Hardware y equipos

Los equipos de un establecimiento suelen vivir en la cabeza de alguien y en la correspondencia: quién tiene el segundo Terminal, a quién está asignado el portátil, cuántos años tiene la nevera vieja y cuánto se sigue valorando en los informes. La sección «Hardware» es un registro de todo lo que posee el negocio, con dos cosas que no hay en una tabla en el mensajero: la persona responsable y la amortización, por separado para contabilidad y por separado para impuestos.

Abrir: Panel de administración → Hardware (admin.cenaly.com/assets).

Qué es esta sección#

En el registro hay una sola entidad, el elemento de Hardware, que tiene un tipo: equipo, teléfono, ordenador, automóvil, mobiliario, local, activos intangibles (programas, licencias, derechos) u otros. Los campos comunes son iguales para todos los tipos —nombre, marca y modelo, número de serie y número de inventario, cantidad, Local, empleado materialmente responsable, estado, nota e historial de eventos—, y en el teléfono, el automóvil y el ordenador se añade su propio bloque «Pasaporte»: extensión y SIP-login, matrícula y VIN, nombre en la red y SO. Hay cinco estados: Borrador · En uso · Inactivo · En reparación · Dado de baja; el borrador es un elemento sin fecha de puesta en marcha: ya está en el registro, pero no se amortiza y no aparece en la relación.

Qué se necesita para empezar#

No hay que instalar nada: la sección funciona en el navegador, y la impresión de etiquetas también, mediante el diálogo de impresión habitual.

Paso 1. Crear un elemento#

El botón «＋ Añadir Hardware» abre la ficha. Se abre como le resulte más cómodo —ventana, panel o pantalla completa (la elección se recuerda)—, y su densidad es un ajuste de usuario: «mínima» deja solo los campos sin los que no se puede crear el elemento, «completa» muestra todas las secciones a la vez.

Conviene aclarar tres campos. «Cantidad» es para un lote homogéneo con un solo albarán: diez sillas iguales no hace falta crearlas en diez fichas. «Cómo se obtuvo»: «Compra», «Alquiler / leasing», «Aportación del propietario», «Donación», «Producción propia», «Excedente de Ajuste»; el campo describe el origen, y cómo reconocerlo en cuentas lo deciden las políticas. «Coste (sin IVA)» es el valor inicial sin el IVA deducible: precisamente ese es la base de amortización, y el IVA soportado se registra aparte.

Paso 2. Poner en marcha#

Mientras un elemento no tenga fecha de puesta en marcha, es un borrador. Se puede poner en marcha de dos formas: con el campo «Puesto en marcha» en la ficha o con la opción «Poner en marcha» en el menú «Acciones» de la fila; en ese caso la fecha será la de hoy.

En ese momento, al elemento se le asigna automáticamente un número de inventario con el formato INV-000001, si no ha indicado uno propio; la amortización se calcula desde la fecha de puesta en marcha, desde ese mismo mes o desde el siguiente, según lo indicado en la política. La puesta en marcha no tiene vuelta atrás: solo se puede eliminar un borrador. Un elemento que ha estado en uso no se elimina, sino que se da de baja: su historial permanece en el registro y en la relación aparece honestamente como dado de baja.

Paso 3. Políticas contables y reglas del país#

Una misma compra vive en dos libros con reglas distintas, por eso la ficha tiene dos secciones. Contabilidad financiera — «Reconocimiento» («Inmovilizado material (capitalizar)» o «Dar de baja de inmediato (bien de escaso valor)»), «Método» («Lineal», «Saldo decreciente», «No se amortiza»), «Vida útil» en meses, «Valor residual», «Coeficiente de aceleración», «Inicio de la amortización» («Desde el mes siguiente a la puesta en servicio» o «Desde el mes de la puesta en servicio»), «Grupo».

Contabilidad fiscal — «Amortizar», «Dar de baja de inmediato» o «No deducible»; «Grupo de amortización / fondo», «Método», plazo o «Tasa anual, %», inicio, «Prima de amortización, %» de las opciones del país y «Nota del contable».

No hace falta rellenarlo a mano: el botón «Aplicar reglas del país» toma el país del local, el tipo y el coste del bien y rellena ambas políticas, y bajo los campos explica por qué es así. La «Vida útil» está marcada con asterisco y es obligatoria mientras el reconocimiento sea «capitalizar» y el método no sea «No se amortiza»: sin plazo no hay con qué calcular la amortización, y la ficha no se guardará — pulse «Aplicar reglas del país», escriba el plazo usted mismo o elija «Dar de baja de inmediato»/«No se amortiza». Si al guardar la ficha no se cierra, ella misma lleva el cursor al campo sin rellenar. Si el coste no supera el umbral fiscal, el bien se da de baja de inmediato en ambos libros (el umbral es inclusivo: un coste igual al umbral también va a gasto). No se aplica nada en silencio — solo al pulsar.

