Kunden (CRM)

Der Bereich „Unternehmen und Rechnungen“ ist das B2B-CRM des Betriebs: Privatkunden und Firmenkunden in einer Karte, mit Stammdaten, Dokumenten und Beziehungshistorie. Er ist dort nötig, wo der Verkauf nicht mit einem Beleg endet: B2B-Bestellungen, Rechnungen und Verträge, Zahlungsziele und Verrechnungen.

Wo: Admin-Panel → Betrieb → „Unternehmen und Rechnungen“ (admin.cenaly.com). Der Bereich ist für alle Unternehmenstypen verfügbar – nicht nur für Geschäfte – und standardmäßig aktiviert.

Die oberen Tabs – acht an der Zahl: Unternehmen und Rechnungen · Aufgaben · Dokumente · Druckformulare · Berichte · Bank · Verkäufer-Stammdaten · 🔔 Benachrichtigungen. Rechts daneben die Schaltfläche „Verkauf“: ein Assistent, der ein Geschäft vom Angebot über die Rechnung bis zu den Abschlussdokumenten führt.

Nicht verwechseln mit dem Bereich „Stammgäste“: dort gibt es ein Telefonverzeichnis und die Wiedererkennung des Gastes anhand der Nummer, hier vollwertige Karten von Geschäftspartnern.

Kundenkarte#

Der Kartentyp ist Privatperson oder juristische Person; vom Typ und Land hängt der Satz der Stammdaten ab. Das Format der Steuernummern wird geprüft, einschließlich Prüfziffern, und bei erneuter Eingabe einer bereits vorhandenen Nummer erscheint statt der Anlage eines Duplikats der Link „vorhandenen öffnen“.

In der Karte:

• Name (bei einer Privatperson – Vorname, Nachname, Vatersname) oder juristischer Name und juristische Adresse;
• Land und länderspezifische Stammdaten, Unterzeichner (Leitung);
• Bankkonten: Bank, Konto/IBAN, BIK/SWIFT;
• Ansprechpartner: Name, Rolle, Telefon, E-Mail, Telegram, WhatsApp; man kann den Hauptkontakt markieren und denjenigen, an den Dokumente gesendet werden sollen;
• Geburtsdatum, Marketing-Einwilligung, Notizen, Tags, Status.

Ein Kontakt lässt sich auch in einer Zeile hinzufügen: Geben Sie Telefon, E-Mail, @telegram oder den Link wa.me ein – der Typ wird automatisch erkannt.

Für russische juristische Personen müssen die Stammdaten nicht manuell eingegeben werden: Anhand der ИНН wird die Karte aus dem staatlichen Register übernommen, und vor der Übernahme wird angezeigt, welche Felder sich ändern. Die Hinweise des Registers funktionieren, wenn auf der Plattform ein Anbieter für diese Suche verbunden ist; solange er nicht verbunden ist, antwortet die Schaltfläche „Nach ИНН suchen“ ehrlich mit „Suche nicht verfügbar“, und die Stammdaten werden von Hand ausgefüllt – auf die übrige Funktion der Karte hat das keinen Einfluss.

Bestellungen des Kunden#

Der Tab „Bestellungen“ zeigt die Kacheln „Bestellungen“, „Kaufsumme“, „Letzte Bestellung“ und eine Liste der Bestellungen mit Datum, Nummer, Betrag und Status. Bestellungen gelangen automatisch hierher, sobald der Kunde in Ihrem Geschäft einkauft. Aus der Bestellzeile lässt sich sofort ein Dokument erstellen.

Dokumente, Verträge und Verrechnung#

• Dokumente — Grundbelege zu diesem Kunden: Rechnungen, Akte, Lieferscheine und Weiteres. Die Auswahl der Dokumenttypen, die Nummerierungsmaske, der Umsatzsteuermodus und die Betrag-in-Worten-Angabe stammen aus dem Länderprofil (Georgien, Russland, Kasachstan, Vereinigtes Königreich, Australien, Neuseeland, VAE, Zypern, Griechenland, Spanien, Portugal, Kroatien, Polen, Rumänien, Türkei und das universelle Profil). Ein fertiges Dokument lässt sich öffnen, als PDF herunterladen, an die E-Mail-Adresse des Kunden senden oder mit Angabe eines Grundes stornieren. Die Verkäuferangaben im ausgestellten Dokument sind eine Momentaufnahme zum Ausstellungszeitpunkt: Wenn Sie später die Rechnung oder den Unterzeichner im Profil ändern, werden bereits ausgestellte Dokumente nicht neu geschrieben, und in der Dokumentkarte sind genau die Angaben sichtbar, mit denen es an den Kunden ging.

