Correo y contestador automático con IA

Para un negocio pequeño, el correo suele llegar de dos formas incómodas: el buzón personal del propietario, donde escriben proveedores y clientes, o un alojamiento de correo que hay que comprar y configurar por separado. La sección «Correo» ofrece una tercera: buzones propios del establecimiento directamente en el panel, además de un cliente completo para trabajar con ellos.

Abrir: Panel de administración → Correo (admin.cenaly.com/mail, grupo «Trabajo»). No hace falta activar ninguna extensión: la sección está abierta a todos los roles, el único filtro es el acceso a la sección en la configuración del rol. El propietario ve y administra todos los buzones de la cuenta; el empleado, el suyo (esto lo filtra el servidor, no la interfaz).

Qué se necesita para empezar#

Paso 1. El primer buzón#

Botón «Nuevo buzón». El formulario tiene cuatro campos: «Nombre antes de @» (letras latinas minúsculas, cifras, punto, guion, guion bajo — anna, info, orders), «Local» — un local concreto (la dirección estará en su subdominio) o «Todos los locales» (entonces la dirección vive en el subdominio de la empresa, que se define una sola vez), «Tipo» y «Nombre visible» — lo que verán los destinatarios.

Cuatro tipos de buzón:

El buzón se puede desactivar (la dirección dejará de recibir mensajes) y eliminar. La eliminación es exclusiva del propietario: libera la dirección para un nuevo buzón y borra los mensajes, por eso la confirmación muestra la dirección directamente en el texto y no se puede cancelar. En el caso del buzón de servicio «Llamadas», el panel también eliminará la tarjeta de origen en la sección «Llamadas».

Estadísticas del buzón (pestaña «Estadísticas» en la configuración de correo — el empleado también la ve en su propio buzón): recibidos, enviados, cuántos entrantes con archivos adjuntos y qué volumen — en las últimas 24 horas, 7 días, 30 días y desde el inicio. Las cifras se calculan al leer la lista de mensajes, por lo que siempre coinciden con lo que se ve en la carpeta.

Paso 2. Dominio propio#

Botón «Dominio propio» — un asistente de tres pasos:

1. Introduzca el dominio. Lo más seguro es un subdominio como mail.suempresa.ru: el correo que ya funciona en el dominio principal seguirá funcionando.
2. Añada los registros DNS en su registrador. Cada registro tiene un botón «Copiar» y, al lado, dos advertencias por las que este paso está detallado:
   • un MX en el ápice (el dominio mismo, no un subdominio) desactivará el servicio de correo que utiliza actualmente en él (Google Workspace, Microsoft 365, etc.);
   • un segundo registro SPF rompe la verificación por completo — si ya existe un SPF, hay que añadir nuestro fragmento al registro existente, no crear uno nuevo.
3. «Comprobar». El servidor compara los registros e indica para cada uno: «el registro es visible» o «el registro aún no aparece». Los registros suelen propagarse en unos minutos.

El dominio listo aparece en el formulario de creación de buzón como un grupo aparte; a partir de ahí, los buzones en él se crean como de costumbre.

Paso 3. Conectar su propio Gmail o Яндекс#

Si ya tiene un buzón y no quiere cambiar la dirección, puede conectarlo: los mensajes llegarán y se enviarán directamente desde el panel. Botón «Conectar su propio buzón» — de nuevo tres pasos:

1. Dirección de correo — completa, por ejemplo info@su-restaurante.ru.
2. El servidor determina el sistema de correo por los registros DNS del dominio y muestra las instrucciones de ese sistema concreto en su idioma: dónde entrar y cómo obtener la contraseña de aplicación (estos sistemas no aceptan la contraseña normal de la cuenta). Si no se ha podido determinar el sistema, las direcciones de los servidores IMAP y SMTP se pueden introducir a mano.
3. Resultado — cuántos mensajes se han recogido de inmediato. La contraseña se envía al servidor una sola vez y no se devuelve.

Aquí mismo se elige a quién está disponible el buzón: al propietario y a los gerentes o a un solo empleado.

⚠️ Un buzón ajeno conectado solo se desconecta, no se elimina: los mensajes permanecen en su proveedor, nosotros no los tocamos.

