto no bloquea las ventas, la fila simplemente se pone roja, y la recepción más próxima «perdona la deuda».
• Un producto se puede archivar — se ocultará de la lista, pero permanecerá en el historial de documentos.

Escandallos: descuento automático por pedidos#

En la ficha del plato (sección «Menú») se define la composición — qué productos y en qué cantidad se consumen por ración. Cuando se completa un pedido:

• se descuentan los componentes de todos los artículos del pedido según sus escandallos;
• para los combos el descuento despliega la composición de cada plato dentro del combo;
• los movimientos se ven en la pestaña Documentos.

Para vincular rápidamente productos con platos, hay sugerencias con AI: el sistema analiza el menú y propone en qué platos se usa un producto — solo queda confirmarlo.

Semielaborados#

Para las preparaciones (salsas, masa, caldos) se define al producto su propia receta. El botón «Producción» crea un documento de producción: el semielaborado se da de alta en existencias y sus componentes se descuentan. En los escandallos de los platos, el semielaborado se usa como un producto normal.

Recepción de mercancía#

Dos formas de registrar una recepción:

1. Manualmente — botón «Recepción»: seleccione productos, cantidades, precios y proveedor. Un producto nuevo se puede crear directamente en la línea del documento, sin salir de la recepción.
2. Por foto del albarán — fotografíe el albarán: la AI reconoce los artículos, las cantidades y los precios y los asocia con sus productos. Las líneas dudosas el sistema no las adivina en silencio, sino que las somete a su confirmación con opciones; los productos nuevos y el proveedor nuevo se pueden crear directamente desde el albarán reconocido. Si ya existe un producto con ese nombre en el catálogo, la línea mostrará a cuál irá a parar y recalculará la cantidad en su unidad («2 kg» → 2000 g). El formato de empaquetado como «3 cajas × 12 l» el sistema lo reconoce y propone recalcularlo a litros o mililitros — la cantidad y el precio cambian solo cuando usted pulse «Aplicar».

Existe también un tercer escenario aparte — compra a particular: acta de compra con los datos del vendedor, pago desde un turno de caja abierto o más tarde, acta en PDF para imprimir. Se activa por separado.

Cada recepción se guarda como documento vinculado al proveedor — las compras llegan a Finanzas (food cost, beneficio bruto).

Control de precios de compra en la recepción#

En la recepción, cada línea se compara con la mediana del precio de ese producto de los últimos 30 y 90 días. Si el precio es notablemente superior, junto a la línea se enciende una insignia «+N % respecto a la mediana» — el almacenero ve el encarecimiento en el momento de la recepción, y no un mes después en el informe.

Algunos detalles importantes:

• la unidad de muestreo es el albarán, no la línea: un proveedor que divide el suministro en cinco líneas no desplaza la mediana cinco veces más que uno honesto;
• menos de tres suministros no es una muestra, no habrá insignia;
• la discrepancia confirmada por el almacenero llega al historial del proveedor — por contraparte se ve el historial de variaciones de precio, y en la pestaña «Proveedores» aparece una marca;
• esa misma mediana alimenta la regla de riesgos «salto del precio de compra» — el propietario lo verá en el bloque «Riesgos de caja», véase Control de pérdidas. Las cifras del almacenero y del propietario coinciden, porque se calculan una sola vez y en el servidor.

Proveedores#

La pestaña Proveedores es un mini-CRM de contrapartes, no un simple directorio de datos fiscales:

• datos fiscales y contactos — razón social, ИНН, banco y cuenta, dirección; puede haber varios contactos, cada uno con su propio rol y sus propios canales de comunicación, y uno de ellos es el principal. En cada contacto se elige a dónde enviarle exactamente el pedido — el campo «Enviar a través de»: correo, WhatsApp o Telegram. En la lista solo aparecen los canales que ese contacto tiene rellenados, por lo que no se puede enviar «a ninguna parte». El canal elegido, el sistema lo coloca primero en la ventana de envío y lo marca con un asterisco, y por sí solo, sin usted, envía el pedido únicamente por correo (véase «Auto-envío del pedido al proveedor» más abajo);
• condiciones de suministro — importe mínimo del pedido, plazo de suministro, hora límite de la solicitud, aplazamiento de pago, días de entrega. A partir de ellas, el sistema calcula la fecha prevista de recepción al formar el pedido;
• cronología — notas del gestor y eventos automáticos: pedidos, recepciones, subidas de precio registradas;
• tarifa del proveedor — catálogo con precios de una de las cuatro fuentes: archivo (xlsx, xls, docx, pdf o foto de la tarifa), enlace a la tienda online, catálogo de otro negocio Cenaly (si este ha activado en su cuenta el modo «Tienda del proveedor» — véase Market) y adición manual de artículos. El catálogo muestra el diff «qué ha subido de precio desde la última vez», guarda el historial de precios y permite pedir directamente desde él, así como repetir el último pedido. Si en la tarifa se indica el formato de envase («caja 12 × 0,5 l», «6 uds de 1,5 kg»), la importación lo propondrá en una sección aparte — marque las líneas correctas con una marca; sin la marca, el formato de envase no cambia.