• Verträge — Assistent in vier Schritten: Vorlage → Parteien und Unterzeichner → Bedingungen (Zahlungsaufschub, Kreditlimit, Prozentsatz der Vorauszahlung und Rabatte, Mindestbestellung, Lieferung, Frist) → Vorschau. Status: Entwurf, ausgestellt, unterzeichnet (ein Scan kann angehängt werden), aufgelöst; die geltenden Bedingungen werden als Hinweisfeld im Kopf der Kundenkarte angezeigt.

• Verrechnung — Saldo, überfällige Forderungen und die älteste Frist, Operationsverlauf (Versand, Zahlung, Rückgabe, Gutschrift, Anzahlung), Hinzufügen von Zahlungen und Korrekturen, Zuordnung von Zahlungen zu Dokumenten — per Schaltfläche „nach FIFO“ oder genau zum gewünschten Dokument, mit Anzeige des Restbetrags auf der Rechnung und der Möglichkeit zum Rückgängigmachen.

• Wiederkehrende Rechnungen — Unterregisterkarte „Regelmäßig“ im Dokumentenregister: Miete, Abonnement, Wartung werden selbst ausgestellt. Zeitplan — „jeden Monat am N-ten“ (der 31. wird in einem kurzen Monat auf den letzten Tag verschoben) oder „alle N Tage“; das nächste Datum, die letzte Ausstellung und der Grund, falls die Ausstellung pausiert wurde, sind sichtbar. Das Profil wird per Schaltfläche „Wiederholen…“ direkt aus einem ausgestellten Musterdokument angelegt — die Zeilen werden zum Zeitpunkt jeder Ausstellung aus dem Muster übernommen, daher genügt es, den Preis einmal zu erhöhen. Ein Zeitraum = eine Rechnung, ein erneuter Durchlauf erzeugt kein Duplikat; man kann auch „das jetzt Fällige“ manuell ausstellen.

• Druckvorlagen — eine eigene obere Registerkarte des Bereichs (das Dokumentenregister hat genau drei Unterregisterkarten: Liste, „Regelmäßig“ und „E-Mail-Vorlagen“). Dies sind Layouts, nach denen das PDF gedruckt wird. Die Vorlage wird aus Blöcken zusammengesetzt (Kopfzeile, Text, Felder, Parteien, Zeilentabelle, Summen, Unterschriften) mit Einsetzung der Dokumentwerte — Nummer, Beträge, Angaben, Betrag in Worten; ein Block oder ein einzelnes Feld kann bedingt angezeigt werden. Es gibt fertige Vorlagen der Plattform — universell, Rechnung für Länder mit Umsatzsteuer, Lieferschein, und für Russland zusätzlich Zahlungsrechnung, UPD und Akt. Bei Ausstellung und Stornierung wird das Dokument nach der gewählten Vorlage gedruckt.

• E-Mail-Vorlagen — Unterregisterkarte des Dokumentenregisters: Liste der Vorlagen und ein Editor, in dem Platzhalter (Nummer, Betrag, Zahlungsfrist, Gegenpartei, Verkäufer, Artikeltabelle) an der Cursorposition eingefügt werden, und die Vorschau das Ergebnis an einem echten Dokument des Standorts zeigt. Der Text der E-Mail kann per KI anhand einer kurzen Beschreibung generiert werden — gestützt auf die Wissensdatenbank des Kontos, die Quellen werden als Chips angezeigt. Im Fenster zum Versand des Dokuments werden der Absender (Systemadresse oder Postfach des Standorts — die Auswahl wird gemerkt), der Betreff und die Vorlage gewählt.

Für Standorte in Polen mit verbundener Erweiterung gibt es neben der Rechnung ein Versandfenster an KSeF — das staatliche System für elektronische Rechnungen: Die Rechnung geht direkt aus der Karte dorthin, und zurück kommen der Status, die zugewiesene Nummer und die UPO-Bestätigung.

Für Standorte in Russland gibt es EDO über Saby (SBIS) — die Erweiterung „Saby Docs“ im App-Store, sie wird pro Standort verbunden. Das Dokumentenregister wird für beide Richtungen gemeinsam: Chips „eingehend / ausgehend“, Badges „↓ Eing.“ und „Saby“, Austauschstatus. Eingehende Dokumente werden samt PDF automatisch übernommen (Prüfung alle paar Minuten), die Gegenpartei wird anhand der INN automatisch angelegt; ein ausgehendes Dokument geht per Schaltfläche „An Saby senden“ raus. Die Unterzeichnung bleibt auf der Seite von Saby — eine eigene Infrastruktur für die elektronische Signatur haben wir nicht.