Las reglas del país son un valor por defecto, no la firma del contable: la última palabra la tiene su especialista, y para sus notas hay un campo aparte en la sección fiscal.

Paso 4. Amortización del mes y journal para el contable#

La pestaña «Amortización» tiene dos ejes: «Mes» y «Libro» («Contabilidad financiera» o «Impuesto»). En la tabla, por cada bien en servicio se ve «Inicio», «Método», «Por mes» (con la marca «prima» o «dado de baja de inmediato»), «Acumulado» y «Valor residual», y abajo «Total» — por cada moneda por separado.

Dos botones entregan lo mismo al contable — «Descargar journal del mes (JSON)» y «Descargar CSV» —, y no es una exportación de la tabla, sino todo el journal del mes en formato de asientos contables, el mismo en el que la nómina entrega sus documentos:

El libro fiscal solo incluye la amortización en el journal — las demás operaciones son propias y se calculan fuera de nuestro lado.

Estado de movimientos del período#

La pestaña «Estado» responde a la pregunta «qué había al inicio, qué entró, qué salió, qué queda». Define «Desde» y «Hasta», elige el libro — y por cada bien ve el coste y la amortización acumulada al inicio, la entrada (puesta en servicio y modernización), la baja, lo devengado en el período, el saldo al cierre y el valor residual; abajo — «Total» por monedas.

Bajo el total, en líneas aparte, va lo que no entra en balance: «Dado de baja de inmediato (por debajo del umbral de capitalización)» y «Reparación del período». Si el período termina en el último mes, el estado es precisamente el de saldos a la fecha para la nota al balance; el botón «Descargar CSV» lo entrega como archivo. En el estado entran los bienes puestos en servicio antes del final del período y no dados de baja antes de su inicio — si está vacío, normalmente es por esto, no por una avería.

Modernización y reparación#

La opción «Modernización / reparación…» en el menú de la fila (o el botón «Añadir modernización o reparación» en la ficha) abre la ventana «Modernización o reparación». El campo «Qué se ha hecho» distingue dos casos, y la diferencia es fundamental:

Después — «Fecha de finalización de los trabajos», «Coste (sin IVA)», «IVA soportado», y en la modernización además «Prolongar el plazo en, meses» (vacío — el plazo no cambia, el remanente se repartirá entre los meses restantes), «Qué se ha hecho exactamente», «Contratista» y «Número de documento». El botón — «Registrar».

Los casos extremos se resuelven así: la modernización de un bien ya amortizado sin prolongación de plazo se da de baja en el mes de entrada, y la realizada antes del inicio de la amortización se incluye en el coste inicial; en la ficha aparece la línea «Coste con modernización», y la columna «Coste» del registro muestra el coste con modernizaciones hasta el mes actual. Dónde está exactamente la frontera entre reparación y modernización — lo decide el contable, la ventana no lo adivina: en Polonia la modernización fiscal empieza a partir de 10 000 zł al año, en Georgia la reparación se deduce dentro del 5 % del balance del grupo.

Baja#

El punto «Baja…» abre la ventana «Baja de inmovilizado»: «Fecha de baja», «Motivo» («Vendido», «Dado de baja», «Perdido», «Robado», «Cedido», «Devuelto al arrendador»), «Ingresos por venta (sin IVA)» en el caso de venta y «Nota». El botón es «Dar de baja». Después de esto, el elemento permanece en el registro como una fila gris, la amortización se detiene con el mes de baja y en el diario del mes aparece la operación de baja con pérdida o ingreso.

Etiquetas con QR y ajuste#

El botón «🏷 Etiquetas» sobre el registro imprime pegatinas de 58×40 mm para todos los elementos filtrados que tengan número de inventario; el punto «Imprimir etiqueta» en el menú de la fila imprime una. En la pegatina hay un QR, el número de inventario en grande, el nombre, el local y el responsable.

El QR lleva a la ficha de ese elemento en su panel de administración (/assets/?asset=<id>): al recorrer las instalaciones, el teléfono abre la ficha escaneando, sin buscar por número. El enlace solo funciona con sesión iniciada y con acceso a la sección, y en la propia pegatina no hay nada que no se vea en el elemento. La impresión usa el diálogo normal del navegador, por lo que funciona igual en una impresora térmica de etiquetas y en una impresora normal en modo «ajustar al tamaño de página»; sobre la impresora en sí, consulte hardware.