Paso 4. Leer y escribir#

A la izquierda está el panel de buzones, junto a él el raíl de carpetas: «Entrada» → sus carpetas → «Todos los mensajes» → «Enviados».

Lista y lectura. Los mensajes se cargan a medida que se desplaza; cada mensaje tiene marcas, «leído» y «Marcar todo como leído». El marcado ajeno del mensaje se muestra en un marco aislado y no puede afectar al panel. Sobre la lista hay una barra de búsqueda y tres filtros: «No leídos», «Con adjuntos» y por marcas (cualquiera de las seleccionadas). ⚠️ La búsqueda recorre las líneas de la lista —direcciones, asunto e inicio del mensaje—, no los cuerpos de los mensajes: una palabra del medio de un mensaje largo no la encontrará.

Escribir. El botón «Escribir» abre una ventana con el conjunto habitual: «Para», «Copia», «Asunto», texto con formato, adjuntos. La firma se inserta sola en el mensaje nuevo (se activa en los ajustes), las plantillas de respuesta son comunes para toda la cuenta. La respuesta cita el original: el cuerpo se abre vacío, debajo la firma, más abajo «fecha, el remitente escribió:» y el texto del mensaje original. Se cita el texto, no el marcado; una sola cita no cuenta como mensaje: «Enviar» espera a que aparezca su propio texto.

El borrador no se pierde. Lo escrito se guarda en el navegador: un clic fuera de la ventana, F5 o una tablet sin batería no borran el mensaje; al volver aparecerá el aviso «Borrador restaurado» con el botón «Limpiar». El borrador es propio de cada buzón y de cada respuesta, para que un borrador del buzón compartido no aparezca en el personal.

Destino de lo enviado. En «Enviados», la línea muestra un chip de entrega: «Entregado», «No entregado» o «Queja por spam». Si el campo no existe, el chip no aparece en absoluto: «desconocido» es un estado normal (el evento aún no ha llegado), y un signo de interrogación gris alarmaría donde todo está en orden. «No entregado» suele significar una dirección ajena inexistente, no una avería del servicio.

Paso 5. Carpetas y reglas de clasificación#

Pestaña «Carpetas y reglas» en los ajustes de correo.

Carpetas. Hasta 30 carpetas propias por buzón: nombre y color. El mensaje se mueve a mano con el selector en la tarjeta del mensaje; en la lista se ve el chip de su carpeta. En cuanto aparece la primera carpeta, «Entrada» pasa a significar «aún sin clasificar»; por eso aparece junto a ella «Todos los mensajes»: de lo contrario, un mensaje clasificado parecería perdido. Eliminar una carpeta no elimina los mensajes: vuelven a «Entrada», y las reglas que los colocaban en ella se desactivan.

Reglas. Hasta 20 por buzón; el orden decide: se aplica la primera que coincida, por eso las importantes se suben arriba. Una regla tiene dos modos:

La diferencia se explica directamente en la interfaz; la llamada al modelo es de pago y pasa por el registro habitual de gastos de IA; en cenaly.ru funciona un modelo local. Una regla puede además marcar el mensaje como leído al momento, y el botón «Aplicar a los mensajes del buzón» ejecuta las reglas sobre los mensajes superiores sin clasificar. El traslado manual prevalece sobre las reglas: una nueva entrega y la pasada en segundo plano no sobrescriben su clasificación.

⚠️ Una regla sin ninguna condición y sin descripción para la IA se quedará con todos los mensajes: el panel se lo advertirá y no guardará esa regla.

Paso 6. Acceso de empleados al buzón#

Pestaña «Acceso» (solo el propietario). Para cada empleado con inicio de sesión, uno de tres niveles:

Hasta 50 personas por buzón. «Leer» no puede físicamente enviar un mensaje: la prohibición está en el servidor, no solo en la interfaz. Los ajustes del propio buzón en ambos casos quedan en manos del propietario. El propietario del buzón y el propietario de la cuenta no aparecen en la lista: ya tienen acceso completo.

Contestador automático#

Sección «Contestador automático» en los ajustes de correo: existe en todos los tipos de buzón excepto el agente de IA (allí de las respuestas se encarga el propio agente).

