Clients (CRM)

La section « Entreprises et factures » est le CRM B2B de l'établissement : clients particuliers et clients organisations dans une même fiche, avec coordonnées, documents et historique de la relation. Elle est utile là où la vente ne s'arrête pas au reçu : commandes B2B, factures et contrats, délais de paiement et règlements.

Où : Panneau d'administration → Établissement → « Entreprises et factures » (admin.cenaly.com). La section est disponible pour tous les types d'activité — pas seulement pour un commerce — et activée par défaut.

Les onglets supérieurs sont au nombre de huit : Entreprises et factures · Tâches · Documents · Formulaires imprimés · Rapports · Banque · Coordonnées du vendeur · 🔔 Notifications. À leur droite se trouve le bouton « Vente » : un assistant qui mène l'affaire de la proposition commerciale à la facture et aux documents de clôture.

Ne confondez pas avec la section « Clients réguliers » : là, c'est un répertoire téléphonique et la reconnaissance du client par son numéro ; ici, ce sont de véritables fiches de contreparties.

Fiche client#

Le type de fiche est particulier ou personne morale ; l'ensemble des coordonnées dépend du type et du pays. Le format des numéros fiscaux est vérifié, y compris les clés de contrôle, et la saisie répétée d'un numéro existant affichera un lien « ouvrir l'existant » au lieu de créer un doublon.

Dans la fiche :

• nom (pour un particulier — prénom, nom, patronyme) ou raison sociale et adresse légale ;
• pays et coordonnées propres au pays, signataire (dirigeant) ;
• comptes bancaires : banque, compte/IBAN, BIC/SWIFT ;
• personnes de contact : nom, rôle, téléphone, email, Telegram, WhatsApp ; vous pouvez marquer le contact principal et celui auquel envoyer les documents ;
• date de naissance, consentement au marketing, notes, tags, statut.

Un contact peut aussi être ajouté en une seule ligne : saisissez un téléphone, un email, @telegram ou un lien wa.me — le type sera déterminé automatiquement.

Pour les personnes morales russes, les coordonnées peuvent être saisies sans les taper à la main : à partir de l'ИНН, la fiche est récupérée depuis le registre public, et avant application, les champs qui seront modifiés sont affichés. Les suggestions du registre fonctionnent lorsque le fournisseur de cette recherche est connecté sur la plateforme ; tant qu'il ne l'est pas, le bouton « Rechercher par ИНН » répond honnêtement « Recherche indisponible », et les coordonnées sont remplies à la main — cela n'affecte pas le reste du fonctionnement de la fiche.

Commandes du client#

L'onglet « Commandes » affiche les tuiles « Commandes », « Montant des achats », « Dernière commande » et la liste des commandes avec date, numéro, montant et statut. Les commandes y arrivent automatiquement au fil des achats du client dans votre commerce. Depuis la ligne d'une commande, vous pouvez créer un document immédiatement.

Documents, contrats et règlements#

• Documents — pièces justificatives de ce client : factures, actes, bons de livraison, etc. L'ensemble des types de documents, le masque de numérotation, le régime de TVA et le montant en toutes lettres proviennent du profil pays (Géorgie, Russie, Kazakhstan, Royaume-Uni, Australie, Nouvelle-Zélande, Émirats arabes unis, Chypre, Grèce, Espagne, Portugal, Croatie, Pologne, Roumanie, Turquie et profil universel). Un document prêt peut être ouvert, téléchargé en PDF, envoyé à l'e-mail du client ou annulé avec indication du motif. Les coordonnées du vendeur dans un document émis sont un instantané au moment de l'émission : si vous modifiez ensuite la facture ou le signataire dans le profil, les documents déjà émis ne seront pas réécrits, et la fiche du document affiche exactement les coordonnées avec lesquelles il est parti chez le client.

• Contrats — assistant en quatre étapes : modèle → parties et signataires → conditions (délai de paiement, limite de crédit, pourcentage d'acompte et remises, commande minimale, livraison, durée) → aperçu. Statuts : brouillon, émis, signé (un scan peut être joint), résilié ; les conditions en vigueur sont affichées dans un bandeau en tête de la fiche client.

• Règlements — solde, créances échues et échéance la plus ancienne, flux des opérations (expédition, paiement, retour, note de crédit, avance), ajout de paiements et d'ajustements, affectation des paiements aux documents — par le bouton « par FIFO » ou précisément sur le document voulu, avec affichage du reste dû sur la facture et possibilité d'annuler.