El proveedor se elige al formalizar la recepción, por lo que para cada contraparte se ve el historial de compras. El proveedor archivado se oculta de la lista, pero permanece en los documentos.

Compras#

La pestaña Compras cierra el ciclo «bajaron las existencias — pedimos — recibimos»: usted configura una sola vez los parámetros de cada producto y el sistema vigila por sí solo cuándo hay que pedir.

Parámetros en el producto#

En el editor del producto (sección «Compras») se definen tres campos:

• Punto de pedido — existencias mínimas al alcanzar las cuales el producto entra en la lista «Hay que pedir».
• Existencias objetivo — hasta qué nivel hay que reponer al pedir. El volumen recomendado se calcula automáticamente como la diferencia entre las existencias objetivo y las actuales.
• Proveedor predeterminado — el sistema agrupará los productos por proveedor al formar el pedido.

Sección «Hay que pedir»#

Si al menos un producto ha bajado por debajo del punto de pedido, en la pestaña «Compras» aparece una insignia con el contador. En la pestaña «Existencias» se muestra a la vez un banner de advertencia con acceso a compras.

En la sección «Hay que pedir» los productos están agrupados por proveedor. En cada línea se ven las existencias actuales, el punto de pedido y el volumen recomendado. El volumen se puede corregir y los artículos se pueden desmarcar con la casilla. El botón «Crear pedido» forma un pedido al proveedor para el grupo seleccionado, y el botón ⚡ «Formar pedidos» en la cabecera del bloque, para todos los grupos a la vez.

Notificaciones#

El bloque «Notificaciones» en la parte superior de la pestaña decide cómo se entera usted de que hay que comprar:

• Push con existencias bajas — notificación al propietario en el teléfono (la misma aplicación que muestra los pedidos).
• Email-resumen «qué pedir» — correo diario con la lista de artículos por debajo del punto de pedido. El canal se activa por separado y la dirección se indica en el campo «Email para el resumen»; si está vacío, el correo se enviará a la dirección del propietario.
• Umbral de alerta por subida de precio — en qué porcentaje debe subir la lista de precios del proveedor en una nueva importación para que el sistema avise. Se calcula sobre toda la cesta del proveedor; por defecto, 10 %.
• Envío automático del pedido al proveedor por email — una vez al día el sistema forma por sí solo un pedido con los artículos que han bajado por debajo del punto de pedido. En el pedido entran solo los productos con el campo «Proveedor preferido» rellenado, y solo aquellos para los que aún no hay un pedido abierto: el proveedor no recibirá correos repetidos. A dónde irá el pedido lo decide el canal elegido en el contacto del proveedor:
  • correo — el sistema envía el correo por sí solo; el pedido aparece en la sección «Pedidos a proveedores» ya con el estado «Enviado» (en la nota, la marca auto-order), y en la ficha del proveedor queda el evento de envío;
  • WhatsApp o Telegram — escribir primero en el mensajero solo puede hacerlo una persona, por lo que el sistema lleva el trabajo hasta el final y deja un borrador del pedido listo en la sección «Pedidos a proveedores»; a usted le queda pulsar «Enviar»: el canal necesario ya está elegido allí. Si el proveedor no tiene ningún canal de contacto rellenado, no se forma pedido para él: bajo el interruptor se ve cuántos proveedores son así y cuántos pedidos saldrán como borradores.