Interruptor «Responder automáticamente a la entrada» (un contestador activado se ve con el chip «↩» en el panel de buzones), «Asunto de la respuesta» (vacío: se tomará el asunto del mensaje entrante con «Re:»), «Texto de la respuesta», ventana «Válido desde» / «Válido hasta» (fechas vacías: sin límite, ambas inclusive) y «Pausa entre respuestas a una misma dirección, horas»: protección contra bucles; cero significa el valor predeterminado del servidor.

Responde el servidor en el momento de la entrega del mensaje, no el panel abierto: no hace falta cerrar la pestaña. Contra el bucle de dos contestadores automáticos hay tres barreras independientes: el reconocimiento de las marcas de servicio de autorespuestas y envíos masivos (nuestra respuesta también sale marcada como automática), la pausa por remitente y la marca «a este mensaje ya se ha respondido»: una nueva entrega no generará una segunda respuesta.

⚠️ En cenaly.ru el contestador automático se configura, pero no responde: el servicio que lo ejecuta funciona solo en el contorno de AWS. Es el único lugar donde el ajuste se guarda y la acción no ocurre; véase «Limitaciones».

Asistentes de IA para respuestas#

Son coaches de llamadas, no automatización: escriben un borrador, pero el correo lo envía usted.

Los asistentes los crea el propietario en los ajustes de correo → «Asistentes» (hasta 20 por cuenta). Cada uno tiene:

• Nombre — «Ventas», «Soporte», «Reservas»;
• Instrucciones (hasta 4000 caracteres) — quién es y cómo responde: qué ofrecer, qué evitar, cómo reaccionar ante reclamaciones;
• Tono e idioma de respuesta («Como en el correo» o uno concreto);
• Local, en cuyo nombre responde;
• Acceso a datos — con interruptores: «Catálogo y precios», «Pedidos del remitente» (por su dirección), «Ficha del establecimiento» (nombre, dirección, teléfono, horario) y base de conocimientos (no usar / toda / hasta tres colecciones seleccionadas).

En la ventana de respuesta, el empleado elige al asistente en la lista, si lo desea da una indicación puntual («rechaza con educación») y pulsa «Proponer respuesta». El asistente lee el correo entrante — ese mismo al que está respondiendo — y devuelve un borrador; en un correo nuevo sin original, el panel lo indica así. No se envía ni se reescribe nada en silencio: el texto se inserta en el correo por su mano, antes de la firma y de la cita. Las frases del tipo «soy una IA» en el borrador se resaltan con una advertencia.

El propietario ve bajo la lista la línea «Acceso: …» — qué interruptores del asistente seleccionado están activados; al empleado no se le muestran las instrucciones ni los interruptores. De la base de conocimientos, el asistente toma solo documentos abiertos a los clientes: la respuesta sale al exterior.

Agente de IA del buzón#

Si el buzón se ha creado con el tipo «Agente de IA», es él mismo quien clasifica los entrantes. Los ajustes son cinco pestañas:

Hay dos botones de comprobación: «Comprobar» — una ejecución de las reglas sin ningún correo hacia fuera, cuyo resultado queda en el registro; «Ejecutar el agente» — entregar un correo concreto al agente otra vez según los ajustes actuales.

El acceso del agente a los documentos de la base de conocimientos privada se activa documento a documento — con el interruptor «disponible desde el correo».

Vínculo con tareas y CRM#

• Correo desde una tarea. El botón «✉️ Escribir» en la ficha de la tarea abre la ventana de correo sobre la tarea — no saca a la persona de la tarea ni de la conversación —, y el correo enviado se recuerda en ella: se ve que ya se escribió al proveedor y si ha llegado respuesta. Véase «Tablero de tareas».
• Correo en la ficha del contratante. El entrante entregado queda como actividad en la ficha del contratante en «Empresas y facturas» — la coincidencia se busca por dirección y se activa con un interruptor en la sección «Automatización» de CRM. A la inversa, desde la ficha lleva un enlace directamente al correo, en la carpeta correspondiente.
• La chispa del asistente de IA está presente en tres superficies complejas del correo — «Carpetas y reglas», los ajustes del agente de IA y «Sus dominios»: explicará justamente ese bloque.