• Factures récurrentes — sous-onglet « Régulières » dans le registre des documents : loyer, abonnement, maintenance sont facturés automatiquement. Planification — « chaque mois le N » (le 31 d'un mois court est décalé au dernier jour) ou « tous les N jours » ; la prochaine date, la dernière émission et le motif d'une mise en pause éventuelle sont visibles. Le profil se crée par le bouton « Répéter… » directement depuis un document modèle émis — les lignes sont reprises du modèle au moment de chaque émission, il suffit donc d'augmenter le prix une seule fois. Une période = une facture, une nouvelle exécution ne créera pas de doublon ; on peut aussi « émettre ce qui est arrivu maintenant » manuellement.

• Formulaires imprimables — onglet supérieur distinct de la section (le registre des documents comporte exactement trois sous-onglets : liste, « Régulières » et « Modèles d'e-mails »). Ce sont des maquettes selon lesquelles le PDF est imprimé. Le formulaire se compose de blocs (en-tête, texte, champs, parties, tableau de lignes, totaux, signatures) avec substitution des valeurs du document — numéro, montants, coordonnées, montant en toutes lettres ; un bloc ou un champ isolé peut être affiché sous condition. Des formulaires prêts de la plateforme existent — universel, facture pour les pays à TVA, bon de livraison, et pour la Russie en plus la facture de paiement, l'UPD et l'acte. À l'émission et à l'annulation, le document est imprimé selon le formulaire choisi.

• Modèles d'e-mails — sous-onglet du registre des documents : liste des modèles et éditeur où les espaces réservés (numéro, montant, délai de paiement, contrepartie, vendeur, tableau des articles) sont insérés au curseur, et l'aperçu montre le résultat sur un document réel de l'établissement. Le texte de l'e-mail peut être généré par IA à partir d'une brève description — en s'appuyant sur la base de connaissances du compte, les sources sont affichées sous forme de puces. Dans la fenêtre d'envoi du document, on choisit l'expéditeur (adresse système ou boîte e-mail de l'établissement — le choix est mémorisé), l'objet et le modèle.

Pour les établissements en Pologne avec l'extension connectée, un panneau d'envoi vers KSeF se trouve à côté de la facture — le système public de factures électroniques : la facture y est transmise directement depuis la fiche, et en retour arrivent le statut, le numéro attribué et la confirmation UPO.

Pour les établissements en Russie, il existe un échange de documents électroniques via Saby (SBIS) — l'extension « Saby Docs » dans la boutique d'applications, se connecte par établissement. Le registre des documents devient commun aux deux sens : puces « entrants / sortants », badges « ↓ Ent. » et « Saby », état de l'échange. Les documents entrants sont récupérés automatiquement avec leur PDF (vérification toutes les quelques minutes), la contrepartie est créée automatiquement par INN ; le document sortant part par le bouton « Envoyer vers Saby ». La signature reste du côté de Saby — nous n'avons pas notre propre circuit de signature électronique.

Modèles et remplissage IA des documents — dans la section Documents.

Rapports#

L'onglet « Rapports » — transversaux sur tout l'établissement, et non sur un seul client : vieillissement des créances (corbeilles de retard jusqu'à 90+ jours), registre des paiements et registre des expéditions. Chacun s'exporte en CSV.

Coordonnées du vendeur#

Dans l'onglet « Coordonnées du vendeur » se créent les entités juridiques au nom desquelles vous émettez des documents — il peut y en avoir plusieurs sous un même compte, l'une est désignée principale. Pour chaque entité juridique, on peut conserver plusieurs comptes bancaires, signataires, adresses e-mail et numéros de téléphone : dans chaque liste, l'enregistrement par défaut est marqué d'une étoile ★, c'est lui qui est inséré dans le document, les autres étant choisis à l'émission. Pour une entité juridique, on peut créer des services et entrepôts : chacun a son nom, son adresse et ses contacts, l'un est marqué principal, et l'inutile part aux archives (pas de suppression — des documents déjà émis référencent le service). Dans la fenêtre de vente, le service est choisi dans la liste, figure dans le document et est imprimé dans le PDF sur la ligne « Service/Entrepôt » sous les coordonnées du vendeur ; il est également reporté dans les factures récurrentes et dans la facture sur acceptation du devis commercial.

Automatisation#

En bas de ce même onglet — le bloc « Automatisation » : quatre interrupteurs, qui se configurent par établissement, et non par entité juridique.

Relevés bancaires#

L'onglet « Banque » accepte un relevé de compte courant tel que votre banque l'exporte, sous forme de fichier. Le format est reconnu automatiquement, d'après le contenu et non d'après l'extension : export pour 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, ainsi que de simples CSV et Excel. Rien à configurer au préalable — il suffit de glisser le fichier.