Vorlagen und KI-Befüllung von Dokumenten — im Bereich Dokumente.

Berichte#

Die Registerkarte „Berichte“ — bereichsübergreifend für den gesamten Standort, nicht für einen einzelnen Kunden: Fälligkeitsanalyse der Forderungen (Überfälligkeitskörbe bis 90+ Tage), Zahlungsregister und Versandregister. Jedes wird als CSV exportiert.

Verkäuferangaben#

In der Registerkarte „Verkäuferangaben“ werden juristische Personen angelegt, in deren Namen Sie Dokumente ausstellen — es können mehrere unter einem Konto sein, eine wird als Hauptperson festgelegt. Bei jeder juristischen Person können mehrere Bankkonten, Unterzeichner, E-Mail-Adressen und Telefonnummern geführt werden: In jeder Liste wird der Standardeintrag mit einem Sternchen ★ markiert, dieser wird auch ins Dokument eingesetzt, die übrigen werden bei der Ausstellung gewählt. Bei einer juristischen Person können Abteilungen und Lager angelegt werden: jede mit eigenem Namen, eigener Adresse und eigenen Kontakten, eine wird als Hauptabteilung markiert, und eine nicht benötigte wandert ins Archiv (ein Löschen gibt es nicht — bereits ausgestellte Dokumente verweisen auf die Abteilung). Im Verkaufsfenster wird die Abteilung aus der Liste gewählt, gelangt ins Dokument und wird im PDF in der Zeile „Abteilung/Lager“ unter den Verkäuferangaben gedruckt; sie wird auch in wiederkehrende Rechnungen und in die Rechnung bei Annahme eines kommerziellen Angebots übernommen.

Automatisierung#

Unten in derselben Registerkarte — der Block „Automatisierung“: vier Schalter, die pro Standort und nicht pro juristischer Person konfiguriert werden.

Bankauszüge#

Der Tab „Bank“ nimmt einen Auszug zum Geschäftskonto so entgegen, wie ihn Ihre Bank exportiert – als Datei. Das Format wird automatisch anhand des Inhalts erkannt, nicht anhand der Dateiendung: 1С-Export, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF sowie gewöhnliche CSV und Excel. Es muss nichts vorab eingerichtet werden – ziehen Sie die Datei einfach hinein.

Nach dem Hochladen sehen Sie die Karten der Konten und die Tabelle der Transaktionen des gewählten Monats. Zeiträume können überlappend geladen werden (viele Banken teilen den Export in Abschnitte auf) – dieselbe Transaktion erscheint nicht zweimal. Jeder Upload wird im Importprotokoll festgehalten, und jeder davon kann vollständig zurückgerollt werden, falls die Datei die falsche war.

Wenn die Bank CSV oder Excel mit eigenen Überschriften exportiert und die Spalten nicht erkannt wurden, öffnet sich der Zuordnungsassistent: Zeigen Sie, wo Datum, Betrag, Verwendungszweck und Gegenpartei stehen. Die Zuordnung wird für diese Bank gespeichert, und die Datei muss nicht erneut hochgeladen werden – sie ist bereits geladen.

Danach können Zahlungen Gegenparteien zugeordnet werden. Neben jeder Transaktion sehen Sie den vorgeschlagenen Treffer und wie sicher wir uns dabei sind: Die Gegenpartei wird anhand der Kontonummer im Verwendungszweck, anhand von ИНН und Betrag, anhand der ИНН allein oder anhand des Namens gesucht. Bestätigen können Sie einzeln oder in einem Durchgang, und der Filter „nicht zugeordnet“ zeigt, was übrig bleibt. Eine bestätigte Zahlung fließt in die gegenseitigen Abrechnungen der Gegenpartei ein und schließt deren Schuld. Das Geld selbst wird nirgendwohin gebucht: Zahlungen ordnet ein Mensch zu, das System schlägt nur vor.

Wenn es gar keinen Treffer gibt, kann die Transaktion manuell verknüpft werden: Wählen Sie eine Gegenpartei aus der Liste, und die Zahlung erscheint in deren gegenseitigen Abrechnungen mit der Kennzeichnung „manuell“, damit später erkennbar ist, dass dies keine automatische Zuordnung war.