Teléfonos y hardware — con un clic#

No se produce una sustitución inversa: la lista de teléfonos en «Telefonía» sigue siendo derivada de los registros en la centralita, y el registro de inmovilizado es lo que ha dado de alta una persona. Las cámaras y los dispositivos aún no configurados («detectados») no se dan de alta así.

Limitaciones#

• Todavía no hay ajuste como documento. Las etiquetas con QR y el recorrido por ellas existen, pero el acta «según registro / según recuento» con discrepancias aún no.
• Los asientos son un archivo para descargar. El diario del mes se entrega en JSON y CSV; el núcleo contable que lo recibiera automáticamente aún no está conectado — el contable importa el archivo por su cuenta.
• Los sistemas de pool se calculan de forma aproximada. En el Reino Unido, Kazajistán y Georgia la ley calcula la amortización por año según el pool, y la sección lo hace por elemento y por mes: en el año de alta esto infravalora la tasa.
• El paquete de Kazajistán está verificado parcialmente (clasificador de activos fijos, transición de balances al nuevo código tributario, pool anual), y para los países sin paquete propio se sustituye por el general según IFRS for SMEs — la ficha marca ambos como valor predeterminado que requiere confirmación del contable.
• El mes, el período y el libro no aparecen en la dirección. En el enlace solo vive la pestaña (?tab=) — no se puede enviar a un colega un enlace directamente a «mayo, libro fiscal».
• Edición simultánea desde dos pestañas. En cenaly.com y cenaly.com la escritura es condicional: la pestaña que pierde relee el registro y repite el cambio. En cenaly.ru la escritura es incondicional — edite el registro desde un solo sitio.
• La sección no presenta declaraciones fiscales. Calcula la amortización y entrega los asientos; las declaraciones, el impuesto sobre el patrimonio y el impuesto de transporte quedan en manos del contable.
• Los importes van en unidades menores enteras de la moneda (céntimos, tiyin; el yen no tiene decimales, el dinar tiene tres). No se almacenan fracciones de céntimo, las sumas de los meses cuadran con la base.

Solución de problemas#

Preguntas frecuentes#

¿En qué se diferencia «Inmovilizado» de «Almacén»?#

Almacén trata de las existencias que se consumen: alimentos, productos, embalajes. «Inmovilizado» trata de lo que se usa durante años y pierde valor gradualmente: hardware, mobiliario, vehículos, locales, programas. Una compra va a uno u otro sitio, pero no a los dos.

¿Hace falta un contable para usar esto?#

Para llevar el registro e imprimir etiquetas, no. Para firmar la política y resolver los casos dudosos (si es modernización o reparación, si capitalizar o dar de baja), sí: el botón de reglas del país ofrece un valor predeterminado, no el dictamen de un especialista.

¿Qué hacer con la técnica pequeña, como una tetera o un router?#

Nada especial: si el coste no supera el umbral del país, el botón de reglas pondrá por sí solo «Dar de baja inmediatamente (bien de escaso valor)» en ambos libros. En la relación, esas compras aparecen en una línea aparte bajo el total y no entran en el balance.

¿Cómo entregar los datos al contable?#

Pestaña «Amortización» → «Descargar diario del mes (JSON)» o «Descargar CSV»: ahí está todo el mes — alta contable, modernización y reparación, amortización y baja con las facturas ya preparadas. La relación del periodo se exporta con su propio CSV en la pestaña «Relación».

¿Se tiene en cuenta el inmovilizado alquilado y en leasing?#

Se puede dar de alta: en el campo «Cómo se obtuvo» hay «Alquiler / leasing», y al devolverlo, el motivo de baja «Devuelto al arrendador». Si ese elemento debe reconocerse en el balance y amortizarse lo decide el contable con las políticas de la ficha; en la sección no hay una interpretación automática de los contratos de alquiler.

Secciones relacionadas#

• Tienda de aplicaciones — donde se activa la ficha «Inmovilizado y hardware»
• Hardware: qué se conecta y Cenaly Hardware Bridge — de dónde viene el botón «🧰 A inmovilizado»
• Telefonía: centralita propia — los teléfonos y el botón «A inmovilizado» en la ficha del aparato
• Etiquetas e impresión de códigos — la impresora de etiquetas con la que se imprimen las pegatinas
• Almacén — existencias y consumibles, a diferencia del inmovilizado
• Clientes y contrapartes — de dónde se sugiere el proveedor
• Empleados y turnos — a quién se puede nombrar responsable material
• Finanzas — ingresos, costes y beneficio del local, y Documentos — actas y contratos de compra y baja
• Exportación de datos — exportación de la cuenta en un solo archivo