Envío del pedido al proveedor#

El pedido creado entra en la sección «Pedidos a proveedores» con el estado «Borrador». El botón «Enviar» abre una ventana modal con el texto del pedido: se puede editar y luego enviar por uno de los canales. Si el proveedor tiene varios contactos, arriba se elige el destinatario, y el canal seleccionado en su ficha aparece primero y marcado con un asterisco:

• WhatsApp — se abre el chat con el número del proveedor;
• Email — se abre el cliente de correo con el mensaje ya rellenado;
• Telegram — se abre el chat con la cuenta del proveedor;
• copia del texto — para enviarlo de cualquier otra forma;
• «Enviar a Cenaly» — si el proveedor también trabaja en la plataforma, el pedido le llega dentro del sistema, sin mensajeros.

Tras el envío, el estado cambia a «Enviado». Si se envió fuera del sistema, se puede pulsar «Enviado» manualmente. Después el pedido pasa por los estados «Confirmado» → «Parcialmente recibido» → «Recibido»; los que superan la fecha prevista se resaltan.

Recepción del pedido#

El botón «Recibir» abre el formulario estándar de recepción con los productos y las cantidades del pedido ya rellenados. Las cantidades y los precios reales se pueden corregir: también se actualizará el catálogo del proveedor. ¿No ha llegado todo? Reciba una parte y más tarde pulse «Recibir más» para el resto. Tras la recepción completa, el estado del pedido pasa a «Recibido». El pedido se puede cancelar: el estado cambiará a «Cancelado».

Operaciones de almacén avanzadas#

Todas las operaciones manuales de almacén están disponibles en el menú «+ Operaciones» de la esquina superior derecha de la página.

Baja#

«Operaciones» → «Baja» — reducción manual de existencias. Se pueden indicar varios productos en una sola operación. El motivo de la baja es obligatorio:

Reembolso al proveedor#

«Operaciones» → «Reembolso al proveedor» — tramita la devolución de un producto recibido anteriormente. Seleccione el proveedor e indique los productos y las cantidades. Las existencias disminuyen y el documento se guarda vinculado al proveedor.

Traslado entre locales#

«Operaciones» → «Traslado» — cesión de producto a otro almacén: tanto entre almacenes de un mismo local (de la cocina al bar) como entre locales. Seleccione el destinatario y añada líneas con productos y cantidades. El sistema crea automáticamente un par de documentos: salida en el emisor y recepción en el destinatario.

Ajuste#

«Operaciones» → «Ajuste» — recuento de existencias con un asistente de tres pasos:

1. Alcance — qué contamos: todo el almacén, solo los productos para venta o solo las materias primas. El inventario sin terminar se puede continuar más tarde.
2. Introducción del recuento real — en cada artículo se ve cuánto se esperaba, se introduce la cantidad real y se muestra de inmediato la desviación. Búsqueda por nombre, código de barras y PLU; el borrador se guarda solo — se puede contar en varias tandas.
3. Relación de desviaciones — el resultado: sobrantes y faltantes, ordenados por importe, no por orden alfabético.

El botón «Aplicar» (disponible para el propietario y el gerente) fija un único documento de corrección y equilibra las existencias.

Revalorización y etiquetas#

«Operaciones» → «Revalorización» recalcula los precios de venta del catálogo a partir del precio de compra según el margen indicado, con redondeo; se puede activar la revalorización automática directamente en la recepción. «Imprimir etiquetas» emite carteles de precio y etiquetas de almacén — en hoja con la impresora o en la impresora térmica a través del puente de hardware.

El precio del cartel es el mismo que marcará la caja: el precio del artículo del catálogo (con el precio del local, si está definido). Si en esta tienda el producto debe costar otra cosa, en la ficha de almacén pulse «Definir un precio propio…» e indique el motivo — ese precio lo tomarán tanto el cartel (el precio mostrará un «*») como la caja, y el escaparate online se mantendrá en el precio del catálogo. Quitar el precio propio — un solo botón en el mismo sitio. Si en las fichas quedan precios del antiguo campo «Precio para el cartel», la ventana de impresión mostrará su número y el botón «Resolver»: para cada uno se puede tomar el precio del catálogo, mantener el propio con un motivo o guardarlo en el catálogo.

Pérdidas: adónde fue la diferencia#

La pestaña «Pérdidas» responde a una pregunta que no se ve ni en las ventas ni en las recepciones: entre dos ajustes salió del almacén más de lo vendido. El consumo del ciclo se descompone en tres partes:

Precisamente la tercera línea son las pérdidas: ficha técnica inexacta, raciones «a ojo», deterioro no registrado o robo. Hay que analizarla junto con las dos primeras: sin ellas no se distingue «se consumió más de la norma» de «se dio de baja por deterioro».