Aktivitäten und Aufgaben#

Der Tab „Aktivität“ ist die Historie der Arbeit mit dem Kunden: Notizen, Anrufe und Aufgaben mit Frist. Überfällige Aufgaben werden hervorgehoben, und alle offenen Aufgaben über alle Kunden hinweg sind in einer separaten Liste „Aufgaben“ gesammelt – das ist die Arbeitsliste des Managers für den Tag. In dieser Liste stehen nur offene Aufgaben, deshalb verschwindet eine abgehakte Zeile daraus; unten auf dem Bildschirm erscheint ein Hinweis mit der Schaltfläche „Abbrechen“ – sie nimmt die Markierung zurück und holt die Aufgabe in die Liste. Der Schalter daneben öffnet die Änderungshistorie der Karte: was sich wann geändert hat, wer die Änderung vorgenommen hat und woher sie kam. Die Frist einer neuen Aufgabe muss nicht im Kalender gewählt werden: Schreiben Sie sie in Worten in den Text selbst – „morgen zurückrufen“, „Rechnung bis 25.12.“, „am Freitag“, „in 3 Tagen“, „30. September“ – und neben dem Feld erscheint die Schaltfläche „Frist einsetzen“. Sie füllt das leere Feld auf Klick; ein manuell gewähltes Datum ändert der Vorschlag nicht.

Der Feed füllt sich auch von selbst: Ein eingehender Anruf vom Telefon der Kontaktperson landet als Aktivität in der Karte (Richtung, Dauer, kurze Zusammenfassung, Link zur Aufzeichnung), eine eingehende E-Mail als Aktivität mit Betreff und Link „in der E-Mail öffnen“. Auch der umgekehrte Weg existiert: Aus der Anrufkarte im Bereich „Anrufe“ führt eine Schaltfläche direkt zum Unternehmen, auf dessen Tab „Aktivität“. Beide Ströme lassen sich mit den Schaltern „Anruf → Aktivität der Gegenpartei“ und „E-Mail → Aktivität der Gegenpartei“ abschalten (Tab „Angaben des Verkäufers“, Block „Automatisierung“).

Offene CRM-Aufgaben sind nicht nur hier sichtbar: Auf der gemeinsamen Aufgabentafel der Schicht (/tasks) steht oben der Block „Unternehmen und Rechnungen“ – eine reine Leseliste, jede Zeile führt zur Karte der Gegenpartei. Ist die Quelle nicht verfügbar, wird der Block einfach nicht angezeigt – die Schichttafel hängt nicht vom CRM ab.

Die Karte hat einen verantwortlichen Manager (ausgewählt aus Ihren Mitarbeitern) – nach ihm wird die Liste gefiltert: „Meine“ und „ohne Verantwortlichen“. Unter dem Profil befindet sich der Block „Dateien“: Verträge, Spezifikationen, Scans können an der Karte selbst angehängt werden.

KI-Analyse einer Anfrage#

Die Schaltfläche „🤖 Anfrage analysieren“ verwandelt eine E-Mail, ein Anruftranskript oder ein PDF in einen fertigen Verkaufsentwurf. Sie fügen den Text ein – die Plattform zeigt eine Vorschau der Analyse: welcher Kunde erkannt wurde, welche Positionen aus Ihrem Katalog ausgewählt wurden (mit einer Sicherheitsbewertung für jede), was nicht erkannt werden konnte. Sie prüfen und klicken auf „Entwurf erstellen“.

Wichtig:

• Die KI arbeitet nur mit Ihren Daten – dem Katalog des Standorts und den Kundenkarten; ein nicht existierendes Produkt kann sie nicht erfinden, alles Nicht-Erkannte landet ehrlich in einer separaten Liste;
• Preis, Steuer und Rabatt legt die KI nicht fest – sie stammen aus dem Katalog, den kommerziellen Bedingungen des Kunden und dem Länderprofil;
• Der Kunde wird zuerst anhand der Steuernummer, E-Mail oder Telefonnummer erkannt und erst danach anhand des Namens;
• Das Ergebnis ist immer ein Entwurf plus eine Aufgabe für den Manager: Ein Dokument auf diesem Weg ausstellen kann man nicht. Gab es noch keine Kundenkarte, wird sie mit der Kennzeichnung „aus KI-Analyse“ erstellt;
• Wo das Ergebnis zu finden ist: Der Entwurf liegt im Tab „Dokumente“ der Kundenkarte, die Aufgabe im Tab „Aktivität“. Im Tab „Bestellungen“ wird er nicht sein: Dort landen nur Käufe dieses Kunden in Ihrem Shop.