Après le chargement, on voit les cartes des comptes et le tableau des opérations du mois sélectionné. Les périodes peuvent être chargées avec chevauchement (beaucoup de banques découpent l'export en segments) — une même opération n'apparaîtra pas deux fois. Chaque chargement est consigné dans le journal des imports, et n'importe lequel peut être annulé entièrement si le fichier s'avère être le mauvais.

Si la banque exporte un CSV ou un Excel avec ses propres en-têtes et que les colonnes n'ont pas été reconnues, l'assistant de balisage s'ouvre : indiquez où se trouvent la date, le montant, le motif du paiement et le contrepartie. Le balisage est mémorisé pour cette banque, et il n'est pas nécessaire de recharger le fichier — il est déjà chargé.

Ensuite, les paiements peuvent être affectés aux contreparties. À côté de chaque opération, on voit la correspondance proposée et notre degré de confiance : la contrepartie est recherchée par numéro de compte dans le motif du paiement, par ИНН et montant, par ИНН seul ou par nom. La confirmation peut se faire opération par opération ou par lot, et le filtre « non affectées » montre ce qui reste. Un paiement confirmé entre dans les comptes de la contrepartie et solde sa dette. L'argent lui-même n'est jamais comptabilisé automatiquement : les paiements sont affectés par une personne, le système ne fait que proposer.

Si aucune correspondance n'existe, l'opération peut être rattachée manuellement : choisissez une contrepartie dans la liste, et le paiement rejoindra ses comptes avec la mention « manuel », pour qu'on voie ensuite qu'il ne s'agit pas d'une sélection automatique.

Activités et tâches#

L'onglet « Activité » est l'historique du travail avec le client : notes, appels et tâches avec échéance. Les tâches en retard sont mises en évidence, et toutes les tâches ouvertes de tous les clients sont rassemblées dans une liste distincte « Tâches » — c'est la liste de travail du gestionnaire pour la journée. Cette liste ne contient que les tâches ouvertes, donc une ligne cochée en disparaît ; en bas de l'écran apparaît une notification avec le bouton « Annuler » — il retire la coche et remet la tâche dans la liste. L'interrupteur à côté ouvre l'historique des modifications de la fiche : ce qui a changé et quand, qui est l'auteur de la modification et d'où elle vient. L'échéance d'une nouvelle tâche ne doit pas forcément être choisie dans le calendrier : écrivez-la en mots dans le texte lui-même — « rappeler demain », « facture avant le 25.12 », « vendredi », « dans 3 jours », « 30 septembre » — et un bouton « Insérer l'échéance » apparaît à côté du champ. Il remplit le champ vide sur simple clic ; une date choisie manuellement n'est pas modifiée par la suggestion.

Le fil se remplit aussi tout seul : un appel entrant depuis le téléphone d'une personne de contact se consigne dans la fiche comme activité (sens, durée, bref résumé, lien vers l'enregistrement), un e-mail entrant — comme activité avec l'objet et le lien « ouvrir dans la messagerie ». Le chemin inverse existe aussi : depuis la fiche d'appel dans la section « Appels », un bouton mène directement à l'entreprise, sur son onglet « Activité ». Les deux flux se désactivent par les interrupteurs « Appel → activité de la contrepartie » et « E-mail → activité de la contrepartie » (onglet « Mentions du vendeur », bloc « Automatisation »).

Les tâches CRM ouvertes sont visibles pas seulement ici : sur le tableau des tâches du créneau commun (/tasks), un bloc « Entreprises et factures » figure en haut — une liste en lecture seule, chaque ligne mène à la fiche de la contrepartie. Si la source est indisponible, le bloc ne s'affiche simplement pas — le tableau du créneau ne dépend pas du CRM.

La fiche a un gestionnaire responsable (choisi parmi vos employés) — le filtrage de la liste se fait par lui : « Mes » et « sans responsable ». Sous le profil se trouve le bloc « Fichiers » : contrats, spécifications, scans peuvent être joints à la fiche elle-même.

Analyse IA de la demande#

Le bouton « 🤖 Analyser la demande » transforme un e-mail, une transcription d'appel ou un PDF en un brouillon de vente prêt à l'emploi. Vous collez le texte — la plateforme affiche un aperçu de l'analyse : quel client a été reconnu, quelles lignes ont été trouvées dans votre catalogue (avec un score de confiance pour chacune), ce qui n'a pas pu être reconnu. Vous vérifiez et cliquez sur « Créer le brouillon ».