Limitaciones#

• La búsqueda no mira en el cuerpo de los correos. Va por direcciones, asunto y comienzo del correo; la lista de la carpeta está limitada por arriba y reside por completo en la memoria de la pestaña.
• No hay borradores en el servidor. El borrador vive en el navegador: en otro dispositivo no lo verá, y si tiene más de una semana no se propone.
• En cenaly.ru no hay buzones de agente de IA, ni contestador automático, ni chip de entrega. Allí no se puede crear un buzón con el tipo «Agente de IA»; los ajustes del contestador automático se guardan, pero no hay quien responda a los correos; los eventos sobre entrega y reclamaciones por spam llegan solo en el contorno de AWS. Todo lo demás — buzones, carpetas, reglas, asistentes — funciona en ambas nubes.
• Las reglas «Decide la IA» no se activan al instante — en el plazo de unos minutos tras la entrega, y cada análisis se factura como una llamada de IA normal. Las reglas por condiciones funcionan de inmediato y gratis.
• Un buzón ajeno conectado no se elimina, sino que se desconecta — los correos permanecen en el proveedor. La eliminación de un buzón propio, en cambio, es irreversible: la dirección se libera, los correos se borran.
• Límites: 30 carpetas y 20 reglas de clasificación por buzón, 50 personas por buzón en «Acceso», 20 asistentes por cuenta, instrucciones del asistente de hasta 4000 caracteres. El buzón tiene un límite diario de envío y un límite de número de destinatarios — el panel se lo dirá si los ha alcanzado.
• El dominio no se confirma de inmediato. Los primeros minutos tras crear el primer buzón del dominio, el envío puede rebotar con la indicación «el dominio aún está siendo confirmado por el proveedor de correo» — es normal.

Solución de problemas#

Análisis general por síntomas — solución de problemas; si nada ha funcionado, escríbanos — cómo obtener ayuda.

Preguntas frecuentes#

¿Hay que comprar un alojamiento de correo?#

No. Los buzones del tipo anna@local.cenaly.com funcionan de inmediato, sin dominio y sin proveedor externo. Un dominio propio solo es necesario si la dirección debe parecerse a la suya propia.

¿Se puede conservar su Gmail y trabajar igualmente en el panel?#

Sí — el asistente «Conectar su buzón» en tres pasos recogerá el correo por IMAP y enviará a través de su SMTP. La dirección y los correos permanecen en su proveedor.

¿En qué se diferencia el asistente de respuesta del agente de IA?#

El asistente es un coach de llamadas: escribe un borrador y el correo lo envía usted. El agente es un tipo de buzón aparte: clasifica por sí mismo la entrada según sus reglas y, si usted lo permite, responde por sí mismo. El agente solo existe en el contorno de AWS.

¿El contestador automático funciona en cenaly.ru?#

Se puede configurar, pero las respuestas automáticas no salen de allí: el servicio que responde a los correos solo funciona en el contorno de AWS. Por ahora es el único lugar de la sección donde la configuración se guarda y la acción no se produce.

¿Quién leerá los correos del buzón compartido?#

Quienes recibieron acceso del propietario en la pestaña «Acceso», y el propio propietario. El nivel «Leer» solo lee de verdad: la prohibición de enviar está en el servidor.

¿Qué pasará con los correos si se elimina el buzón?#

Se borrarán y la dirección quedará libre para un nuevo buzón. Esto es irreversible, por eso la confirmación muestra la dirección directamente en el texto. Si solo necesita dejar de recibir correo, desactive el buzón en lugar de eliminarlo.

Secciones relacionadas#

• Empleados y turnos — inicios de sesión a los que se crean buzones y se da acceso
• Chat de trabajo y clientes — correspondencia interna y diálogos con clientes, no confundir con el correo
• Tablero de tareas del turno — correo enviado directamente desde la ficha de la tarea
• Empresas y facturas — correo entrante como actividad en la ficha de la contraparte
• Base de conocimiento — de dónde toman los hechos los asistentes y el agente
• Modelos de IA y clave propia — a través de qué proveedor funcionan las funciones de IA del correo
• Llamadas — buzón de servicio de «Llamadas» y transcripciones de conversaciones
• Datos y seguridad — dónde viven los correos y quién tiene acceso a ellos