Advertencia honesta: el ajuste manual de existencias dentro del ciclo guarda el valor absoluto, no el delta, por lo que parte de lo «no explicado» en realidad está explicado por la mano del operador — esos documentos se contabilizan aparte y se muestran al lado.

Que las pérdidas superen el consumo teórico en más del porcentaje indicado activa la regla «consumo por encima de la norma» — véase Control de pérdidas.

Previsión de demanda y plan de preparaciones#

La pestaña «Previsión» convierte el historial de ventas en un plan para mañana: cuántos platos se venderán ese día de la semana, qué hay que preparar de ello (con el desglose de las fichas técnicas y el plazo «para qué hora»), qué pedir al proveedor y qué corre el riesgo de agotarse antes de que acabe el día.

En detalle — Previsión de demanda.

Producto a peso y etiquetas#

Producto a peso. El producto puede medirse en kilogramos/litros en lugar de unidades: las existencias, las fichas técnicas y las bajas se llevan en esas mismas unidades. Si a la caja hay conectada una báscula a través del puente de hardware, el peso se introduce automáticamente — tanto en la recepción como en la venta de un plato con precio por peso (comedor, cocina). La configuración del precio por peso está en la ficha del plato, véase Caja (POS).

Etiquetas para la estantería. Para los productos se imprimen etiquetas de almacén con código de barras, nombre, precio y fecha de caducidad: si al producto se le ha definido una vida útil en días, la fecha de vencimiento se calcula como la fecha de impresión más el plazo. Esto no es lo mismo que los stickers del pedido — esos los imprime la cocina, véase Impresión en cocina y sala.

Marcado «Chestny ZNAK» (Rusia)#

Para los establecimientos rusos, en el almacén hay una pestaña «Marcado» — trabajo con los códigos de «Chestny ZNAK» en las 15 categorías sujetas a marcado. La pestaña tiene cinco secciones:

• Recepción — aceptar los códigos con el escáner o cargar la factura electrónica UPD en XML: el sistema la analizará, cotejará los artículos del proveedor con su nomenclatura (el cotejo se memoriza — la segunda vez no hace falta confirmarlo) y dará de alta los códigos. El código que no figure en la factura se marca honestamente como discrepancia, en lugar de pasar en silencio.
• Barriles — puesta en grifo de un barril por su código, baja del volumen por consumo y retirada indicando el motivo (vacío, baja, reembolso). El código del barril no se inserta en el recibo de caja: de lo contrario, la primera copa retiraría de circulación todo el barril.
• Códigos — registro de todos los códigos: estado, documentos de recepción y consumo, fecha de caducidad, resultado de la comprobación de referencia en el sistema de marcado.
• Tareas — lo que aún hay que transmitir a «Chestny ZNAK», con exportación del documento para presentarlo en el área personal y cierre de la tarea por el número de recibo. El número de tareas abiertas se ve en una insignia directamente en el botón de la sección.
• Registro — flujo de todas las comprobaciones, exportaciones y presentaciones.

La baja de códigos no se introduce solo manualmente: la venta se refleja desde el recibo de caja (y sobrevive sin conexión — se enviará cuando vuelva la conexión), y la baja de materia prima marcada en un plato se calcula según la ficha técnica. El envase abierto se contabiliza en fracciones y se agota hasta el final antes de abrir el siguiente.

La pestaña se puede desactivar con la tarjeta «Chestny ZNAK» en la tienda de extensiones, pero por defecto está activada: el marcado es una obligación legal, no una opción adicional.

El alcohol se gestiona en la pestaña contigua «EGAIS»: recepción de documentos de transporte de mercancías, bajas y existencias según los datos de su UTM — el módulo se conecta como un dispositivo normal en el puente de hardware.

Qué se necesita para empezar#

• Sección «Almacén» — activada por defecto; a partir de 30 productos, el sistema mismo propondrá crearla.
• Fichas de ingredientes y productos con unidades de medida y formato de envase.
• Fichas técnicas de los platos — sin ellas, la baja automática al vender no funcionará.
• Precios de compra — de lo contrario no se calcularán el coste, el food cost ni el menú-engineering.
• Permisos: la realización del ajuste está disponible para el propietario y el gerente.
• Puente e impresora de etiquetas — para las etiquetas de preparaciones y los carteles de precios.

