Comptes entreprise — paiement par les employés depuis le solde de l'organisation

La section « Comptes entreprise » — gestion des comptes nominatifs des organisations dont les employés mangent régulièrement chez vous (cantine de bureau, restauration d'entreprise, accord avec une société voisine). L'employé paie avec le code de son compte au lieu d'espèces ou d'une carte, et les dépenses sont automatiquement imputées au compte de son organisation. Pour l'ouvrir : Panneau d'administration → Comptes entreprise (admin.cenaly.com/corporate-accounts). La section fonctionne séparément pour chaque établissement. Par défaut, elle est désactivée — activez-la dans la Boutique d'applications (extension « Comptes entreprise »), et elle apparaîtra dans le menu latéral.

Organisations et comptes des employés#

Le modèle est à deux niveaux :

• Organisation (employeur) — nom de la société, personne à contacter, téléphone, e-mail, notes, devise de règlement et (en option) limite journalière par défaut pour tous ses employés.
• Compte employé — rattaché à l'organisation : nom de l'employé, téléphone, code de compte unique, solde actuel et, si nécessaire, limite journalière personnelle qui remplace celle de l'organisation.

Les données de l'organisation peuvent être modifiées à tout moment : le bouton ✎ à côté de son nom ouvre le même formulaire que lors de l'ajout. Les comptes des employés et leurs soldes ne changent pas, et la nouvelle limite journalière de l'organisation s'applique immédiatement à ceux qui n'ont pas de limite personnelle.

Le code de compte peut être défini manuellement ou généré automatiquement (format de type CA-XXXX-XXXX) — après la création, il est affiché une seule fois avec un bouton de copie, ensuite il n'est visible dans l'interface que sous forme masquée (les 4 derniers caractères).

Rechargement du solde#

Le solde est rechargé manuellement — par le propriétaire ou le comptable de l'établissement :

• Rechargement ponctuel — un montant pour un seul compte ;
• Rechargement en masse — une liste dans un champ texte, une ligne par employé : nom, code (en option), montant, téléphone (en option). Les employés existants sont trouvés par leur nom, pour les nouveaux — un compte est créé ; le résultat est affiché pour chaque ligne.

Limite journalière#

La limite de dépenses est uniquement journalière, et il s'agit par nature d'une indemnité journalière de l'employeur : combien l'entreprise est prête à payer pour un employé par jour. L'organisation a une valeur par défaut, un employé individuel peut avoir la sienne, qui la remplace.

L'indemnité est remise à zéro chaque jour. Le montant disponible au débit est le plus petit des deux : le solde restant et le reste de l'indemnité du jour. Si aucune indemnité n'est définie, seul le solde reste comme limite.

Un remboursement sur une commande libère l'indemnité : ce qui a été dépensé dans la journée diminue du montant du remboursement.

Paiement à la caisse#

Dans la Caisse (POS), il y a un bouton distinct « Payer avec un compte entreprise » :

1. le caissier saisit le code du compte de l'employé ;
2. le système affiche le solde et le reste de la limite journalière, débite le montant de la commande (ou une partie — le reste peut être payé par un autre moyen, le paiement est combinable) ;
3. si une commande payée est ensuite annulée, le débit du compte entreprise est automatiquement annulé — l'argent revient sur le compte et l'indemnité journalière est libérée. L'annulation est idempotente : un traitement répété de l'annulation ne remboursera pas le montant deux fois.

Paiement autonome par le client#

Pour un établissement, il est possible d'activer l'interrupteur « Libre-service client » — l'employé de l'organisation peut alors payer lui-même sa commande, sans caissier, directement sur le menu client : au moment du paiement, un moyen de paiement « Compte entreprise » apparaît, où il saisit le téléphone et le code du compte.

La vérification est la même qu'à la caisse : solde, reste de l'indemnité journalière, idempotence du débit.

Rapport de dépenses#

Le rapport sur une plage de dates indique, pour chaque employé, le montant dépensé et le nombre d'opérations — avec un export en CSV pour la comptabilité ou pour facturer l'organisation à l'issue de la période.

Ce qu'il faut pour démarrer#

• La section « Comptes entreprise » activée — par défaut, elle est désactivée et s'active via un interrupteur dans la boutique d'applications.
• Une organisation employeuse et les comptes nominatifs de ses employés.
• Un solde rechargé — le rechargement est effectué manuellement par le propriétaire ou la comptabilité.
• Une limite journalière d'indemnité — combien un employé peut dépenser par jour aux frais de l'employeur.
• Une caisse — le paiement par compte entreprise est accepté comme moyen de paiement distinct (POS).

Limitations#

• Rechargement manuel uniquement. Il n'y a pas d'espace de paiement dédié à l'employeur dans la première itération — c'est vous qui rechargez le compte au fur et à mesure des paiements de l'organisation.
• Une commande payée avec un compte entreprise ne peut pas être combinée avec d'autres comptes — la caisse le refusera clairement.
• L'indemnité est limitée à la journée. Les limites hebdomadaires et mensuelles ne sont pas définies sur un axe distinct.
• Le rapport de dépenses reste dans la section — c'est vous qui l'exportez pour l'employeur.

Résolution des problèmes#

La section n'apparaît pas dans le panneau. Elle est désactivée par défaut — activez-la via l'interrupteur.

L'employé n'est pas trouvé à la caisse. Vérifiez que son compte est bien créé dans la bonne organisation et qu'il n'est pas bloqué.

Le paiement est refusé. Il est probable que la limite journalière d'indemnité soit épuisée ou que le compte de l'organisation n'ait plus de fonds.

Le paiement ne se combine pas avec un autre compte. C'est une interdiction voulue : une commande avec un paiement entreprise appliqué ne fusionne pas avec les comptes d'autres clients.

L'employeur ne voit pas les dépenses. Le rapport de dépenses est généré dans la section et transmis à l'organisation par vos soins — l'employeur n'a pas encore d'espace qui lui soit propre.

Sections liées#

• Caisse (POS) — paiement d'une commande avec un compte entreprise
• Finances — vue financière globale de l'établissement
• Clients réguliers — reconnaissance des clients par numéro de téléphone

Questions fréquentes#

Peut-on définir un plafond mensuel plutôt que journalier ?#

Pour l'instant, le plafond est uniquement journalier — au niveau de l'organisation par défaut et, si nécessaire, séparément pour chaque employé.

Qui alimente le solde — l'organisation elle-même ou l'établissement ?#

L'alimentation est effectuée par le propriétaire ou le comptable de l'établissement manuellement (ponctuellement ou par liste groupée) — il n'existe pas encore de compte en ligne distinct permettant à l'organisation d'alimenter le solde de façon autonome.

Que faire si un employé a oublié le code du compte ?#

Le code est visible dans l'interface de l'établissement sous forme masquée — pour l'obtenir en entier, il faut s'adresser au propriétaire ou au comptable qui a créé le compte.

Peut-on payer seulement une partie d'une commande avec un compte d'entreprise ?#

Oui, la caisse prend en charge le paiement combiné — une partie du montant est débitée du compte d'entreprise (dans la limite du solde du plafond journalier), et le reste est payé par tout autre moyen.