Points importants :

• L'IA travaille uniquement sur vos données — le catalogue de l'établissement et les fiches clients ; elle ne peut pas inventer un article inexistant, tout ce qui n'est pas reconnu part honnêtement dans une liste distincte ;
• l'IA ne fixe ni le prix, ni la taxe, ni la remise — ils proviennent du catalogue, des conditions commerciales du client et du profil pays ;
• le client est identifié en premier lieu par son numéro fiscal, son e-mail ou son téléphone, et seulement ensuite par son nom ;
• le résultat est toujours un brouillon plus une tâche pour le gestionnaire : émettre un document par cette voie est impossible. Si la fiche client n'existait pas encore, elle est créée avec la mention « issue de l'analyse IA » ;
• où trouver le résultat : le brouillon se trouve dans l'onglet « Documents » de la fiche client, la tâche — dans l'onglet « Activité ». Dans l'onglet « Commandes », il n'y sera pas : seuls les achats de ce client dans votre boutique y figurent.

Rappels et relances#

L'onglet « Notifications » active les rappels automatiques par établissement : digest quotidien, rappels sur les factures en retard, e-mails au client avec montée en intensité progressive du ton, avertissements d'expiration des offres commerciales et des contrats — chaque scénario a ses propres paramètres (heure d'envoi, étapes, nombre de jours à l'avance). Le bouton « Vérifier maintenant » exécute la même chose immédiatement, et la liste « Prochains rappels » montre ce qui partira — chaque élément peut être reporté.

Liste, recherche et actions groupées#

La recherche se fait par nom, numéro fiscal, téléphone et email. Les filtres — par type (personnes physiques/personnes morales), statut (actifs, bloqués, archivés), tags et gestionnaire responsable (« Mes » et « Sans responsable » — avec compteur, pour qu'aucun client ne soit perdu). L'engrenage « Affichage de la page » configure l'ensemble des colonnes, la densité du tableau et l'onglet qui s'ouvre en premier.

Après avoir sélectionné plusieurs fiches, on peut les archiver, poser un tag ou retirer un tag pour toutes à la fois. La fiche archivée est conservée (des documents peuvent y renvoyer), mais disparaît de la liste active.

Import, export et doublons#

• Import — sous forme de liste, un client par ligne : тип;название;страна;налоговый номер;телефон;email. Le rapport indique combien de fiches ont été créées, combien existaient déjà et où se trouve l'erreur.
• Export CSV — la sélection actuelle dans son intégralité, en tenant compte de la recherche et des filtres et sur toutes les pages de la liste.
• Fusion des doublons : la fiche actuelle est conservée, celle sélectionnée est archivée, ses contacts et identités sont transférés. Seules les fiches d'un même type sont fusionnées.

Sections liées#

• Clients réguliers — reconnaissance du client et historique des commandes par téléphone
• Documents — modèles de contrats et de procès-verbaux, remplissage par IA
• Commerce — programme de partenariat avec lien vers la fiche client
• Commandes — liste générale des commandes
• Finances — argent et rapports

Questions fréquentes#

En quoi cela diffère-t-il des « Clients réguliers » ? « Clients réguliers » est un répertoire rapide consultable par téléphone et un badge de visite répétée. « Clients » est une fiche avec coordonnées, documents et comptes, pour le B2B et les ventes avec papiers.

Le client apparaîtra-t-il tout seul après une commande sur la vitrine ? Oui. Après la passation d'une commande, la plateforme trouve elle-même la fiche correspondante par numéro fiscal, téléphone ou email — et si elle n'existe pas, elle la crée à partir des données de la commande et complète les champs vides, sans écraser ce que vous avez déjà saisi à la main. Cela ne crée pas de doublons : la commande répétée du même acheteur atterrit dans la même fiche. Créer des fiches manuellement ou par import est également possible.

J'ai analysé une demande — pourquoi n'est-elle pas dans l'onglet « Commandes » ? Parce que l'analyse par IA ne produit pas une commande de la vitrine, mais un brouillon de vente — une offre commerciale ou une facture. Cherchez-le dans l'onglet « Documents » de la fiche client, et la tâche « vérifier avant émission » — dans l'onglet « Activité ». L'onglet « Commandes » affiche uniquement les achats du client dans votre boutique ; une demande issue d'un email, d'un appel ou d'un PDF n'y figure pas.

Un employé, et non le propriétaire du compte, peut-il ouvrir cette section ? Pas encore : la section fonctionne uniquement sous le compte du propriétaire. Un employé disposant de son propre identifiant (et un propriétaire basculé dans un autre compte) recevra un refus — l'accès par rôles pour cette section est en cours de développement.

Peut-on bloquer un acheteur ? La fiche dispose d'un statut « Bloqué », et pour interdire les commandes sur la vitrine, une liste de blocage fonctionne dans les paramètres des commandes — voir Boutique en ligne.