Limitaciones#

• La analítica de almacén funciona en el contorno de AWS. En la marca rusa, las funciones sobre bases analíticas no están disponibles — la paridad está abierta como tarea.
• Se permiten existencias negativas de forma intencionada: la recepción «perdona» el saldo negativo, en lugar de bloquear la venta.
• No hay contabilidad por lotes ni FEFO en las existencias. FEFO solo existe en el marcado (qué envase abierto agotar) y no influye en la cantidad.
• No hay conversiones automáticas de unidades — los gramos y los kilogramos se describen mediante el formato de envase de la ficha, y no se recalculan al vuelo.
• No se tienen en cuenta las fichas técnicas de variantes y complementos: se da de baja la composición del plato base.
• No hay ajuste móvil con escáner en el teléfono.
• El pedido automático al proveedor por existencias mínimas no está hecho — hay previsión de necesidad, pero no pedido automático.
• El resumen de compras por email no se envía; las notificaciones llegan al chat y por push.
• EGAIS y «Chestny ZNAK» son especificidad rusa: las pestañas solo aparecen en los locales con país «Rusia»; el intercambio en vivo con GIS MT por API no está conectado (la presentación es semimanual), y el contorno de prueba de FSRA por EGAIS no se ha superado. VetIS (Mercury) funciona con mocks — no se ha obtenido la clave de acceso a la API.

Solución de problemas#

Las existencias no se dieron de baja tras la venta. El plato no tiene ficha técnica, o se vendió una variante o un complemento — su composición no entra en la baja.

Las existencias quedaron en negativo. Es lo previsto: el sistema no bloquea la venta, y el negativo se cerrará con la próxima recepción.

El coste está vacío. No se han indicado los precios de compra de los ingredientes — sin ellos no se construirán ni el food cost ni la matriz de menú-engineering.

No veo las pestañas de marcado ni de alcohol. Solo aparecen con una ubicación rusa del local.

No deja realizar el ajuste. La realización está disponible para el propietario y el gerente; para los demás roles, solo la visualización.

No llega el correo sobre compras. Aquí no hay resumen por correo — las notificaciones sobre déficit y fechas de caducidad se envían al chat de trabajo y por push.

Secciones relacionadas#

• Previsión de demanda — plan de preparaciones, borrador de compra y riesgo de «se acabará a las 19:00»
• Control de pérdidas — reglas «consumo por encima de la norma» y «salto del precio de compra»
• Menú-engineering — qué hacer con un plato cuando se conoce su coste
• Finanzas — compras, food cost y beneficio bruto
• Pedidos — la ejecución del pedido inicia la baja
• Menú QR — platos y combos a los que están vinculadas las fichas técnicas
• Multilocalización — varios locales: existencias, documentos y movimientos se llevan por cada local por separado
• Tienda — las existencias del producto son visibles para el comprador en el escaparate: «queda poco» o el número exacto

Preguntas frecuentes#

¿Es obligatorio mantener las fichas técnicas de todos los platos?#

No. Empiece por los artículos más vendidos y vaya añadiendo el resto poco a poco. Los platos sin ficha técnica simplemente no descuentan existencias.

¿Qué ocurre al cancelar un pedido?#

El descuento está vinculado a la ejecución del pedido: los pedidos cancelados no tocan las existencias.

¿En qué idiomas se reconocen las facturas?#

La AI se maneja con facturas típicas en los idiomas principales de la región (georgiano, ruso, inglés, etc.). Tras el reconocimiento, usted siempre revisa el resultado antes de confirmarlo.

¿Se puede gestionar el almacén con varios locales?#

Sí, las existencias y los documentos se llevan por separado en cada local: seleccione el local en la parte superior de la página.

¿Cómo enviar un pedido a un proveedor que no tiene WhatsApp ni Telegram?#

Rellene el email en la ficha del proveedor: el botón Email estará disponible en la ventana de envío. El texto del pedido también se puede copiar y enviar por cualquier medio que le resulte cómodo.

¿Se puede hacer un ajuste solo de una parte de los productos?#

Sí. En el primer paso del asistente se elige el alcance: todo el almacén, solo los productos a la venta o solo las materias primas; dentro hay búsqueda por nombre, código de barras y PLU. Las líneas que deje vacías no modificarán las existencias: solo se guardan los valores introducidos. El recuento sin terminar se puede continuar más tarde: el borrador se guarda solo.