Erinnerungen und Dunning#

Der Tab „Benachrichtigungen“ aktiviert automatische Erinnerungen pro Standort: ein täglicher Digest, Erinnerungen an Sie bei überfälligen Rechnungen, E-Mails an den Kunden mit schrittweiser Verschärfung des Tons, Warnungen zum Ablauf von Angeboten und Verträgen – jedes Szenario hat eigene Parameter (Uhrzeit des Versands, Stufen, wie viele Tage vorher). Die Schaltfläche „Jetzt prüfen“ führt dasselbe sofort aus, und die Liste „Nächste Erinnerungen“ zeigt, was rausgeht – jeder Eintrag kann verschoben werden.

Liste, Suche und Massenaktionen#

Die Suche läuft über Name, Steuernummer, Telefon und E-Mail. Filter – nach Typ (natürliche Personen/juristische Personen), Status (aktive, gesperrte, im Archiv), Tags und verantwortlichem Manager („Meine“ und „Ohne Verantwortlichen“ – mit Zähler, damit kein herrenloser Kunde verloren geht). Das Zahnrad „Seitenansicht“ konfiguriert den Spaltensatz, die Dichte der Tabelle und den Tab, der zuerst geöffnet wird.

Nach Auswahl mehrerer Karten können Sie sie ins Archiv verschieben, ein Tag setzen oder ein Tag entfernen – gleich für alle. Eine archivierte Karte bleibt erhalten (Dokumente können darauf verweisen), verschwindet aber aus der aktiven Liste.

Import, Export und Duplikate#

• Import – als Liste, pro Zeile ein Kunde: тип;название;страна;налоговый номер;телефон;email. Im Bericht sehen Sie, wie viele angelegt wurden, wie viele bereits vorhanden waren und wo der Fehler liegt.
• CSV-Export – die aktuelle Auswahl vollständig, unter Berücksichtigung von Suche und Filtern und über alle Seiten der Liste.
• Zusammenführen von Duplikaten: Die aktuelle Karte bleibt erhalten, die ausgewählte wird archiviert, ihre Kontakte und Identitäten werden übertragen. Es werden nur Karten desselben Typs zusammengeführt.

Verwandte Bereiche#

• Stammgäste – Gästeerkennung und Bestellhistorie anhand der Telefonnummer
• Dokumente – Vorlagen für Verträge und Akte, KI-gestütztes Ausfüllen
• Commerce – Partnerprogramm mit Verweis auf die Kundenkarte
• Bestellungen – die gemeinsame Bestellliste
• Finanzen – Geld und Berichte

Häufige Fragen#

Worin unterscheidet sich das von „Stammgäste“? „Stammgäste“ ist ein schnelles Nachschlagewerk anhand der Telefonnummer und ein Badge für den Wiederbesuch. „Kunden“ ist eine Karte mit Angaben, Dokumenten und gegenseitigen Abrechnungen, für B2B und Verkäufe mit Papieren.

Erscheint der Kunde nach einer Bestellung im Schaufenster von selbst? Ja. Nach dem Abschluss einer Bestellung findet die Plattform selbst die passende Karte anhand der Steuernummer, Telefonnummer oder E-Mail – und wenn es keine gibt, legt sie sie aus den Bestelldaten an und füllt leere Felder nach, ohne zu überschreiben, was Sie bereits manuell eingetragen haben. Duplikate entstehen dadurch nicht: Eine erneute Bestellung desselben Käufers landet in derselben Karte. Karten können Sie auch manuell oder per Import anlegen.

Ich habe eine Anfrage ausgewertet – warum ist sie nicht im Tab „Bestellungen“? Weil die KI-Auswertung keine Schaufenster-Bestellung erstellt, sondern einen Verkaufsentwurf – ein Angebot oder eine Rechnung. Suchen Sie ihn im Tab „Dokumente“ der Kundenkarte und die Aufgabe „vor der Ausgabe prüfen“ im Tab „Aktivität“. Der Tab „Bestellungen“ zeigt nur die Käufe des Kunden in Ihrem Shop; eine Anfrage aus einer E-Mail, einem Anruf oder einer PDF erscheint dort nicht.

Kann ein Mitarbeiter und nicht der Kontoinhaber den Bereich öffnen? Bisher nicht: Der Bereich funktioniert nur unter dem Konto des Kontoinhabers. Ein Mitarbeiter mit eigenem Login (und ein Inhaber, der in ein fremdes Konto gewechselt hat) erhält eine Ablehnung – die rollenbasierte Zugriffssteuerung für diesen Bereich ist in Arbeit.

Kann man einen Käufer blockieren? Die Karte hat den Status „Blockiert“, und um Bestellungen im Schaufenster zu verbieten, funktioniert eine Sperrliste in den Bestelleinstellungen – siehe Onlineshop.